Cum se reconciliază zilnic numerarul la casa de marcat: soldul la intrare și verificarea chitanței

Verificarea zilnică a soldului de numerar al vânzătorului: cum se configurează și ce trebuie verificat

Verificarea zilnică a casei este necesară pentru a compara numerarul efectiv cu datele din Torgsoft și pentru a înregistra rezultatul verificării. Programul poate solicita soldul de numerar al vânzătorului la prima autentificare, permite numărarea banilor pe cupiuri și păstrează istoricul acestor verificări.

Astfel, administratorul vede nu doar suma finală, ci și diferența dintre numărătoarea efectivă și soldul calculat pe baza operațiunilor efectuate în Torgsoft.

Cum funcționează verificarea casei în Torgsoft

Există două mecanisme asociate.

1 Verificarea soldului la intrarea în program. Dacă setarea corespunzătoare este activată, la prima autentificare a vânzătorului din ziua respectivă, Torgsoft deschide fereastra «Sold în casă». Vânzătorul introduce suma efectivă de numerar. Până când suma nu este introdusă, programul nu permite continuarea lucrului. Valoarea introdusă este salvată și este disponibilă administratorului în Plată → Totaluri casă.

2 Verificarea casei pe cupiuri. În locul unei singure sume totale, angajatul poate indica numărul de bancnote din fiecare cupiură. Torgsoft le însumează și salvează rezultatul verificării. Verificarea pe cupiuri poate fi efectuată și în timpul zilei de lucru, precum și la închiderea casei.

 Este important să se înțeleagă diferența: introducerea soldului efectiv în timpul verificării înregistrează rezultatul numărării. Aceasta nu este un ordin de încasare și nu reprezintă introducerea banilor în casă.

Cum se activează verificarea soldului la autentificare

Accesați Setări → Parametri → Acces și activați parametrul: «Solicitați zilnic vânzătorului soldul din casă la prima autentificare în program».

După aceasta, Torgsoft va solicita zilnic vânzătorului suma efectivă din casă la prima autentificare. Valoarea este salvată în baza de date și ulterior este comparată cu datele zilei de casă.

Nu este necesară crearea separată a unui document financiar special pentru aceasta.

Cum se configurează verificarea pe cupiuri

Pentru ca vânzătorul să poată număra banii pe cupiuri, în Torgsoft trebuie completată lista bancnotelor. Deschideți Setări → Monedă și, pentru moneda necesară, completați tabelul «Bancnote».

Când se deschide verificarea pe cupiuri, vânzătorul indică numărul de bancnote din fiecare cupiură. Dacă pentru moneda respectivă nu este setată nicio bancnotă activă, Torgsoft va informa că lista trebuie completată.

După numărare, apăsați «Salvare». Rezultatul poate fi vizualizat în Plată → Totaluri casă → Verificare pe cupiuri.

Dacă vânzătorului trebuie să i se afișeze suma care ar trebui să fie în casă

Pentru o numărare de control este util ca vânzătorul să introducă mai întâi independent suma efectivă.

În Setări → Parametri → Acces există parametrul: «Vânzătorul poate vedea soldurile din casă la predarea încasărilor și la colectarea numerarului».

Dacă acest parametru este dezactivat, utilizatorul cu rolul Vânzător nu vede valorile «Total în casă» și «Suma diferenței» în timpul verificării pe cupiuri. Acesta numără numerarul efectiv, iar Torgsoft salvează rezultatul pentru verificarea ulterioară de către administrator.

Astfel se poate compara o numărătoare fizică independentă a numerarului cu datele din evidență.

Cum se verifică casa la sfârșitul zilei

În formularul de vânzare, acțiunea «Închide casa» deschide «Verificarea casei pe cupiuri». Acest formular poate fi utilizat atât pentru o numărare intermediară, cât și pentru închiderea zilei de casă.

În acest formular, Torgsoft utilizează următoarele date:

• Sold în casă — rezultatul verificării la autentificare sau al ultimei verificări din ziua de casă precedentă;

• Încasări pe zi — suma încasărilor pentru această casă;

• Cheltuieli din casă — suma plăților efectuate din casă;

• Total în casă — rezultatul numărării efective curente;

• Suma diferenței — diferența rezultată în urma verificării curente.

Angajatul introduce numărul efectiv de bancnote. Pentru o verificare intermediară, rezultatul poate fi pur și simplu salvat. La sfârșitul activității, ziua de casă este închisă prin acțiunea corespunzătoare.

Separat, pentru rol se poate stabili dacă vânzătorul are dreptul să deschidă «Totaluri pe zi» la închiderea casei: Setări → Parametri → Rol → Verificare pe cupiuri → Este permisă vizualizarea totalurilor casei pe zi la închiderea casei.

Ce trebuie să verifice zilnic proprietarul

Formularul principal este Plată → Totaluri casă.

Torgsoft păstrează aici trei indicatori care sunt deosebit de importanți pentru control. Diferența la verificarea efectuată la intrarea în program arată diferența dintre soldul de la începutul zilei de casă și suma introdusă efectiv la autentificare.

De exemplu, conform datelor Torgsoft, la începutul zilei ar fi trebuit să rămână 2 500 UAH, iar vânzătorul a numărat 2 300 UAH. Diferența este de 200 UAH. Acesta este un semnal că trebuie verificată cauza.

Soldul din casă la verificarea pe cupiuri conține rezultatul ultimei numărări efective. Diferența la verificarea pe cupiuri compară acest rezultat efectiv cu soldul de la sfârșitul zilei conform datelor Torgsoft.

Mai jos, în formular, se păstrează istoricul verificărilor. Pentru fiecare dintre acestea sunt afișate:

• ora;

• suma totală;

• cine a efectuat verificarea.

Dacă pentru operațiune este indicat un angajat, Torgsoft îl afișează. Dacă angajatul nu este specificat, programul afișează utilizatorul care a efectuat verificarea. Un tabel separat conține cupiurile bancnotelor, numărul acestora și suma.

Ce trebuie făcut dacă numerarul efectiv nu corespunde datelor Torgsoft

O diferență înseamnă un singur lucru: numărătoarea efectivă nu corespunde datelor calculate de program. Cauza acesteia nu este încă cunoscută.

Mai întâi, numărați din nou banii. Dacă diferența este semnificativă, este recomandat ca o altă persoană responsabilă să efectueze numărătoarea repetată.

Apoi deschideți mișcarea banilor pentru ziua respectivă și verificați operațiunile care influențează casa: vânzări, retururi, plăți, cheltuieli și alte documente financiare. În Totaluri casă există acțiunea «Raport pe zi», care generează un raport privind mișcarea banilor, inclusiv vânzările, plățile către furnizori și cheltuielile gospodărești.

Cauza trebuie identificată în acest mod, fără a crea imediat un ordin de casă «de corectare».

O solicitare reală către asistența tehnică Torgsoft ilustrează bine această situație. Clientul a apelat la suport cu problema «Casa nu se închide corect». Specialistul a verificat vânzările și retururile efectuate, mișcarea mărfurilor și plățile asociate. După corectarea documentelor, numerarul a fost numărat din nou, iar soldul a devenit corect.

Prin urmare, cauza diferenței poate fi reprezentată de documentele deja înregistrate, și nu de mișcarea fizică a numerarului în sine.

Dacă vânzătorul a greșit la introducerea sumei dimineața

Un ordin de casă reprezintă o mișcare reală de bani. Dacă vânzătorul doar a numărat greșit sau a introdus o sumă incorectă, crearea unei mișcări fictive va modifica evidența financiară.

Logica corectă este să verificați din nou numerarul efectiv, să efectuați o verificare pe cupiuri și să stabiliți dacă există într-adevăr o diferență. Dacă numerarul efectiv este corect, valoarea eronată introdusă dimineața rămâne doar ca informație despre rezultatul acelei verificări.

Dacă într-o astfel de situație nu este clar cum trebuie închisă corect ziua de casă, este mai bine să verificați baza de date concretă împreună cu asistența tehnică, în loc să creați un document financiar fără o operațiune economică reală.

Regulament simplu pentru magazin

Ordinea de lucru recomandată:

1. La începutul zilei, vânzătorul numără numerarul efectiv la prima autentificare în Torgsoft.

2. Dacă este necesar un control mai detaliat, banii sunt numărați pe cupiuri prin verificarea pe cupiuri.

3. Soldul calculat și suma diferenței pot fi ascunse vânzătorului, pentru ca mai întâi să se obțină o numărătoare efectivă independentă.

4. La sfârșitul zilei, vânzătorul numără din nou numerarul din casă.

5. În Totaluri casă, administratorul verifică diferența de dimineață, diferența finală și istoricul verificărilor.

6. Dacă există o abatere, mai întâi se verifică numerarul fizic și documentele zilei. Evidența financiară se modifică numai după identificarea unei operațiuni concrete înregistrate incorect.