Lucrări de reparații, materiale și servicii: de ce nu se generează o factură

De ce nu se generează factura pentru reparație: diferențele dintre lucrări, materiale și servicii și cum pot fi evitate erorile la plată

Centrele de service și atelierele utilizează în mod regulat modul «Reparație» pentru gestionarea solicitărilor, înregistrarea defectelor și scoaterea din gestiune a pieselor de schimb, precum și pentru controlul plăților și al datoriilor.

În timpul activității, antreprenorii adresează frecvent specialiștilor de asistență tehnică următoarele întrebări:

Răspunsurile la aceste întrebări depind de înțelegerea corectă a mecanismelor de generare a facturilor și a diferențelor dintre componentele costului reparației.

Diferența dintre materiale, servicii și lucrări

Pentru ca factura de reparație să fie generată corect, solicitarea trebuie să conțină cel puțin unul dintre cele trei elemente care alcătuiesc costul total al reparației. Acestea au mecanisme de evidență fundamental diferite în program:

1. Materiale pentru reparație. Acestea sunt produse fizice, precum piesele de schimb și componentele, pe care tehnicianul le preia din depozit pentru efectuarea reparației. La adăugarea unui material în reparație, acesta este selectat din stocul disponibil și rezervat automat de program pentru a preveni vânzarea sa accidentală unui alt client. Pentru materialele care fac obiectul evidenței de garanție pot fi introduse și numerele de serie.

2. Servicii de reparație. Acestea sunt poziții nemateriale selectate din catalogul «Lista completă a produselor și serviciilor», de exemplu livrarea urgentă, aplicarea unei folii de protecție și altele. Pentru servicii pot fi stabilite reduceri și pot fi adăugate componente din stoc, dacă serviciul reprezintă un set.

3. Lucrări (Operațiuni). Acestea sunt acțiunile efectuate direct de tehnician și necesare pentru repararea dispozitivului, de exemplu lipirea, curățarea sau diagnosticarea. Lucrările sunt selectate din catalogul de operațiuni și au două valori importante: prețul pentru client și suma plătită executantului, fixă sau procentuală, pe baza căreia programul poate calcula salariul în acord al tehnicianului.

Costul total al reparației se formează din valoarea totală a materialelor, serviciilor și operațiunilor adăugate. Dacă acestea lipsesc, programul consideră că valoarea reparației este egală cu suma introdusă manual de utilizator la crearea solicitării.

Cum se generează factura în modul «Reparație»

Modul «Reparație» este integrat în profunzime cu modul «Comerț cu emiterea facturii». Toate decontările cu clientul sunt realizate prin crearea automată a unei facturi.

• Factura aferentă reparației este creată sau actualizată automat atunci când adăugați operațiuni cu materiale sau înregistrați o plată de la client.

• Materialele sunt adăugate în factură din centrul de evidență indicat pentru scoaterea din gestiune a materialelor la înregistrarea reparației.

• Lucrările (operațiunile) sunt transferate în factură în funcție de setările utilizate: programul poate adăuga fiecare lucrare efectuată ca serviciu separat în factură, cu propria denumire, sau poate grupa toate operațiunile într-un singur serviciu general denumit «Lucrări de reparație», a cărui valoare este egală cu valoarea totală a tuturor operațiunilor efectuate.

• Atunci când reparația trece într-o stare care indică finalizarea acesteia, de exemplu «Predat clientului», pe baza facturii create este generată factura de ieșire, iar factura este închisă.

De ce apar erorile «nu conține materiale» sau «nu conține produse»

Antreprenorii se confruntă frecvent cu imposibilitatea de a înregistra o plată sau de a actualiza factura din cauza a două situații obișnuite:

Această eroare apare dacă încercați să înregistrați o plată sau să actualizați factura, dar în solicitare nu a fost adăugată nicio piesă de schimb, niciun serviciu și nicio lucrare. Factura nu poate fi goală.

 Notă: în versiunile mai vechi ale programului, anterioare versiunii 2022.0.25, exista o eroare din cauza căreia acest mesaj apărea chiar și atunci când în reparație erau indicate lucrări, dar nu existau materiale și servicii. Programul nu lua în considerare în mod corect existența lucrărilor. Actualizarea Torgsoft rezolvă complet această problemă.

Această eroare apare dacă factura aferentă reparației a fost deja creată cu succes de program, de exemplu după adăugarea anterioară a unei piese de schimb, dar ulterior utilizatorul a deschis solicitarea și a șters din aceasta toate materialele, serviciile și lucrările. Ca urmare, factura devine goală, iar programul blochează încercarea de a înregistra plata pentru o factură goală.

Cum se înregistrează corect o reparație cu valoare zero (în garanție)

O altă întrebare frecventă este cum trebuie procesată o reparație efectuată în garanție, pentru care clientul nu trebuie să plătească nimic.

Pentru reparațiile în garanție, prețul materialului, serviciului sau lucrării poate fi stabilit la zero, iar costul total al reparației va fi, de asemenea, egal cu zero.

Pentru ca o astfel de reparație să fie înregistrată corect și să poată fi închisă, trebuie verificate două setări:

1. Afișarea lucrărilor cu valoare zero în factură. Dacă operațiunile sunt indicate fără cost, dar trebuie înregistrate pentru calcularea salariului tehnicianului sau pentru păstrarea istoricului, în setările modului «Reparație» trebuie activată opțiunea «Include în factură operațiunile cu valoare zero». Astfel, acestea vor fi adăugate în mod obligatoriu în factură.

2. Închiderea fără plată. În mod implicit, programul solicită achitarea integrală a facturii pentru finalizarea reparației. Pentru a închide o reparație în garanție sau o reparație la care clientul a renunțat, trebuie să accesați «Setări» -> «Editați catalogul stărilor reparației» și, pentru starea finală, de exemplu «Predat», să dezactivați opțiunea «Interzice crearea stării fără achitarea integrală a reparației». Astfel, controlul plății va fi dezactivat, iar solicitarea va putea fi finalizată fără încasarea banilor de la client. În același timp, factura de ieșire creată pe baza facturii neachitate va rămâne neînchisă.