Pentru centrele de service și magazinele care efectuează întreținerea în garanție sau postgaranție a echipamentelor, evidența exactă a pieselor de schimb este extrem de importantă.
Regimul «Reparație» din sistemul Torgsoft permite controlul întregului ciclu de viață al unei solicitări: de la primirea dispozitivului până la predarea acestuia clientului. Însă, atunci când sunt utilizate piese de schimb sau componente costisitoare, care necesită o evidență strictă a garanției, antreprenorii se confruntă deseori cu neconcordanțe în evidență.
«De ce, după scoaterea din gestiune a materialelor utilizate pentru reparație, numerele lor de serie rămân „suspendate” și sunt înregistrate ca nevândute?»,
«Cum poate fi verificat ce număr de serie al piesei a fost instalat într-un anumit dispozitiv?»,
«De ce, la scoaterea din gestiune a pieselor de schimb, apare un deficit în atelier, dar un surplus în magazinul în care a fost preluată comanda?», precum și
«Cum poate fi corectată situația dacă numărul materialelor scoase din gestiune s-a modificat în timpul reparației?».
Răspunsurile la aceste întrebări se află în configurarea corectă și în înțelegerea logicii circulației materialelor în program.
De ce numerele de serie ale pieselor de schimb pot rămâne «suspendate»?
Problema numerelor de serie «suspendate» apare atunci când materialul este scos din gestiune cantitativ, dar sistemul nu primește informația privind numărul de serie unic care a fost utilizat. Din această cauză, piesa este scăzută din stocul total, însă numărul de serie concret rămâne înregistrat în depozit ca fiind disponibil. Acest lucru face imposibilă urmărirea ulterioară a garanției și creează confuzie în evidență.
Pentru a evita această situație, în regimul «Reparație» este implementat un mecanism complet de evidență a numerelor de serie pentru materialele care sunt produse supuse evidenței garanției. Dacă pentru tipul de produs, adică piesa de schimb, este stabilită o perioadă de garanție și este necesară evidența pe numere de serie, programul permite înregistrarea exactă a utilizării acestora în timpul reparației.
Cum se adaugă și se scot corect din gestiune materialele cu numere de serie
Logica scoaterii din gestiune a materialelor în regimul «Reparație» este strâns legată de regimul «Comerț cu emiterea facturii». Atunci când tehnicianul adaugă o piesă de schimb în fila «Materiale pentru reparație», programul creează sau actualizează automat factura aferentă reparației și rezervă produsul respectiv în depozit. Scoaterea efectivă din gestiune are loc în momentul în care este creată starea corespunzătoare finalizării reparației — atunci, pe baza facturii, este generat un document de ieșire, iar produsul este scos definitiv din stoc.
Pentru ca numărul de serie să fie scos corect din gestiune împreună cu produsul, trebuie respectat următorul algoritm:
1. Configurarea solicitărilor sistemului.
Pentru ca tehnicienii să nu uite să indice numerele de serie ale pieselor, accesați setările regimului «Reparație» și activați opțiunea «Solicită introducerea numărului de serie pentru materialul de reparație».
Datorită acestei opțiuni, de fiecare dată când este adăugat un material nou pentru reparație sau este mărită cantitatea acestuia, programul va deschide automat fereastra pentru scanarea sau introducerea manuală a numărului de serie.
2. Introducerea manuală sau scanarea.
Dacă setarea nu este activată, numărul de serie poate fi introdus manual: în fila «Material pentru reparație», selectați piesa de schimb adăugată și apăsați butonul «Numere de serie».
3. Controlul modificărilor în timpul reparației.
Programul controlează strict corespondența dintre cantitatea pieselor de schimb și numărul numerelor de serie introduse. Dacă tehnicianul reduce cantitatea unui material utilizat pentru reparație, sistemul va solicita obligatoriu modificarea listei numerelor de serie și eliminarea celor care nu mai sunt necesare.
Dacă este necesară ștergerea numerelor de serie, dar piesa de schimb sau cantitatea acesteia nu se modifică, Torgsoft va afișa un avertisment privind neconcordanța dintre cantitatea produsului și numărul numerelor de serie introduse. Programul va oferi două opțiuni: fie păstrarea cantității curente, caz în care numerele de serie vor putea fi adăugate ulterior, fie anularea acțiunii — în acest caz, cantitatea materialului va fi redusă la numărul numerelor de serie rămase. Dacă sunt șterse toate numerele de serie, materialul va fi eliminat complet din solicitare.
Regulă importantă: nu este posibilă înlocuirea unei piese de schimb cu alta, adică cu un alt produs, dacă pentru aceasta au fost deja introduse numere de serie. Programul va afișa mesajul corespunzător, de aceea numerele de serie trebuie eliminate mai întâi. În plus, modificarea numerelor de serie ale materialului este disponibilă exclusiv din regimul «Reparație». În factura asociată din regimul «Comerț cu emiterea facturii», această funcție este disponibilă numai pentru vizualizare.
Problema diferitelor centre de evidență: magazinul primește dispozitivul, iar atelierul scoate piesele din gestiune
O altă întrebare frecventă se referă la locul din care sunt scoase din gestiune piesele de schimb. Adesea, dispozitivul este primit pentru reparație într-unul dintre magazine, apoi este transferat la centrul de service, care reprezintă un centru de evidență separat în program. Dacă setările sunt incorecte, tehnicianul adaugă o piesă de schimb, iar programul încearcă să o scoată din gestiunea magazinului în care a fost primit dispozitivul. Drept urmare, în magazin apare un deficit, adică un stoc negativ, iar în centrul de service piesa rămâne neutilizată și este înregistrată ca surplus.
Pentru a rezolva această problemă, Torgsoft permite selectarea centrului de evidență direct pentru scoaterea materialelor din gestiune.
-
Centrul de evidență din care vor fi scoase din gestiune piesele de schimb poate fi indicat atât în momentul creării reparației de către angajatul care primește dispozitivul, cât și ulterior — în momentul scoaterii efective din gestiune a materialului de către tehnician.
Această funcție permite ca piesele de schimb costisitoare, cu numere de serie, să fie scoase din gestiunea depozitului în care sunt păstrate fizic și din care au fost preluate efectiv de tehnician.
Interzicerea anulării scoaterii din gestiune după finalizarea lucrărilor
Pentru menținerea disciplinei financiare și a evidenței de depozit, este important de reținut: după ce reparației i-a fost atribuit statutul de finalizată și a fost creat documentul de ieșire, scoaterea din gestiune a materialelor pentru reparație nu mai poate fi anulată. Dacă utilizatorul încearcă să apese butonul «Scoate materialele pentru reparație din gestiune» sau să anuleze scoaterea din gestiune pentru o reparație deja închisă, programul va afișa un mesaj prin care informează că nu există materiale pentru scoatere din gestiune sau că reparația a fost deja finalizată și va interzice acțiunea. Acest lucru protejează baza de date împotriva manipulărilor și a modificărilor accidentale în documentele financiare închise.
Utilizarea mecanismelor descrise permite centrelor de service nu doar să prevină apariția numerelor de serie «suspendate», ci și să păstreze un istoric complet și transparent pentru fiecare piesă de schimb: din momentul primirii acesteia de la furnizor până la instalarea într-un anumit dispozitiv al clientului.
Reveniți la pasul anterior