Rezervarea automată a comenzilor online: cum să eviți vânzarea unui produs de două ori

Imaginați-vă situația: un cumpărător din magazinul offline ajunge la casă cu ultima mărime de adidași, iar cu câteva minute înainte același produs a fost comandat pe site-ul dvs., Prom.ua sau Rozetka. Dacă sistemul nu blochează vânzarea offline, veți vinde același produs către două persoane diferite, ceea ce va duce inevitabil la anularea comenzii online, o recenzie negativă, scăderea ratingului pe marketplace și pierderea loialității clientului. 

Pentru rezolvarea acestei probleme, în Torgsoft este prevăzut modul de rezervare automată a comenzilor online. Antreprenorii întreabă cel mai des cum să configureze acest mod pentru a evita vânzările duble, de ce prețul din comandă diferă uneori de prețul din program, de unde provine data de expirare a rezervării și de ce, după anularea comenzii, uneori produsul trebuie scos manual din rezervă.

Mai jos sunt prezentate informații detaliate despre cum funcționează rezervarea automată a comenzilor online, cum se fixează prețurile și cum se pot minimiza riscurile în comerțul omnicanal.

Cum funcționează mecanismul de rezervare automată

Scopul principal al sincronizării Torgsoft cu magazinele online și marketplace-urile este crearea unui centru unic de gestionare a stocurilor.

Comenzile plasate de clienți pe site sunt încărcate automat în Torgsoft în modul «Comandă client la distanță» sau sunt transformate imediat într-o factură (modul «Comerț cu emiterea facturii»).

În momentul în care comanda ajunge în program, Torgsoft rezervă imediat produsul în depozit, astfel încât acesta să nu poată fi vândut în magazinul offline sau adăugat într-o altă comandă. Fizic, produsul poate fi mutat într-un depozit special de păstrare temporară (sub garanție)» sau poate fi blocat nominal în depozitul principal. Casierul din magazinul offline pur și simplu nu va putea adăuga acest produs în vânzare, deoarece programul va afișa o avertizare privind lipsa produsului în depozit.

Data rezervării: cât timp va aștepta produsul cumpărătorul

Termenul în care produsul este considerat rezervat pentru client este o setare critică. Programul Torgsoft permite gestionarea flexibilă a datei rezervării. În setările «Obiectului de sincronizare» (în fila «Centre de evidență») există parametrul «Rezervare produse din factură».

• Dacă magazinul online transmite în fișierul comenzii o dată concretă de rezervare, de exemplu parametrul ReserveDate=28082026, produsul va fi rezervat automat exact până la această dată.

• Dacă marketplace-ul sau site-ul nu transmite data rezervării în fișier, rezervarea se va face pentru numărul de zile pe care l-ați indicat singur în setările obiectului de sincronizare Torgsoft.

Dacă după expirarea termenului stabilit comanda nu este cumpărată sau confirmată, rezervarea poate fi anulată. Totuși, este important să controlați anularea comenzilor: în cazul unor statusuri sau erori de anulare, produsul poate să nu revină automat în stoc, iar vânzătorul va trebui să îl scoată manual din rezervă.

Fixarea prețurilor: diferențe între site și magazinul offline

Antreprenorii organizează frecvent promoții online care nu sunt valabile în retailul fizic. În Torgsoft există un mecanism clar de fixare a prețurilor pentru comenzile online. În fila «Generale» din obiectul de sincronizare există setarea «Pentru produsele facturii, prețurile se iau din: Torgsoft sau magazinul online».

• Dacă alegeți «Magazin online». Torgsoft va fixa prețul la care clientul a plasat comanda pe site, chiar dacă în baza Torgsoft prețul este mai mare. În factura generată, programul va calcula automat diferența și o va indica drept reducere. De exemplu, dacă produsul costă 1000 UAH în magazinul offline, iar de pe site a venit o comandă la 800 UAH, în factură va fi indicat prețul de 800 UAH cu o reducere de 20%.

• Specificul Rozetka. Una dintre cerințele stricte ale marketplace-ului ROZETKA este fixarea strictă a prețurilor produselor în comandă. Vânzătorul nu poate modifica prețul într-o comandă deja formată, de aceea pentru astfel de obiecte de sincronizare prețurile se formează întotdeauna exclusiv pe baza informațiilor din magazinul online.

Riscul vânzării duble: de ce apare și cum poate fi evitat

Deși rezervarea automată protejează afacerea, riscul vânzării duble nu dispare complet din cauza întârzierilor tehnice sau a setărilor incorecte. Iată principalele cauze și metode de protecție:

1. Întârzierea sincronizării (timeout-uri) 

Sincronizarea are loc de obicei conform unui program, de exemplu la fiecare 10-15 minute. În acest interval, același produs poate fi cumpărat și pe site, și la casă.

• Soluție: pentru magazinele online create cu ajutorul opțiunii suplimentare Torgsoft Online Market (TOM), este implementată posibilitatea de primire a comenzilor în timp real prin WebSocket. Comenzile se încarcă instantaneu. Dacă internetul dispare, comanda este redirecționată automat către serverul FTP și va fi încărcată prin metoda tradițională, conform programului, ceea ce garantează păstrarea acesteia.

2. Dublarea sesiunilor de sincronizare 

Anterior apăreau probleme când două copii ale programului Torgsoft, sub același utilizator, porneau simultan sincronizarea conform programului, ceea ce ducea la încărcarea dublurilor de comenzi și la rezervare dublă.

• Soluție: dezvoltatorii au adăugat un mecanism care blochează pornirea sincronizării conform programului dacă acest proces este deja executat de o altă copie Torgsoft.

3. Vânzare «pe minus» 

Dacă în program este permisă vânzarea pe minus, casierul va putea vinde chiar și produsul care este deja rezervat pentru o comandă online.

• Soluție: activați obligatoriu setarea «Interzicere vânzare pe minus» (Setări - Parametri - Evidență). Atunci, la încercarea de a adăuga în bon un produs rezervat sau indisponibil, programul fie va interzice această acțiune, fie va afișa o avertizare privind cantitatea insuficientă.

4. Anularea incorectă a comenzilor 

Dacă clientul refuză comanda, operatorul trebuie să o anuleze corect în program. De exemplu, pentru comenzile de pe Prom.ua sau Rozetka există acțiunea «Anulare comandă» în formularul «Comandă client la distanță». Datorită acestui lucru, statusul este transmis automat către marketplace, iar produsul este scos din rezervă. Dacă pur și simplu ștergeți factura sau comanda în Torgsoft, la următoarea sincronizare sistemul poate considera această comandă de pe site ca fiind "nouă" și o poate încărca din nou în program, creând o rezervare repetată.