Depunerea de serviciu în PCM și dispozițiile de casă: când se utilizează fiecare operațiune

Depunerea de serviciu și retragerea de serviciu în PCM și dispozițiile de casă Torgsoft: ce, când și în ce ordine trebuie efectuat

În magazin, numerarul circulă nu doar în timpul vânzărilor: dimineața se pun bani în sertarul de bani pentru rest, pe parcursul zilei se pot elibera bani pentru necesități gospodărești, o parte din încasări poate fi scoasă din casă, banii pot fi transferați la birou sau depuși la bancă. Când este necesară «depunerea de serviciu» în PCM, când — «retragerea de serviciu», prin ce se deosebesc acestea de «Depunere bani în casă» și «Eliberare bani din casă» în Torgsoft, cum se introduc corect banii pentru rest, dacă este necesară aducerea zilnică a numerarului la zero înainte de raportul Z și de ce uneori PCM nu permite retragerea sumei pe care casierul o vede în raportul X. 

Ce sunt depunerea de serviciu, retragerea de serviciu și dispoziția de casă

Aici funcționează două sisteme de evidență pentru aceiași bani.

PCM înregistrează mișcarea numerarului la locul efectuării decontărilor. Conform regulilor în vigoare:

• depunerea de serviciu înregistrează numerarul care se află la locul efectuării decontărilor înainte de prima operațiune de decontare după raportul Z;

• retragerea de serviciu înregistrează numerarul care este scos fizic de la locul efectuării decontărilor, dacă această retragere nu reprezintă o operațiune de decontare.

Serviciul Fiscal de Stat menționează separat că depunerea de serviciu și retragerea de serviciu nu sunt, în sine, operațiuni de decontare. Acestea înregistrează mișcarea numerarului care nu ține de vânzare. (ZIR)

Operațiunile de casă din Torgsoft sunt responsabile de evidența financiară internă a antreprenorului. Programul include, printre altele, operațiunile «Depunere bani în casă», «Eliberare bani din casă», «Încasare», «Predare încasări». Acestea modifică soldul intern al casei corespunzătoare and permit înregistrarea sursei banilor or a destinației acestora.

Prin urmare, pentru fiecare situație trebuie să răspundeți la două întrebări:

1. Ce s-a întâmplat fizic cu numerarul la locul efectuării decontărilor?

2. Cum trebuie reflectată această mișcare în evidența financiară Torgsoft?

Uneori este suficientă o singură operațiune. În alte cazuri, aceeași mișcare fizică trebuie reflectată atât în Torgsoft, cât și prin PCM.

Când se utilizează fiecare operațiune

 Regula principală: depunerea de serviciu nu se utilizează pentru înregistrarea unei vânzări, iar retragerea de serviciu — pentru efectuarea unei restituiri obișnuite către cumpărător. Vânzarea și returul sunt operațiuni de decontare și se înregistrează prin bonurile fiscale corespunzătoare.

Cum se introduc corect banii pentru rest la începutul zilei

Acesta este unul dintre cele mai frecvente scenarii.

De exemplu, magazinul începe activitatea cu 1 500 UAH în sertarul de bani, pentru ca casierul să poată da rest.

Dacă banii au rămas în casă de ieri

Să presupunem că seara, în Torgsoft, a fost înregistrat un sold de 1 500 UAH. Banii au rămas fizic în sertar.

În ziua următoare:

1. Casierul deschide schimbul PCM.

2. Înainte de prima vânzare efectuează o depunere de serviciu de 1 500 UAH.

3. În Torgsoft nu trebuie creată o încasare separată de 1 500 UAH, deoarece acești bani sunt deja incluși în soldul casei.

Dacă se creează în Torgsoft un nou document de încasare pentru încă 1 500 UAH, soldul intern va fi majorat din nou, fără o încasare reală de bani.

Serviciul Fiscal de Stat indică în mod direct că numerarul rămas la locul efectuării decontărilor după raportul Z precedent se înregistrează înainte de următoarea operațiune de decontare prin «depunere de serviciu».

Dacă banii pentru rest au fost aduși astăzi

O altă situație: ieri casa a fost golită fizic, iar dimineața proprietarul a adus 1 500 UAH pentru rest.

În acest caz, soldul efectiv s-a modificat și evenimentul real trebuie înregistrat în ambele sisteme:

• în Torgsoft — încasarea banilor în casa corespunzătoare;

• în PCM — depunerea de serviciu de 1 500 UAH.

În formularele Torgsoft «Depunere bani în casă» și «Eliberare bani din casă» este prevăzut comutatorul «Efectuați operațiunea prin casa de marcat fiscală». Acesta este afișat dacă la locul de muncă este configurată o casă de marcat fiscală.

Acest comutator este necesar exact în situațiile în care operațiunea de casă Torgsoft trebuie efectuată și prin casa de marcat fiscală configurată.

Se poate efectua depunerea de serviciu înainte de deschiderea schimbului?

În scenariul de lucru Torgsoft, mai întâi trebuie deschis schimbul PCM, iar apoi se efectuează depunerea de serviciu.

Meniul de lucru cu PCM în Torgsoft conține acțiuni separate: deschiderea schimbului, raportul X, raportul Z, depunerea și retragerea banilor. Aceeași succesiune este prevăzută și în Torgsoft Hybrid.

Dacă la depunere programul informează că trebuie deschis schimbul PCM, verificați:

• dacă schimbul este într-adevăr deschis;

• dacă este selectat PCM necesar;

• dacă casierul lucrează pentru întreprinderea necesară;

• dacă există conexiune cu PCM.

Nu trebuie creată o dispoziție de casă obișnuită în locul depunerii de serviciu doar pentru a evita un astfel de mesaj: documentul intern Torgsoft nu înlocuiește operațiunea fiscală de serviciu.

Ce face «Depunere bani în casă» în Torgsoft

În ajutorul Torgsoft, această operațiune este descrisă ca depunerea în casă a banilor care nu sunt legați de documentele de stoc. În formular este disponibil comutatorul pentru efectuarea operațiunii prin casa de marcat fiscală.

Un astfel de document este necesar atunci când în evidența managerială apare într-adevăr o nouă încasare de numerar.

De exemplu:

• proprietarul a adăugat bani în casă;

• banii au fost încasați în urma unei operațiuni financiare interne;

• clientul achită o datorie formată anterior, iar această plată trebuie asociată soldului său.

Pentru clienții VIP, Help descrie un scenariu separat: în formularul de vânzare se poate selecta «Depunere bani în casă» → «Primire bani de la client», se poate calcula datoria acestuia și achita suma corespunzătoare printr-o dispoziție de casă.

În același timp, dispoziția de casă Torgsoft, în sine, nu determină dacă este necesar un bon fiscal. Dacă primirea banilor de la client reprezintă o operațiune de decontare conform Legii nr. 265, aceasta trebuie înregistrată prin documentul de decontare PCM corespunzător. Depunerea de serviciu nu este o modalitate de fiscalizare a plății cumpărătorului.

Când se utilizează «Eliberare bani din casă»

Help definește operațiunea «Eliberare bani din casă» ca eliberarea fondurilor:

• pentru necesitățile întreprinderii;

• pentru decontări cu partenerii contractuali;

• pentru operațiuni legate de clienții VIP.

În acest formular este disponibil și comutatorul «Efectuați operațiunea prin casa de marcat fiscală».

De exemplu, casierul a luat 700 UAH din sertarul de bani pentru achiziționarea materialelor gospodărești.

În Torgsoft trebuie reflectată cheltuirea efectivă a banilor din casă și destinația acesteia. Dacă acești 700 UAH au fost scoși fizic de la locul efectuării decontărilor și această retragere nu este legată de o operațiune de decontare, prin PCM se efectuează o retragere de serviciu de 700 UAH.

După aceasta:

• soldul intern Torgsoft scade în conformitate cu operațiunea financiară efectuată;

• PCM înregistrează faptul că numerarul efectiv de la locul efectuării decontărilor s-a redus.

Restituirea către cumpărător nu este o retragere de serviciu

Acest caz trebuie separat de cheltuielile gospodărești.

Atunci când cumpărătorul returnează marfa și magazinul îi restituie numerarul, aceasta este o operațiune de decontare. Pentru aceasta se emite un document fiscal de retur. Serviciul Fiscal de Stat include în mod direct eliberarea numerarului pentru marfa returnată în definiția operațiunii de decontare.

Dacă în sertar nu există suficient numerar pentru retur, antreprenorul poate adăuga mai întâi fizic suma necesară. Tocmai această depunere suplimentară se înregistrează ca depunere de serviciu.

De exemplu, în casă sunt 300 UAH, iar cumpărătorului trebuie să i se restituie 1 000 UAH. Proprietarul a adăugat 700 UAH.

Atunci:

1. 700 UAH se adaugă fizic în casă și se înregistrează ca depunere de serviciu;

2. returul de 1 000 UAH se înregistrează prin documentul fiscal obișnuit de retur.

Este necesară în fiecare seară o retragere de serviciu înainte de raportul Z?

Nu, nu există o regulă universală privind aducerea obligatorie zilnică a numerarului la zero înainte de raportul Z.

Aceasta este o precizare importantă, deoarece în instrucțiunile vechi și în explicațiile neoficiale apare frecvent schema «retrageți tot numerarul → generați raportul Z».

În prezent, Serviciul Fiscal de Stat explică altfel: dacă banii rămân la locul efectuării decontărilor și sunt înregistrați prin «depunere de serviciu» înainte de prima operațiune de decontare din următoarea zi lucrătoare, retragerea de serviciu la sfârșitul zilei lucrătoare precedente nu este obligatorie. 

Este necesar raportul Z dacă în timpul zilei au existat doar operațiuni de serviciu?

Dacă în timpul zilei nu au existat operațiuni de decontare, iar au fost efectuate doar depuneri și retrageri de serviciu, Serviciul Fiscal de Stat menționează că nu este necesară generarea raportului Z doar din cauza acestor operațiuni de serviciu.

Aceasta demonstrează încă o dată diferența dintre vânzări și mișcarea de serviciu a numerarului: operațiunile de serviciu, în sine, nu sunt operațiuni de decontare.

«Predare încasări» și «Încasare» în Torgsoft

Aceste două operațiuni răspund la întrebarea unde au ajuns banii în evidența managerială Torgsoft.

Predare încasări

În Torgsoft, «Predare încasări» înseamnă transferul banilor din casa punctului comercial în casa centrală.

De exemplu, vânzătorul transferă 20 000 UAH din magazin la birou.

Pentru Torgsoft, acești bani continuă să existe în evidență: și-au schimbat doar locul de păstrare. Tocmai de aceea Help recomandă utilizarea predării încasărilor dacă antreprenorul ține evidența completă a cheltuielilor.

Dacă cei 20 000 UAH sunt scoși fizic din sertarul de bani al casierului, în PCM apare un eveniment separat — retragerea numerarului de la locul efectuării decontărilor. Pentru aceasta se utilizează retragerea de serviciu. 

Încasare

În terminologia Torgsoft, «Încasare» reduce soldul casei corespunzătoare cu suma introdusă. Help o descrie ca retragerea banilor din casă de către proprietar.

Solicitările către suportul tehnic arată că utilizatorii clarifică într-adevăr concomitent funcționarea încasării și retragerii fiscale. Într-o astfel de solicitare, specialistul a oferit consultații privind efectuarea încasării și retragerea numerarului prin casa de marcat fiscală și, de asemenea, a șters un document de încasare inutil.

Pentru antreprenor, aceasta înseamnă: mai întâi stabiliți unde trebuie să rămână banii în evidența Torgsoft. Dacă aceștia sunt pur și simplu transferați din magazin în casa biroului, pentru evidența internă este potrivită predarea încasărilor. Dacă operațiunea trebuie să reducă soldul casei fără transferul către o altă casă Torgsoft, se utilizează operațiunea corespunzătoare de încasare.

Retragerea fizică a banilor de la locul efectuării decontărilor este verificată separat din perspectiva retragerii de serviciu în PCM.

Pentru ce este necesar comutatorul «Efectuați operațiunea prin casa de marcat fiscală»

În Torgsoft, acest comutator este disponibil în formularele:

• «Depunere bani în casă»;

• «Eliberare bani din casă».

Este disponibil dacă la locul de muncă este configurată o casă de marcat fiscală.

De exemplu, proprietarul a adus suplimentar 3 000 UAH în casă pentru rest. În Torgsoft trebuie majorat soldul real al casei, iar în PCM trebuie înregistrată apariția acestui numerar la locul efectuării decontărilor.

O altă situație: contabilul corectează clasificarea internă a unui document financiar, dar fizic banii nu sunt nici depuși, nici retrași în acel moment. Nu este necesară crearea unei noi operațiuni de serviciu în PCM doar pentru o astfel de corectare internă.

De ce PCM afișează «Suma retragerii este mai mare decât suma curentă de numerar»

Un astfel de mesaj poate apărea dacă suma care se încearcă a fi retrasă din casă depășește suma curentă de numerar înregistrată pentru schimbul deschis în PCM. În special, eroarea poate apărea dacă se încearcă retragerea unei sume mai mari decât cea depusă sau încasată în numerar în timpul schimbului curent.

În același timp, cauza poate fi și o neconcordanță între datele PCM de pe serverul Serviciului Fiscal de Stat și datele locale Torgsoft. De exemplu, raportul X poate afișa o anumită sumă de numerar, în timp ce în «Analitica pentru CM software» este afișată o sumă mai mică.

Dacă apare o astfel de situație:

• generați raportul X pentru PCM necesar;

• deschideți Setări → CM software → Analitica pentru CM software;

• verificați ce sumă de numerar a fost depusă și încasată în timpul schimbului curent;

• comparați-o cu suma pe care încercați să o retrageți;

• dacă datele raportului X și analiticii locale nu coincid, notați data, numărul PCM, suma și textul mesajului și transmiteți aceste date suportului tehnic.

Nu reduceți aleatoriu suma retragerii și nu creați documente de casă suplimentare doar pentru ca operațiunea să fie acceptată.

Ce trebuie făcut dacă depunerea sau retragerea de serviciu a fost efectuată greșit

Pentru PCM, Serviciul Fiscal de Stat stabilește o procedură concretă de corectare.

Dacă a fost efectuată din greșeală o retragere de serviciu, se înregistrează o depunere de serviciu pentru aceeași sumă. Dacă a fost efectuată din greșeală o depunere de serviciu, operațiunea se corectează prin înregistrarea ulterioară a unui «storno». Aceasta corectează datele fiscale PCM.

După aceasta, verificați separat Torgsoft. Dacă împreună cu operațiunea de serviciu a fost creat și un document intern de casă, acesta trebuie să corespundă mișcării banilor care a avut loc în realitate.

Nu creați o dispoziție fictivă de încasare sau de plată doar pentru a compensa o sumă. Mai întâi stabiliți:

• dacă banii au fost realmente depuși sau retrași;

• ce document există în Torgsoft;

• ce operațiune de serviciu este înregistrată în PCM;

• dacă ziua de casă este deschisă.

Pentru o zi de casă deja închisă se utilizează o procedură separată de redeschidere a zilei, corectare a documentului financiar și recalculare repetată.

Ce trebuie făcut cu numerarul la depunerea în bancă

Dacă magazinul scoate încasările din sertarul de bani și le depune la bancă, au loc două evenimente.

În PCM, numerarul părăsește fizic locul efectuării decontărilor, de aceea se înregistrează o retragere de serviciu.

În Torgsoft trebuie indicat locul ulterior al acestor bani. Help prevede operațiunea «Transfer în contul curent» pentru transferul banilor din casă în contul bancar. Aceasta se utilizează, în special, atunci când antreprenorul depune încasările la bancă.

Astfel, evidența financiară arată traseul real al fondurilor: acestea nu mai sunt numerar într-o anumită casă și au devenit fonduri într-un cont bancar.

De ce depunerea de serviciu nu poate fi utilizată pentru «egalizarea casei»

Să presupunem că, potrivit Torgsoft, în casă ar trebui să existe 8 000 UAH, dar casierul a numărat efectiv 7 500 UAH. Efectuarea unei depuneri de serviciu de 500 UAH în PCM fără depunerea fizică a banilor înseamnă înregistrarea unui eveniment care nu a avut loc. Crearea unei dispoziții de încasare Torgsoft de 500 UAH fără o încasare reală înseamnă, de asemenea, modificarea evidenței interne fără o bază economică.

Mai întâi trebuie identificată cauza neconcordanței: verificați vânzările, retururile, cheltuielile, încasarea, predarea încasărilor, forma de plată și alte documente ale zilei.

Acest lucru corespunde practicii reale a suportului tehnic: solicitările privind operațiunile financiare în PCM și Torgsoft sunt analizate prin verificarea celor două evidențe și a soldului efectiv, nu prin crearea unui document arbitrar de corectare.

O zi obișnuită de lucru a casierului

Să analizăm un scenariu obișnuit.

| Dimineața

În sertar au rămas 2 000 UAH din ziua precedentă.

Casierul:

1. deschide schimbul PCM;

2. efectuează o depunere de serviciu de 2 000 UAH;

3. nu creează o nouă încasare în Torgsoft dacă acești bani sunt deja incluși în soldul casei;

4. începe vânzările.

| Pe parcursul zilei

Din casă au fost eliberați 600 UAH pentru necesități gospodărești.

În Torgsoft se efectuează «Eliberare bani din casă» cu destinația corespunzătoare. Deoarece cei 600 UAH au fost scoși fizic de la locul efectuării decontărilor și aceasta nu este o decontare cu cumpărătorul, mișcarea se înregistrează prin PCM ca retragere de serviciu.

| Seara

În casă s-au acumulat 18 000 UAH. La birou se duc 15 000 UAH, iar 3 000 UAH rămân pentru activitatea din ziua următoare.

În Torgsoft, cei 15 000 UAH sunt transferați în casa centrală prin «Predare încasări». Scoaterea fizică a acestor 15 000 UAH de la locul efectuării decontărilor se înregistrează prin PCM ca retragere de serviciu.

3 000 UAH rămân în sertar.

După încheierea operațiunilor de decontare, schimbul se închide prin raportul Z. În următoarea zi lucrătoare, acești 3 000 UAH sunt înregistrați prin depunere de serviciu înainte de prima operațiune de decontare. Nu este necesar ca în fiecare seară acești bani să fie retrași artificial și apoi readuși fizic în dimineața următoare.

Regulă scurtă pentru casier

Înainte de fiecare operațiune cu numerar, stabiliți ce s-a întâmplat cu banii reali.

Dacă banii au apărut sau au dispărut de la locul efectuării decontărilor în afara unei vânzări sau a unui retur către cumpărător, verificați necesitatea unei depuneri de serviciu sau a unei retrageri de serviciu în PCM.

Dacă aceeași operațiune modifică soldul intern al casei, datoria, cheltuielile sau locul de păstrare a fondurilor întreprinderii, aceasta trebuie reflectată corect printr-un document financiar Torgsoft.

Iar pentru operațiunile «Depunere bani în casă» și «Eliberare bani din casă», Torgsoft permite efectuarea mișcării corespunzătoare și prin casa de marcat fiscală configurată, cu ajutorul comutatorului «Efectuați operațiunea prin casa de marcat fiscală».