Cum să controlezi prețurile și cantitățile la postarea mărfurilor

Controlul prețurilor de intrare: cum evitați erorile manuale și protejați marja

Dacă în timpul recepției mărfurilor trebuie să reduceți numărul erorilor de preț, să verificați recepția efectivă și să interziceți modificarea documentelor deja verificate, în Torgsoft există câteva instrumente separate pentru acest lucru. Acestea ajută la completarea automată a prețurilor pentru sortimentul existent, controlul reevaluării, verificarea cantității de mărfuri la recepție și fixarea persoanei care a verificat factura.

1. Cum se completează automat prețurile la recepția mărfurilor

Introducerea mărfurilor — este un proces în care apar cel mai des erori mecanice: greșeli de tastare, adaos comercial incorect etc. Pentru a evita introducerea manuală a prețurilor pentru produsele care există deja în sortiment, se folosește funcția "Căutare prețuri".

• Cum funcționează? Dacă acest comutator este activat direct în fișa produsului, în modul de recepție, programul va completa automat ultimele prețuri de achiziție și de vânzare cu amănuntul pentru produsul selectat, dacă acesta a mai fost introdus anterior în evidență.

• Rezolvarea problemelor frecvente. Utilizatorii se confruntă adesea cu situația în care, la recepția mărfii, în fișa produsului nu se completează prețul de achiziție și se afișează 0. Cel mai des, cauza este tocmai bifa dezactivată "Căutare prețuri"; activarea acesteia rezolvă imediat problema.

• Salvarea prețurilor. Alături se află încă un comutator util — "Salvare prețuri". La activarea lui, programul va memora automat prețurile produsului anterior și le va completa pentru următorul produs adăugat în factură. Acest lucru accelerează semnificativ munca dacă recepționați produse de același tip cu același cost.

2. Cum se activează avertizarea privind reevaluarea produsului la recepție

Modificarea prețului de achiziție necesită adesea revizuirea prețului de vânzare cu amănuntul. Totuși, o modificare accidentală a prețului la recepție poate schimba valoarea întregului stoc disponibil din depozit fără știrea proprietarului.

Pentru a evita acest lucru, trebuie să activați setarea "Avertizare privind reevaluarea produsului la recepție". O puteți găsi pe calea: Setări — Parametri — Evidență.

• Principiul de funcționare. Când comutatorul este activ, dacă utilizatorul modifică prețul de vânzare cu amănuntul al produsului în timpul recepției, pe ecran va apărea obligatoriu o avertizare specială. Programul va informa că această modificare va influența prețul aceluiași produs care se afla deja în stoc.

• Tipărirea la timp a noilor etichete de preț. Dacă funcția de tipărire a etichetelor la recepție este activată, fereastra de avertizare privind reevaluarea va propune alegerea cantității exacte pentru care trebuie tipărite etichetele de preț actualizate: doar pentru cantitatea din factura curentă, pentru recepție și toate stocurile din depozitul curent sau pentru recepție și stocurile din toate depozitele rețelei. Acest lucru asigură că pe rafturile magazinului nu rămân prețuri neactualizate și că nu pierdeți marja prin vânzarea la un preț vechi.

3. Cum se verifică facturile de intrare după cantitate și sume

Când marfa a ajuns fizic în magazin, cantitatea și sumele trebuie verificate strict. Pentru aceasta se folosește modul "Verificarea facturilor de intrare" (secțiunea Depozit — Registrul facturilor de intrare), care servește la verificarea documentelor după sume și cantități, precum și la interzicerea editării lor ulterioare.

• Procesul de verificare. Controlul se realizează cel mai eficient cu ajutorul unui scaner de coduri de bare. Dacă activați setarea "Solicitare cantitate", după fiecare scanare a codului de bare, programul va deschide o fereastră pentru introducerea manuală a cantității efectiv numărate.

• Controlul diferențelor. Dacă în timpul scanării se constată că numărul efectiv de produse este mai mic sau mai mare decât cel indicat în factură, programul va evidenția aceste produse cu roșu/albastru, iar din meniul Raport  se va putea tipări “Raportul de diferențe”.

• Blocarea documentului: protecție împotriva manipulărilor. După ce factura a fost verificată, în registrul facturilor de intrare trebuie setat marcajul "Control efectuat”. O factură de intrare cu acest marcaj nu poate fi deschisă pentru editare și nu pot fi introduse modificări retroactiv.

• Responsabilitate personală. În registrul facturilor de intrare, în coloana Controlor, se fixează permanent numele utilizatorului programului care a efectuat verificarea și a setat marcajul "Control efectuat". Acest control poate fi anulat doar de un utilizator cu drepturi corespunzătoare de administrator.