Inventar manual: cum se imprimă o listă de inventar „în orb” și cum se transferă corect datele pe un PC

Inventarierea manuală pe baza fișei tipărite: numărare «oarbă» și introducerea stocurilor efective

Inventarierea manuală pe baza unei fișe tipărite este necesară atunci când angajații numără mărfurile în sala de vânzare sau în depozit fără acces la stocurile din evidență, iar rezultatele sunt mai întâi notate pe hârtie și abia apoi introduse în Torgsoft. Antreprenorii îi întreabă cel mai des pe specialiști cum să tipărească în program o fișă fără cantitatea mărfurilor, cum să ascundă stocurile față de vânzători, cum să blocheze corect marfa pe durata numărării, cum să distribuie sarcinile între mai mulți angajați, cum să găsească rapid poziția necesară la introducerea datelor, cum să înregistreze un stoc zero, să verifice lipsurile și surplusurile și să închidă în siguranță fișa.

Când este recomandată utilizarea unei fișe tipărite

Această metodă este potrivită dacă:

• la locul de depozitare nu există un computer, aplicația mobilă sau un terminal de colectare a datelor;

• numărarea este efectuată de angajați cărora nu trebuie să li se afișeze cantitatea din evidență;

• este mai comod ca mărfurile să fie numărate pe rafturi, încăperi sau grupe;

• rezultatele trebuie verificate de proprietar sau de persoana responsabilă înainte de introducerea lor în program;

• trebuie păstrat un document pe hârtie cu semnăturile participanților la inventariere.

Metoda manuală constă din două operațiuni separate:

1. Angajații numără mărfurile și notează cantitatea efectivă în fișa tipărită.

2. Persoana responsabilă introduce rezultatele în Torgsoft, verifică diferențele și închide fișa.

Ce trebuie verificat înainte de crearea fișei

Înainte de începerea numărării trebuie finalizate sau verificate toate documentele care influențează stocul:

• facturile de intrare pentru mărfurile recepționate efectiv;

• transferurile interne între magazine;

• mărfurile în tranzit care nu au fost recepționate;

• casările și retururile;

• fișele vechi de inventariere care nu au fost închise;

• rezervările și mărfurile din depozitele de nivelul al treilea;

• stocurile negative.

Amplasarea fizică a mărfurilor trebuie să corespundă centrului de evidență pentru care se creează fișa. Dacă marfa se află în magazin, dar recepția acesteia rămâne inactivă, în timpul inventarierii programul o va identifica drept surplus.

Pe durata numărării manuale nu mutați mărfurile între rafturi, depozit și sala de vânzare. În caz contrar, aceeași poziție poate fi numărată de două ori sau poate fi omisă.

Pasul 1. Ascundeți stocurile din evidență față de angajați

Pentru ca vânzătorul să nu poată adapta cantitatea efectivă la datele din program, deschideți: Setări → Parametri → Acces. Activați setarea: «Restricționarea fișei de inventariere pentru efectuarea inventarierii de către vânzător».

După aceasta, vânzătorul:

• nu vede cantitatea mărfurilor din stoc la momentul inventarierii;

• nu vede prețul angro;

• nu poate tipări documentele în care sunt afișate rezultatele inventarierii.

Această restricție se aplică direct în fișa de inventariere.

Suplimentar, deschideți: Setări → Parametri → Rol. Pentru rolul angajatului activați: «Ascunderea cantității din stoc pentru marfa aflată în inventariere».

Această setare ascunde cantitatea din evidență pentru pozițiile aflate în inventariere. Este recomandată utilizarea ambelor restricții: prima protejează fișa propriu-zisă, iar a doua — afișarea stocurilor pentru rolul respectiv în alte formulare la care angajatul are acces.

Drepturile de acces sunt descrise detaliat în setările de acces Torgsoft.

Pasul 2. Creați fișa de inventariere

Fișa poate fi creată în două moduri.

✓Prin «Starea stocului»

1. Deschideți Depozit → Starea stocului.

2. Selectați centrul de evidență.

3. Cu ajutorul filtrului formați grupa necesară de mărfuri.

4. Selectați pozițiile.

5. Apăsați «Adăugare marfă în fișa de inventariere».

6. Selectați o fișă existentă sau creați una nouă.

Această metodă este comodă pentru inventarierea selectivă a anumitor mărfuri.

✓Prin registrul fișelor

1. Deschideți Document → Fișă de inventariere.

2. Apăsați «Adăugare».

3. Indicați numărul și data documentului.

4. Completați câmpul «Descrierea inventarierii».

5. Salvați fișa.

6. Adăugați mărfurile după tipurile selectate.

În descriere este recomandat să indicați centrul de evidență, grupa de mărfuri sau zona de numărare, de exemplu: Magazinul nr. 2. Încălțăminte: sala de vânzare și depozit. Verificarea completă a stocurilor.

Aceasta vă va ajuta să găsiți fișa necesară și să înțelegeți limitele inventarierii după câteva luni.

Pasul 3. Selectați blocarea pentru evidența manuală

În câmpul «Blocarea mărfii» selectați: «Blocarea mărfii pentru evidența manuală».

După adăugarea poziției în fișă, Torgsoft:

• o blochează pentru vânzare;

• fixează cantitatea curentă din stoc;

• setează cantitatea efectivă egală cu cea din evidență.

Astfel, persoana responsabilă poate introduce doar valorile care, conform fișei pe hârtie, diferă de cele din evidență.

 Însă această regulă necesită o atenție deosebită: dacă marfa lipsește fizic, trebuie introdus obligatoriu 0. Un rând gol nu înseamnă zero. Deoarece cantitatea efectivă este inițial egalată cu cea din evidență, o poziție omisă va rămâne fără diferență.

Dacă datele sunt introduse de un angajat care nu vede stocurile din evidență, este mai sigur să introducă succesiv cantitatea efectivă pentru fiecare rând, în loc să încerce să identifice doar diferențele.

În modul «Blocarea mărfii pentru evidența manuală», marfa este blocată imediat după adăugarea în fișă. Astfel, rezultatul este protejat de vânzările efectuate între tipărirea formularului și introducerea cantității efective.

Dacă magazinul nu poate fi închis complet, efectuați inventarierea pe grupe mici: creați o fișă pentru un singur tip de marfă sau pentru o zonă separată, numărați-o, introduceți rezultatele și finalizați numărarea. Apoi treceți la următoarea grupă.

Modul «Blocarea mărfii după prima scanare» este mai potrivit pentru inventarierea efectuată direct lângă computer sau dispozitivul mobil. În cazul numărării pe hârtie, vânzările efectuate între tipărirea fișei și introducerea rezultatelor creează riscul apariției unor diferențe eronate.

Regulile de blocare sunt prezentate în instrucțiunea pentru formarea fișei.

Pasul 4. Stabiliți ce trebuie făcut cu marfa care nu se află în fișă

La crearea documentului, în câmpul «Dacă marfa nu este găsită în fișă» sunt disponibile două opțiuni.

✓«Raportare eroare»

Programul nu va adăuga mărfuri care nu fac parte din listă. Acest mod este potrivit dacă inventarierea se efectuează doar pentru o anumită grupă sau listă.

✓«Adăugare marfă în fișă»

Dacă în timpul introducerii sau scanării este găsită o marfă care nu se afla în lista inițială, Torgsoft o va adăuga în fișă.

Această opțiune este potrivită pentru o inventariere completă, însă înainte de adăugare trebuie verificat:

• dacă marfa aparține centrului de evidență curent;

• dacă nu se află în rezervă sau în tranzit;

• dacă nu a fost creat un duplicat al fișei mărfii;

• dacă codul de bare a fost identificat corect;

• dacă marfa nu aparține altui depozit.

Pasul 5. Tipăriți formularul fără cantitatea din evidență

În fișă apăsați: «Tipărirea rapoartelor de inventariere» → «Fișă pentru evidența manuală».

Formularul standard conține:

• denumirea mărfii;

• codul de bare;

• prețul;

• o coloană goală pentru cantitatea efectivă.

Cantitatea din evidență nu este tipărită în acest formular. Angajatul vede ce marfă trebuie găsită, dar nu știe câte unități ar trebui să existe conform datelor din program.

Nu selectați «Fișă pentru evidența manuală cu cantitate» dacă aveți nevoie de o numărare «oarbă»: acest formular este destinat unui alt scenariu și conține cantitatea.

Procedura de tipărire este descrisă în instrucțiunea oficială «Inventariere manuală».

În documentația standard Torgsoft pentru raportul «Fișă pentru evidența manuală» nu este descrisă o setare standard separată pentru sortarea după codul de bare sau articol. Prin urmare, nu trebuie să vă bazați pe faptul că aceasta este disponibilă în fiecare versiune și în fiecare șablon.

Dacă în fereastra de tipărire a versiunii dvs. este disponibil un parametru pentru ordinea de sortare, puteți utiliza opțiunile oferite acolo. Dacă acest parametru lipsește, soluțiile practice sunt:

• crearea unor fișe separate după tipurile de mărfuri;

• distribuirea formularelor după zonele fizice ale magazinului;

• adăugarea articolului sau a altor câmpuri prin setările șablonului;

• comandarea adaptării formularului tipărit cu sortarea necesară.

Pentru numărarea manuală, împărțirea după rafturi și zone este, de regulă, mai sigură decât o singură listă alfabetică mare.

Pasul 6. Organizați numărarea fizică

Înainte de începere, împărțiți magazinul sau depozitul în zone:

• sala de vânzare;

• vitrinele;

• spațiul de depozitare;

• mărfurile de lângă casă;

• cutiile și rafturile superioare;

• rezervările, dacă acestea sunt incluse în inventarierea curentă.

Pentru fiecare zonă trebuie stabilit un angajat responsabil. Pe formular este recomandat să indicați:

• numele angajatului;

• zona de numărare;

• data și ora;

• numărul paginii;

• semnătura după finalizare.

Dacă aceeași marfă se află în mai multe locuri, cantitățile trebuie fie însumate imediat, fie notate separat și apoi însumate în mod controlat.

Pentru mai mulți angajați, procedura sigură este următoarea:

1. Fiecare primește anumite pagini sau o anumită zonă fizică.

2. Zona numărată este marcată.

3. Marfa nu se mută după numărare.

4. Formularele completate sunt transmise unei singure persoane responsabile.

5. Datele sunt introduse în Torgsoft de un singur operator.

Împărțirea spațiului între angajați și introducerea centralizată a rezultatelor reduc riscul numărării duble și al corectărilor contradictorii. Această abordare este recomandată și în instrucțiunile practice pentru inventarierea în comerțul cu amănuntul fără scanere.

• Notați lizibil cantitatea efectivă.

• Nu lăsați gol rândul unei mărfi care a fost numărată.

• Dacă marfa lipsește — introduceți 0.

• Tăiați corecturile cu o singură linie, iar alături indicați valoarea corectă și semnătura.

• Nu utilizați o liniuță în loc de zero: la introducerea datelor aceasta poate fi interpretată drept un rând omis.

• Dacă marfa este deteriorată, rezervată sau improprie pentru vânzare, faceți o mențiune. Decizia privind evidența sau casarea acesteia se ia separat.

• După finalizare, verificați dacă fiecare poziție este completată și dacă toate paginile au fost returnate.

Pasul 7. Introduceți cantitatea efectivă în Torgsoft

Deschideți: Document → Fișă de inventariere.

Apoi:

1. Selectați fișa necesară.

2. Apăsați «Inventarierea mărfii».

3. Se va deschide formularul «Marfă în inventariere».

4. Găsiți poziția necesară.

5. Apăsați «Modificare» sau tasta F3.

6. Indicați cantitatea efectivă.

7. Sau utilizați butonul «Introducerea cantității efective a mărfii».

După introducerea valorii, Torgsoft setează pentru poziție starea «Numărare finalizată».

În formular este prevăzut un câmp de căutare rapidă. În plus, puteți:

• scana codul de bare;

• introduce manual codul de bare;

• activa «Căutare după articol» cu tastele Ctrl + W și introduce articolul;

• găsi poziția în listă și modificați-o cu tasta F3.

Dacă același cod de bare este utilizat pentru mai multe fișe de marfă, nu vă bazați doar pe cod. Verificați denumirea, articolul, caracteristica și prețul. Dacă programul deschide un formular de selectare dintre mai multe mărfuri, alegeți exact fișa care corespunde poziției numărate.

Codurile de bare identice apar adesea atunci când aceeași marfă a fost creată de mai multe ori sau când diferă prețurile ori furnizorii. După inventariere este recomandat să verificați dacă afacerea are într-adevăr nevoie de fișe separate.

Pasul 8. Verificați dacă au fost introduse toate rezultatele

Înainte de închiderea fișei utilizați filtrul pentru mărfuri. În program pot fi afișate separat:

• mărfurile cu surplus;

• mărfurile cu lipsuri;

• mărfurile fără diferențe;

• mărfurile nenumărate;

• mărfurile pentru care nu s-a efectuat numărarea;

• mărfurile pentru care numărarea a fost finalizată;

• mărfurile blocate și deblocate.

Verificați în mod special pozițiile cu starea «Nu s-a efectuat numărarea» sau «Numărare începută». Nu este recomandat să închideți fișa până când nu a fost stabilită cauza pentru fiecare astfel de poziție.

Torgsoft compară cantitatea efectivă cu cea din evidență:

• o diferență pozitivă înseamnă surplus;

• o diferență negativă — lipsă;

• o diferență zero — cantitatea efectivă și cea din evidență coincid.

Pentru fiecare diferență semnificativă:

1. Numărați din nou marfa.

2. Verificați celelalte rafturi, depozitul, vitrinele și zona casei.

3. Asigurați-vă că nu au fost confundate modele, culori sau mărimi asemănătoare.

4. Verificați dacă nu a fost introdusă cantitatea într-o altă fișă cu același cod de bare.

5. Consultați «Mișcarea mărfii».

6. Verificați recepțiile, vânzările, casările, retururile și transferurile interne.

Nu modificați cantitatea efectivă pentru a o adapta la cea din evidență doar pentru că diferența pare neclară. Mai întâi trebuie stabilită cauza acesteia.

În formular sunt disponibile:

• «Jurnal» — afișează acțiunile pentru toate mărfurile din fișă;

• «Jurnalul mărfii» — afișează modificările doar pentru poziția selectată.

În jurnal este afișat angajatul sau utilizatorul programului care a efectuat acțiunea. Astfel puteți verifica cine și când a introdus sau a modificat cantitatea efectivă.

Pasul 9. Închideți fișa

După ce toate pozițiile au fost introduse și verificate, apăsați: «Închiderea fișei».

La închiderea fișei, Torgsoft:

• creează automat un document de intrare pentru surplusul identificat;

• creează un document de casare pentru lipsa identificată;

• egalează cantitatea din evidență cu cea efectivă;

• setează în documentul de intrare creat în urma inventarierii ultimul cost de achiziție, ținând cont de costul suplimentar al mărfii.

După închidere verificați:

• numărul actului de casare creat;

• valoarea intrării;

• valoarea casării;

• valoarea lipsei;

• rezultatele după tipurile de mărfuri;

• noile stocuri în «Starea stocului».

Dacă este necesar, tipăriți:

• fișa contabilă de inventariere;

• raportul privind lipsurile;

• raportul privind surplusurile;

• rezultatele inventarierii;

• rezultatele după tipurile de mărfuri.

Ce trebuie făcut dacă după închidere a fost găsită o eroare

Închiderea poate fi anulată numai imediat, atât timp cât pentru aceste mărfuri nu au avut loc alte mișcări. La anulare, programul șterge documentele de ajustare a stocului create și permite din nou modificarea fișei.

Dacă după inventariere au avut deja loc vânzări, recepții, casări sau transferuri, închiderea nu mai poate fi anulată. Pentru pozițiile eronate trebuie creată o fișă nouă, introdusă cantitatea efectivă corectă și apoi închisă.

Răspunsuri la întrebări frecvente

Listă de verificare pentru inventarierea manuală

1. Au fost verificate recepțiile, transferurile, rezervările și mărfurile în tranzit.

2. Au fost stabilite centrul de evidență și lista mărfurilor.

3. Au fost configurate drepturile angajaților.

4. A fost selectat modul «Blocarea mărfii pentru evidența manuală».

5. A fost stabilit comportamentul pentru marfa care nu se află în fișă.

6. A fost tipărită «Fișa pentru evidența manuală» fără cantitate.

7. Angajaților le-au fost repartizate pagini sau zone fizice.

8. Pentru toate mărfurile absente a fost introdusă valoarea 0.

9. S-a verificat dacă nu există pagini necompletate sau pierdute.

10. Cantitatea efectivă a fost introdusă în Torgsoft.

11. Au fost verificate pozițiile nenumărate și nefinalizate.

12. Lipsurile și surplusurile semnificative au fost numărate din nou.

13. Au fost verificate mișcările mărfurilor cu diferențe neclare.

14. Fișa a fost închisă.

15. Au fost verificate documentele de intrare și casare create, precum și stocurile din «Starea stocului».