Cum se afișează parametrul pentru contabilizarea depozitelor de nivel 3 și verificarea transferurilor, rezervelor și depozitării temporare

Inventarierea și depozitele de nivelul 3: configurarea parametrilor, cauzele lipsurilor fictive și verificarea documentelor

În activitatea unei întreprinderi comerciale, produsele sunt mutate permanent între magazine, rezervate pentru comenzile clienților sau transmise pentru livrare. Pentru evidența acestor stări intermediare se utilizează depozitele de nivelul 3 — depozite de serviciu în care produsele sunt înregistrate temporar. De ce cantitatea produselor din fișa de inventariere nu corespunde cantității din depozit la data curentă, de ce în fișă apar produse din cutiile de depozitare sezonieră, de ce după inventariere apar lipsuri pentru produse care există fizic și cum trebuie gestionate corect transferurile nefinalizate? În acest material este analizată în detaliu interacțiunea depozitelor de nivelul 3 cu procesul de inventariere și modul de prevenire a lipsurilor fictive.

Ce sunt depozitele de nivelul 3 în sistemul de evidență

Depozitele de nivelul 3 sunt create automat de program pentru fiecare centru principal de evidență atunci când sunt utilizate modurile de lucru corespunzătoare. Acestea includ: «Marfă în tranzit», «Depozit de rezervă», «Depozit de stocare temporară» și depozite pentru cutiile de depozitare sezonieră. Atunci când produsul este mutat din depozitul principal într-un depozit de nivelul 3, acesta este scăzut din soldul principal al magazinului, dar rămâne în evidența întreprinderii în stare de tranzit sau rezervată.

Parametrul de includere a depozitelor de nivelul 3

La crearea unei noi fișe de inventariere, în setările documentului este disponibil parametrul «Include cantitatea din depozitele de nivelul 3». În mod implicit, această opțiune este activă, iar starea ei este salvată individual pentru fiecare utilizator: dacă parametrul a fost dezactivat în fișa anterioară, în cea nouă va rămâne de asemenea dezactivat.

Acest parametru explică una dintre cele mai frecvente situații semnalate de utilizatori: de ce, la adăugarea unui produs în inventariere, este preluată o cantitate care nu corespunde stocului curent din depozitul principal. Dacă parametrul este activat, programul însumează cantitatea produsului din centrul principal de evidență și din toate depozitele de nivelul 3 subordonate acestuia.

Antreprenorii întreabă și de ce în fișa de inventariere apar produse din cutiile de depozitare temporară. Acest lucru se întâmplă deoarece toate produsele care circulă în depozite și nu sunt scoase din evidență trebuie inventariate pentru confirmarea existenței lor reale.

Cauzele apariției lipsurilor fictive

O lipsă fictivă este situația în care produsul există fizic sau se află în proces de transfer, dar după închiderea fișei de inventariere programul generează un document de scoatere din evidență. Principalele cauze ale acestei situații sunt legate de lucrul incorect cu depozitele de nivelul 3:

1. Transferuri nefinalizate («Marfă în tranzit») cu parametrul dezactivat. Dacă produsul a fost trimis prin transfer intern către depozitul «Marfă în tranzit», dar nu a fost încă recepționat de destinatar, acesta este evidențiat într-un depozit de nivelul 3. Dacă în timpul inventarierii parametrul «Include cantitatea din depozitele de nivelul 3» este dezactivat, programul va considera că soldul acestui produs în depozitul principal trebuie să fie zero. Deoarece produsul nu este scanat fizic (se află în tranzit), programul îl scoate din evidență, generând o lipsă fictivă.

2. Configurarea incorectă a fișei. Dacă fișa a fost creată cu parametrul de includere a depozitelor de nivelul 3 activat, dar produsul aflat în transfer nu a fost scanat fizic în timpul inventarierii, programul va înregistra o diferență și îl va scoate din evidență. Acest parametru nu poate fi modificat într-o fișă deja creată și completată. Dacă opțiunea a fost activată din greșeală, trebuie creată o nouă fișă de inventariere fără această setare.

3. Intervenție manuală și duplicarea produselor. În trecut au existat situații în care utilizatorii încercau să adauge același produs în fișă separat din depozitul principal și din depozitul de rezervă, ceea ce ducea la afișarea produsului doar în cantitatea unuia dintre depozite. Programul procesează automat aceste date atunci când parametrul de includere a depozitelor de nivelul 3 este activat, de aceea adăugarea manuală a aceleiași poziții din diferite niveluri ale depozitului este blocată de sistem pentru a evita erorile.

4. Dublarea documentelor de transfer intern. Lipsurile și diferențele pot apărea din cauza unor acțiuni eronate ale utilizatorilor, când sunt create transferuri interne dintr-un centru de evidență către același centru de evidență. Acest lucru afectează starea depozitului, deoarece documentul este simultan document de intrare și de ieșire pentru același punct.

5. Rezerve rămase neînchise. Produsul poate rămâne în depozitul de stocare temporară (nivelul 3) dacă o comandă a clientului a fost livrată printr-un alt mod de lucru (de exemplu, printr-o vânzare obișnuită), iar comanda inițială nu a fost închisă.

Verificarea documentelor înainte de inventariere

Pentru a evita lipsurile fictive, înainte de începerea inventarierii trebuie efectuată verificarea și pregătirea documentelor:

• Verificarea registrului transferurilor interne. Este necesar să deschideți registrul corespunzător și să verificați existența transferurilor interne amânate (inactive) și a documentelor cu statutul «Marfă în tranzit». Toate transferurile trebuie fie finalizate (recepționate de destinatar), fie anulate. Recepția parțială a unui document din depozitul «Marfă în tranzit» nu este posibilă, de aceea, dacă există diferențe, documentul trebuie recepționat integral, după care se întocmesc documentele de corectare.

• Analiza produselor rezervate. Trebuie verificată existența produselor în depozitele de rezervă și în depozitele de stocare temporară. Dacă există comenzi care au fost efectiv executate, dar nu au fost închise în program, acestea trebuie închise sau rezerva trebuie anulată.

• Eliminarea transferurilor eronate. Trebuie verificată mișcarea produselor pentru existența transferurilor ciclice (transferuri către același punct) sau a duplicatelor de transfer către depozitul de marfă în tranzit. Dacă sunt identificate astfel de documente, acestea trebuie șterse înainte de începerea numărării produselor.

Menținerea actualizată a tuturor documentelor de depozit și alegerea corectă a parametrului de includere a depozitelor de nivelul 3 la crearea fișei sunt condiții obligatorii pentru efectuarea unei inventarieri exacte, fără apariția diferențelor fictive.