Pregătirea pentru inventar: listă de verificare a informațiilor, documentelor, rezervelor și soldurilor

Inventarierea în Torgsoft reprezintă compararea cantității efective de marfă din magazin sau depozit cu stocurile înregistrate în program. După închiderea fișei de inventariere, Torgsoft înregistrează surplusurile constatate și scoate din gestiune lipsurile, de aceea erorile din documente înainte de începerea numărării influențează direct rezultatul. Antreprenorii îi întreabă cel mai des pe specialiști de ce marfa există fizic, dar nu apare în stoc, dacă trebuie finalizate recepțiile inactive și transferurile interne, cum trebuie numărate rezervele și marfa în tranzit, ce trebuie făcut cu stocurile negative, dacă se poate continua vânzarea în timpul inventarierii și când trebuie utilizată funcția «Recalculare cantitate».

Condiția principală pentru o inventariere corectă

La momentul începerii numărării, amplasarea fizică a mărfii trebuie să corespundă amplasării acesteia în program.

Aceasta înseamnă:

• marfa care a ajuns deja în magazin trebuie recepționată în acest depozit;

• marfa trimisă către alt magazin nu trebuie să rămână în stocul expeditorului;

• transferul intern primit trebuie acceptat de destinatar;

• marfa rezervată trebuie evidențiată în locul în care urmează să fie numărată;

• toate fișele vechi de inventariere trebuie verificate;

• stocurile negative și diferențele suspecte trebuie investigate înainte de crearea unei fișe noi.

Dacă mai întâi efectuați inventarierea, iar apoi activați o recepție uitată sau acceptați un transfer intern, aceeași cantitate poate ajunge de două ori în stoc.

1 Stabiliți depozitul, timpul și limitele inventarierii

Înainte de a lucra cu documentele, stabiliți:

• centrul de evidență sau depozitul în care se efectuează inventarierea;

• data și ora aproximativă de începere;

• dacă se inventariază întregul depozit, anumite tipuri de marfă sau poziții selectate;

• dacă magazinul va continua să funcționeze în timpul numărării;

• ce zone fizice sunt incluse în inventariere: sala de vânzare, spațiul auxiliar, vitrinele, cutiile, rezerva, marfa de lângă casă;

• cine răspunde de fiecare zonă.

Pentru un magazin mare este mai sigur să împărțiți marfa pe grupe sau zone. Fiecare angajat trebuie să numere o zonă stabilită, pentru ca produsele să nu fie omise sau numărate de două ori. Această abordare corespunde practicii generale a inventarierilor ciclice și parțiale: cu cât au loc mai puține mișcări de marfă între începutul și finalizarea numărării, cu atât riscul de eroare este mai mic.

2 Verificați fișele vechi de inventariere

Deschideți: Document → Fișă de inventariere. Verificați fișele nu numai pentru ziua curentă, ci și pentru perioadele precedente.

Pentru fiecare fișă neînchisă verificați:

• data creării;

• centrul de evidență;

• descrierea;

• mărfurile din fișă;

• dacă a fost introdusă cantitatea efectivă;

• starea numărării mărfurilor;

• metoda de blocare selectată.

O fișă veche neînchisă poate lăsa anumite poziții blocate. Aceasta depinde de setările ei și de starea mărfii:

• «Blocați marfa la adăugarea în fișă» — marfa este blocată imediat;

• «Blocați marfa după prima scanare» — blocarea începe după începerea numărării;

• «Nu blocați marfa» — vânzarea rămâne disponibilă;

• starea «Numărarea este finalizată» face din nou marfa disponibilă pentru vânzare.

Regulile de blocare sunt descrise în instrucțiunea Torgsoft privind crearea fișei de inventariere.

Ce trebuie făcut cu o fișă veche

Dacă numărarea a fost finalizată, dar fișa nu a fost închisă

Verificați cantitatea efectivă și diferențele, apoi închideți fișa. Nu o închideți fără verificare: la închidere, programul va crea o recepție pentru surplus și o scoatere din gestiune pentru lipsă.

Dacă fișa a fost creată din greșeală și nu conține rezultate sigure

Aceasta trebuie ștearsă sau anulată în funcție de drepturile utilizatorului. Nu închideți o fișă goală sau învechită doar pentru a elimina blocarea — mărfurile nenumărate pot fi considerate lipsă.

Dacă inventarierea a fost începută, dar nu a fost finalizată

Fie o finalizați înainte de începerea unei inventarieri noi, fie o anulați după verificarea datelor introduse. Nu creați o fișă paralelă pentru aceleași mărfuri până când nu ați stabilit ce trebuie făcut cu cea precedentă.

Dacă eroarea a fost găsită într-o fișă deja închisă

Închiderea poate fi anulată numai imediat, cât timp nu au existat mișcări ulterioare pentru aceste mărfuri. Dacă după inventariere au fost deja efectuate vânzări, recepții sau transferuri, creați o fișă nouă numai pentru pozițiile greșite. Ajutor Torgsoft

Nu închideți aceeași fișă simultan de la mai multe posturi de lucru.

3 Finalizați recepțiile pentru mărfurile primite efectiv

Deschideți: Depozit → Registrul facturilor de intrare.

Setați o perioadă suficient de largă și utilizați filtrul «Starea facturii»:

• «Activă» — factura influențează starea depozitului;

• «Inactivă» — marfa din factură nu este inclusă în stoc.

Facturile inactive sunt afișate de obicei cu gri.

Cum să procedați în funcție de situație

Dacă marfa existentă fizic rămâne într-o factură inactivă, programul nu o va vedea în stocul contabil. În timpul inventarierii aceasta va deveni surplus. După închiderea fișei, Torgsoft va crea o recepție din inventariere, iar activarea ulterioară a facturii inițiale va dubla stocul.

Verificați nu numai starea facturii, ci și data documentului. O recepție cu o dată viitoare sau anterioară incorectă poate denatura stocurile la momentul de control.

4 Verificați transferurile interne

Deschideți: Depozit → Registrul transferurilor interne.

Cu ajutorul filtrului «Stare» verificați:

• transferurile amânate;

• transferurile active;

• documentele deschise;

• documentele închise.

Un transfer intern amânat sau inactiv nu trebuie utilizat drept confirmare a unei deplasări fizice deja efectuate. Un transfer activ influențează stocurile.

Comparați documentul cu locul în care se află efectiv marfa

Nu treceți mecanic toate transferurile amânate găsite în starea «Activă». Mai întâi verificați dacă deplasarea fizică respectivă a avut loc efectiv.

5 Verificați «Marfă în tranzit»

Deschideți: Depozit → Marfă în tranzit.

Verificați toate facturile neacceptate. Dacă marfa a fost deja livrată:

1. Selectați factura.

2. Apăsați «Verificare factură».

3. Introduceți cantitatea primită efectiv.

4. Finalizați verificarea facturii.

5. Apăsați «Acceptare factură».

După acceptare, marfa va apărea în depozitul destinatarului. Procedura detaliată este prezentată în instrucțiunea «Transfer intern: regimul “Marfă în tranzit”».

Dacă încărcătura se află într-adevăr în tranzit, nu o acceptați doar pentru a finaliza pregătirea. O astfel de marfă nu trebuie numărată nici la expeditor, nici la destinatar: ea lipsește fizic din ambele depozite și este evidențiată separat.

Aceeași factură nu poate fi acceptată simultan de la două posturi de lucru.

6 Verificați rezervele și depozitele de nivelul al treilea

Depozitele de nivelul al treilea pot include depozite de păstrare temporară, depozite pentru marfă gajată, rezerve și alte depozite subordonate.

În Torgsoft există două modalități de rezervare:

1. Marfa rămâne în depozitul principal, dar vânzarea acesteia este limitată.

2. Marfa este transferată printr-un transfer intern într-un depozit de nivelul al treilea.

În al doilea caz, marfa nu mai face parte din stocul obișnuit al depozitului principal, deși fizic se poate afla în aceeași încăpere.

Înainte de inventariere verificați

• facturile și comenzile active cu rezervă;

• rezervele expirate;

• comenzile eliberate parțial;

• marfa care a fost returnată fizic în sala de vânzare, dar nu a fost scoasă din rezervă;

• stocurile din depozitele de nivelul al treilea;

• corespondența rezervei cu o anumită factură sau comandă.

Expirarea termenului de rezervare nu readuce întotdeauna automat marfa în vânzare. Dacă clientul a renunțat la comandă, marfa trebuie scoasă din rezervă prin acțiunea corespunzătoare din document. După aceasta, programul creează un transfer intern înapoi către depozitul principal.

Cum funcționează setarea depozitelor de nivelul al treilea

În fișa de inventariere există opțiunea «Luați în considerare cantitatea de marfă din depozitele de nivelul 3». Aceasta trebuie verificată înainte de începerea lucrului, fără a vă baza pe valoarea implicită. Opțiunea este disponibilă și la crearea fișei în aplicația mobilă.

Dacă opțiunea este activată, dar marfa rezervată nu a fost numărată, programul poate indica o lipsă. Dacă opțiunea este dezactivată, dar marfa din depozitul de nivelul al treilea a fost scanată împreună cu depozitul principal, va apărea un surplus.

De aceea, angajații trebuie să știe ce cutii, rafturi și încăperi sunt incluse în fișa curentă.

Dacă marfa figurează într-un depozit de nivelul al treilea, dar nu există un document prin care poate fi returnată sau scoaterea standard din rezervă se încheie cu o eroare, nu creați facturi manuale pentru a masca problema. Legăturile dintre documente trebuie verificate de un specialist al suportului tehnic. Mai multe despre rezervele blocate

7 Găsiți stocurile negative și stabiliți cauza lor

Deschideți: Depozit → Starea depozitului. În filtrul după starea mărfii selectați: «Doar cu cantitate negativă». Un stoc negativ înseamnă că, potrivit documentelor, din depozit a fost consumată o cantitate de marfă mai mare decât cea recepționată.

Cele mai frecvente cauze:

• marfa a fost vândută înainte de înregistrarea recepției;

• factura de intrare a fost dezactivată sau ștearsă după vânzare;

• în timpul vânzării a fost selectat un produs asemănător, dar diferit;

• a fost creată din greșeală o scoatere din gestiune, o returnare către furnizor sau un transfer intern;

• nu a fost finalizată recepția prin depozitul «Marfă în tranzit»;

• este permisă vânzarea mărfii pe stoc negativ.

Ordinea corectă de remediere

1. Selectați marfa în «Starea depozitului».

2. Deschideți «Mișcarea mărfii».

3. Găsiți documentul după care cantitatea a devenit negativă.

4. Verificați recepțiile, vânzările, scoaterile din gestiune, returnările și transferurile.

5. Corectați documentul inițial dacă acesta este cauza problemei.

6. Efectuați recalcularea cantității.

7. Doar după aceasta includeți poziția în inventariere.

Stocurile negative nu trebuie egalizate mecanic. De exemplu, dacă cantitatea înregistrată este –5, iar cantitatea efectivă este 0, închiderea inventarierii va crea o recepție pentru 5 unități. Dacă ulterior activați recepția inițială uitată, în depozit va apărea un surplus nejustificat.

Inventarierea este potrivită atunci când documentele au fost deja verificate, dar cantitatea efectivă diferă într-adevăr de cea calculată. În acest caz, închiderea fișei va alinia stocul. Cauzele stocurilor negative și modul de identificare a acestora sunt descrise detaliat în materialul «Stocuri negative în depozit».

8 Când trebuie efectuată «Recalcularea cantității»

Funcția se utilizează dacă datele din «Starea depozitului» este posibil să nu se fi actualizat după:

• editarea sau ștergerea documentelor vechi;

• vânzări sau scoateri din gestiune în masă;

• inventariere;

• închiderea accidentală a programului;

• o defecțiune a rețelei sau a calculatorului;

• modificarea retroactivă a documentelor.

Butonul este disponibil în modul static de calcul al depozitului: Depozit → Starea depozitului → Recalculare cantitate.

Puteți recalcula:

• produsul selectat;

• marfa din depozitul curent;

• marfa din toate punctele de vânzare.

Ajutor Torgsoft

Ordinea sigură de recalculare

1. Finalizați editarea recepțiilor, scoaterilor din gestiune și transferurilor.

2. Rugați ceilalți utilizatori să nu modifice temporar documentele de depozit.

3. Dacă problema este sistemică sau se recalculează toate depozitele, creați o copie de rezervă a bazei de date.

4. Autentificați-vă cu drepturi de proprietar sau administrator.

5. Mai întâi recalculați produsul problematic sau depozitul curent.

6. Pentru diferențele dintre magazine și «Marfă în tranzit», efectuați recalcularea în toate depozitele.

7. Așteptați finalizarea operațiunii.

8. Apăsați «Actualizare».

9. Verificați cantitatea și «Mișcarea mărfii».

Recalcularea cantității nu înlocuiește inventarierea. Aceasta reconstruiește stocul contabil pe baza documentelor existente, dar nu îi spune programului câtă marfă există fizic. Dacă în documente nu există o recepție, funcția nu o poate crea; dacă potrivit documentelor stocul este –5, după recalculare va rămâne –5.

Dacă după recalculare marfa nu a apărut, verificați filtrele active, centrul de evidență, starea fișei produsului, «Marfă în tranzit» și depozitele de nivelul al treilea. Algoritmul de verificare a mărfii dispărute

9 Selectați un regim sigur de blocare a mărfii

Magazinul este închis pe durata inventarierii

Utilizați: «Blocați marfa la adăugarea în fișă». Marfa va deveni indisponibilă pentru vânzare imediat după adăugare.

Magazinul continuă să funcționeze

Utilizați: «Blocați marfa după prima scanare».

Înainte de începerea numărării, marfa poate fi vândută. După prima scanare, programul fixează cantitatea contabilă și blochează poziția. După setarea stării «Numărarea este finalizată», marfa devine din nou disponibilă pentru vânzare. Torgsoft recomandă acest regim pentru o numărare exactă în timpul funcționării magazinului.

Marfa nu este blocată

Regimul «Nu blocați marfa» necesită un control strict al succesiunii operațiunilor:

• după introducerea cantității efective trebuie setată starea «Numărarea este finalizată»;

• dacă vânzarea a avut loc înainte de introducerea cantității efective, în fișă trebuie introdusă cantitatea existentă înainte de vânzare;

• angajații trebuie să controleze fiecare deplasare a mărfii în timpul numărării.

Din cauza riscului ridicat de erori cronologice, este mai sigur să utilizați unul dintre regimurile de blocare.

10 Configurați comportamentul pentru marfa care nu se află în fișă

La crearea fișei, în câmpul «Dacă marfa nu este găsită în fișă» puteți selecta:

• «Afișați eroarea» — programul nu va adăuga o poziție care nu aparține fișei;

• «Adăugați marfa în fișă» — produsul scanat va fi adăugat automat.

Prima variantă este potrivită pentru inventarierea strict definită a unei anumite grupe. A doua — pentru o inventariere completă, când în încăpere poate fi găsită marfă care lipsește din selecția inițială.

Înainte de adăugare verificați:

• dacă marfa aparține centrului de evidență curent;

• dacă nu se află în rezervă sau în tranzit;

• dacă nu a fost creată o fișă duplicată pentru aceasta;

• dacă codul de bare a fost citit corect;

• dacă nu este marfa unui alt furnizor, client sau depozit.

Checklist final înainte de crearea fișei

1. Au fost stabilite centrul de evidență, data, ora și limitele inventarierii.

2. Au fost verificate sala de vânzare, spațiile auxiliare, vitrinele, cutiile și alte locuri de depozitare.

3. Au fost găsite toate fișele vechi neînchise.

4. Pentru fișele vechi s-a luat o decizie: finalizare, anulare sau ștergere.

5. S-a verificat că mărfurile nu au rămas blocate de inventarierea precedentă.

6. Au fost verificate facturile de intrare inactive.

7. Toate livrările primite efectiv au fost recepționate corect.

8. Au fost verificate transferurile interne amânate, active și deschise.

9. Toate facturile pentru marfa primită efectiv din regimul «Marfă în tranzit» au fost acceptate.

10. Marfa aflată efectiv în tranzit a fost exclusă din numărarea depozitelor expeditorului și destinatarului.

11. Au fost verificate rezervele și comenzile expirate.

12. S-a stabilit dacă vor fi luate în considerare depozitele de nivelul al treilea.

13. Zonele fizice de numărare corespund setărilor depozitelor de nivelul al treilea.

14. Au fost găsite stocurile negative și a fost verificată mișcarea mărfurilor problematice.

15. Erorile din documentele primare au fost corectate înainte de inventariere.

16. Dacă a fost necesar, s-a efectuat «Recalcularea cantității».

17. După recalculare au fost verificate stocurile și mișcarea mărfii.

18. A fost selectată metoda corespunzătoare de blocare a mărfii.

19. S-a stabilit ce trebuie făcut cu marfa care nu se află în fișa inițială.

20. Angajaților le-au fost repartizate zonele și li s-a interzis să mute între ele marfa deja numărată.

21. În câmpul «Descrierea inventarierii» au fost indicate depozitul, grupele de marfă și limitele verificării.