Fiecare antreprenor se confruntă cu o sarcină de rutină și complexă — procesarea a mii de liste de prețuri de la furnizori. Efectuarea manuală a acestui proces înseamnă pierderea zilelor întregi pentru actualizarea nomenclaturii, riscul de a greși în timpul recalculării cursurilor valutare și crearea de duplicate în bază. Situația devine și mai complicată dacă lista de prețuri conține sute de articole noi care trebuie clasificate rapid, pentru care trebuie generate coduri de bare, calculate prețurile de vânzare ținând cont de fluctuațiile cursului și actualizate stocurile.
Instrumentul de import din Torgsoft permite automatizarea completă a acestui proces. Acesta se lansează prin meniul principal: Document ➔ Recepție marfă ➔ Adăugare (sau Recepție nouă) ➔ butonul «Import».
Iată o analiză detaliată despre cum să configurezi corect importul, bazată pe practică și experiența suportului tehnic.
1. Pregătirea fișierului
Pentru încărcarea mărfurilor se utilizează formatul de documente Microsoft Excel (.xls, .xlsx).
Formatul text al celulelor (critic): practica arată că, dacă unele câmpuri nu se importă sau se importă cu erori, cauza este amestecul de date (text + cifre într-o singură coloană). Se recomandă insistent convertirea tuturor celulelor în format text folosind un macro Excel: For Each cell In Selection: cell.Value = "'" & cell.Value: Next:. Aceasta va adăuga un apostrof în fața fiecărui număr.
Importul caracteristicilor dinamice (checkbox): dacă în fișa produsului sunt configurate caracteristici dinamice suplimentare de tip bifă (ex: "Top vânzări"), în coloana Excel pentru această caracteristică trebuie introduse cifre: 1 (dacă există caracteristica) sau 0 (dacă nu există), nu cuvintele "Da/Nu".
2. Configurarea zonei de date și crearea automată a produselor
Selectarea zonei de date (pentru liste «murdare»): listele furnizorilor conțin adesea logo-uri sus și totaluri jos. Pentru ca programul să nu dea eroare din cauza textului inutil, în loc de opțiunea «Încarcă toate datele de pe foaie» folosiți «Folosește intervalul de celule specificat» (ex: A15:Z2000).
Parametrii de căutare a produsului: indicați criteriile de identificare. Cel mai bine funcționează combinația: mai întâi «După codul de bare», al doilea criteriu — «După articol» sau «Nume».
Adăugarea produsului nou în catalog: toate produsele pe care programul nu le găsește după criteriile de căutare vor fi create automat ca fișe noi.
Generarea codurilor de bare interne: dacă furnizorul nu a oferit coduri de bare, programul va genera automat coduri de bare interne unice pentru noile poziții.
3. Lucrul cu valuta și stabilirea prețurilor
Dacă lista furnizorului este în dolari sau euro, Torgsoft permite automatizarea recalculării:
Valuta recepției și cursul: în antetul documentului «Recepție» alegeți valuta furnizorului. Cursul va fi preluat din nomenclator (sau îl puteți modifica manual).
Introducerea prețurilor de achiziție: în timpul configurării importului, indicați că prețurile din fișier sunt «În valuta recepției». Programul va recalcula automat prețul de achiziție în moneda națională.
Echivalentul prețului de vânzare: dacă este activată setarea «Calculează automat echivalentul prețului de vânzare în valuta de analiză», programul va fixa prețul de vânzare al noului produs în funcție de valuta străină. Pe viitor, acest lucru va permite reevaluarea în masă a mărfurilor prin simpla modificare a cursului.
4. Actualizarea stocurilor
Pentru ca marfa să crească efectiv stocurile din depozit:
În fila «Produs» (unde se corelează coloanele), indicați neapărat coloana pentru câmpul «Cantitate».
Dacă produsul există deja în bază, programul nu va crea un duplicat, ci pur și simplu va recepționa noul lot, mărind stocul curent.
Stocuri inițiale: pentru introducerea inițială a stocurilor magazinului (pentru a nu crea o datorie către furnizor), bifați obligatoriu căsuța «Stocuri inițiale» la crearea recepției de marfă.
Probleme tipice și soluții (Troubleshooting)
Pe baza solicitărilor reale ale utilizatorilor, analizăm cele mai frecvente erori la importul listelor de prețuri și cum să le evitați:
1.
Numele produsului apare sub formă de ***** (asteriscuri) sau conține doar «Tip produs».
Cauza: în setările Torgsoft există o regulă de formare automată a numelui produsului (ex: Tip + Producător + Articol). Dacă în timpul importului caracteristicile unice nu sunt transmise, programul le consideră identice. Pentru a evita duplicarea numelor, le completează cu *****.
Soluție: completați sau corelați coloanele cu caracteristici unice (cel mai adesea — Articol), astfel încât fiecare produs să aibă diferențe individuale la generarea numelui.
2.
Ștergerea numelor personalizate ale produselor după import.
Cauza: este activat comutatorul «Actualizează parametrii produsului». Furnizorii folosesc adesea abrevieri (ex: "Geacă bărb. iarnă neagră"). Dacă programul găsește produsul și îl actualizează, va șterge numele tău detaliat și îl va reforma conform fișierului de import.
Soluție: dacă scopul este doar actualizarea prețurilor și stocurilor, dezactivați «Actualizează parametrii produsului» sau nu corelați coloana «Nume produs».
3.
Informații inutile în numele produsului (ex: articolul se dublează)
Cauza: configurarea incorectă a «Regulii de formare a numelui» în parametrii generali ai programului.
Soluție: accesați Setări ➔ Parametri ➔ Produs și verificați algoritmul de formare a numelui. Dacă articolul se adaugă automat, nu este necesar să îl importați direct în câmpul «Nume produs».
4.
Eroare: «Sursa de date a fișierului nu a fost salvată».
Cauza: lipsa drepturilor de administrator Windows pentru crearea fișierelor de configurare în folderul de sistem sau locația non-standard a fișierului Excel.
Soluție: asigurați-vă că rulați programul ca Administrator și încercați să plasați fișierul de import pe discul C:\ sau D:\ într-un folder cu nume simplu (ex: D:\Import\pret.xls).
Reveniți la pasul anterior