Ako pripraviť predajňu na dovolenku majiteľa

Pred dovolenkou určte zodpovedné osoby a náhradníkov, odovzdajte nedokončené úlohy a zapíšte hranice samostatného rozhodovania. Pri každej úlohe určte termín a výsledok, podľa ktorého si zamestnanci overia jej splnenie.

Dohodnite sa, ktoré otázky tím rieši samostatne, kedy posiela súhrny a v akých prípadoch vás musí okamžite kontaktovať. Pred odchodom si tento postup vyskúšajte pri jednom odovzdaní zmeny a schválení nákupu. Majiteľ zostáva účastníkom rozhodnutí, ktoré si vyžadujú jeho súhlas.

Zapíšte úlohy, zodpovedných a kritériá splnenia

Pripravte pracovný plán na celé obdobie neprítomnosti. Všeobecný pokyn „dohliadať na predajňu“ nahraďte konkrétnymi činnosťami. Ku každej pozícii uveďte meno zamestnanca a jeho náhradníka.

Nižšie je hypotetický príklad rozdelenia práce. Roly a termíny ilustrujú postup odovzdávania; podrobnosti pre svoju predajňu si dohodnite pred odchodom.

Odovzdajte nedokončené úlohy s ďalším krokom

Pripravte spoločný denník odovzdávania práce. Uveďte stav úlohy, už prijaté rozhodnutie, známy problém, ďalší krok, zodpovednú osobu a termín. Pridajte dokumenty a vysvetlenia postupov dostupné tímu.

• Nedokončená objednávka zákazníka. Zapíšte, že tovar ešte nie je pripravený na odovzdanie. Určte zamestnanca nasledujúcej zmeny, ktorý skontroluje stav a oznámi dohodnutý ďalší krok.
• Rozdiel v zásobách. Uveďte, že príčina ešte nebola zistená. Požiadajte zodpovedného za tovar, aby skontroloval skutočné zásoby a doklady a v dohodnutom termíne odovzdal výsledok.
• Očakávaná dodávka. Odovzdajte schválený zoznam tovaru pracovníkovi príjmu. V deň dodania musí zásielku skontrolovať a oznámiť rozdiely.

Určte, kto preberá denník pri každej zmene. Nevyriešenú úlohu odovzdávajte ďalej spolu so stavom a ďalším krokom, kým nebude dokončená.

Skontrolujte zásoby pomocou Výkazu obratu v Torgsoft

Pred nákupom dohodnite dátum kontroly a zoznam položiek. Výkaz obratu v Torgsoft umožňuje analyzovať zásoby tovaru k určitému dátumu. Tieto údaje odovzdajte zodpovednému za tovar, aby ich porovnal so skutočným stavom vybraných položiek.

Požiadajte zamestnanca, aby vysvetlil zistené rozdiely a nevyriešené otázky odovzdal vedúcemu zmeny. Údaje z výkazu používajte spolu s výsledkom fyzickej kontroly; opravy zistených rozdielov zaznamenávajte podľa dohodnutého postupu predajne.

Určte, kto kontroluje potrebu doplnenia zásob

V Torgsoft doplnková funkcia „Automatický výpočet skladových zásob“ vypočíta minimálne množstvo tovaru podľa údajov o obdobiach dodávok a predaja. Pred použitím túto doplnkovú funkciu aktivujte. Výsledok použite pri príprave nákupu.

Určte zamestnanca, ktorý porovná výpočet so skutočnými zásobami a očakávanými dodávkami. Stanovte čas kontroly a postup schvaľovania množstva a rozpočtu. Objednávku u dodávateľa zverte konkrétnemu pracovníkovi; samotný výpočet minima nezaručuje dostupnosť tovaru.

Odovzdajte postup objednávania a príjmu tovaru

Pri vytváraní objednávky dodávateľovi v Torgsoft sa potrebné množstvo uvádza v poli „Моє замовлення“ (Moja objednávka). Požiadajte zodpovedného pracovníka, aby zadal schválené množstvá. Zmeny zoznamu, ceny alebo sumy nad stanovený limit musí osobitne schváliť oprávnená osoba.

V režime „Замовлення постачальникові“ (Objednávka dodávateľovi) možno vytvoriť príjem pre vybraný tovar. Ak objednávka obsahuje tovar evidovaný po šaržiach, pre túto objednávku nemožno vytvoriť príjemku. Pred odchodom také objednávky skontrolujte a dohodnite so zodpovednou osobou postup zaevidovania skutočného príjmu.

Pri čiastočnej dodávke zaevidujte iba prijatý tovar. Napríklad v tomto hypotetickom pláne je objednaných 12 kusov, ale prišlo 8. Zaevidujte prijatých 8; zvyšné 4 neoznačujte ako prijaté. Odovzdajte zodpovednému za zásobovanie nevyriešenú úlohu: zistiť termín dodania zvyšku a informovať pracovníka príjmu.

Dohodnite právomoci a prístupové práva

Zapíšte rozhodnutia, ktoré môžu zamestnanci robiť samostatne: nákupy v rámci schváleného zoznamu a rozpočtu, odovzdávanie úloh náhradníkovi a preberanie schválených dodávok. Osobitne uveďte otázky, ktoré si vyžadujú schválenie. Konkrétne sumy a termíny stanovte pre svoju predajňu.

Rola v Torgsoft určuje, ktoré položky ponuky a funkcie sú zamestnancovi dostupné. Pred odchodom požiadajte zodpovedných pracovníkov a náhradníkov, aby si potrebné oprávnenia overili vo vlastných účtoch. Prístup nastavte podľa pridelených úloh; rozpočet a postup schvaľovania zapíšte do pracovného plánu.

Oboznámte zamestnancov s pokynmi

Možnosť „Сповіщення персоналу“ (Upozornenia pre zamestnancov) posiela správy všetkým alebo vybraným zamestnancom, ktorí používajú Torgsoft, a zaznamenáva oboznámenie. Aby fungovala, počítače musia byť v rovnakej lokálnej sieti alebo používať terminálový server.

Pošlite príslušným zamestnancom postup odovzdávania úloh a schvaľovania nákupov. Overte, či sa s ním oboznámili, a plnenie posudzujte podľa výsledkov v pláne. Prečítaná správa nepotvrdzuje dokončenie úlohy.

Dohodnite podávanie správ a naliehavé kontaktovanie

Určte čas kontroly súhrnov, obdobie vykazovania a zamestnanca, ktorý vysvetľuje odchýlky v predaji a zásobách. Podľa úloh predajne zvoľte správu po dohodnutej etape alebo pravidelnú kontrolu.

Zapíšte situácie, keď vás treba okamžite kontaktovať: bežnú činnosť nemožno vykonávať, chýba zodpovedná osoba aj jej náhradník alebo je potrebné rozhodnutie mimo dohodnutých právomocí. Uveďte hlavného zodpovedného, náhradníka, očakávaný čas odpovede a dva spôsoby kontaktovania. Ak hlavný zodpovedný neodpovedá, podľa tohto postupu kontaktujte náhradníka.

Ak vypadne elektrina alebo spojenie, požiadajte tím, aby informoval určeného technického zodpovedného a zaznamenal, ktorú úlohu to ovplyvnilo.

Pred odchodom si nacvičte odovzdanie zmeny a schválenie nákupu. Skontrolujte kontakty, prístup k dokumentom a zrozumiteľnosť ďalších krokov. Po návrate si prejdite súhrny a otvorené úlohy a vykonajte konkrétne zmeny v pláne.