Akceptácia platobných kariet pre FOP: ako pripojiť platby kartou a viesť evidenciu

Ak chce prijímať platby kartou, fyzická osoba – podnikateľ (FOP) si zvolí spôsob prijímania platieb, uzavrie zmluvu s poskytovateľom akceptácie platieb – poskytovateľom služby prijímania platieb, určí podnikateľský účet na pripisovanie platieb a nastaví evidenciu. Akceptácia platieb umožňuje prijímať platby cez bankový terminál, smartfón predajcu alebo platobnú stránku na internete. Ak transakcie podliehajú fiškalizácii, teda registrácii prostredníctvom registrátora zúčtovacích operácií (RRO) alebo programového registrátora zúčtovacích operácií (PRRO), zabezpečte prevádzku pokladnice a vydanie fiškálneho dokladu kupujúcemu.

Najprv určte, kedy je vaša predajňa povinná zabezpečiť bezhotovostné platby: na Ukrajine to závisí od kategórie obchodníka a územia, na ktorom pôsobí. Pre prvú skupinu jednotnej dane a niektoré formáty obchodu táto povinnosť vzniká tri mesiace po skončení alebo zrušení vojnového stavu. Potom porovnajte celkové náklady na služby, nastavte vybraný spôsob platby a vykonajte skúšobnú platbu aj vrátenie. V každodennej evidencii porovnávajte celkovú sumu predaja, bankový poplatok a skutočne prijaté peniaze.

Čo robí akceptácia platieb a ako prebieha platba

Podľa článku 1 ukrajinského zákona „O platobných službách“ č. 1591-IX je akceptácia platieb platobnou službou prijímania platobných nástrojov, ktorej výsledkom je prevod peňazí príjemcovi a/alebo vyplatenie hotovosti. V predajni sa využíva predovšetkým na prijímanie platieb za tovar. Poskytovateľom akceptácie platieb môže byť poskytovateľ platobných služieb, ktorý má na túto službu licenciu.

Vydávajúca banka vydáva kartu kupujúceho a spracúva transakcie s ňou. Poskytovateľ akceptácie platieb zabezpečuje prijímanie platieb predajcom. Bežný nákup prebieha takto:

1. Pokladník vytvorí nákup a odošle sumu do terminálu alebo ju zadá ručne.
2. Kupujúci zaplatí kartou alebo telefónom.
3. Banky spracujú požiadavku a predajca dostane výsledok transakcie.
4. Pokladník overí, že platba prebehla úspešne, dokončí predaj a vydá požadovaný zúčtovací doklad.
5. Poskytovateľ akceptácie platieb prevedie peniaze predajcovi podľa podmienok zmluvy.

Potvrdenie platby a pripísanie peňazí na účet môžu nastať v rôznom čase. Časť 36 článku 38 zákona č. 1591-IX stanovuje, že vyrovnanie medzi poskytovateľmi akceptácie platieb a obchodníkmi za takéto transakcie na Ukrajine sa uskutočňuje výlučne v hrivnách, spôsobom stanoveným zmluvou. Pred podpisom zmluvy si prečítajte podmienky o lehote pripísania peňazí, zrážaní poplatku a spracovaní vrátení.

Ako rozlišovať akceptáciu platieb, prevod podľa IBAN a platobný odkaz

IBAN je medzinárodné číslo bankového účtu. Ak kupujúci sám prevedie peniaze zo svojho účtu na podnikateľský účet predajcu podľa bankových údajov bez kartovej akceptácie platieb, predajca tento prevod nespracúva cez RRO alebo PRRO: takáto platba nie je zúčtovacou operáciou podľa článku 2 zákona č. 265/95-VR. Účtovník musí spôsob prevodu potvrdiť podľa podmienok platobnej služby a bankového výpisu. Samotná prítomnosť IBAN-u v platobnom formulári nestačí na uplatnenie tohto postupu pri platbe kartou.

QR kód je dvojrozmerný kód, ktorý sníma kamera smartfónu. Môže obsahovať odkaz na platbu kartou alebo údaje na prevod. Pre evidenciu a fiškalizáciu je dôležitý skutočný spôsob zúčtovania. Požiadajte poskytovateľa služby, aby ho vysvetlil v zmluve a ukázal, ako sa transakcia zobrazí vo výpise.

Dohodnite sa s bankou na lehotách prijímania platieb a pripisovania peňazí, aby ste o nich mohli správne informovať kupujúcich. Zákon č. 1591-IX okrem iného definuje okamžitý kreditný prevod ako prevod peňazí, ktorý sa vykoná bezodkladne a nepretržite. Lehota závisí od konkrétnej platobnej služby a jej podmienok.

Kto musí zabezpečiť bezhotovostné platby

Časť 28 článku 38 zákona č. 1591-IX ukladá obchodníkom povinnosť zabezpečiť možnosť bezhotovostného zúčtovania, a to aj prostredníctvom elektronických platobných prostriedkov, platobných aplikácií a/alebo platobných zariadení. Lehoty určuje uznesenie Kabinetu ministrov Ukrajiny z 29.07.2022 č. 894. Vzťahuje sa aj na predaj tovaru a služieb na diaľku.

V tabuľke nájdite svoju kategóriu a lehotu, od ktorej treba zabezpečiť bezhotovostné platby.

Pre poslednú kategóriu uplatnite lehotu stanovenú podbodom 4 bodu 1 uznesenia č. 894. Neexistuje všeobecná požiadavka, aby všetci títo obchodníci pripojili terminály od 1. januára 2026.

Ako uplatniť územnú výnimku

Bod 2 uznesenia č. 894 stanovuje, že požiadavky jeho bodu 1 sa nevzťahujú na obchodníkov pôsobiacich „na územiach územných spoločenstiev, ktoré sa nachádzajú v oblasti vedenia vojenských (bojových) akcií alebo ktoré sú dočasne okupované, obkľúčené (blokované), ktorých zoznam bol schválený príkazom Ministerstva pre reintegráciu dočasne okupovaných území“. Výnimka platí aj počas troch mesiacov po ukončení vojenských (bojových) akcií na takýchto územiach a/alebo po ich deokupácii či oslobodení od obkľúčenia (blokády).

Ak plánujete uplatniť túto výnimku, poverte účtovníka porovnaním adresy predajne s príslušným územím v oficiálnom zozname a určením dátumov jeho statusu. Účtovník musí vypočítať obdobie platnosti výnimky pre predajňu. Uschovajte si dokladový základ a výpočet: všeobecné posúdenie situácie v oblasti na to nestačí.

Aké platobné podmienky zabezpečiť kupujúcemu

Ak predajňa prijíma elektronické platobné prostriedky platobných systémov, časť 28 článku 38 vyžaduje možnosť platiť prostriedkami najmenej troch platobných systémov. Jeden z nich musí byť viacemitentový – s viacerými inštitúciami vydávajúcimi platobné prostriedky – a vytvorený rezidentom Ukrajiny. Požiadajte poskytovateľa akceptácie platieb, aby potvrdil, ktoré systémy navrhované riešenie podporuje.

Podľa časti 29 tohto článku obchodník nesmie obmedzovať výber kupujúceho medzi elektronickými platobnými prostriedkami platobných systémov uvedených v časti 28, účtovať príplatok za platbu elektronickým platobným prostriedkom, aplikáciou alebo zariadením ani určovať rôzne ceny za ten istý tovar podľa toho, či sa platí v hotovosti alebo bezhotovostne. Pokladník musí prijímať podporované platobné prostriedky týchto systémov bez „poplatku za kartu“. Zákon umožňuje motivovať kupujúceho k používaniu určitého elektronického platobného prostriedku pri dodržaní týchto zákazov. Majiteľ pri plánovaní ceny a nákladov predajne zohľadní výdavky na akceptáciu platieb.

Ako si vybrať POS terminál, smartfón alebo internetovú akceptáciu platieb

POS terminál je zariadenie na prijímanie platieb kartou; POS je skratka anglického Point of Sale, teda miesto predaja. SoftPOS je softvérový platobný terminál, ktorý umožňuje prijímať bezkontaktné platby na kompatibilnom smartfóne predajcu prostredníctvom bankovej aplikácie. Používa technológiu NFC, skratku anglického Near Field Communication, teda bezdrôtový prenos údajov na krátku vzdialenosť. Funguje v samostatných termináloch aj smartfónoch.

Pred výberom opíšte banke, ako predajňa funguje: koľko pokladní pracuje naraz, či ponúkate doručenie, prijímate objednávky online a ako často kupujúci vracajú tovar. Porovnajte riešenia podľa týchto kritérií:

Kompatibilitu smartfónu overte pre konkrétny bankový produkt. Napríklad aplikácia „Термінал“ (Terminál) PrivatBanku vyžaduje iPhone XS alebo novší s iOS 16.4 alebo novším, prípadne smartfón s Androidom 8.0 alebo novším a modulom NFC. Pred pripojením inej služby zistite jej požiadavky na zariadenie.

Ako porovnať tarify a podmienky zmluvy

Porovnávajte ponuky pri rovnakej predpokladanej sume predaja kartou. Okrem percenta z transakcie zohľadnite aj ďalšie platby. Požiadajte banku o písomné podmienky a pri každej ponuke si zaznamenajte:

• Poplatok z platby: sadzbu, sumu, z ktorej sa vypočítava, a možné rozdiely pri jednotlivých transakciách.
• Pravidelné platby: poplatok za terminál, obsluhu, podnikateľský účet a doplnkové služby.
• Podmienky pripísania: lehoty, pravidlá pre dni pracovného pokoja, zrážanie poplatku pred vyplatením alebo jeho samostatné odpísanie z účtu.
• Postup pri vrátení: kto ho vybavuje, ako vykonať čiastočné vrátenie, či sa vracia pôvodný poplatok a či sa účtuje osobitný poplatok.
• Podmienky podpory: postup pri poruche, výmenu zariadenia a pomoc pri sporných transakciách.
• Podmienky ukončenia spolupráce: lehotu na oznámenie, vrátenie zariadenia a konečné finančné vyrovnanie.

Pri zostavovaní rozpočtu predajne sčítajte poplatok z predpokladaného objemu predaja, pravidelné bankové platby, potrebné softvérové funkcie a náklady na zariadenie a pripojenie. Aktuálne podmienky konkrétneho produktu si overte na stránke banky, napríklad v podmienkach akceptácie platieb PrivatBanku, a v zmluve, ktorú vám ponúknu na podpis.

Ako pripojiť akceptáciu platieb a prijať prvú platbu

1. Majiteľ určí predajcu a účet. Dohodnite sa s bankou, ktorý FOP alebo ktorá právnická osoba prijíma platbu a na ktorý podnikateľský účet budú peniaze pripísané. Ak pri pokladni pracuje viacero podnikateľov, nastavte správneho príjemcu pre každého.
2. Majiteľ uzavrie zmluvu s bankou. Poskytnite požadované registračné údaje a dohodnite podmienky. Uložte si kontakty na podporu a zistite, kde možno prezerať transakcie.
3. Majiteľ dohodne kompatibilitu s dodávateľom pokladničného programu. Uveďte banku, presný model terminálu, verziu programu a spôsob pripojenia. Zistite, aký protokol – pravidlá výmeny údajov medzi terminálom a pokladnicou – sa používa.
4. Banka nastaví vybraný spôsob prijímania platieb. Pri samostatnom termináli banka nastaví zariadenie a účet obchodníka – platobný profil predajcu. Pri platbe smartfónom majiteľ nainštaluje bankovú aplikáciu a vykoná postup aktivácie stanovený bankou. Pri internetovej akceptácii platieb majiteľ dohodne s bankou platobnú stránku alebo pripojenie platieb na webe.
5. Odborník nastaví prepojenie platby s evidenciou. Pri samostatnom termináli nainštaluje potrebné ovládače – programy na prácu so zariadením. Pri smartfóne nastaví prepojenie evidenčnej a bankovej aplikácie, ak sa zvolí ich integrácia. Pri internetovej platbe overí spolu so správcom webu, ako predajňa dostáva výsledok platby a nachádza príslušnú objednávku. Účtovník pri každom spôsobe skontroluje správneho predajcu a účet v evidencii.
6. Účtovník nastaví fiškalizáciu, ak je povinná. Pred prvým predajom skontroluje registráciu pokladnice a pokladníkov, zoznam tovaru, daňové nastavenia a spôsob vydávania dokladov.
7. Pokladník vykoná skúšobnú platbu a vrátenie. Urobte ich v režime dohodnutom s bankou. Skutočný nákup zaevidujte s príslušnými zúčtovacími dokladmi.

Po nastavení skontrolujte výsledok: suma na termináli sa zhoduje s nákupom, banka potvrdila transakciu, program zaznamenal jednu platbu správnemu predajcovi a kupujúci dostal požadovaný doklad. Po uplynutí zmluvnej lehoty na pripísanie musí účtovník nájsť príslušnú platbu a vysvetliť rozdiel medzi sumou predaja a prijatými peniazmi.

Heslá do bankového účtu, jednorazové potvrdzovacie kódy, súkromné kľúče a tajné integračné kľúče – prístupové údaje a údaje na výmenu medzi programami – neposielajte vo verejných konverzáciách ani ich nezahŕňajte do snímok obrazovky určených podpore. Majiteľ zadáva tajné údaje do príslušných nastavení a udeľuje zamestnancom prístup podľa ich úloh. Pri žiadosti o pomoc s transakciou pripravte jej čas, sumu, identifikátor – jedinečné číslo transakcie – a opis chyby bez osobných a tajných údajov.

Kedy je potrebný fiškálny doklad

Potvrdenie z bankového terminálu dokladá platobnú transakciu. Fiškálny doklad zaznamenáva predaj tovaru alebo služieb cez RRO alebo PRRO. Ak je predajca povinný vydať fiškálny doklad, vytlačené potvrdenie z banky túto povinnosť nespĺňa.

Podľa bodov 1 a 2 článku 3 ukrajinského zákona č. 265/95-VR o používaní RRO subjekt vykonávajúci príslušné zúčtovacie operácie uskutočňuje tieto operácie na celú sumu nákupu a poskytuje zúčtovací doklad predpísanej formy. Vzťahuje sa to aj na tovar alebo služby objednané či zaplatené cez internet. Ak platba kartou podlieha fiškalizácii, pokladník alebo nastavený pokladničný systém vytvorí fiškálny doklad pri zúčtovacej operácii. Čakanie na pripísanie tržby poskytovateľom akceptácie platieb na účet predajcu nie je dôvodom na odloženie vytvorenia dokladu.

Podľa bodu 2 článku 3 musí predajca odovzdať kupujúcemu zúčtovací doklad na celú sumu uskutočnenej transakcie pri prevzatí tovaru alebo služby. Doklad môže byť v papierovej a/alebo elektronickej podobe. Pri doručení majiteľ vopred určí, kto odovzdá papierový doklad alebo ako kupujúci dostane elektronický doklad, napríklad na poskytnuté telefónne číslo alebo e-mailovú adresu. Ak predávate palivá veľkoobchodne alebo maloobchodne, zohľadnite zákaz používania PRRO podľa bodu 1 článku 3 tohto zákona: majiteľ musí zabezpečiť RRO povolený pre takéto operácie.

Pred spustením nového spôsobu platby musí účtovník určiť, či ide o zúčtovaciu operáciu podľa článku 2 tohto zákona a či sa uplatňuje konkrétna výnimka:

• Podľa bodu 296.10 Daňového kódexu Ukrajiny platitelia jednotnej dane prvej skupiny nepoužívajú RRO ani PRRO. Podbod 1 bodu 291.4 zaraďuje do tejto skupiny FOP bez zamestnancov, ktorí vykonávajú výlučne maloobchodný predaj tovaru z obchodných miest na trhoch a/alebo poskytujú obyvateľstvu služby osobnej potreby. Ich príjem za kalendárny rok nesmie prekročiť 167 minimálnych miezd stanovených zákonom k 1. januáru zdaňovacieho roka. Pred uplatnením oslobodenia musí majiteľ overiť svoj daňový status a súlad skutočnej činnosti s podmienkami prvej skupiny. Pri ostatných skupinách samotný status platiteľa jednotnej dane nepreukazuje nárok na oslobodenie.
• Bod 14 článku 9 sa týka zúčtovania za služby, ak sa uskutočňuje výlučne prostredníctvom systémov vzdialenej obsluhy banky a/alebo služieb prevodu peňazí. Túto podmienku nemožno automaticky rozšíriť na predaj tovaru.
• Pri kioskoch, stánkoch a predaji z prenosných podnosov účtovník overí výnimku podľa bodu 10 článku 9: noviny, časopisy a iné publikácie, pohľadnice, obálky a poštové známky musia spolu predstavovať viac než 50 % celkového obratu tovaru. Zároveň sa nesmie predávať tovar podliehajúci spotrebnej dani, technicky zložité výrobky pre domácnosť podliehajúce záručnej oprave, lieky ani zdravotnícke pomôcky. Pred uplatnením oslobodenia účtovník vypočíta podiel práve tohto zoznamu výrobkov.
• Pri predaji vody, mlieka, kvasu, oleja a živých rýb z autocisterien, cisterien, sudov a kaniev účtovník overí výnimku podľa bodu 11 článku 9. Tento bod zahŕňa aj predaj jedál a nealkoholických nápojov v jedálňach a bufetoch všeobecnovzdelávacích a odborných škôl počas vzdelávacieho procesu.
• Ak sa tovar preberá v sklade, na mieste uskladnenia alebo na inom mieste bez hotovostného zúčtovania, účtovník samostatne overí podmienky bodu 12 článku 9 a skutočný spôsob platby podľa článku 2. Samotné označenie prevádzky ako „sklad“ neurčuje postup používania RRO alebo PRRO.

• Článok 10 stanovuje používanie zúčtovacích kníh a kníh evidencie zúčtovacích operácií pri určitých formách a podmienkach činnosti. Povolené prípady a limity určuje uznesenie Kabinetu ministrov Ukrajiny z 23.08.2000 č. 1336. Nevzťahuje sa na maloobchodných predajcov tovaru podliehajúceho spotrebnej dani. Napríklad bod 1 zoznamu povoľuje tento postup FOP, ktorí sú platiteľmi jednotnej dane, pri maloobchodnom predaji v dedinách a osadách (ukrajinská kategória „селище“), ak sa v predajni nepredáva tovar podliehajúci spotrebnej dani, samotný FOP nevykonáva ani predaj na diaľku a miestna rada nestanovila povinné používanie RRO alebo PRRO.

  Ročný limit pre tento bod na jedno predajné miesto je 167 minimálnych miezd stanovených k 1. januáru príslušného roka. Pri iných prípadoch účtovník samostatne overí bod zoznamu a príslušný limit podľa bodu 2 uznesenia. Pred uplatnením tohto postupu majiteľ zabezpečí riadnu registráciu kníh a určí osoby zodpovedné za ich vedenie. Podľa bodu 6 článku 3 zákona č. 265/95-VR sa použité knihy evidencie zúčtovacích operácií a zúčtovacie knihy musia uchovávať tri roky po ich uzavretí.

  Účtovník určí aj postup podávania výkazov: ak bod 7 článku 3 nestanovuje prenos príslušných informácií elektronickými kanálmi, výkaz sa podáva kontrolnému orgánu najneskôr do 15. dňa mesiaca nasledujúceho po vykazovanom období. Majiteľ určí osobu zodpovednú za uchovávanie kníh a účtovník kontroluje podávanie výkazov a uchováva potvrdenie o ich prijatí. Zúčtovacia kniha obsahuje potvrdenia na zaznamenávanie zúčtovaní a kniha evidencie zúčtovacích operácií obsahuje záznamy o nich.

Odklad povinnosti zabezpečiť bezhotovostné platby podľa uznesenia č. 894 sám osebe neoslobodzuje od fiškalizácie. Povinnosť používať RRO po nainštalovaní terminálu treba určiť podľa pravidiel platných pre predajcu a jeho transakcie.

Poverte účtovníka zostavením zoznamu spôsobov platby v predajni pre pokladníkov: terminál, smartfón, internetová akceptácia platieb, priamy prevod. Pri každom má uviesť postup zaznamenania predaja a doklad, ktorý kupujúci dostane. Pokladník bude tento zoznam používať pri zúčtovaní.

Ako evidovať príjem FOP a bankový poplatok

Pri bežnom predaji vlastného tovaru FOP, ktorý platí jednotnú daň, eviduje celú sumu zaplatenú kupujúcim v súlade s pravidlami článku 292 Daňového kódexu Ukrajiny. Poplatok zrazený poskytovateľom akceptácie platieb neznižuje príjem z tohto predaja. Poplatok evidujte samostatne, aby bolo jasné, prečo sa platba kupujúceho líši od sumy pripísanej na účet.

Modelový príklad pre FOP, ktorý platí jednotnú daň a nie je platiteľom dane z pridanej hodnoty (DPH). Kupujúci zaplatil 1 000 UAH. Predpokladajme, že zmluva stanovuje poplatok 1,5 %, ktorý banka zrazí pred pripísaním platby. Poplatok je 1 000 × 1,5 % = 15 UAH; na podnikateľský účet sa pripíše 1 000 − 15 = 985 UAH. Príjem z tohto predaja je 1 000 UAH. Sadzba 1,5 % slúži len na výpočet príkladu; skutočné podmienky určuje zmluva s vaším poskytovateľom akceptácie platieb.

Bod 292.6 určuje dátum prijatia peňažného príjmu ako deň pripísania peňazí platiteľovi. Ak poskytovateľ akceptácie platieb pripisuje tržbu na bežný účet FOP, účtovník použije dátum príslušného pripísania a pripísanú sumu porovná s celkovou sumou platieb v správe poskytovateľa akceptácie platieb. Uchovávajte oba dátumy – platbu kupujúceho aj pripísanie bankou, najmä pri predajoch na konci vykazovaného obdobia.

Účtovník platiteľa DPH musí zohľadniť najmä vylúčenie súm tejto dane z príjmu podľa podbodu 1 bodu 292.11. Daňové nastavenia predaja nastaví podľa statusu predajcu a transakcie. Samotný spôsob prijatia peňazí neurčuje sadzbu DPH na tovar.

Vrátenie peňazí zdokumentujte. Podbod 5 bodu 292.11 stanovuje, že príslušné sumy sa nezahŕňajú do príjmu, ak vrátenie súvisí s vrátením tovaru, ukončením zmluvy alebo písomnou žiadosťou o vrátenie peňazí. Odovzdajte účtovníkovi doklady o vrátení tovaru, potvrdenie o prevode peňazí kupujúcemu a samostatné údaje o bankovom poplatku.

Ako denne porovnávať predaj a pripísané platby

Určte zamestnanca, ktorý na konci zmeny porovná predaje z pokladnice s úspešnými transakciami akceptácie platieb. Účtovník samostatne porovnáva bankové pripísania podľa lehôt v zmluve. Ak banka vyplatí peniaze neskôr, účtovník ponechá príslušnú sumu v zozname očakávaných platieb a uvedie dôvod a očakávanú lehotu.

1. Zamestnanec zodpovedný za zmenu porovná predaje s platbami. Pri každom nákupe nájde úspešnú transakciu podľa sumy, času a identifikátora. Zrušené a vrátené platby označí samostatne.
2. Účtovník porovná platby s bankovými výplatami. Určí, ktoré transakcie banka zahrnula do konkrétneho pripísania. Jedna výplata môže zahŕňať viacero nákupov.
3. Účtovník skontroluje poplatok podľa zmluvy. Overí zrazenú alebo samostatne odpísanú sumu. Každý rozdiel medzi platbami a pripísanou sumou musí mať vysvetlenie.
4. Zamestnanec zodpovedný za zmenu skontroluje fiškálne doklady. Pri predajoch podliehajúcich fiškalizácii nájde doklady na príslušné sumy. Platba a doklad sa musia vzťahovať na ten istý nákup. Ak sa počas dňa vykonali zúčtovacie operácie, pokladník každý deň vytvorí cez RRO alebo PRRO fiškálny výkazový doklad – dokument so súhrnom zúčtovaní za deň. Vyžaduje to bod 9 článku 3 zákona č. 265/95-VR; výnimka sa vzťahuje na automaty na predaj tovaru alebo služieb. Zodpovedný zamestnanec overí, že výkazový doklad bol vytvorený.
5. Každá zodpovedná osoba zaznamená zistené rozdiely. Zoznam musí obsahovať transakciu, sumu, dôvod, zodpovedného zamestnanca a ďalší krok: počkať na pripísanie v zmluvnej lehote, opraviť evidenciu alebo kontaktovať banku.

Pri každej platbe uchovávajte prepojenie medzi objednávkou alebo predajom, platbou, fiškálnym dokladom, ak je potrebný, a bankovým pripísaním. Pri opätovnom nahratí výpisu skontrolujte, či už platba bola zaznamenaná, aby ste nevytvorili druhý záznam o platbe za ten istý nákup.

Podľa bodu 7 článku 3 zákona č. 265/95-VR predajca zabezpečuje aj elektronický prenos údajov z RRO alebo PRRO kontrolnému orgánu. Pri bežnom pokladničnom RRO ide o elektronické kópie zúčtovacích dokladov a fiškálnych výkazových dokladov; pri PRRO aj o elektronické fiškálne výkazy a ďalšie informácie potrebné na evidenciu jeho prevádzky. Zodpovedná osoba za pokladnicu kontroluje stav prenosu dokladov: samotné vytvorenie dokladu alebo denného výkazu nepotvrdzuje, že údaje prijal fiškálny server. Ak sa prenos nedokončil, zamestnanec zisťuje príčinu a dohliada na jeho dokončenie; pri offline režime PRRO dodržiava nižšie uvedené lehoty.

Bod 10 článku 3 vyžaduje vytvárať a uchovávať kontrolnú pásku – postupné kópie zúčtovacích dokladov. Pri hardvérovom RRO, okrem automatov na predaj tovaru alebo služieb, je lehota uchovávania tri roky. Majiteľ určí zamestnanca zodpovedného za kontrolu jej uchovania a dostupnosti. Pri PRRO sa doklady vytvorené offline uchovávajú v programe až do potvrdenia ich doručenia na fiškálny server.

Čo robiť, ak stav platby nie je známy alebo peniaze neprišli

Ak terminál zobrazí chybu alebo pokladnica nedostane odpoveď, pokladník najprv zistí stav pôvodnej transakcie. Opakovaný pokus pred zistením výsledku môže spôsobiť dvojité strhnutie platby. Pripravte pre zamestnancov tento postup:

• Banka transakciu zamietla. Pokladník ponechá predaj ako nezaplatený. Po overení stavu ponúkne kupujúcemu nový pokus alebo iný dostupný spôsob platby.
• Kupujúci ukazuje strhnutú sumu, no predajca nevidí výsledok. Pokladník overí transakciu cez terminál, portál poskytovateľa akceptácie platieb alebo podporu banky. Samotná snímka obrazovky kupujúceho nestačí na dokončenie kontroly.
• Terminál potvrdil platbu, ale program ju nezaznamenal. Správca nájde potvrdenú transakciu a obnoví jej zobrazenie v evidencii bez opätovného strhnutia peňazí kupujúcemu.
• Platba prebehla úspešne, ale uplynula zmluvná lehota na pripísanie. Účtovník kontaktuje poskytovateľa akceptácie platieb s dátumom, sumou a identifikátorom transakcie a uvedie údaje o očakávanej výplate.
• Platba bola prijatá, ale kupujúci nedostal fiškálny doklad. Zodpovedná osoba za pokladnicu overí, či bol doklad vytvorený a aký je stav jeho registrácie. Ak bol už zaregistrovaný, pokladník ho odovzdá kupujúcemu. Ak doklad chýba, zodpovedná osoba prizve účtovníka a technickú podporu, aby určili spôsob zaevidovania už zaplatenej transakcie. Pri poruche PRRO sa zúčtovacie operácie zastavia podľa postupu opísaného nižšie. Platbu netreba strhnúť znova ani vytvoriť druhý doklad bez overenia stavu prvého.

Ako postupovať pri poruche PRRO alebo strate pripojenia

Ak PRRO prestane fungovať, zodpovedná osoba za pokladnicu zastaví zúčtovacie operácie až do odstránenia poruchy v súlade s článkom 5 zákona č. 265/95-VR. Podľa bodu 16 článku 3 tohto zákona zodpovedný zamestnanec v deň zistenia poruchy elektronickými komunikačnými prostriedkami informuje kontrolný orgán, výrobcu PRRO a/alebo servisné stredisko, ak existuje, v predpísanej forme.

Na prácu bez spojenia s fiškálnym serverom je určený offline režim – zaznamenávanie zúčtovaní bez tohto spojenia s vopred pridelenými fiškálnymi číslami. Bežné limity sú 36 hodín nepretržite a 168 hodín mesačne. Bod 13 oddielu II zákona povoľuje prekročiť tieto lehoty počas vojnového alebo výnimočného stavu alebo okolností vyššej moci.

1. Pred výpadkom zodpovedná osoba za pokladnicu overí pripravenosť PRRO. Skontroluje podporu a nastavenie offline režimu a dostupnosť rozsahu fiškálnych čísel pridelených kontrolným orgánom. Bez tohto rozsahu je vykonávanie zúčtovacích operácií cez PRRO offline zakázané.
2. Počas offline prevádzky pokladník vystavuje doklady s označením tohto režimu. Kontroluje trvanie práce s ohľadom na zákonné a programové obmedzenia.
3. Po obnovení pripojenia zodpovedný zamestnanec do jednej hodiny odošle doklady na fiškálny server. Treba tiež oznámiť čas a dátum začiatku a ukončenia offline zúčtovaní.
4. Doklady sa odošlú pred odoslaním elektronického fiškálneho výkazu a fiškálneho výkazového dokladu za deň ich vytvorenia. Dodržte toto poradie.
5. Zodpovedný zamestnanec skontroluje potvrdenie doručenia dokladov. Kým ho nedostane, doklady sa musia uchovávať v PRRO.

Samostatne si overte v banke, či možno prijímať platby kartou počas výpadku: offline prevádzka PRRO to sama osebe nezabezpečuje.

Ako postupovať pri poruche hardvérového RRO

Pri hardvérovom RRO stanovuje článok 5 zákona č. 265/95-VR iný postup. Počas poruchy a opravy RRO pokladník vykonáva zúčtovania pomocou registrovanej knihy evidencie zúčtovacích operácií a zúčtovacej knihy alebo riadne registrovaného záložného RRO. Tento postup sa používa aj pri dočasnom výpadku elektriny v trvaní najviac siedmich pracovných dní. Majiteľ vopred určí dostupný postup pre predajňu. Ak pri registrácii RRO oznámil rozhodnutie zastaviť zúčtovania pri poruche alebo výpadku elektriny a tieto knihy neregistrovať, pokladník zastaví zúčtovacie operácie až do riadneho pripojenia záložného RRO alebo obnovenia dodávky elektriny.

Pri poruche hardvérového RRO alebo poškodení kontrolných prostriedkov zodpovedný zamestnanec informuje servisné stredisko počas pracovného dňa, keď problém zistil, a kontrolný orgán podľa miesta daňovej registrácie predajcu do dvoch pracovných dní po tomto dni. Podľa bodu 16 článku 3 sa oznámenia podávajú písomne alebo elektronickými komunikačnými prostriedkami vo voľnej forme. Zodpovedný zamestnanec uchováva potvrdenia o oznámeniach a pred obnovením zúčtovaní overí pripravenosť hlavného alebo záložného RRO.

Podľa bodu 2 článku 14 tohto zákona musí servisné stredisko obnoviť prevádzku RRO do siedmich pracovných dní. Ak sa záručná oprava nezabezpečí, bod 4 tohto článku ukladá stredisku najneskôr do siedmeho pracovného dňa odo dňa prevzatia RRO do opravy uviesť do prevádzky záložný RRO riadne registrovaný na predajcu. Majiteľ zaznamená dátum odovzdania zariadenia do opravy a sleduje dodržanie týchto lehôt.

Ako vybaviť vrátenie platby kartou

Pokladník nájde pôvodný predaj a súvisiacu platbu, zaeviduje vrátenie tovaru a vykoná bankové vrátenie podľa postupu poskytovateľa akceptácie platieb. Ak transakcia podlieha fiškalizácii, vydá aj zúčtovací doklad. Uchovajte prepojenie medzi vrátením tovaru a bankovou transakciou, aby predajňa mohla potvrdiť oba úkony.

1. Pokladník skontroluje tovar, množstvo, pôvodnú platbu a už uskutočnené vrátenia.
2. Pokladník určí sumu úplného alebo čiastočného vrátenia, ktorá nesmie prevýšiť zostávajúcu sumu pôvodnej platby.
3. Pokladník vykoná vrátenie cez terminál alebo portál poskytovateľa akceptácie platieb a získa výsledok.
4. Pokladník vystaví potrebné účtovné a fiškálne doklady a odovzdá kupujúcemu potvrdenie.
5. Pri nasledujúcej kontrole účtovník overí zobrazenie vrátenia v banke a podľa zmluvy zistí, či sa pôvodný poplatok vracia.

Informujte kupujúceho o lehote vrátenia peňazí stanovenej pre príslušný platobný postup. Ak sa ozve znova, najprv zistite stav už spracovaného vrátenia, aby sa peniaze neposlali dvakrát. V žiadosti o podporu uveďte identifikátory pôvodnej platby a transakcie vrátenia.

Ako nastaviť akceptáciu platieb a evidenciu platieb v Torgsoft

Na automatické odoslanie sumy nákupu do terminálu a zaznamenanie odpovede banky majiteľ aktivuje platenú možnosť „Інтеграція з банківським терміналом“ („Integrácia s bankovým terminálom“). Funguje s licenciami „Старт“ (Štart), „Ультра“ (Ultra) a „Термінал“ (Terminál) od verzie 9.3.6; platí sa ročne za každý počítač alebo zariadenie. Aktuálne obchodné podmienky si majiteľ overí na stránke doplnkových možností. Pred pripojením vykonajte tieto kroky:

1. Majiteľ dohodne s bankou a odborníkom model terminálu a protokol výmeny údajov medzi terminálom a pokladnicou.
2. Na prijímanie platieb smartfónom majiteľ zabezpečí mobilnú aplikáciu Torgsoft, túto integráciu a samostatnú platenú možnosť „Мобільний додаток Торгсофт“ („Mobilná aplikácia Torgsoft“) pre každé mobilné zariadenie. Aktuálna mobilná aplikácia 3.0 vyžaduje Torgsoft 2026.0.5 alebo novší, Android 7.0 alebo novší, prípadne iOS 13 alebo novší. Banková aplikácia môže mať vyššie požiadavky na systém a zariadenie, preto odborník overí kompatibilitu oboch aplikácií.
3. Majiteľ dohodne s bankou a odborníkom kompatibilitu smartfónu s NFC a bankovou aplikáciou. Tento spôsob podporujú „Термінал“ (Terminál) PrivatBanku a tapXPhone monobank na Androide a iOS, OschadPAY Oščadbanku na Androide; v desktopovej aplikácii Windows nie je dostupný.
4. Odborník overí požadovaný spôsob pripojenia podľa verzie programu. Vo verzii 2026.0.5 sú dostupné „QR-каса (Монобанк)“ (QR pokladnica monobank) s protokolom QR Pay Mono, Saturn1000 banky Raiffeisen cez PosApi a nastavenie času čakania na odpoveď pre JSON WebSocket. Protokoly určujú spôsob výmeny údajov medzi pokladnicou a platobným zariadením.

Na vystavovanie fiškálnych dokladov cez vstavaný PRRO Torgsoft majiteľ aktivuje samostatnú platenú možnosť „Програмний РРО“ („Programový RRO“), ktorá sa platí ročne za každé zariadenie, na ktorom prebieha fiškalizácia. Je kompatibilná s licenciami „Старт“ (Štart), „Ультра“ (Ultra) a „Термінал“ (Terminál) a dostupná od verzie 2020.0.15. Podmienky nákupu nájdete na stránke možností. Pred prvým predajom pripravte PRRO:

1. Účtovník zabezpečí registráciu hospodárskej jednotky – predajne alebo iného objektu, ku ktorému je PRRO priradený –, samotného PRRO a pokladníkov.
2. Odborník nastaví kvalifikovaný elektronický podpis – elektronický podpis používaný na podpisovanie fiškálnych dokladov – a pridá daňové údaje. Pred začiatkom práce overí, či program načíta podpisový kľúč.
3. Pri kľúčoch vydaných po 01.09.2026 odborník zabezpečí Torgsoft 2026.0.5 alebo novšiu verziu a aktuálne kryptografické knižnice – komponenty na prácu s elektronickým podpisom. Postup aktualizácie je uvedený v požiadavkách na podporu štandardu „Купина“.
4. Pri smartfóne odborník nastaví PRRO osobitne: jeden PRRO sa nepoužíva súčasne v desktopovej aj mobilnej aplikácii.
5. Zodpovedná osoba za pokladnicu kontroluje programové limity offline prevádzky. V Torgsoft je jedna offline relácia – nepretržitá práca bez spojenia s fiškálnym serverom – obmedzená na 36 hodín, spolu najviac 168 hodín mesačne. Po vyčerpaní limitu program vyžaduje obnovenie spojenia.

Na sťahovanie výpisov Privat24, monobank a UKRSYBBANKU majiteľ aktivuje samostatnú platenú možnosť „Банківські виписки“ („Bankové výpisy“) s ročným poplatkom. Možnosť je dostupná od verzie Torgsoft 9.2.6; pred pripojením odborník overí podporu potrebnej banky a typu účtu v nainštalovanej verzii. Pre niektoré verzie sa kupuje pre každé pracovisko, pre lokálnu sieť jedna pre celú sieť a pre terminálovú licenciu jedna pre server; podmienky svojej konfigurácie si overte na stránke možností. „Центр обліку“ (účtovné stredisko) v Torgsoft je predajňa alebo sklad: „Старт“ (Štart) podporuje jednu takúto predajňu alebo sklad, „Ультра“ (Ultra) a „Термінал“ (Terminál) ich podporujú viac v jednej databáze. Pri každom odborník skontroluje predajcu, účet a pokladnicu. Pripojenie a prvú kontrolu vykonajte postupne:

1. Majiteľ zriadi akceptáciu platieb, zabezpečí potrebné platené možnosti a získa integračné kľúče pre mobilný spôsob.
2. Odborník pripojí terminál k Torgsoft. Pri mobilnej platbe nastaví aj pripojenie aplikácie k databáze predajne cez aplikačný server – komponent Torgsoft, ktorý zabezpečuje tento prístup. Pri práci mimo predajne musí byť server zapnutý, pripojený k internetu a dostupný na statickej IP adrese – trvalej sieťovej adrese. Odborník nastaví prístup k sieťovému portu servera, povolí zamestnancovi mobilný prístup a potrebné režimy, pripojí aplikáciu k pracovnej databáze a nastaví prepojenie s bankovou aplikáciou. Pred skúšobnou platbou pokladník overí, že vidí tovar a môže zaevidovať predaj v databáze predajne. Postup pripojenia je uvedený v návode k mobilnej aplikácii.
3. Ak sa údaje o platbe majú preniesť do fiškálneho dokladu, odborník spolu s bankou zabezpečí ich získanie z terminálu.
4. Pred prácou s elektronickým podpisom odborník overí, či program načíta kľúč.
5. Pokladník vykoná skúšobnú platbu a vrátenie dohodnuté s bankou. Skontroluje sumu, príjemcu, odpoveď banky, záznam v programe a požadovaný fiškálny doklad.
6. Odborník nastaví účty a prístupy na sťahovanie výpisov.
7. Účtovník porovná parameter „Враховувати еквайринг під час створення оплати“ („Zohľadniť akceptáciu platieb pri vytváraní platby“) s nastaveniami účtu a zmluvou. Tento parameter určuje, či sa pri prenose platby vytvorí finančný doklad o bankovom poplatku.
8. Pred prenosom účtovník vyhľadá transakcie, ktoré už boli zaznamenané v programe. Pri nich použije akciu „Позначити як передану“ („Označiť ako prenesenú“), aby sa platba nevytvorila znova.
9. Po pripísaní peňazí a prenose výpisu účtovník porovná predaje, poplatky a bankové pripísania.

Akú zodpovednosť zohľadniť pri práci s dokladmi

Ak je predajca povinný používať RRO alebo PRRO, nezaevidovanie transakcie, zaevidovanie nižšej sumy alebo nevydanie príslušného zúčtovacieho dokladu môže viesť k sankciám podľa bodu 1 článku 17 zákona č. 265/95-VR. Sankcia predstavuje pri prvom porušení 100 % sumy predaja, pri ktorom došlo k porušeniu, a pri každom ďalšom porušení 150 % sumy príslušného predaja. Tieto sankcie sa týkajú zákonom vymedzených porušení zúčtovacích operácií; samotná absencia bankového terminálu nie je dôvodom na ich automatické uplatnenie voči každému FOP.

Bod 14 oddielu II tohto zákona stanovuje územné oslobodenie od zodpovednosti za porušenia spáchané od 1. októbra 2023 pri predaji tovaru alebo poskytovaní služieb:

• na dočasne okupovaných územiach – do dátumu ukončenia okupácie;
• na územiach aktívnych bojových akcií – do dátumu ukončenia bojových akcií;
• na územiach možných bojových akcií – do dátumu ukončenia možnosti bojových akcií.

Oslobodenie sa nevzťahuje na porušenia pravidiel zúčtovania pri predaji tovaru podliehajúceho spotrebnej dani – tovaru zdaňovaného spotrebnou daňou. Účtovník musí pri uplatnení oslobodenia porovnať miesto a dátum porušenia so statusom územia a príslušnými dátumami v oficiálnom zozname a tiež určiť druh transakcie. Podmienky tohto oslobodenia sa líšia od územnej výnimky pre bezhotovostné platby podľa uznesenia č. 894, preto treba každú posúdiť samostatne.

Čo určiť pred kontaktovaním banky

• Určte spôsob prijímania platieb a jeho požiadavky podľa ukrajinského zákona „O platobných službách“ z 30.06.2021 č. 1591-IX: článok 1 definuje akceptáciu platieb a platobné transakcie, časti 28–29 článku 38 stanovujú požiadavky na bezhotovostné zúčtovania a platobné systémy a zákaz príplatkov, časť 36 stanovuje postup vyrovnania medzi poskytovateľom akceptácie platieb a obchodníkom. Požiadajte banku, aby príslušné podmienky uviedla v ponuke a zmluve.
• Zistite lehotu na zabezpečenie bezhotovostných platieb pre predajňu podľa bodu 1 uznesenia Kabinetu ministrov Ukrajiny z 29.07.2022 č. 894 „O stanovení lehôt, do ktorých musia obchodníci zabezpečiť možnosť bezhotovostného zúčtovania (vrátane elektronických platobných prostriedkov, platobných aplikácií alebo platobných zariadení) za predaný tovar (poskytnuté služby)“. Ak uplatňujete územnú výnimku podľa bodu 2, uchovajte podklad a výpočet lehoty.
• Poverte účtovníka určením postupu vydávania dokladov podľa článkov 2–3 a výnimiek článkov 9–10 ukrajinského zákona „O používaní registrátorov zúčtovacích operácií v obchode, spoločnom stravovaní a službách“ z 06.07.1995 č. 265/95-VR. Majiteľ poverí zodpovednú osobu za pokladnicu prípravou postupu na zastavenie zúčtovaní pri poruche, oznámenie poruchy, offline prevádzku, prenos dokladov a obnovenie prevádzky podľa bodu 16 článku 3, článku 5 a bodu 13 oddielu II. Lehoty na obnovenie prevádzky hardvérového RRO a uvedenie záložného RRO do prevádzky majiteľ sleduje podľa bodov 2 a 4 článku 14. Účtovník určí zodpovednosť a možné územné oslobodenie podľa bodu 1 článku 17 a bodu 14 oddielu II.
• Dohodnite s účtovníkom sumu a dátum evidencie príjmu podľa bodov 292.1 a 292.6 Daňového kódexu Ukrajiny z 02.12.2010 č. 2755-VI, ako aj evidenciu súm DPH a vrátení podľa podbodov 1 a 5 bodu 292.11. Pri oslobodení prvej skupiny od RRO a PRRO overte bod 296.10 a súlad činnosti s podmienkami podbodu 1 bodu 291.4. Určte, kto bude uchovávať správy poskytovateľa akceptácie platieb, výpisy a doklady o vrátení.
• Uznesenie Kabinetu ministrov Ukrajiny z 23.08.2000 č. 1336 „O zabezpečení vykonávania článku 10 ukrajinského zákona ‚O používaní registrátorov zúčtovacích operácií v obchode, spoločnom stravovaní a službách‘“: body 1, 2, 2-1 uznesenia a bod 1 zoznamu, ktorý je ním schválený.

Začnite určením lehoty, dokedy musí vaša predajňa zabezpečiť bezhotovostné platby: zaznamenajte kategóriu obchodníka a adresu prevádzky, a ak potrebujete územnú výnimku, vyžiadajte si od účtovníka podklad a výpočet lehoty. Potom oznámte banke požiadavky predajne, získajte písomné podmienky a dohodnite kompatibilné zariadenie. Pred prvým predajom určte zamestnancov zodpovedných za doklady, kontrolu platieb a vrátenia.