Za čo sú zamestnanci finančne zodpovední?

Hmotná zodpovednosť zamestnancov: kedy môže zamestnávateľ vymáhať spôsobenú škodu

Podpísaná dohoda o hmotnej zodpovednosti nedáva zamestnávateľovi automaticky právo preniesť na zamestnanca akýkoľvek schodok, poškodenie, pokutu alebo ušlý zisk. Na vymáhanie peňazí je potrebné preukázať priamu skutočnú škodu, porušenie konkrétnej pracovnej povinnosti, zavinenie zamestnanca a príčinnú súvislosť medzi jeho konaním alebo nečinnosťou a vzniknutou škodou. Vo všeobecnosti je zodpovednosť obmedzená výškou priemerného mesačného zárobku a úplná náhrada škody je prípustná len v prípadoch výslovne stanovených zákonom.

Ani pri existencii zákonných dôvodov nemôže zamestnávateľ svojvoľne zraziť celú sumu zo mzdy. Ak škoda nepresahuje priemerný mesačný zárobok, je potrebné včas vydať príkaz, informovať zamestnanca a dodržať obmedzenia týkajúce sa zrážok. Ak je suma vyššia, lehota na vydanie príkazu uplynula alebo zamestnanec skončil pracovný pomer, náhrada škody sa spravidla vymáha prostredníctvom súdu.

Kedy vzniká hmotná zodpovednosť zamestnanca

Zamestnanec zodpovedá za škodu spôsobenú zamestnávateľovi v dôsledku porušenia pracovných povinností, ktoré mu boli uložené. Zamestnávateľ musí súčasne preukázať všetky tieto okolnosti:

Povinnosť preukázať existenciu týchto podmienok má zamestnávateľ. Samotný záznam o schodku, pracovná pozícia zamestnanca, prístup k tovaru alebo podpísaná dohoda o plnej hmotnej zodpovednosti nenahrádzajú dôkazy o zavinení a príčinnej súvislosti.

Pracovné povinnosti je vhodné jasne vymedziť v pracovnej zmluve, pracovnej alebo služobnej náplni, príkazoch a technologických predpisoch. Zamestnanec by s nimi mal byť oboznámený podpisom alebo prostredníctvom riadne vyhotoveného elektronického dokumentu. Ak zamestnávateľ nedokáže preukázať, ktorú konkrétnu povinnosť zamestnanec porušil, vymáhanie škody bude zložité.

Čo sa považuje za priamu skutočnú škodu

Za priamu skutočnú škodu možno považovať:

• schodok tovaru, peňazí, surovín alebo iných hodnôt zverených zamestnancovi;

• stratu, zničenie alebo poškodenie majetku;

• nevyhnutné náklady na opravu alebo obnovu majetku;

• sumy, ktoré zamestnávateľ odôvodnene zaplatil tretej osobe v dôsledku zavineného konania zamestnanca;

• nadbytočné peňažné platby, ak boli priamo spôsobené porušením povinností zamestnanca;

• pokutu alebo iné náklady uhradené zamestnávateľom, ak sa preukáže, že boli priamym dôsledkom zavineného porušenia povinností konkrétneho zamestnanca.

Nie každá finančná strata podniku predstavuje priamu škodu. Napríklad predaj tovaru s nadmernou zľavou automaticky neznamená, že zamestnávateľ môže predajcovi zraziť rozdiel medzi bežnou a skutočnou cenou. Zamestnávateľ musí preukázať, že zamestnanec nemal právo takúto cenu použiť, porušil stanovený postup a spôsobil reálnu škodu, nielen zníženie očakávaného zisku.

Neuhradený zisk, plánovaná obchodná marža, predpokladaný príjem alebo iný ušlý zisk nemožno od zamestnanca vymáhať podľa pravidiel pracovnoprávnej hmotnej zodpovednosti.

Kedy je zodpovednosť vylúčená

Zamestnanec nezodpovedá za škodu, ktorá:

• patrí k bežnému výrobnému a hospodárskemu riziku;

• vznikla v dôsledku krajnej núdze;

• bola spôsobená okolnosťami, ktoré zamestnanec nemohol predvídať alebo odvrátiť;

• vznikla preto, že zamestnávateľ nezabezpečil vhodné podmienky na uchovávanie majetku;

• súvisí s prístupom neurčitého okruhu osôb, ak nie je možné určiť vinníka;

• v skutočnosti predstavuje ušlý zisk, a nie priamu skutočnú škodu.

Zamestnávateľ je povinný vytvoriť podmienky potrebné na riadny výkon práce a ochranu zvereného majetku. Chýbajúce funkčné zámky, trezory, alarmy, oddelený prístup, riadna evidencia alebo možnosť odovzdať pracovnú zmenu môžu svedčiť o pochybení samotného zamestnávateľa. Súd takéto okolnosti pri riešení sporu zohľadňuje.

Čas vzniku škody sám osebe nezbavuje zamestnanca zodpovednosti. Tvrdenie, že pred začiatkom alebo po skončení pracovného času zamestnanec za žiadnych okolností nezodpovedá za majetok zamestnávateľa, nie je správne. Naopak, spôsobenie škody mimo plnenia pracovných povinností je samostatným zákonným dôvodom na vznik plnej hmotnej zodpovednosti.

Obmedzená hmotná zodpovednosť

Všeobecné pravidlo stanovuje, že zamestnanec nahrádza priamu skutočnú škodu, najviac však do výšky svojho priemerného mesačného zárobku. Toto pravidlo sa uplatňuje, ak neexistuje samostatný zákonný dôvod na plnú zodpovednosť.

Do výšky priemerného mesačného zárobku zodpovedajú najmä:

• zamestnanci — za poškodenie alebo zničenie materiálov, výrobkov, nástrojov, pracovného odevu a iných predmetov zverených na používanie v dôsledku nedbanlivosti;

• vedúci podnikov a ich zástupcovia, vedúci organizačných jednotiek a ich zástupcovia — za škodu spôsobenú nadbytočnými peňažnými platbami, nesprávnou organizáciou evidencie a uchovávania hodnôt, neprijatím opatrení na predchádzanie prestojom, výrobe nekvalitných výrobkov, krádežiam, zničeniu alebo poškodeniu majetku.

Priemerný mesačný zárobok na určenie hranice zodpovednosti sa vypočítava podľa pravidiel Postupu výpočtu priemernej mzdy schváleného uznesením Kabinetu ministrov Ukrajiny č. 100.

Kedy zamestnanec nahrádza škodu v plnej výške

Plná hmotná zodpovednosť znamená povinnosť nahradiť celú preukázanú sumu priamej skutočnej škody bez obmedzenia priemerným mesačným zárobkom. Uplatňuje sa iba v prípadoch stanovených v článku 134 Zákonníka práce Ukrajiny.

Zoznam je vyčerpávajúci. Článok 134 Zákonníka práce neobsahuje všeobecný dôvod na plnú zodpovednosť iba z dôvodu spáchania správneho deliktu. Zodpovednosť za konkrétny správny delikt môže ovplyvniť pracovnoprávny spor len vtedy, ak iné ustanovenie zákona výslovne stanovuje príslušné majetkové následky.

Interný predpis zamestnávateľa nemôže tento zoznam samostatne rozšíriť. Ani formulácia v pracovnej náplni, že zamestnanec «nesie plnú hmotnú zodpovednosť», takúto zodpovednosť nevytvára, ak pre ňu neexistuje zákonný dôvod.

Dohoda o plnej individuálnej hmotnej zodpovednosti

Takúto dohodu možno uzatvoriť iba so zamestnancom, ktorý dovŕšil 18 rokov a patrí do jednej z kategórií uvedených v článku 135-1 Zákonníka práce.

Zamestnanci pracujúci so zverenými hodnotami

Súčasne musia byť splnené dve podmienky:

1. Pracovná pozícia zamestnanca alebo práca, ktorú vykonáva, je uvedená v Zozname pracovných pozícií a prác č. 447/24.

2. Skutočné pracovné povinnosti priamo súvisia s uchovávaním, spracovaním, predajom, výdajom, prepravou alebo použitím zverených hodnôt vo výrobe.

Ak je názov pracovnej pozície uvedený v zozname, ale zamestnancovi v skutočnosti nie sú zverené žiadne hodnoty, uzatvorenie dohody nevytvára dôvod na plnú zodpovednosť. Rovnako dohoda nebude účinná, ak bol názov pozície formálne zmenený, ale charakter práce nezodpovedá stanoveným požiadavkám.

Medzi najčastejšie pracovné pozície a druhy práce v obchode patria:

• pokladníci, hlavní pokladníci, pokladníci-kontrolóri a zamestnanci, ktorí reálne vykonávajú pokladničné operácie;

• vedúci skladov, skladníci a ďalší zamestnanci, ktorí prijímajú, uchovávajú a vydávajú tovar;

• práce spojené s predajom a prípravou tovaru na predaj;

• práce spojené s prijímaním a uchovávaním materiálnych hodnôt;

• špeditéri prepravy nákladu;

• inkasanti a zamestnanci, ktorým sú zverené peňažné hodnoty.

Samotný názov pracovnej pozície «manažér», «administrátor», «účtovník», «vodič», «strážnik» alebo «vedúci» neoprávňuje na uzatvorenie dohody o plnej hmotnej zodpovednosti. Je potrebné preveriť konkrétne práce vyplývajúce z pracovnej funkcie. Bežný vodič sa napríklad nestáva plne hmotne zodpovednou osobou len preto, že mu bolo pridelené vozidlo.

Zamestnanci pracujúci na diaľku a z domu

Písomnú dohodu o plnej hmotnej zodpovednosti možno uzatvoriť aj s plnoletým zamestnancom pracujúcim na diaľku alebo z domu, ktorý používa vybavenie a prostriedky zamestnávateľa poskytnuté na výkon práce. Môže ísť o notebooky, monitory, telefóny, špecializované zariadenia a ďalšie zverené prostriedky.

Odovzdanie takéhoto majetku je potrebné zdokumentovať protokolom s uvedením názvu, modelu, sériového alebo inventárneho čísla, kompletnosti, technického stavu a hodnoty.

Čo treba vyhotoviť spolu s dohodou

Na ochranu záujmov zamestnávateľa samotná dohoda nestačí. Súbor dokumentov by mal zahŕňať:

• pracovnú zmluvu alebo príkaz o prijatí do zamestnania;

• pracovnú náplň alebo pracovnú inštrukciu;

• písomnú dohodu o plnej hmotnej zodpovednosti;

• protokol o odovzdaní a prevzatí tovaru, peňazí, zariadení alebo iného majetku;

• inventúrne súpisy ku dňu prevzatia hodnôt;

• pravidlá prístupu do skladu, k pokladni, trezoru alebo informačnému systému;

• postup preberania a odovzdávania pracovnej zmeny;

• pravidlá vedenia evidencie a lehoty na predkladanie výkazov;

• dokumenty potvrdzujúce, že zamestnávateľ zabezpečil vhodné podmienky na uchovávanie majetku.

Dohodu je vhodné vyhotoviť v dvoch exemplároch — jeden pre zamestnávateľa a jeden pre zamestnanca. Mala by presne vymedzovať zverené hodnoty, povinnosti strán, spôsob vykazovania, vykonávanie inventúr a vrátenie majetku.

Pri preradení zamestnanca na inú pracovnú pozíciu je potrebné opätovne preveriť zákonné dôvody plnej zodpovednosti. Dohoda uzatvorená pre prácu špeditéra sa automaticky nevzťahuje na pozíciu manažéra ani na inú novú pracovnú funkciu.

Jednorazové odovzdanie majetku do zodpovednosti

Plná zodpovednosť môže vzniknúť bez ohľadu na pracovnú pozíciu zamestnanca, ak prevzal konkrétne hodnoty do zodpovednosti na základe jednorazového splnomocnenia alebo iného jednorazového dokumentu.

Takýmto dokumentom môže byť:

• splnomocnenie na prevzatie tovaru;

• výdajka alebo dodací list;

• protokol o odovzdaní a prevzatí;

• jednorazový pokladničný alebo skladový doklad;

• doklad o vydaní finančných prostriedkov na vyúčtovanie;

• doklad o odovzdaní firemnej platobnej karty na určené výdavky.

Dokument musí umožňovať určiť, kto, kedy, v akom množstve, v akej hodnote a na aký účel majetok prevzal. Bežný podpis zamestnanca v internom registri bez opisu hodnôt nemusí byť dostatočný.

Najvyšší súd uviedol, že schodok majetku prevzatého do zodpovednosti na základe jednorazových dodacích dokladov môže byť dôvodom na úplnú náhradu škody bez ohľadu na pracovnú pozíciu zamestnanca.

Kolektívna hmotná zodpovednosť

Kolektívnu alebo brigádnu hmotnú zodpovednosť možno zaviesť, ak zamestnanci spoločne vykonávajú práce súvisiace s uchovávaním, spracovaním, predajom, prepravou alebo používaním hodnôt a nie je možné oddeliť zodpovednosť jednotlivých zamestnancov.

Na jej zákonné zavedenie je potrebné:

• aby práca bola uvedená v Zozname schválenom príkazom Ministerstva práce č. 43;

• vydať príkaz o zavedení kolektívnej zodpovednosti;

• dohodnúť jej zavedenie s voleným orgánom základnej odborovej organizácie, ak v podniku pôsobí;

• určiť zloženie kolektívu alebo brigády;

• uzatvoriť jednu písomnú dohodu medzi zamestnávateľom a všetkými členmi kolektívu;

• vykonať inventúru a zdokumentovať prevzatie hodnôt kolektívom.

Medzi príslušné práce v obchode patria najmä pokladničné operácie, prijímanie, uchovávanie, výdaj, predaj a príprava tovaru na predaj.

Inventúra sa má vykonať pri zmene vedúceho kolektívu, pri podstatnej zmene zloženia brigády a pri odovzdávaní hodnôt novým zamestnancom. Ak odišla viac ako polovica pôvodného zloženia kolektívu, dohodu je potrebné uzatvoriť nanovo.

Celý schodok nemožno jednoducho rozdeliť rovnakým dielom medzi predajcov. Výška zodpovednosti každého zamestnanca sa musí určiť s prihliadnutím na obdobie jeho práce v brigáde, pracovný prínos, mieru zavinenia a ďalšie okolnosti. Solidárne vymáhanie je prípustné iba vtedy, ak súd zistí, že škoda bola spôsobená spoločným úmyselným konaním viacerých osôb.

Najvyšší súd odmietol vymáhanie kolektívneho schodku v prípadoch, keď zamestnávateľ nevykonal inventúru pri zmene zloženia brigády a nezdokumentoval odovzdanie a prevzatie hodnôt novými zamestnancami.

Ako určiť výšku škody

Všeobecné pravidlo stanovuje, že škoda sa určuje podľa skutočných strát na základe údajov účtovnej evidencie, pričom sa vychádza z účtovnej hodnoty alebo obstarávacej ceny hodnôt po odpočítaní stanoveného opotrebenia.

V prípade krádeže, schodku, úmyselného zničenia alebo úmyselného poškodenia materiálnych hodnôt sa výška škody určuje podľa cien platných v príslušnej lokalite ku dňu náhrady škody. Pre podniky verejného stravovania a komisionálny predaj zákon stanovuje osobitné pravidlá určovania niektorých schodkov podľa stanovených predajných cien.

Výpočet musí obsahovať:

• zoznam strateného alebo poškodeného majetku;

• množstvo každej položky;

• pôvodnú, účtovnú alebo evidenčnú hodnotu;

• výšku opotrebenia;

• použité ceny a zdroj informácií o nich;

• náklady na opravu alebo obnovu;

• doklady potvrdzujúce platby uskutočnené zamestnávateľom;

• celkovú sumu priamej skutočnej škody.

Výšku škody nemožno určovať svojvoľne alebo iba podľa maloobchodnej ceny tovaru, ak zákon výslovne nestanovuje takýto spôsob výpočtu.

Dokumenty na zistenie schodku a zavinenia zamestnanca

Na riadne zdokumentovanie prípadu by mal zamestnávateľ dodržať postupnú procedúru.

1. Zdokumentovať udalosť

Je potrebné vyhotoviť služobný záznam alebo prvotný protokol o zistení schodku, poškodenia, straty finančných prostriedkov, neoprávneného odpisu alebo iného porušenia.

Ak je to možné, treba bezodkladne uchovať:

• záznamy z kamerového systému;

• údaje zo systému kontroly prístupu;

• záznamy prihlásení do evidenčného programu;

• pokladničné a skladové doklady;

• údaje RP alebo RRP;

• Z-uzávierky, pokladničné doklady, vklady a výbery hotovosti;

• výkazy z platobných terminálov a bankové výpisy;

• korešpondenciu a služobné správy.

2. Nariadiť kontrolu alebo inventúru

Príkazom zamestnávateľa sa vytvorí komisia a určia sa predmety, lehoty a dôvody kontroly. Pri právnických osobách sa inventarizácia majetku vykonáva s prihliadnutím na Predpis schválený príkazom Ministerstva financií č. 879. Povinná inventúra sa vykonáva najmä pri zmene hmotne zodpovednej osoby.

Výsledok sa dokumentuje inventúrnymi súpismi, porovnávacími výkazmi, zápisnicou alebo protokolom komisie. Hmotne zodpovedná osoba musí mať možnosť byť prítomná, oboznámiť sa s dokumentmi, podpísať ich alebo uviesť svoje námietky.

3. Vyžiadať si písomné vysvetlenie

Zamestnanec je vyzvaný, aby písomne vysvetlil:

• okolnosti udalosti;

• príčiny schodku alebo poškodenia;

• kto mal prístup k majetku;

• aké poruchy alebo nedostatky v podmienkach uchovávania existovali;

• aké kroky zamestnanec podnikol na zabránenie škode.

Ak zamestnanec odmietne poskytnúť vysvetlenie alebo podpísať dokumenty, vyhotoví sa protokol podpísaný členmi komisie alebo inými prítomnými osobami. Odmietnutie nepreukazuje zavinenie, ale zaznamenáva, že zamestnávateľ poskytol zamestnancovi možnosť vyjadriť svoje stanovisko.

4. Určiť konkrétnu zodpovednú osobu

Komisia musí určiť nielen samotnú existenciu schodku, ale aj:

• ktorá povinnosť bola porušená;

• kto mal skutočný prístup k majetku;

• kedy škoda vznikla;

• či bol majetok zamestnancovi zverený;

• či zamestnávateľ zabezpečil vhodné podmienky na uchovávanie;

• aké konanie alebo nečinnosť spôsobili škodu;

• či existuje dôvod na obmedzenú alebo plnú zodpovednosť.

Ak nie je možné iba na základe evidenčných údajov určiť vinníka, schodok nemožno automaticky rozdeliť medzi všetkých zamestnancov.

5. Schváliť výpočet a záver

Komisia vyhotoví záverečný protokol alebo stanovisko, ku ktorému sa priložia prvotné doklady, vysvetlenia, inventúrne materiály a výpočet škody.

Ako vymáhať škodu od zamestnanca

Dobrovoľná náhrada

Zamestnanec môže dobrovoľne nahradiť škodu v plnej výške alebo čiastočne. So súhlasom zamestnávateľa môže tiež odovzdať rovnocenný majetok alebo opraviť poškodený majetok.

Dohodu je vhodné uzatvoriť písomne. Dokument by mal obsahovať:

• uznanú sumu;

• dôvod vzniku škody;

• spôsob a lehoty platieb;

• údaje na úhradu;

• následky nedodržania splátkového kalendára;

• podpisy strán.

Žiadosť o dobrovoľné zrážky zo mzdy musí byť konkrétna a nesmie sa zmeniť na časovo neobmedzený všeobecný súhlas, na základe ktorého by zamestnávateľ mohol zrážať akékoľvek budúce škody.

Príkaz zamestnávateľa

Ak výška škody nepresahuje priemerný mesačný zárobok, zamestnávateľ môže vydať príkaz na jej úhradu prostredníctvom zrážok zo mzdy.

Príkaz musí byť:

• vydaný najneskôr do dvoch týždňov odo dňa zistenia škody;

• oznámený zamestnancovi;

• vykonaný najskôr sedem dní po oznámení zamestnancovi.

V prípade vedúceho podniku a jeho zástupcu vydáva príslušný príkaz nadriadený orgán podľa hierarchie. Ak zamestnanec nesúhlasí s dôvodom alebo výškou zrážky, môže ju napadnúť.

Za deň zistenia škody, ktorá bola zistená inventúrou, revíziou alebo kontrolou, súdna prax spravidla považuje deň podpísania príslušného protokolu alebo záveru.

Vymáhanie prostredníctvom súdu

Zamestnávateľ sa musí obrátiť na súd, ak:

• suma presahuje priemerný mesačný zárobok;

• je potrebné vymáhať celú sumu podľa článku 134 Zákonníka práce a táto suma presahuje priemerný zárobok;

• bola zmeškaná dvojtýždňová lehota na vydanie príkazu;

• zamestnanec skončil pracovný pomer a zákonnú zrážku už nemožno vykonať;

• zamestnanec spochybňuje zavinenie, výpočet alebo dôvod zodpovednosti;

• dobrovoľná dohoda sa neplní.

Lehota zamestnávateľa na podanie žaloby na súd je jeden rok odo dňa zistenia škody. Nejde o mesačnú lehotu ani o lehotu počítanú odo dňa, keď bola škoda spôsobená.

Skončenie pracovného pomeru nezaniká hmotná zodpovednosť zamestnanca, ale zároveň nedáva zamestnávateľovi právo svojvoľne zraziť celú sumu z konečného vyúčtovania.

Koľko možno zraziť zo mzdy

Pri každej výplate mzdy nesmie celková výška všetkých zrážok spravidla presiahnuť 20 % sumy, ktorá má byť zamestnancovi vyplatená. V prípadoch osobitne stanovených právnymi predpismi môže byť limit 50 %.

Maximálny limit 70 % sa uplatňuje len v osobitných prípadoch núteného výkonu, najmä pri vymáhaní výživného na maloleté deti a pri niektorých ďalších zrážkach výslovne stanovených zákonom. Zamestnávateľ nemôže uplatniť limit 50 % alebo 70 % len preto, že chce schodok uhradiť rýchlejšie.

Zrážky nie sú prípustné z platieb, na ktoré podľa právnych predpisov nemožno viesť výkon rozhodnutia, vrátane niektorých druhov odstupného a kompenzačných platieb.

Kedy môže byť zamestnávateľovi náhrada škody zamietnutá

Medzi najčastejšie dôvody zamietnutia patria:

• nebola preukázaná priama skutočná škoda;

• výpočet vychádza z očakávaného zisku;

• chýbajú doklady o odovzdaní majetku zamestnancovi;

• zamestnanec nebol oboznámený s konkrétnou pracovnou povinnosťou;

• k hodnotám mali prístup tretie alebo neurčené osoby;

• inventúra bola vykonaná so závažnými porušeniami;

• nebolo preukázané zavinenie konkrétneho zamestnanca;

• zamestnávateľ nezabezpečil vhodné podmienky na uchovávanie majetku;

• dohoda o plnej zodpovednosti bola uzatvorená so zamestnancom, ktorého pracovná pozícia a práca nespĺňajú zákonné požiadavky;

• dohoda bola uzatvorená pre inú pracovnú pozíciu;

• kolektívna dohoda nebola uzatvorená nanovo po podstatnej zmene zloženia brigády;

• zamestnávateľ zmeškal lehotu na podanie žaloby na súd;

• výška škody nie je potvrdená účtovnými, prvotnými alebo oceňovacími dokladmi.

Súd môže výšku náhrady znížiť s prihliadnutím na mieru zavinenia, konkrétne okolnosti a majetkové pomery zamestnanca. Takéto zníženie nie je prípustné, ak bola škoda spôsobená trestným činom spáchaným s úmyslom získať majetkový prospech.

Príklad zo súdnej praxe

Vo veci č. 686/12599/17 zamestnávateľ požadoval úplnú náhradu schodku s odvolaním sa na podpísanú dohodu o plnej hmotnej zodpovednosti. Najvyšší súd zistil, že pracovná pozícia zamestnanca nepatrila medzi kategórie, s ktorými možno takúto dohodu uzatvoriť. Súd uviedol, že samotný fakt podpísania dohody nie je dôvodom na vymáhanie celej škody. Pri neexistencii iného zákonného dôvodu nemohla zodpovednosť zamestnanca prekročiť zákonom stanovenú hranicu.

Kontrola schodkov, inventúr a činností zamestnancov v Torgsoft

V Torgsoft možno rozdeliť prístupové práva zamestnancov podľa rolí. Pre predajcu, pokladníka, skladníka, účtovníka a majiteľa možno nastaviť rôzne práva na prístup k funkciám a údajom. Samostatné nastavenia umožňujú zakázať predajcovi odstraňovať tovar z predaja, obmedziť predaj pod stanovenú cenu a vyžadovať uvedenie dôvodu a zodpovedného zamestnanca pri zrušení položky. Pomáha to znižovať riziko neoprávnených operácií, pravidlá prístupu však treba zosúladiť so skutočnými pracovnými povinnosťami personálu.

Protokol činností používateľov zobrazuje operácie podľa typov udalostí a stĺpce «Predajca» a «Zmenil» umožňujú zistiť, kto uskutočnil predaj a kto upravil predajnú operáciu. Záznamy protokolu sa vytvárajú automaticky a používatelia ich nemôžu upravovať prostredníctvom príslušného formulára. Deník zmien dokumentov samostatne uchováva informácie o zmenách vykonaných zamestnancami. Takéto údaje môžu slúžiť ako dodatočné dôkazy počas internej kontroly, ale nenahrádzajú inventúrne protokoly, prvotné dokumenty, vysvetlenia ani dôkazy o zavinení.
Na zistenie rozdielov Torgsoft podporuje inventarizáciu pomocou počítača, skenera, papierového inventúrneho súpisu, terminálu na zber údajov a sériových čísel. Program porovnáva skutočnú prítomnosť tovaru s evidovanými skladovými zásobami a vytvára údaje o schodkoch a prebytkoch. Výsledok inventúry je potrebné zdokumentovať komisiou v súlade s internými pravidlami podniku a požiadavkami právnych predpisov.

Čo má zamestnávateľ skontrolovať pred podpísaním dohody

1. Zamestnanec dovŕšil 18 rokov.

2. Pracovná pozícia alebo skutočne vykonávaná práca zodpovedá zákonným podmienkam na uzatvorenie dohody.

3. V pracovnej náplni sú jasne vymedzené operácie s tovarom, peniazmi alebo majetkom.

4. Zamestnanec môže reálne kontrolovať prístup k zvereným hodnotám.

5. Majetok bol odovzdaný na základe protokolu, dodacieho listu alebo iného prvotného dokumentu.

6. Bola vykonaná počiatočná inventúra.

7. Zamestnávateľ zabezpečil vhodné podmienky na uchovávanie majetku.

8. Bol stanovený postup odovzdávania pracovnej zmeny, vykazovania a vrátenia majetku.

9. Zamestnanec má samostatný používateľský účet v obchodnom alebo skladovom programe.

10. Dohoda neobsahuje ustanovenia, ktoré rozširujú zodpovednosť nad rámec zákona.

Oficiálne zdroje

1. Zákonník práce Ukrajiny č. 322-VIII — články 127–130, 132–138, 233: dôvody, druhy, hranice a postup hmotnej zodpovednosti, pravidlá zrážok a lehota na podanie žaloby na súd.

2. Uznesenie Kabinetu ministrov Ukrajiny č. 100 z 8. februára 1995 «O schválení Postupu výpočtu priemernej mzdy» — pravidlá určovania priemerného zárobku.

3. Príkaz Ministerstva financií Ukrajiny č. 879 z 2. septembra 2014 «O schválení Predpisu o inventarizácii majetku a záväzkov» — postup vykonávania a dokumentovania inventúr.

4. Príkaz Ministerstva práce Ukrajiny č. 43 z 12. mája 1996 — zoznam prác, pri ktorých možno zaviesť kolektívnu hmotnú zodpovednosť, a vzor kolektívnej dohody.

5. Zoznam pracovných pozícií a prác a vzor dohody o plnej individuálnej hmotnej zodpovednosti schválené uznesením č. 447/24 z 28. decembra 1977 — kategórie pracovných pozícií a druhov práce, pri ktorých možno uzatvárať individuálne dohody.

6. Prehľad súdnej praxe Kasačného občianskeho súdu v rámci Najvyššieho súdu týkajúcej sa náhrady majetkovej škody — závery týkajúce sa platnosti dohôd, preukazovania zavinenia, inventúr, kolektívnej zodpovednosti a výšky škody.

7. Rozhodnutie Najvyššieho súdu z 29. júna 2021 vo veci č. 686/12599/17 — dohoda so zamestnancom, ktorý nepatrí do zákonom stanovených kategórií, nie je dôvodom na úplnú náhradu škody.