Letecký poplach pri zatváraní predajne: kedy vytvoriť Z-report

Ak letecký poplach zasiahol plánovaný čas zatvorenia predajne, predavači musia ukončiť predaj a opustiť predajňu smerom do úkrytu. Nezdržiavajte odchod kvôli poslednému zákazníkovi, prepočítaniu hotovosti ani vytvoreniu fiškálneho denného uzávierkového dokladu (Z-reportu). Podľa vysvetlenia Štátnej daňovej služby Ukrajiny (DPS), ak pre poplach nie je možné vytvoriť report, treba ho vytvoriť najneskôr nasledujúci pracovný deň, pred začatím nových zúčtovacích operácií.

Po bezpečnom návrate zodpovedný pracovník skontroluje stav pokladnice, posledné doklady a predchádzajúcu zmenu, dokončí odosielanie dokumentov a vytvorí odložený report. Vedúci by mal uchovať informácie o poplachu, bežnom čase zatvorenia predajne, skutočnej prekážke a výsledku uzávierky zmeny. Uvedený postup sa týka predajní na Ukrajine, ktoré používajú registračnú pokladnicu (RRO) alebo softvérovú registračnú pokladnicu (PRRO).

Čo má pokladník urobiť, keď sa poplach začne pred zatvorením

DPS výslovne spája postup pri odloženom Z-reporte so zastavením predaja tovaru a odchodom pracovníkov z predajne. Povinnosť podnikateľa zabezpečiť civilnú ochranu, evakuáciu a školenie pracovníkov upravuje aj článok 20 Kódexu civilnej ochrany Ukrajiny.

Aby pokladník mohol konať bez ďalšieho schvaľovania, odporúčame vopred stanoviť v pokynoch predajne tento postup:

1. Prestaňte prijímať platby a uskutočňovať nové predaje. Počas odchodu neobsluhujte rad a nezostávajte kvôli vystaveniu ešte jedného dokladu.
2. Odíďte do úkrytu určenou trasou. Nečakajte na dokončenie tlače, odpoveď servera ani spočítanie tržby. Hlásenie programu o potrebe uzavrieť zmenu nesmie odchod zdržať.
3. Z bezpečného miesta informujte vedúceho. Uveďte, na ktorej pokladnici zostala neuzavretá zmena a či prebehla operácia, ktorej výsledok pokladník nestihol skontrolovať.
4. Po bezpečnom návrate skontrolujte skutočný stav dokumentov. Ak sa report už vytvoril, pred opätovným zadaním príkazu na uzávierku skontrolujte jeho údaje a potvrdenie.

Pri operácii, ktorú poplach prerušil, osobitne zistite dva výsledky: či sa platba uskutočnila a či bol zaregistrovaný fiškálny doklad. Samotná absencia papierového dokladu ešte nie je dôvodom na opätovné strhnutie platby alebo nové zaúčtovanie predaja.

Kedy je Z-report povinný a aká lehota platí po poplachu

Bod 9 článku 3 zákona Ukrajiny č. 265/95-VR „O používaní registračných pokladníc v obchode, spoločnom stravovaní a službách“ ukladá povinnosť denne vytvárať fiškálne denné uzávierkové doklady, ak sa uskutočnili zúčtovacie operácie. Výnimka v tomto bode sa vzťahuje na automaty na predaj tovaru a služieb. Z-report obsahuje súhrn uskutočnených operácií; jeho vytvorením sa tieto súhrny zaznamenajú do fiškálnej pamäte RRO alebo na fiškálny server v prípade PRRO.

DPS vo svojom oficiálnom vysvetlení osobitne rieši situáciu, keď poplach trval v plánovanom čase zatvorenia prevádzky a znemožnil vytvorenie reportu. Vtedy je konečnou lehotou nasledujúci pracovný deň pred prvou novou zúčtovacou operáciou. Rovnaký postup DPS uplatňuje aj pri náhlom výpadku elektriny, ktorý znemožnil vytvoriť report.

Riaďte sa preto skutočným pracovným rozvrhom predajne. Formulácia DPS neznamená povinnosť vrátiť sa k pokladnici o polnoci ani nevyhnutne nasledujúci kalendárny deň. Poplach, ktorý sa skončil dlho pred plánovaným zatvorením a nebránil vykázaniu, však sám osebe nie je dôvodom na odloženie reportu.

Modelový príklad. Predajňa je otvorená do 20:00, poplach sa začal o 19:50 a trval do 21:10. Nasledujúci deň má predajňa podľa rozvrhu zatvorené a otvorí až o deň neskôr o 10:00. Podľa postupu opísaného DPS treba report vytvoriť najneskôr v tento nasledujúci pracovný deň pred prvou novou zúčtovacou operáciou. Vedúci by mal naplánovať kontrolu pokladnice pred otvorením, aby zákazníci nemuseli čakať na dokončenie predchádzajúcej zmeny.

Doklad vytvorte so skutočným dátumom a časom. Nemeňte hodiny zariadenia a nepokúšajte sa spätne vystaviť Z-report: dôvod oneskorenia vysvetľujú uchované okolnosti a dokumenty.

Ak sa neuskutočnili zúčtovacie operácie

Povinnosť denného Z-reportu podľa bodu 9 článku 3 zákona č. 265 vzniká len vtedy, ak sa uskutočnili zúčtovacie operácie. Ak bola predajňa zatvorená a takéto operácie sa nevykonali, toto ustanovenie nevyžaduje report len preto, že sa začal nový deň.

Skontrolujte však, či v PRRO nezostala otvorená zmena. Podľa bodov 3 a 5 oddielu IV postupu schváleného nariadením Ministerstva financií Ukrajiny č. 317 môže byť súčasne otvorená len jedna zmena a nová sa otvára po uzavretí predchádzajúcej. Na uzavretie pokladník vytvorí fiškálny denný uzávierkový doklad a odošle ho na registráciu. Pred otvorením nasledujúcej zmeny musí pokladník uzavrieť predchádzajúcu, aj keď sa neuskutočnil žiadny predaj. Za bežných okolností musí pokladník uzavrieť zmenu PRRO najneskôr do 24 hodín od jej otvorenia. Túto maximálnu dĺžku zmeny uvádza DPS vo vysvetlení k uzavretiu zmeny PRRO. Pred obnovením prevádzky skontrolujte čas otvorenia predchádzajúcej zmeny. Ak poplach zasiahol plánovaný čas zatvorenia predajne a znemožnil vytvoriť report, postupujte podľa vyššie uvedených pokynov DPS: vytvorte report najneskôr nasledujúci pracovný deň pred novými zúčtovacími operáciami. Kvôli dodržaniu lehoty neodkladajte odchod do úkrytu.

Vysvetlenie DPS určuje lehotu na vytvorenie núdzovo odloženého reportu v prípade, keď poplach alebo núdzový výpadok elektriny zabránili jeho včasnému vytvoreniu. Za bežných okolností musí pokladník pri zúčtovacích operáciách počas dňa vytvoriť denný Z-report; uzavretie zmeny až pred ďalším predajom túto povinnosť nenahrádza. Pred obnovením zúčtovania musí pokladník uzavrieť predchádzajúcu zmenu a riadne otvoriť nasledujúcu. Ak program blokuje uzavretie, uchovajte chybové hlásenie a obráťte sa na podporu, aby sa zmena ukončila bez opätovného zaúčtovania už spracovaných operácií.

Ako uzavrieť predchádzajúcu zmenu pred obnovením predaja

Odporúčame poveriť kontrolou jednu určenú osobu. Ak bude každý pokladník opakovane zadávať príkazy samostatne, bude ťažšie zistiť, ktoré dokumenty už boli zaregistrované.

1. Skontrolujte pokladnicu a zmenu. Overte fiškálne číslo zariadenia, číslo otvorenej zmeny, pokladníka a posledný Z-report. Ak má predajňa viac pokladníc, skontrolujte každú osobitne.
2. Skontrolujte posledné operácie. Nájdite dokumenty, počas ktorých sa prerušila tlač, napájanie alebo spojenie. Porovnajte fiškálne čísla, stavy a výsledky platieb.
3. Zistite, či sú v systéme neodoslané dokumenty. V PRRO skontrolujte rad offline dokumentov čakajúcich na odoslanie a oznámenia o ich doručení. Dodržte poradie odosielania dokladov a reportu.
4. Dokončite predchádzajúcu zmenu. Ak Z-report ešte nebol vytvorený, vytvorte ho. Ak už vytvorený bol, skontrolujte doručenie a výsledok uzávierky; nevytvárajte ho naslepo znova.
5. Uchovajte výsledok kontroly. Zaznamenajte číslo a skutočný čas Z-reportu, potvrdenie servera a nevyriešené chyby.
6. Pripravte pokladnicu na obnovenie zúčtovania. V PRRO skontrolujte uzavretie predchádzajúcej zmeny a otvorenie novej. Ak po Z-reporte zostala v pokladnici hotovosť vrátane drobných na vydávanie, pred prvou zúčtovacou operáciou zaregistrujte jej sumu operáciou „služobný vklad“. Bod 9 oddielu IV postupu č. 317 stanovuje túto operáciu na evidenciu hotovosti na mieste zúčtovania po Z-reporte. Pred prijatím platby skontrolujte, či je program pripravený vytvárať fiškálne doklady.

Ak nie je známy výsledok posledného predaja, automaticky nevykonávajte vrátenie platby, zrušenie operácie ani opakovaný predaj. Najskôr skontrolujte pôvodný doklad. Bod 11 oddielu V postupu č. 317 ustanovuje osobitný mechanizmus na odstránenie duplicity v prípade, keď server už zaregistroval online doklad, ale PRRO nedostala odpoveď a dokončila operáciu offline. Použite ho až po potvrdení, že takáto duplicita skutočne vznikla.

Ako postupovať, ak súčasne vypadne elektrina alebo internet

Najprv vykonajte kroky potrebné na bezpečný odchod. Technický spôsob dokončenia zmeny určite až po návrate: závisí od toho, čo presne nie je dostupné — napájanie zariadenia, spojenie so serverom alebo samotná registračná pokladnica.

Ako vytvoriť a odoslať offline Z-report PRRO

Podľa bodu 7 oddielu V postupu č. 317, ak nastane čas na vytvorenie reportu počas offline prevádzky, PRRO ho vytvorí po poslednom zúčtovacom doklade zmeny a pred oznámením o otvorení nasledujúcej zmeny. Dokumenty dostávajú po sebe idúce čísla z rezervovaného rozsahu.

Pri prechode do offline režimu musí PRRO vytvoriť oznámenie podľa formulára č. 4-PRRO s označením začiatku tohto režimu. Po obnovení spojenia PRRO vytvorí oznámenie o ukončení offline režimu a balík obsahujúci tieto oznámenia a nahromadené dokumenty. Balík sa podpíše elektronickým podpisom pokladníka alebo elektronickou pečaťou podnikateľa či spoločnosti, na ktorých je PRRO zaregistrovaná, a odošle sa na fiškálny server do jednej hodiny od obnovenia spojenia. Pri kontrole odoslania sa uistite, že program odoslal aj oznámenie o začiatku a ukončení offline režimu. Kópie zúčtovacích dokladov sa odosielajú pred odoslaním Z-reportu za deň, v ktorom boli tieto doklady vytvorené. Dokumenty zostávajú uložené v PRRO až do prijatia potvrdenia o doručení. Tieto požiadavky stanovuje článok 5 zákona č. 265 a body 4 a 8 oddielu V postupu č. 317.

V praxi to znamená: zabezpečte napájanie a spojenie, nechajte program odoslať uložené dokumenty a skontrolujte potvrdenie. Neodstraňujte lokálne údaje ani neinštalujte program znova, kým zostávajú neodoslané doklady.

Článok 5 zákona č. 265 stanovuje všeobecné limity offline prevádzky: 36 hodín nepretržite a 168 hodín počas kalendárneho mesiaca. Bod 13 oddielu II tohto zákona však umožňuje prekročiť tieto lehoty počas vojnového alebo núdzového stavu alebo za okolností vyššej moci. Toto osobitné ustanovenie sa týka lehôt offline prevádzky a používania čísel. Požiadavka mať pridelený rozsah fiškálnych čísel od daňového orgánu zostáva v platnosti.

Osobitne skontrolujte možnosti konkrétneho programu: môže technicky zablokovať prevádzku po dosiahnutí limitov, ktoré sú v ňom nastavené. Zákonné povolenie prekročiť lehotu nemení nastavenia softvéru. Zohľadnite aj pravidlo bodu 10 oddielu V postupu č. 317: ak server medzi ukončením jedného offline obdobia a začiatkom ďalšieho nezaregistroval online žiadny zúčtovací doklad, aj tento interval sa započítava do času offline prevádzky. Krátke obnovenie internetu preto samo osebe neznamená, že sa počítanie času začalo odznova; skontrolujte zostávajúci čas zobrazený v PRRO alebo v Elektronickej kancelárii.

Kedy treba rezervnú RRO a zúčtovaciu knižku

Pri hardvérovej RRO článok 5 zákona č. 265 stanovuje používanie riadne vyhotovenej knihy evidencie zúčtovacích operácií a zúčtovacej knižky alebo zaregistrovanej rezervnej RRO počas poruchy a opravy zariadenia, ako aj pri dočasnom výpadku elektriny trvajúcom najviac sedem pracovných dní. Ak podnikateľ pri registrácii RRO oznámil, že za takýchto okolností zúčtovanie zastaví, nesmie v ňom pokračovať bez stanoveného rezervného riešenia.

Pri poruche PRRO sa zúčtovacie operácie prostredníctvom tejto pokladnice zastavia. Podľa bodu 12 oddielu II postupu č. 317 podnikateľ počas dňa zistenia poruchy odošle daňovému orgánu, výrobcovi PRRO a/alebo stredisku servisnej údržby, ak existuje, oznámenie podľa formulára č. 2-PRRO. Po odstránení poruchy podnikateľ podá žiadosť s označením „Obnovenie prevádzky“. Ak takáto žiadosť nepríde do jedného mesiaca, do registra sa zapíše zrušenie registrácie PRRO. Bežný výpadok internetu automaticky nepovažujte za poruchu PRRO: preň platí offline postup.

Ručne vyhotovené potvrdenie o tržbe, tabuľka ani svojpomocne vytvorený súbor s reportom nenahrádzajú fiškálny Z-report. Zúčtovacia knižka sa tiež používa len podľa postupu stanoveného zákonom.

Aké informácie má vedúci predajne uchovať

DPS vysvetľuje, že okolnosť musí objektívne brániť splneniu povinnosti. Preto odporúčame po tom, ako budú pracovníci v bezpečí, vyhotoviť interný záznam o udalosti. Mal by obsahovať:

• adresu predajne, dátum a bežný čas ukončenia prevádzky;
• čas začiatku a ukončenia poplachu v príslušnej oblasti a zdroj týchto informácií;
• meno pokladníka, fiškálne číslo RRO alebo PRRO a číslo zmeny;
• čas zastavenia predaja a dôvod, prečo nebolo možné vytvoriť report v plánovanom čase;
• informácie o výpadku elektriny, strate spojenia alebo poruche a uchované chybové hlásenia;
• skutočný dátum, čas a číslo vytvoreného Z-reportu, výsledky odoslania dokumentov a kontroly uzavretia zmeny;
• osobu, ktorá pred obnovením zúčtovania skontrolovala pokladnicu.

K záznamu priložte dostupné potvrdenia: oznámenie o poplachu, pracovný rozvrh, snímky chýb programu, záznamy o komunikácii, požiadavky na technickú podporu a odpovede servera. Ak sa report nepodarilo vytvoriť ani nasledujúci pracovný deň, osobitne zaznamenajte dôvod ďalšieho omeškania a kroky na jeho odstránenie. Samotný odkaz na predchádzajúci poplach nevysvetľuje každé ďalšie omeškanie.

Pri skutočnej poruche hardvérovej RRO platia aj oznamovacie lehoty podľa bodu 16 článku 3 zákona č. 265: stredisko servisnej údržby treba informovať počas pracovného dňa, keď bola porucha zistená, a daňový orgán do dvoch pracovných dní po tomto dni.

Ako posúdiť zodpovednosť za oneskorenie reportu

Letecký poplach sám osebe nezbavuje zodpovednosti za všetky porušenia pravidiel prevádzky pokladnice. Pododsek 112.8.9 článku 112 Daňového kódexu Ukrajiny stanovuje oslobodenie od finančnej zodpovednosti, ak konanie bolo dôsledkom okolností vyššej moci. V konkrétnom prípade treba preukázať súvislosť medzi udalosťou a nemožnosťou splniť povinnosť. Interný záznam ani potvrdenie automaticky nezaručujú oslobodenie od sankcií.

Každému oneskorenému Z-reportu nepripisujte pokutu vo výške predaja. Bod 1 článku 17 zákona č. 265 stanovuje pokutu vo výške 100 % sumy predaja za prvé a 150 % za každé ďalšie porušenie v prípadoch, ktoré určuje, najmä pri nezaúčtovaní platby cez fiškálnu registračnú pokladnicu alebo nevydaní riadneho zúčtovacieho dokladu. Bod 10 tohto článku osobitne stanovuje sankciu za nepredloženie povinného výkazníctva a kópií dokumentov vo výške 30 nezdaniteľných miním príjmov občanov. Základ zodpovednosti sa určuje podľa skutočne zisteného porušenia. Článok 26 zákona č. 265 osobitne stanovuje administratívnu zodpovednosť vedúcich pracovníkov a zamestnancov obchodu za porušenie jeho požiadaviek v súlade so zákonom. Posúdenie dôsledkov oneskoreného reportu sa preto neobmedzuje na finančné sankcie pre podnikateľa alebo spoločnosť.

Bod 14 oddielu II zákona č. 265 stanovuje územné oslobodenie od zodpovednosti za porušenia pri predaji tovaru a poskytovaní služieb na dočasne okupovaných územiach a územiach aktívnych alebo možných bojových operácií, a to počas lehôt určených pre tieto územia. Nevzťahuje sa na porušenia pravidiel zúčtovania pri predaji tovaru podliehajúceho spotrebnej dani. Pri posudzovaní uplatniteľnosti tohto ustanovenia treba overiť status konkrétneho územia a príslušné dátumy podľa oficiálneho zoznamu. Vyhlásenie poplachu v inej obci takéto územné oslobodenie nezakladá.

Ako po poplachu uzavrieť zmenu PRRO v Torgsoft

Platená možnosť „Programová registračná pokladnica“ sa platí každoročne za každé zariadenie, na ktorom sa fiškálne evidujú predaje. Funguje s licenciami Torgsoft Štart, Ultra a Terminál. Vopred aktivujte „Pripojenie softvérovej registračnej pokladnice“ v menu „Nastavenia“, zaregistrujte prevádzkareň, PRRO a pokladníkov a skontrolujte platnosť kvalifikovaného elektronického podpisu (KEP). Pokladník sa zvyčajne identifikuje pomocou odznaku alebo výberom svojho mena zo zoznamu a pracuje s vlastným kľúčom. Pri priraďovaní predajov k predavačovi v režime „Pre každý tovar“ program používa spoločný kľúč PRRO; prístup k nemu povoľte len oprávneným osobám. Po bezpečnom návrate skontrolujte posledný Z-report, stav dokladov a neodoslané dokumenty. Podľa pokynov pre pokladníka otvorte vo formulári „Realizácia“ položku „Fiškálny doklad“ → „Tlač Z-reportu“ a skontrolujte hlásenie o uzavretí zmeny.

Dokumentácia offline režimu umožňuje vytvoriť Z-report bez spojenia: Torgsoft ukladá dokumenty lokálne a po obnovení pripojenia ich odošle automaticky. Prvé otvorenie zmeny vyžaduje internet. Pred novými predajmi skontrolujte, či bola predchádzajúca zmena uzavretá a či je nasledujúca pripravená. Ak sa spojenie obnovilo, skontrolujte doručenie dokumentov a potvrdenie servera; bez spojenia overte povolenie offline prevádzky, zostávajúce čísla a čas. Program blokuje offline prevádzku po prekročení 36 hodín nepretržite, 168 hodín za kalendárny mesiac alebo po vyčerpaní čísel; zákonná výnimka tieto technické obmedzenia neodstráni. Neinštalujte program znova a nemažte databázu s neodoslanými dokladmi. Nejasný výsledok fiškálnej registrácie si pred ďalšou akciou overte u administrátora alebo podpory.

Právne predpisy a oficiálne vysvetlenie na overenie postupu

• Zákon Ukrajiny č. 265/95-VR o používaní registračných pokladníc: článok 2 — definícia reportu; body 7, 9 a 16 článku 3 — odosielanie dokumentov, denný report a poruchy; článok 5 — rezervný a offline postup; článok 17 — finančné sankcie; body 13 a 14 oddielu II — osobitné podmienky.
• Postup registrácie, vedenia registra a používania softvérových registračných pokladníc, schválený nariadením Ministerstva financií Ukrajiny č. 317: bod 12 oddielu II — porucha; body 3 a 5 oddielu IV — otvorenie a uzavretie zmeny; oddiel V — offline dokumenty a ich odosielanie.
• Kódex civilnej ochrany Ukrajiny č. 5403-VI: články 20 a 21 — povinnosti podnikateľa a pravidlá správania občanov.
• Daňový kódex Ukrajiny č. 2755-VI: článok 112 vrátane pododseku 112.8.9 — podmienky finančnej zodpovednosti a okolnosti vyššej moci.
• Vysvetlenie DPS k Z-reportu, keď poplach zasiahol plánovaný čas zatvorenia predajne — lehota do nasledujúceho pracovného dňa pred novými zúčtovacími operáciami.