Primárne dokumenty v obchode: evidencia predaja, platby, doručenia a vrátenia počas kontroly

Na zníženie rizík počas daňovej alebo faktickej kontroly by mala mať každá hospodárska operácia nadväzujúci reťazec dokumentov: objednávku alebo zmluvu, doklad o odovzdaní tovaru alebo poskytnutí služby, doklad o platbe, fiškálny doklad — ak je používanie RP/РRP povinné, a pri preprave — prepravný doklad. Údaje vo všetkých dokumentoch sa musia zhodovať v údajoch o zmluvnej strane, dátume, tovare alebo službe, množstve, cene, sume, DPH, spôsobe platby, sklade, príjemcovi a skutočnosti vrátenia.

Faktúra na úhradu sama osebe spravidla nepotvrdzuje expedíciu, bankový doklad alebo doklad z platobného terminálu nenahrádza fiškálny doklad, nákladný list nepotvrdzuje platbu a bežný doklad o predaji nenahrádza doklad RP/РRP. Automatické vytváranie súvisiacich dokumentov z jednej operácie znižuje riziko nezrovnalostí, právna platnosť dokumentov však závisí od skutočného uskutočnenia operácie, prítomnosti povinných náležitostí, podpisov alebo elektronických podpisov, správnej fiškalizácie a riadneho uchovávania.

Aké dokumenty sú potrebné pre základné operácie

Primárne dokumenty sú podkladom pre účtovníctvo a daňovú evidenciu. Daňové ukazovatele nemožno vytvárať na základe údajov, ktoré nie sú potvrdené dokumentmi stanovenými právnymi predpismi.

Povinné náležitosti primárneho dokumentu

Primárny dokument môže byť papierový alebo elektronický. Musí obsahovať:

• názov dokumentu;

• dátum vyhotovenia;

• názov podniku alebo osoby, v mene ktorej bol dokument vyhotovený;

• obsah a rozsah hospodárskej operácie;

• mernú jednotku operácie;

• funkcie a priezviská osôb zodpovedných za operáciu a správnosť jej zdokumentovania;

• vlastnoručný podpis alebo iné údaje umožňujúce identifikovať osobu, ktorá sa na operácii zúčastnila.

V prípade potreby sa do dokumentu dopĺňa číslo, právny základ operácie, údaje z plnomocenstva, pečiatka, sklad, zmluva, objednávka, adresa doručenia a ďalšie náležitosti. Použitie pečiatky nie je všeobecnou podmienkou platnosti primárneho dokumentu, ak osobitné pravidlá alebo zmluva neurčujú inak.

Primárne dokumenty a účtovné registre sa vyhotovujú v ukrajinskom jazyku. Dokumenty v cudzom jazyku, ktoré sú podkladom pre účtovné zápisy, musia mať riadne vyhotovený autentický preklad do ukrajinčiny.

Drobné nedostatky nemusia vždy zbaviť dokument právnej účinnosti. Dokument možno prijať do účtovníctva, ak umožňuje identifikovať zmluvné strany, dátum, obsah, rozsah a skutočné uskutočnenie operácie. Toto pravidlo nechráni dokumenty vyhotovené bez skutočnej operácie, s neurčeným tovarom alebo bez možnosti identifikovať účastníkov či zodpovedné osoby.

Čo potvrdzuje každý dokument

Faktúra na úhradu

Faktúra informuje kupujúceho o platobných údajoch, zozname tovarov alebo služieb, cene a sume na úhradu. Spravidla sa vystavuje pred expedíciou alebo poskytnutím služby, preto sama osebe nepreukazuje, že tovar bol odovzdaný, práca vykonaná alebo peniaze prijaté.

Faktúra môže zároveň plniť funkciu primárneho dokumentu iba vtedy, ak zaznamenáva už uskutočnenú operáciu, obsahuje všetky povinné náležitosti a umožňuje určiť jej obsah, rozsah a zodpovedné osoby. Na zníženie rizika je vhodné predaj tovaru potvrdiť výdajkou a služby alebo práce — protokolom alebo iným riadnym primárnym dokumentom.

Výdajka

Výdajka potvrdzuje odovzdanie tovaru od predávajúceho kupujúcemu. Musia v nej byť uvedené zmluvné strany, dátum, zoznam tovarov, merné jednotky, množstvo, cena, suma a osoby zodpovedné za výdaj a prevzatie.

Ak kupujúci preberá tovar prostredníctvom zamestnanca, zástupcu alebo dopravcu, je potrebné určiť, na akom základe táto osoba tovar preberá. Môže ísť o zmluvu, plnomocenstvo, objednávku prepravy, údaje objednávky alebo iný dokument, ktorý umožňuje prepojiť príjemcu s kupujúcim.

Protokol o vykonaných prácach alebo poskytnutých službách

Protokol potvrdzuje skutočnosť, obsah, rozsah a obdobie vykonania prác alebo poskytnutia služieb. Neexistuje všeobecné pravidlo, podľa ktorého by pri všetkých službách musel byť dokument výslovne označený ako «protokol»: operáciu môže potvrdiť aj iný primárny dokument, ak spĺňa požiadavky článku 9 zákona o účtovníctve.

Pri službách, prácach a prenájme je prípustný dokument podpísaný iba zhotoviteľom, prenajímateľom alebo inou stranou, ktorá poskytla službu, vykonala prácu alebo odovzdala majetok do užívania. Tento postup možno použiť iba pri súčasnom splnení týchto podmienok:

• dokument obsahuje dátum alebo obdobie poskytnutia služieb, vykonania prác alebo prenájmu;

• písomná zmluva výslovne stanovuje jednostranné dokumentovanie;

• operácia bola zaúčtovaná v období jej skutočného uskutočnenia.

Jednostranný postup sa nevzťahuje na operácie s použitím verejných finančných prostriedkov, prenájom štátneho alebo obecného majetku, stavebné zmluvy, projektové a prieskumné práce, ako ani na zmluvy o darovaní, charitatívnej alebo humanitárnej pomoci.

Doklad o predaji

Doklad o predaji môže potvrdzovať zoznam tovarov odovzdaných kupujúcemu. Nefiškálny doklad vytlačený účtovným programom však automaticky nie je fiškálnym zúčtovacím dokladom.

Ak sa operácia musí vykonať prostredníctvom RP alebo РRP, kupujúcemu musí byť poskytnutý práve zúčtovací doklad stanovenej formy a obsahu vytvorený registrovaným RP/РRP. Faktúra, doklad o predaji, bankové potvrdenie ani potvrdenie z platobného terminálu nezbavujú povinnosti vystaviť fiškálny doklad.

Doklad o platbe

V závislosti od spôsobu úhrady môže platbu potvrdzovať:

• bankový výpis;

• platobný príkaz;

• bankové potvrdenie;

• príjmový alebo výdavkový pokladničný doklad v prípadoch stanovených právnymi predpismi;

• fiškálny doklad;

• doklad z platobného terminálu;

• doklad prevádzkovateľa poštového peňažného prevodu;

• finančný doklad o pripísaní alebo vrátení finančných prostriedkov.

Doklad o platbe je potrebné prepojiť s konkrétnou faktúrou, objednávkou, výdajkou alebo zmluvou. V účele platby je vhodné uviesť číslo a dátum dokumentu, na základe ktorého sa platba uskutočňuje.

Daňová faktúra

Daňová faktúra je osobitným daňovým dokumentom platiteľa DPH. Nenahrádza výdajku, protokol, prepravný doklad ani fiškálny doklad a sama osebe nepreukazuje skutočné odovzdanie tovaru alebo poskytnutie služby.

V prípade vrátenia tovaru, vrátenia platby vopred alebo zmeny výšky protihodnoty platiteľ DPH vyhotoví opravný výpočet k daňovej faktúre a zabezpečí jeho registráciu v Jednotnom registri daňových faktúr podľa pravidiel článku 192 Daňového zákonníka.

RP a РRP: kedy je potrebný fiškálny doklad

Podnikateľské subjekty, ktoré vykonávajú zúčtovacie operácie v hotovosti, platobnými kartami, elektronickými platobnými prostriedkami alebo inými spôsobmi stanovenými zákonom, musia vykonať operáciu v plnej výške prostredníctvom registrovaného RP/РRP a poskytnúť kupujúcemu papierový alebo elektronický fiškálny doklad. Toto pravidlo sa vzťahuje aj na internetový predaj a vrátenie tovaru.

Fiškálny doklad môže byť:

• vytlačený na papieri;

• odoslaný na telefónne číslo alebo e-mailovú adresu kupujúceho;

• poskytnutý prostredníctvom QR kódu na displeji zariadenia s РRP;

• odovzdaný iným spôsobom, ktorý kupujúcemu umožňuje elektronický zúčtovací doklad prijať a identifikovať.

Forma a obsah dokladu musia zodpovedať nariadeniu schválenému príkazom Ministerstva financií č. 13. Chýbajúce povinné náležitosti môžu znamenať, že vytvorený dokument nespĺňa požiadavky na zúčtovací doklad.

Platba na IBAN, kartou a prostredníctvom platobného odkazu

Podľa vysvetlenia Štátnej daňovej služby, ak predávajúci poskytne kupujúcemu úplné údaje bežného účtu vo formáte IBAN a kupujúci uskutoční bežný prevod na tento účet bez použitia kartového acquiringu, takáto platba sa nemusí považovať za zúčtovaciu operáciu, a preto sa RP/РRP nemusí používať.

Platba platobnou kartou, prostredníctvom internetového acquiringu, platobného odkazu alebo POS terminálu je zúčtovacou operáciou a podľa všeobecného pravidla vyžaduje fiškálny doklad. Pri platbe vo viacerých častiach sa pre každú zúčtovaciu operáciu vytvorí samostatný doklad.

Spôsob platby sa musí určovať nie podľa textu, ktorý vidí kupujúci, ale podľa skutočného pohybu finančných prostriedkov a technológie platby. Označenie «platba podľa platobných údajov» nezbavuje povinnosti používať RP/РRP, ak kupujúci v skutočnosti zadáva údaje z karty na stránke acquiringu.

Predaj s doručením

Pri úplnej platbe vopred na bežný účet predávajúceho podľa údajov IBAN sa fiškálny doklad nemusí vystaviť, k zásielke však musí byť priložený doklad k tovaru — napríklad výdajka alebo riadne vystavený doklad o predaji.

Pri platbe kartou vopred musí predávajúci vytvoriť fiškálny doklad a priložiť ho k zásielke alebo ho kupujúcemu odovzdať elektronicky.

Pri dobierke závisí povinnosť používania RP/РRP od zmluvy s dopravcom a spôsobu prijímania a prevodu finančných prostriedkov. Ak dopravca prijíma platbu od kupujúceho ako finančný sprostredkovateľ a vystavuje vlastný fiškálny doklad, predávajúci priloží k zásielke doklady k tovaru. Ak sa finančné prostriedky odovzdávajú predávajúcemu iným spôsobom, je potrebné osobitne overiť, kto a kedy vykonáva zúčtovaciu operáciu. Kuriér predávajúceho, ktorý prijíma hotovosť alebo platbu kartou na mieste doručenia, musí poskytnúť fiškálny doklad na celú sumu.

Praktický príklad. Internetový obchod prijíma platbu dvoma spôsobmi. Kupujúcemu, ktorý previedol finančné prostriedky priamo na bežný účet podľa údajov IBAN, obchod odošle tovar s výdajkou. Kupujúcemu, ktorý zaplatil rovnakú sumu kartou cez platobnú stránku, obchod navyše vytvorí fiškálny doklad RP/РRP. Samotná skutočnosť, že obe platby boli pripísané na rovnaký bankový účet, neznamená, že spôsoby platby sú z hľadiska používania RP rovnaké. Tento prístup je uvedený v oficiálnom vysvetlení Štátnej daňovej služby týkajúcom sa internetového obchodu a doručenia.

Evidencia zásob a dokumenty o pôvode tovaru

Podnik alebo Živnostník, na ktorého sa vzťahuje bod 12 článku 3 zákona o RP, musí viesť evidenciu zásob a predávať iba tovar uvedený v tejto evidencii. Na začiatku kontroly je potrebné predložiť papierové alebo elektronické dokumenty potvrdzujúce evidenciu a pôvod tovaru nachádzajúceho sa na mieste predaja.

Dokladmi o pôvode môžu byť:

• príjmový alebo výdajkový doklad dodávateľa;

• TTN alebo iný prepravný doklad;

• colné vyhlásenie;

• doklad o nákupe;

• fiškálny doklad alebo doklad o predaji;

• doklad o internom presune;

• inventarizačný dokument;

• iný dokument, ktorý identifikuje dodávateľa, príjemcu, dátum, tovar, množstvo a hodnotu.

Pre Živnostníkov, na ktorých sa vzťahuje osobitná forma evidencie zásob, sa záznamy a primárne dokumenty vedú podľa Postupu č. 496. Dokumenty možno uchovávať v papierovej alebo elektronickej forme, počas kontroly však musia byť dostupné.

Požiadavky bodu 12 článku 3 zákona o RP sa nevzťahujú na Živnostníkov — platiteľov jednotnej dane, ktorí nie sú registrovanými platiteľmi DPH, s výnimkou predajcov:

• technicky zložitých výrobkov pre domácnosť podliehajúcich záručnej oprave;

• liekov a zdravotníckych pomôcok;

• šperkov a výrobkov pre domácnosť z drahých kovov a drahých kameňov.

Táto výnimka sa týka výlučne osobitnej požiadavky zákona o RP týkajúcej sa evidencie tovaru. Neumožňuje skrývať príjmy, predávať tovar neznámeho alebo nezákonného pôvodu ani porušovať požiadavky osobitných právnych predpisov.

Pri tovare podliehajúcom spotrebnej dani, dovážanom, potravinárskom, zdravotníckom, technicky zložitom a inom regulovanom tovare primárne dokumenty nenahrádzajú licencie, kontrolné známky spotrebnej dane, certifikáty, vyhlásenia o zhode, záručné dokumenty, veterinárne, hygienické, colné ani iné dokumenty stanovené pre konkrétnu kategóriu výrobkov.

Elektronické primárne dokumenty

Elektronický dokument má rovnakú právnu povahu ako papierový dokument, ak obsahuje povinné náležitosti a riadny elektronický podpis alebo iný zákonom stanovený prostriedok identifikácie autora. Originálom elektronického dokumentu je elektronické vyhotovenie s povinnými náležitosťami vrátane elektronického podpisu autora alebo podpisu, ktorý zákon považuje za rovnocenný vlastnoručnému podpisu.

Primárne dokumenty, ktoré automaticky vytvára informačný systém, možno používať v účtovníctve pod podmienkou pripojenia elektronického podpisu alebo elektronickej pečate v súlade s právnymi predpismi o elektronickom obehu dokumentov a dôveryhodných službách.

Sken alebo fotografia papierového dokumentu bez elektronického podpisu sa nestáva originálom elektronického dokumentu. Ide o elektronickú kópiu papierového originálu, preto je potrebné samotný papierový exemplár uchovávať, pokiaľ nebol riadne nahradený elektronickým dokumentom.

Systém elektronického archívu musí zabezpečiť:

• integritu dokumentu;

• ochranu pred nepozorovanou úpravou;

• možnosť identifikovať autora a podpisujúcu osobu;

• uchovanie podpisu a údajov o overení certifikátu;

• vyhľadávanie dokumentu podľa dátumu, zmluvnej strany, čísla a operácie;

• zobrazenie dokumentu v čitateľnej forme;

• vyhotovenie papierovej kópie na požiadanie kontrolného orgánu.

TTN a dokumenty pre doručenie

Nákladný list je základným dokladom pri cestnej preprave nákladu. Môže byť papierový alebo elektronický a musí obsahovať povinné údaje o odosielateľovi, dopravcovi, príjemcovi, vozidle, vodičovi, miestach nakládky a vykládky, náklade, množstve a ďalšie údaje stanovené dopravnými predpismi.

Podľa platných Pravidiel cestnej nákladnej dopravy:

• TTN sa vyhotovuje bez ohľadu na platobné podmienky za prepravu;

• odosielateľ vyhotovuje papierovú TTN v troch exemplároch;

• elektronickú TTN podpisujú zodpovedné osoby odosielateľa, dopravcu alebo vodiča a príjemcu;

• k TTN sa prikladajú dokumenty stanovené pre konkrétny náklad;

• pre jednotlivé kategórie nákladu platia osobitné požiadavky týkajúce sa teploty, balenia, označovania, bezpečnosti a sprievodných dokumentov.

TTN potvrdzuje prepravu, ale automaticky nepotvrdzuje platbu, fiškalizáciu ani všetky podmienky predaja. Na správne zdokumentovanie dodávky je potrebné prepojiť ju so zmluvou, objednávkou a výdajkou.

Doklad poštového alebo expresného dopravcu, ktorý sa v bežnej reči tiež označuje ako TTN, potvrdzuje prijatie zásielky konkrétnym operátorom. Podnikateľ musí overiť, či sú jeho náležitosti pre príslušnú operáciu dostatočné a či nie je navyše potrebná výdajka, zákonná TTN, doklady k tovaru alebo fiškálny doklad.

Dokumentovanie vrátenia tovaru a finančných prostriedkov

Vrátenie musí byť prepojené s pôvodným predajom. V dokumentoch je potrebné uviesť číslo a dátum pôvodného dokladu, výdajky alebo objednávky, kupujúceho, tovar, množstvo, cenu, sumu, dôvod vrátenia a spôsob vrátenia finančných prostriedkov.

Pri vrátení sa spravidla vyhotovuje:

1. žiadosť, reklamácia alebo iný dokument kupujúceho — ak to vyplýva z povahy vrátenia;

2. vratka alebo protokol o vrátení;

3. výdavkový fiškálny doklad, ak bola pôvodná úhrada vykonaná prostredníctvom RP/РRP;

4. bankový alebo pokladničný doklad o vrátení finančných prostriedkov;

5. opravný výpočet — ak je predávajúci platiteľom DPH a vzniknú dôvody na opravu.

Finančné prostriedky za operáciu vykonanú kartou prostredníctvom RP/РRP sa podľa všeobecného pravidla vracajú formou zodpovedajúcou pôvodnému spôsobu platby s riadnym zdokumentovaním zúčtovacej operácie.

Spotrebiteľ má právo vymeniť nepotravinový tovar vyhovujúcej kvality do štrnástich dní, nezapočítavajúc deň kúpy, ak predávajúci neurčil dlhšiu lehotu a sú splnené zákonom stanovené podmienky týkajúce sa stavu tovaru, jeho používania a potvrdenia nákupu. Pri tovare zo zoznamu schváleného Kabinetom ministrov je právo na výmenu alebo vrátenie tovaru vyhovujúcej kvality obmedzené. Zákon č. 1023-XII zostáva v platnosti; nový zákon č. 3153-IX ešte nenadobudol účinnosť.

Vrátenie tovaru nevyhovujúcej kvality sa dokumentuje s prihliadnutím na osobitné práva spotrebiteľa, záručné lehoty, povahu vady a požiadavky článku 8 zákona o ochrane spotrebiteľa.

Uchovávanie dokumentov a príprava na kontrolu

Doba uchovávania závisí od druhu dokumentu, postavenia daňovníka a daňovej operácie:

Lehota pre daňové dokumenty sa počíta odo dňa podania výkazov, na vyhotovenie ktorých boli použité, a pri nepodaní — od posledného dňa lehoty na podanie. Pri dokumentoch súvisiacich s inými právnymi predpismi kontrolovanými Štátnou daňovou službou sa lehota počíta odo dňa operácie a pri povoľovacom dokumente — odo dňa skončenia jeho platnosti. Lehoty sa môžu predĺžiť v prípadoch pozastavenia plynutia premlčacej lehoty, vykonania kontroly alebo administratívneho či súdneho odvolania.

Pre Živnostníka je potrebné konkrétnu lehotu určiť podľa kategórie dokumentu. Najmä lehota 1825 dní sa vzťahuje na dokumenty Živnostníka týkajúce sa platieb nerezidentom podľa bodu 141.4 Daňového zákonníka, zatiaľ čo na iné dokumenty sa môže vzťahovať lehota 1095 dní. Dokumenty by sa nemali ničiť, ak sa týkajú neukončenej kontroly, sporu, odvolania, trestného konania alebo obdobia s pozastaveným plynutím premlčacej lehoty.

Pre každú operáciu je vhodné uchovávať jeden elektronický súbor:

• zmluvu alebo objednávku;

• faktúru;

• doklad o odovzdaní tovaru alebo prevzatí služby;

• TTN alebo doklad dopravcu;

• fiškálny doklad;

• bankový alebo pokladničný doklad;

• daňovú faktúru a opravný výpočet;

• korešpondenciu týkajúcu sa odsúhlasenia, doručenia, reklamácie alebo vrátenia;

• doklady o pôvode, kvalite a zhode tovaru.

Hlavné riziká sankcií

Za nevykonanie zúčtovacej operácie prostredníctvom RP/РRP, jej vykonanie na neúplnú sumu alebo neposkytnutie riadneho zúčtovacieho dokladu sa uplatňuje finančná sankcia:

• 100 % sumy operácie — za prvé porušenie;

• 150 % sumy operácie — za každé ďalšie porušenie.

Za predaj neevidovaného tovaru alebo neposkytnutie dokumentov počas kontroly, ktoré potvrdzujú evidenciu tovaru na mieste predaja, predstavuje sankcia hodnotu takéhoto tovaru podľa predajných cien, najmenej však desať nezdaniteľných minimálnych príjmov občanov. Zákonná výnimka pre niektorých Živnostníkov — platiteľov jednotnej dane sa nevzťahuje na predajcov technicky zložitých domácich spotrebičov, liekov, zdravotníckych pomôcok a šperkov.

Nezabezpečenie uchovávania primárnych dokumentov alebo ich neposkytnutie kontrolnému orgánu v prípadoch stanovených zákonom vedie k pokute 1020 hrivien a pri opakovaných porušeniach v priebehu roka — 2040 hrivien. Pre niektorých Živnostníkov — platiteľov jednotnej dane, ktorí nie sú platiteľmi DPH, je stanovená obmedzená výnimka týkajúca sa neuchovávania dokumentov potvrdzujúcich práve náklady na obstaranie tovaru alebo služieb. Táto výnimka nezrušuje povinnosť uchovávať dokumenty o príjmoch, zúčtovacích operáciách, osobitných kategóriách tovaru ani iné dokumenty stanovené zákonom.

Existencia správne vyhotoveného dokumentu nechráni operáciu, ktorá sa v skutočnosti neuskutočnila. Počas kontroly sa posudzuje nielen forma dokumentov, ale aj skutočný pohyb tovaru, poskytnutie služby, platba, schopnosť strán plniť zmluvu a vzájomný súlad všetkých dokumentov.

Ako Torgsoft vytvára faktúry, výdajky, protokoly, doklady, vratky, platby a TTN z údajov o predaji

V Torgsoft je k dispozícii režim predaja s vystavením faktúry, v ktorom sú prepojené faktúra, výdajka, platba a vrátenie. Na základe údajov o predaji možno vytvárať a tlačiť faktúru, výdajku, doklad o predaji, protokol o vykonaných prácach pre služby alebo pre tovary a služby, TTN a doklady o vrátení. Pre výdajky sa používajú šablóny podľa typu dokumentu a informácie o platbe sa prepájajú s faktúrou a výdajkou.

To umožňuje používať rovnaké údaje o zákazníkovi, tovare, množstve, cene, sume, podmienkach doručenia a platbe v súvisiacich dokumentoch bez ich ručného prenášania medzi rôznymi súbormi. Takýto prístup znižuje riziko, že vo faktúre bude jedna suma, vo výdajke iné množstvo a platba zostane neprepojená s konkrétnou expedíciou.

Pre zúčtovacie operácie Torgsoft podporuje prácu s fiškálnymi registrátormi a РRP, vrátane vytvárania dokladov o predaji a vrátení. Niektoré možnosti vyžadujú príslušnú licenciu, pripojenie alebo aktiváciu doplnkovej funkcie. V režime Hybrid program podporuje predaj, vrátenie, tlač bežného aj fiškálneho dokladu a prácu s РRP pri dostupnosti potrebnej možnosti.

Integrácie s poštovými operátormi umožňujú vytvárať prepravné doklady zásielok, tlačiť štítky, zoskupovať doklady do registrov a sledovať stav doručenia bez opakovaného zadávania základných údajov. V pomocníkovi Torgsoft je opísané vytváranie dokumentov a sledovanie zásielok prostredníctvom Nova Poshta a Ukrposhta.

Pred použitím šablón je potrebné skontrolovať údaje podnikateľa, názvy tovarov a služieb, merné jednotky, sadzby DPH, príznaky fiškalizácie, spôsoby platby, sklady, číslovanie a podpisy. Program pomáha vytvárať a prepájať dokumenty, nenahrádza však kontrolu zmluvy, skutočného obsahu operácie, elektronických podpisov, licencií, certifikátov ani osobitných požiadaviek na konkrétny tovar.

Kontrolný zoznam pred kontrolou

1. Pri každom predaji možno vysledovať cestu od objednávky až po platbu a expedíciu.

2. Názov, množstvo, cena, suma a sadzba DPH sa v súvisiacich dokumentoch zhodujú.

3. Faktúry sa nepoužívajú ako jediný doklad o expedícii alebo poskytnutí služby.

4. Pre kartové, hotovostné a iné zúčtovacie operácie boli vytvorené fiškálne doklady.

5. Bankové prevody na IBAN sú oddelené od kartových platieb a acquiringu.

6. Tovar na mieste predaja je evidovaný a dokumenty o jeho pôvode sú dostupné.

7. Vrátenie je prepojené s pôvodným predajom a potvrdené vratkou, dokladom a dokumentom o vrátení finančných prostriedkov.

8. Pre platiteľov DPH boli vytvorené daňové faktúry a opravné výpočty.

9. Elektronické originály majú riadne elektronické podpisy a skeny nenahrádzajú papierové originály.

10. Dokumenty sa uchovávajú najmenej počas lehoty stanovenej pre príslušnú kategóriu.

11. Šablóny účtovného programu obsahujú aktuálne údaje podnikateľa a zodpovedajú skutočnému obsahu operácií.

12. Dokumenty možno rýchlo vyhľadať podľa dátumu, zmluvnej strany, čísla faktúry, výdajky, dokladu alebo zásielky.

Oficiálne zdroje

1. Zákon Ukrajiny «O účtovníctve a finančnom výkazníctve na Ukrajine» zo 16.07.1999 č. 996-XIV — články 1, 8, 9: primárne dokumenty, povinné náležitosti, elektronická forma, zodpovednosť za dokumentovanie.
   https://zakon.rada.gov.ua/go/996-14

2. Zákon Ukrajiny z 24.02.2026 č. 4791-IX — zmeny článku 9 zákona č. 996-XIV týkajúce sa dokumentovania služieb, prác a prenájmu dokumentom s údajmi vykonávajúcej strany.
   https://zakon.rada.gov.ua/go/4791-20

3. Nariadenie o dokumentárnom zabezpečení účtovných zápisov schválené príkazom Ministerstva financií Ukrajiny z 24.05.1995 č. 88 — oddiel 2: primárne dokumenty, jazyk, náležitosti, podpisovanie a elektronické dokumenty.
   https://zakon.rada.gov.ua/go/z0168-95

4. Daňový zákonník Ukrajiny z 02.12.2010 č. 2755-VI — články 44, 121, 192, 201: dokumentárne potvrdenie daňovej evidencie, lehoty uchovávania, sankcie, daňové faktúry a opravné výpočty.
   https://zakon.rada.gov.ua/go/2755-17

5. Zákon Ukrajiny «O používaní registračných pokladníc pri zúčtovacích operáciách v oblasti obchodu, verejného stravovania a služieb» zo 06.07.1995 č. 265/95-VR — články 2, 3, 9, 10, 17, 20: zúčtovacie operácie, fiškálne doklady, evidencia tovaru a finančné sankcie.
   https://zakon.rada.gov.ua/go/265/95-%D0%B2%D1%80

6. Nariadenie o forme a obsahu zúčtovacích dokladov schválené príkazom Ministerstva financií Ukrajiny z 21.01.2016 č. 13 — oddiely II–III: povinné náležitosti fiškálnych pokladničných a výdavkových dokladov.
   https://zakon.rada.gov.ua/go/z0220-16

7. Postup vedenia evidencie zásob pre Živnostníkov schválený príkazom Ministerstva financií Ukrajiny z 03.09.2021 č. 496 — forma evidencie a dokumenty o pôvode tovaru.
   https://zakon.rada.gov.ua/go/z1411-21

8. Zákon Ukrajiny «O elektronických dokumentoch a elektronickom obehu dokumentov» z 22.05.2003 č. 851-IV — články 5–8, 13: náležitosti, originál, právna účinnosť a uchovávanie elektronického dokumentu.
   https://zakon.rada.gov.ua/go/851-15

9. Zákon Ukrajiny «O elektronickej identifikácii a elektronických dôveryhodných službách» z 05.10.2017 č. 2155-VIII — pravidlá používania elektronických podpisov a pečatí.
   https://zakon.rada.gov.ua/go/2155-19

10. Pravidlá cestnej nákladnej dopravy na Ukrajine schválené príkazom Ministerstva dopravy Ukrajiny zo 14.10.1997 č. 363 — oddiely 10–11 a príloha 7: vyhotovenie papierovej a elektronickej TTN.
    https://zakon.rada.gov.ua/go/z0128-98

11. Zákon Ukrajiny «O ochrane práv spotrebiteľov» z 12.05.1991 č. 1023-XII — články 8, 9, 10: práva pri vadách tovaru, výmena tovaru vyhovujúcej kvality, požiadavky na práce a služby.
    https://zakon.rada.gov.ua/go/1023-12

12. Uznesenie Kabinetu ministrov Ukrajiny z 19.03.1994 č. 172 — aktuálny zoznam tovaru vyhovujúcej kvality, ktorý nepodlieha výmene alebo vráteniu.
    https://zakon.rada.gov.ua/go/172-94-%D0%BF

13. Postup vypĺňania daňovej faktúry schválený príkazom Ministerstva financií Ukrajiny z 31.12.2015 č. 1307 — vyhotovovanie daňových faktúr a opravných výpočtov.
    https://zakon.rada.gov.ua/go/z0137-16