Ako prejsť z hardvérovej registračnej pokladnice alebo inej softvérovej registračnej pokladnice na softvérovú registračnú pokladnicu Torgsoft

Ak chcete prejsť na softvérovú registračnú pokladnicu (SRP) Torgsoft, najprv pripravte novú pokladnicu, overte registráciu prevádzkarne a oprávnenia pokladníkov a potom určte, kedy sa skončí prevádzka doterajšej pokladnice. Ak prestávate používať hardvérovú registračnú pokladnicu (RP), musí ju servisné stredisko (CSTO) odplombovať a jej registráciu treba zrušiť. Ak prechádzate z inej SRP, postup závisí od toho, či budete naďalej používať už registrovanú SRP, alebo zaregistrujete novú.

Pred prechodom ukončite predchádzajúcu zmenu, odošlite neodoslané doklady a uschovajte potvrdenia o ich prijatí. Starú databázu a archívy ponechajte dostupné na účely účtovníctva, vrátenia tovaru a kontrol. Každú platobnú operáciu zaevidujte iba raz cez riadne registrovanú pokladnicu: predaje uskutočnené pred presunom účtovníctva netreba opätovne fiškalizovať.

Určte, čo presne nahrádzate

Uvedený postup sa týka podnikateľov a spoločností, ktoré vykonávajú platobné operácie na Ukrajine. Povinnosť zaregistrovať pokladnicu, zaevidovať cez ňu celú sumu platby a vydať kupujúcemu doklad o platbe stanovuje článok 3 zákona č. 265/95-VR. Zmena účtovného programu túto povinnosť neruší. Používanie SRP pri veľkoobchodnom alebo maloobchodnom predaji pohonných látok je zakázané.

Zákon umožňuje, aby jeden podnikateľský subjekt používal RP aj SRP. Novú SRP preto môžete pripraviť ešte pred ukončením prevádzky starej pokladnice. Ak hardvérová RP zostáva na ďalšie používanie, napríklad ako záložná, musí spĺňať pravidlá registrácie a používania. Ak podnikateľ prestáva používať hardvérovú RP pre prechod na SRP, bod 10 oddielu II zákona č. 265/95-VR vyžaduje zrušenie jej registrácie a predloženie zákonom stanovených výkazových dokladov.

Pripravte prevádzkareň, podpisy a doklady

V praxi je vhodné určiť jednu osobu, ktorá bude prechod koordinovať. Vlastník alebo vedúci určí dátum a zodpovedné osoby, účtovník skontroluje registračné a daňové údaje, pokladník ukončí zmenu a technik nastaví pracovisko. V malej predajni môže tieto úlohy vykonávať sám podnikateľ.

1. Vlastník alebo účtovník skontroluje prevádzkovú jednotku. Porovnajte jej názov, adresu, identifikátor objektu a stav v daňovej evidencii so skutočnými údajmi predajne. Pripravte doklad o vlastníctve alebo užívaní priestorov. Ak objekt ešte nebol oznámený alebo sa jeho údaje zmenili, podajte príslušné oznámenie na ukrajinskom formulári č. 20-ОПП. Samotná výmena pokladničného programu neznamená otvorenie ani zatvorenie predajne a pri nezmenených údajoch nevyžaduje opätovné oznámenie.
2. Oprávnený podpisovateľ pripraví prostriedok elektronického podpisu. Na prácu v Torgsoft je potrebný kompatibilný kvalifikovaný elektronický podpis (KEP). Skontrolujte jeho držiteľa, platnosť certifikátu, heslo a možnosť podpisovať žiadosti. Oprávnenie podať registračnú žiadosť a oprávnenie pracovať ako pokladník overujte samostatne.
3. Účtovník skontroluje registráciu pokladníkov. Údaje certifikátov podpisov alebo pečatí používaných v SRP sa zapisujú do registra na základe oznámenia na ukrajinskom formulári č. 5-ПРРО. Ak už sú požadované údaje zapísané a certifikát je platný, najprv ich skontrolujte, aby ste podanie neduplikovali. Pre nový kľúč pripravte príslušné oznámenie.
4. Technik pripraví pracovisko. Skontrolujte licencie, zariadenie, internetové pripojenie, spôsob vydávania dokladov, nastavenia tovarov, daní a foriem úhrady. Zariadenie musí podnikateľskému subjektu patriť na základe vlastníctva, držby alebo užívania.
5. Zodpovedná osoba za účtovníctvo pripraví archív. Pred stratou prístupu k predchádzajúcemu systému uložte doklady o predaji a vrátení tovaru, fiškálne výkazové doklady, potvrdenia, registračné doklady a záložnú kópiu účtovnej databázy. Overte, či uložené súbory možno otvoriť a nájsť v nich požadovaný predaj.

Dôvodom na zamietnutie registrácie SRP môže byť neplatný podpis, nepreukázané oprávnenie podpisovateľa, nesúlad v údajoch platiteľa alebo chýbajúce oznámenie o prevádzkovej jednotke. Registrácia sa nevykoná ani vtedy, ak je objekt označený ako zatvorený alebo sa neprevádzkuje. Tieto pravidlá stanovuje oddiel II Postupu schváleného nariadením Ministerstva financií Ukrajiny č. 317.

Neposkytujte inému pokladníkovi svoj osobný kľúč a heslo. Pri používaní osobných podpisov používa každý pokladník vlastný kľúč. Právne predpisy za stanovených podmienok umožňujú aj elektronickú pečať podnikateľského subjektu, prístup k jej súkromnému kľúču však musí byť chránený a umožnený len riadne oprávneným osobám.

Ako nahradiť hardvérovú RP softvérovou registračnou pokladnicou Torgsoft

Tento prechod zahŕňa dva samostatné postupy: spustenie SRP a ukončenie používania hardvérovej RP. V praxi je bezpečnejšie najprv pripraviť SRP a získať potvrdenia o registrácii, a odplombovanie starého zariadenia naplánovať až po jeho posledných platobných operáciách.

1. Vlastník alebo oprávnená osoba zaregistruje SRP. Podajte elektronickú žiadosť na ukrajinskom formulári č. 1-ПРРО prostredníctvom Elektronického kabinetu Štátnej daňovej služby Ukrajiny (ŠDS) alebo pomocou softvéru. Uveďte správnu prevádzkovú jednotku, typ SRP, jej názov, jedinečné lokálne číslo v rámci danej prevádzkovej jednotky a rozhodnutie o offline prevádzke. Uschovajte potvrdenie o registrácii s prideleným fiškálnym číslom.
2. Účtovník a technik skontrolujú pripravenosť novej pokladnice. Overte, či sú certifikáty potrebných pokladníkov zapísané v registri a či Torgsoft používa správneho platiteľa a správnu SRP. Dohodnite spôsob tlače alebo elektronického vydávania dokladu.
3. Pokladník ukončí prácu s hardvérovou RP. Všetky skutočné platby vykonajte do stanoveného okamihu prechodu. Ak sa hotovosť fyzicky vyberá, zaevidujte tento úkon príslušnou služobnou operáciou. Za zmenu, počas ktorej prebehli platobné operácie, vytvorte fiškálny výkazový doklad — Z-report. Ak predajňa počas opravy RP alebo výpadku elektriny používala knižku platobných dokladov, pred odplombovaním vykonajte zaevidovanie týchto súm prostredníctvom RP podľa bodu 10 oddielu III Postupu č. 547: samostatne pre každú daňovú sadzbu a následne vytvorte Z-report. V prípade vynulovania operačnej pamäte tento bod tiež vyžaduje zaevidovať sumy podľa kontrolnej pásky za obdobie do poruchy alebo výpadku elektriny. Skontrolujte prenos elektronických dokladov vyžadovaných zákonom do ŠDS a uschovajte výkazy.
4. Vlastník požiada svoje servisné stredisko CSTO o odplombovanie. Práce vykoná CSTO, s ktorým máte uzavretú zmluvu o technickej údržbe a oprave. Vopred mu poskytnite údaje o zariadení, pripravte technický pas alebo evidenčnú knihu zariadenia a dohodnite technické práce. Vyžiadajte si doklady CSTO o vykonaných prácach a uschovajte ich spolu s dokladmi k RP. Na daňový postup sa vyžaduje potvrdenie o zaplombovaní s poznámkou o odplombovaní, ktoré CSTO odošle kontrolnému orgánu.
5. Vlastník alebo zástupca podá žiadosť na ukrajinskom formulári č. 4-РРО. Žiadosť o zrušenie registrácie podajte kontrolnému orgánu v mieste registrácie zariadenia spolu s registračným osvedčením. Uschovajte kópie dokladov a potvrdenie o podaní.
6. Zodpovedná osoba získa potvrdenie na ukrajinskom formulári č. 6-РРО. Potvrdzuje zrušenie registrácie. Ak sú k dispozícii riadne doklady vrátane potvrdenia CSTO s poznámkou o odplombovaní, ktoré CSTO zaslalo, kontrolný orgán zruší registráciu do piatich kalendárnych dní od doručenia žiadosti a registračného osvedčenia.
7. Pokladník začne vykonávať platby cez pripravenú SRP. Otvorte zmenu a počkajte na potvrdenie. Hotovosť, ktorá zostala na mieste platby pred prvou operáciou po Z-reporte, zaevidujte ako služobný vklad. Predchádzajúce tržby nevykazujte ako nový predaj.

Postup zrušenia registrácie stanovuje kapitola 4 oddielu II Postupu schváleného nariadením č. 547. Po odplombovaní sa zariadenie nesmie používať na bežné fiškálne platby. Ak nová SRP ešte nie je pripravená, pozastavte príslušné platobné operácie alebo použite inú riadne registrovanú pokladnicu a dodržte pravidlá jej používania.

Ako prejsť z inej SRP na Torgsoft

Pred odstránením predchádzajúceho programu zistite, ktorý záznam v registri SRP sa bude používať po prechode. Samotná kúpa Torgsoft neurčuje, čo sa stane s fiškálnym číslom. Podľa bodu 2 oddielu II Postupu č. 317 sa číslo zachováva pri opätovnej registrácii a vykonaní zmien. Bod 1 oddielu III tohto postupu stanovuje, že po zrušení registrácie sa fiškálne číslo uzavrie a ďalej sa nepoužíva.

Možnosť 1. Pokračovanie v práci s už registrovanou SRP

1. Účtovník porovná záznam v registri. Skontrolujte platiteľa, prevádzkovú jednotku, fiškálne a lokálne číslo, typ SRP a offline režim. Zaznamenajte, ktoré údaje zostávajú platné a ktoré sa menia.
2. Technik potvrdí, že možno pokračovať v prevádzke. Oficiálna príručka Torgsoft umožňuje pridať už registrovanú SRP pomocou jej fiškálneho čísla. Pred prechodom však treba overiť pripravenosť konkrétnej pokladnice: ukončenie predchádzajúcej zmeny, neprítomnosť neodoslaných dokladov a správne načítanie registračných údajov.
3. Pokladník ukončí zmenu v predchádzajúcom riešení. Vytvorte posledný Z-report, odošlite doklady a overte uzavretie zmeny na fiškálnom serveri. Ak ste pracovali offline, postupujte podľa nižšie uvedených pokynov na odoslanie.
4. Oprávnená osoba podá žiadosť len z vecne odôvodnených dôvodov. Zmena názvu alebo daňového čísla subjektu bez štátnej registrácie zániku, názvu alebo adresy prevádzkovej jednotky vyžaduje ukrajinský formulár č. 1-ПРРО s označením „Перереєстрація“ (opätovná registrácia). Pri iných zmenách údajov žiadosti, ktoré nevyžadujú opätovnú registráciu, sa podáva žiadosť o vykonanie zmien. Obe konania sa uskutočnia po odoslaní posledného fiškálneho výkazového dokladu a uzavretí poslednej zmeny.
5. Technik pridá SRP do Torgsoft. Skontrolujte načítané údaje a nastavte podpis pokladníka. Ak už je SRP pridaná v Torgsoft, po prijatí registračných zmien aktualizujte aj jej nastavenia v programe: na karte „Програмний РРО“ (softvérová registračná pokladnica) vyberte požadovanú pokladnicu, kliknite na „Змінити“ (zmeniť), potom na „Вибір господарської одиниці“ (výber prevádzkovej jednotky) a znovu vyberte SRP. Príručka Torgsoft upozorňuje, že údaje o už pridanej pokladnici sa automaticky nezmenia. Keďže aktualizácia na serveri môže meškať, pred začatím platieb skontrolujte, či program už načítal nové údaje. Ak sú súčasne aktívne možnosti „Підключення програмного РРО“ (pripojenie softvérovej registračnej pokladnice) a „Зв’язування продажу кожного товару з продавцем“ (priradenie predaja každého tovaru predajcovi) v režime „Для кожного товару“ (pre každý tovar), Torgsoft nepoužíva individuálne kľúče zamestnancov: všetky fiškálne doklady sa podpisujú spoločným kľúčom z nastavení SRP. Ak majú byť doklady podpísané osobnými kľúčmi pokladníkov, pred začatím práce nastavte výber pokladníka, napríklad prihlásenie pomocou odznaku, a overte, ktorý kľúč program skutočne používa. Na jednej SRP môže byť otvorená len jedna zmena, preto predchádzajúci program nesmie súčasne otvoriť zmenu ani vytvárať doklady v mene tejto SRP.

Platnú registráciu nerušte len preto, aby sa zjednodušilo nastavenie: zrušené a uzavreté fiškálne číslo nemožno vrátiť do prevádzky. Ak technická možnosť pokračovať v práci s touto SRP nebola potvrdená, prechod odložte alebo pripravte samostatnú novú SRP.

Možnosť 2. Registrácia novej SRP a zrušenie predchádzajúcej

1. Vlastník alebo zástupca zaregistruje novú SRP na ukrajinskom formulári č. 1-ПРРО a získa potvrdenie s novým fiškálnym číslom. Pred prijímaním platieb cez novú pokladnicu skontrolujte pokladníkov a nastavenia.
2. Pokladník prestane vytvárať predaje v predchádzajúcej SRP v dohodnutom čase, ukončí zmenu a odošle všetky doklady.
3. Účtovník skontroluje úplnosť prenosu dokladov, Z-reportov a oznámení vyžadovaných Postupom. Lokálne oznámenie o uzavretí zmeny počas offline prevádzky ešte nepotvrdzuje, že server doklady prijal.
4. Oprávnená osoba podá ukrajinský formulár č. 1-ПРРО s označením „Скасування реєстрації“ (zrušenie registrácie). Uschovajte oznámenie ŠDS o zrušení a skontrolujte stav predchádzajúcej SRP.
5. Zodpovedná osoba uchová archív a zablokuje prístup k starej pokladnici na účely predaja. Program odstráňte až po uložení potrebných údajov a overení, že boli splnené všetky povinnosti týkajúce sa odoslania a uchovávania dokladov.

Ukrajinský formulár č. 2-ПРРО slúži na oznámenie poruchy, krádeže zariadenia alebo kompromitácie kľúča. Pri bežnom dobrovoľnom ukončení používania funkčnej SRP podajte ukrajinský formulár č. 1-ПРРО s príslušným označením. Ak bola oznámená porucha, po jej odstránení podajte žiadosť s označením „Відновлення роботи“ (obnovenie prevádzky); ak takú žiadosť nepodáte do jedného mesiaca, registrácia sa zruší. Odstránenie databázy, programu alebo používateľského účtu u dodávateľa nenahrádza daňový postup.

Čo urobiť s offline dokladmi pred prechodom

Pred zrušením registrácie SRP musí podnikateľ zabezpečiť odoslanie všetkých vytvorených offline platobných dokladov, elektronických fiškálnych výkazových dokladov a oznámení. Offline doklady treba uchovávať až do prijatia potvrdenia fiškálneho servera o doručení. Stanovujú to oddiely III–V Postupu č. 317 a článok 5 zákona č. 265/95-VR.

1. Pokladník ukončí skutočné platobné operácie a prostredníctvom predchádzajúcej SRP vytvorí výkaz za zmenu.
2. Technik obnoví spojenie s fiškálnym serverom a zabezpečí odoslanie nahromadeného balíka. Zákon vyžaduje odoslať offline doklady do jednej hodiny od obnovenia spojenia; platobné doklady sa musia odoslať pred výkazom za príslušný deň.
3. Účtovník alebo administrátor skontroluje potvrdenie o doručení, neprítomnosť neodoslaných dokladov a uzavretie zmeny.
4. Zodpovedná osoba uchová balík dokladov a potvrdenie a následne povolí ďalšie kroky pri presune alebo zrušení registrácie.

Všeobecné časové limity offline prevádzky sú 36 hodín nepretržite a 168 hodín počas kalendárneho mesiaca. Bod 13 oddielu II zákona č. 265/95-VR umožňuje tieto lehoty prekročiť počas trvania právneho režimu vojnového alebo núdzového stavu, prípadne okolností vyššej moci. Povinnosť mať pridelený rozsah fiškálnych čísel, odoslať doklady a uchovávať ich do potvrdenia o doručení zostáva zachovaná. Technické obmedzenia konkrétneho programu si overte osobitne: zákonné povolenie automaticky nemení jeho nastavenia.

Kedy treba prepnutie pokladnice odložiť

Praktickým odporúčaním je povoliť prvú platbu v novom systéme až po overení všetkých nižšie uvedených podmienok. Vlastník môže tento zoznam použiť ako úlohy pre zodpovedných pracovníkov.

• Máte potvrdenie o registrácii. Samotné odoslanie žiadosti nepotvrdzuje, že je SRP registrovaná. Podľa Postupu č. 317 sa výsledok spracovania žiadosti prijatej najneskôr do 16:00 v pracovný deň odosiela v ten istý deň; po 16:00 najneskôr nasledujúci pracovný deň.
• Pokladník má platný prístup. Požadovaný certifikát je zapísaný v registri a program používa správny kľúč. Ak kľúč stratil platnosť alebo nie sú potvrdené oprávnenia, nezačínajte vykonávať platby cez túto SRP.
• Predchádzajúca zmena je uzavretá. Obzvlášť dôležité je to overiť pri pokračovaní v práci s rovnakým fiškálnym číslom.
• Offline doklady boli doručené. Kým nedostanete potvrdenie o doručení, neinštalujte predchádzajúci program nanovo a nemažte jeho databázu.
• Údaje a tovary sú nastavené. Skontrolujte predávajúceho, predajňu, dane, názvy tovarov, ceny a formy úhrady. V Torgsoft skontrolujte aj fiškálny príznak tovarov, ktorých predaj sa musí uskutočniť cez SRP: podľa oficiálnej príručky pre pokladníkov zelený indikátor vo formulári úhrady znamená vytvorenie fiškálneho dokladu a červený indikátor vytvorenie nefiškálneho predajného dokladu. Ak sa pri predaji vyžadujúcom fiškalizáciu zobrazuje červený indikátor, pred prijatím platby opravte nastavenia. Pri tovaroch podliehajúcich spotrebnej dani skontrolujte kód podľa Ukrajinskej klasifikácie tovarov zahraničnej hospodárskej činnosti (UKT ZED) a ďalšie povinné náležitosti vzťahujúce sa na konkrétny tovar.
• Kupujúci bude môcť dostať doklad. Pripravte tlačiareň alebo nastavený spôsob elektronického doručenia dokladu. Pri prepojenom alebo kombinovanom platobnom termináli overte prenos jeho údajov do dokladu podľa predpisu o forme a obsahu platobných dokladov schváleného nariadením č. 13.
• Pri prvom otvorení zmeny v Torgsoft bude dostupný internet. Prvé spustenie novej pokladnice neplánujte na mieste bez pripojenia.

Pred začatím platieb skontrolujte nastavenia, stav registrácie a pripravenosť zariadenia. Prvý skutočný predaj zaevidujte len raz a overte jeho fiškálne číslo, údaje a spôsob vydania dokladu. Ak sa doklad nevytlačil, najprv zistite jeho stav: môže byť potrebné vytlačiť kópiu už zaregistrovaného dokladu. Ak už bola kartová platba vykonaná, na otestovanie pokladnice netreba strhávať peniaze znova.

Príklad prechodu. Pred zatvorením starej pokladnice predajňa uskutočnila predaje v sume 8 400 UAH a po spustení novej SRP predaje v sume 3 600 UAH. Celková suma predaja je 8 400 + 3 600 = 12 000 UAH. Pri uzávierke dňa účtovník použije doklady z oboch pokladníc. Opätovné zaevidovanie 8 400 UAH cez novú SRP by vytvorilo nadbytočné platobné doklady.

Ako pripojiť SRP Torgsoft a zohľadniť technické obmedzenia

Doplnok „Програмний РРО“ (softvérová registračná pokladnica) Torgsoft je platený, poskytuje sa na jeden rok a kupuje sa pre každé pracovisko — pokladnicu, kde prebieha fiškalizácia. Funguje s licenciami Torgsoft Štart, Ultra a Terminál. Na bežnú prevádzku sa používa počítač; smartfón alebo tablet funguje prostredníctvom mobilnej aplikácie so samostatne nastavenou SRP. Jedna SRP sa nesmie používať súčasne v počítačovom programe a mobilnej aplikácii. Pred kúpou si overte rozsah licencie, kompatibilitu zariadenia a kľúča a podmienky licenčnej zmluvy.

V Torgsoft možno podať oznámenie o prevádzkovej jednotke, žiadosť o SRP a oznámenie o pokladníkoch a následne si prezrieť žiadosti a potvrdenia. K dispozícii je aj pridanie už registrovanej SRP pomocou jej fiškálneho čísla. Postup opisuje oficiálna príručka k registrácii SRP. Na registračné úkony v programe sa podľa oficiálnej príručky vyžaduje nastavenie kľúča podnikateľa alebo riaditeľa v nastaveniach podniku. Ak kľúč nepodporuje šifrovanie údajov, program neumožní zaregistrovať žiadosti pomocou tohto kľúča; v takom prípade podajte doklady cez Elektronický kabinet alebo pripravte kompatibilný kľúč. Po prijatí žiadosti sa údaje na serveroch môžu aktualizovať s oneskorením, preto začiatok prevádzky určujte podľa skutočnej pripravenosti pokladnice. Doklady sa vytvárajú v evidencii predaja; na odosielanie odkazov na ne prostredníctvom správ je potrebný doplnok „Масові розсилки клієнтам“ (hromadné rozosielanie správ zákazníkom), šablóna a doručovacia služba. Na automatický prenos údajov z bankového terminála je potrebná príslušná možnosť integrácie.

Pri správnom nastavení sa Torgsoft automaticky prepne do offline režimu a po obnovení spojenia odošle nahromadené doklady. Oficiálna príručka k offline prevádzke však uvádza technické limity 36 hodín nepretržite a 168 hodín mesačne a zablokovanie po ich dosiahnutí alebo vyčerpaní offline čísel. Prvé otvorenie zmeny vyžaduje internet. Pred prechodom si tieto podmienky overte vo vlastnej konfigurácii. Možnosť sa poskytuje podľa licenčnej zmluvy „tak, ako je“ a „v závislosti od dostupnosti“; jej kúpa nenahrádza registráciu v ŠDS ani správne nastavenie pokladnice.

Ako uchovať archív po výmene pokladnice

Za uchovávanie dokladov zodpovedá daňovník. Zmena dodávateľa SRP ani ukončenie platenia za jeho služby túto povinnosť neruší. Pred prechodom je praktické zostaviť zoznam archívov, určiť miesto ich uloženia a zamestnanca, ktorý dokáže poskytnúť doklady účtovníkovi alebo pri kontrole.

• Uchovajte doklady o predajoch a vrátení tovaru, Z-reporty a údaje, pomocou ktorých možno vyhľadať konkrétnu operáciu.
• Uchovajte registračné žiadosti, potvrdenia, doklady o odoslaní offline dokumentov a oznámenie o zrušení registrácie.
• Pri hardvérovej RP uchovajte registračné a servisné doklady, potvrdenie na ukrajinskom formulári č. 6-РРО a kontrolné pásky.
• Samostatne uchovajte účtovnú databázu a doklady potvrdzujúce daňové ukazovatele. Ak sa databáza dá čítať len v starom programe, vopred zabezpečte ďalší prístup alebo export použiteľný na prácu.
• Prepojte prenesené zostatky a nevybavené objednávky s predchádzajúcimi dokladmi. Pre prípadné vrátenie tovaru zachovajte prístup k dátumu predaja, tovaru, sume, forme úhrady a údajom pôvodného dokladu.

Podľa bodov 6 a 10 článku 3 zákona č. 265/95-VR sa použité knihy evidencie platobných operácií a knižky platobných dokladov uchovávajú tri roky po ich ukončení a kontrolné pásky hardvérovej RP tri roky. Kontrolná páska SRP z obdobia offline prevádzky sa uchováva až do odoslania dokladov a prijatia potvrdenia o ich doručení. Tieto osobitné lehoty treba zohľadniť spolu s požiadavkami na doklady daňového účtovníctva.

Článok 44 Daňového kódexu Ukrajiny nestanovuje jednotnú lehotu 1095 dní pre všetky archívy. Pri prvotných dokladoch, účtovných registroch, účtovných závierkach a ďalších daňových dokladoch právnických osôb určených v tomto článku, vrátane právnických osôb v zjednodušenom daňovom systéme, je minimálna lehota 1825 dní. Pri ostatných dokladoch, na ktoré sa nevzťahujú dlhšie lehoty, platí minimálne 1095 dní. Ak právne predpisy pre doklad stanovujú dlhšiu lehotu, použite túto lehotu.

Pri dokladoch použitých vo výkazoch sa lehota počíta odo dňa podania príslušných výkazov; ak výkaz nebol podaný, počíta sa od stanovenej konečnej lehoty na podanie. Pri dokladoch týkajúcich sa plnenia iných právnych predpisov kontrolovaných daňovými orgánmi sa lehota počíta od príslušnej obchodnej operácie; pri povoľovacích dokladoch od skončenia ich platnosti. Lehoty sa predlžujú v prípadoch pozastavenia plynutia premlčacej lehoty podľa bodu 102.3 Kódexu. Doklady súvisiace s kontrolou alebo odvolaním uchovávajte do ukončenia príslušných postupov a stanovenej lehoty na odvolanie, najmenej však po minimálnu dobu podľa bodu 44.3. Dátum, keď možno archív zničiť, preto účtovník určuje podľa kategórií dokladov, nie odo dňa prechodu na Torgsoft.

Ako sa vyhnúť porušeniam v deň prechodu

Vlastník by mal písomne určiť okamih ukončenia predaja cez starú pokladnicu, osobu potvrdzujúcu pripravenosť novej pokladnice a postup pri chybe. Ak pokladník nevidí potvrdenie o registrácii dokladu, mal by si zaznamenať číslo dokladu a čas operácie a obrátiť sa na zodpovedného pracovníka. Kým sa stav neobjasní, opakovaný predaj môže vytvoriť duplicitný doklad.

Za nezaevidovanie platby cez fiškálnu RP alebo SRP, zaevidovanie neúplnej sumy alebo nevydanie riadneho platobného dokladu stanovuje bod 1 článku 17 zákona č. 265/95-VR sankciu vo výške 100 % sumy predaja uskutočneného s porušením pravidiel pri prvom porušení a 150 % tejto sumy pri každom ďalšom porušení. Podľa bodu 14 oddielu II tohto zákona sa oslobodenie od zodpovednosti vzťahuje na porušenia pri predaji tovarov a poskytovaní služieb na dočasne okupovaných územiach Ukrajiny do dátumu ukončenia okupácie, na územiach aktívnych bojov do dátumu ukončenia bojov a na územiach možných bojov do dátumu ukončenia možnosti bojových operácií.

Oslobodenie sa nevzťahuje na porušenia pravidiel platieb pri predaji tovarov podliehajúcich spotrebnej dani. Pred uplatnením oslobodenia musí účtovník overiť kategóriu územia a príslušný dátum v oficiálnom zozname, na ktorý sa tento bod odvoláva. Toto oslobodenie nenahrádza splnenie postupu prechodu.

Oficiálne zdroje na registráciu, zrušenie registrácie a uchovávanie dokladov

• Zákon Ukrajiny č. 265/95-VR „O používaní registračných pokladníc v obchode, spoločnom stravovaní a službách“: články 3, 5, 17; body 10, 13 a 14 oddielu II — vykonávanie platieb, výkazy, uchovávanie, offline prevádzka, ukončenie používania hardvérovej RP a zodpovednosť.
• Nariadenie Ministerstva financií Ukrajiny č. 547 a ním schválený Postup registrácie a používania RP: kapitoly 1, 3 a 4 oddielu II, oddiel III — fiškálne číslo, opätovná registrácia, zrušenie registrácie, doklady CSTO, ukončenie platieb a záložná RP.
• Nariadenie Ministerstva financií Ukrajiny č. 317 a ním schválený Postup registrácie, vedenia registra a používania SRP: oddiely II–V — ukrajinské formuláre č. 1-ПРРО, č. 2-ПРРО a č. 5-ПРРО, dôvody registračných úkonov, pokladníci, zmeny a odosielanie offline dokladov.
• Daňový kódex Ukrajiny č. 2755-VI: článok 44, najmä body 44.3–44.4 — lehoty uchovávania dokladov a ich predlžovanie.
• Nariadenie Ministerstva financií Ukrajiny č. 13 a ním schválený predpis o forme a obsahu platobných a elektronických platobných dokladov: oddiel I, oddiel II, najmä body 2 a 4 — náležitosti dokladu, údaje o prevádzkovej jednotke a platobnom termináli.