Pokladnice a softvérové pokladnice pri výpadku elektriny a internetu: ako pokračovať v predaji a odoslať doklady

Ak je obchod povinný používať registračnú pokladnicu (RRO) alebo softvérovú registračnú pokladnicu (PRRO), samotný výpadok elektriny či internetu neoprávňuje predávať bez riadneho dokladu o úhrade. Pri hardvérovej pokladnici si vopred pripravte zaregistrovanú knihu evidencie úhrad (KORO) a knihu potvrdeniek o úhrade (RK), prípadne riadne zaregistrovanú záložnú pokladnicu. Pri PRRO si overte možnosť offline prevádzky a dostupnosť vopred získaného rozsahu fiškálnych čísel.

Keď dôjde k výpadku, pokladník musí najprv určiť jeho príčinu: chýba napájanie, spojenie s fiškálnym serverom alebo je chybná samotná PRRO. Od toho závisí ďalší postup. Nižšie uvedené pravidlá sa týkajú maloobchodu na Ukrajine, v ktorom je fiškálna evidencia povinná; nerušia osobitné zákonné výnimky z používania RRO a PRRO. Ak predávate pohonné látky, vezmite do úvahy, že bod 1 článku 3 zákona č. 265/95-VR zakazuje používať PRRO pri veľkoobchodnom a maloobchodnom predaji pohonných látok.

Zistite, čo presne prestalo fungovať

Bankový platobný terminál, nazývaný aj POS terminál, prijíma platby kartou prostredníctvom acquiringu, teda služby prijímania platieb. RRO alebo PRRO eviduje úhradu a vytvára fiškálny doklad. Aj keď sú tieto funkcie spojené v jednom zariadení alebo si programy vymieňajú údaje, úspešná platba kartou nenahrádza fiškálnu evidenciu. Podľa bodov 1–2 článku 3 zákona č. 265/95-VR musí predávajúci zaevidovať transakciu v plnej výške a poskytnúť kupujúcemu príslušný doklad o úhrade.

Praktické odporúčanie: pri výpadku má pokladník samostatne overiť výsledok platby a výsledok fiškálnej evidencie. Ak už boli peniaze stiahnuté, nespúšťajte platbu cez terminál znova len preto, aby ste získali účtenku. Najprv treba zistiť stav dokladu v pokladničnom programe.

Ako pripraviť hardvérovú RRO na výpadky

Článok 5 zákona č. 265/95-VR povoľuje pri dočasnom výpadku elektriny, ktorý netrvá dlhšie než sedem pracovných dní, vykonávať úhrady pomocou KORO a RK alebo cez riadne zaregistrovanú záložnú RRO. Knihy sa používajú od začiatku úhrad bez hlavnej RRO. Sedem pracovných dní je najdlhšie obdobie dočasného výpadku pre tento postup, nie čakacia lehota pred prechodom na potvrdenky.

Podnikateľ si môže zvoliť prácu bez KORO a RK a oznámiť to pri registrácii RRO. V takom prípade sa v registračnom osvedčení uvedie, že počas poruchy alebo výpadku elektriny sa úhrady nevykonávajú. Pokračovať v nich možno po obnovení napájania alebo po riadnom pripojení záložnej RRO. Bežný zošit, ľubovoľný ručne napísaný lístok ani prísľub, že sa účtenka vydá neskôr, nenahrádzajú zaregistrovanú RK.

Pri záložnej RRO skontrolujte registračné osvedčenie: musí obsahovať označenie „Záložná“ a údaje o predajni, v ktorej sa bude používať. Tento prístroj sa registruje rovnakým postupom ako hlavná pokladnica. Podnikateľ musí vopred oznámiť kontrolnému orgánu každú predajňu, v ktorej sa bude záložná RRO používať, ako objekt zdanenia podľa bodu 63.3 článku 63 Daňového zákonníka Ukrajiny. Tieto požiadavky stanovuje bod 20 kapitoly 2 oddielu II Postupu registrácie a používania RRO schváleného nariadením Ministerstva financií Ukrajiny č. 547.

Ako evidovať predaj cez KORO a RK

Pred prvým predajom bez hlavnej RRO musí pokladník overiť, že knihy sú zaregistrované a priradené práve k tejto RRO. Na každom mieste úhrad sa používa samostatná RK spolu s KORO, ku ktorej je zaregistrovaná. Knihy potvrdeniek o úhrade zaregistrované k tejto KORO používajte postupne podľa ich poradových čísel, až do vyčerpania potvrdeniek v každej knihe. Pred použitím skontrolujte, či sú na všetkých potvrdenkách vyplnené povinné údaje. Podrobné pravidlá obsahuje kapitola 4 oddielu II a kapitola 2 oddielu III Postupu registrácie a vedenia RK a KORO.

1. Zaznamenajte začiatok práce. Pred začatím používania uveďte príslušné dátumy na titulnej strane KORO a registračnej strane RK, ak sa tieto knihy ešte nepoužívali. Pred začatím práce s RK vyplňte stĺpce 1–5 oddielu 2 KORO.
2. Zaevidujte hotovosť na mieste úhrad. Hotovosť, ktorá sa nachádzala na mieste úhrad v čase výpadku, zapíšte do kmeňovej časti potvrdenky, ktorá zostáva v knihe, s označením „Služobný vklad“. Rovnako evidujte hotovosť, ktorú podnikateľ dodatočne vloží na miesto úhrad počas práce s RK, vrátane drobných na vydávanie. Výber hotovosti počas práce s knihou zaevidujte v kmeňovej časti potvrdenky s označením „Služobný výber“.
3. Vydajte potvrdenku za každú transakciu. Najprv vyplňte kmeňovú časť potvrdenky, ktorá zostáva v knihe, a potom odtrhnuteľnú časť. Celkové sumy úhrady v oboch častiach sa musia zhodovať. Odtrhnuteľnú časť vydajte kupujúcemu najneskôr pri dokončení úhrady. Na žiadosť kupujúceho do nej doplňte všetky alebo ním vyžiadané údaje z tých, ktoré predpisuje formulár: názov tovaru, jednotkovú cenu, príslušné sadzby daní pre ich platiteľov, cenu tovaru pri každej položke, dátum a podpis pokladníka. Zápisy vyhotovujte guľôčkovým perom s tmavou náplňou.
4. Zachovajte rozdelenie súm podľa daní. Ak je obchod platiteľom dane z pridanej hodnoty, spotrebnej alebo inej dane či poplatku, v kmeňovej časti potvrdenky, ktorá zostáva v knihe, uveďte príslušné zdaniteľné sumy podľa pravidiel Postupu. Pri predaji alkoholických nápojov a tabakových výrobkov sú údaje predpísané Postupom — názov, cena, sadzba a suma dane — povinné v oboch častiach potvrdenky.
5. Vrátenie peňazí zaevidujte osobitne. Vydanú sumu uveďte so znamienkom mínus. Ak suma vrátenia presahuje 100 hrivien, pokladník alebo hmotne zodpovedná osoba musí vyhotoviť záznam o vydaní peňazí. Uveďte v ňom údaje z dokladu totožnosti kupujúceho, informácie o tovare, vydanú sumu a číslo potvrdenky, ktorá dokladá nákup. Záznam odovzdajte účtovníctvu a uchovávajte ho tri roky. Ak obchod nemá účtovné oddelenie, prilepte záznam k poslednej strane príslušnej KORO.
6. Každý deň uzavrite súčty. Ak jeden cyklus používania RK trvá niekoľko pracovných dní, v oddiele 2 KORO urobte samostatný zápis za každý deň. Stĺpce 1–2 vyplňte iba v prvý deň, stĺpec 8 v posledný deň. Každý deň vyplňte na základe potvrdeniek oddiel 1; za prvý deň zahrňte príslušné sumy podľa kontrolnej pásky od začiatku dňa do výpadku.

Chybnú potvrdenku neopravujte ani nepoužívajte znova: na kmeňovú aj odtrhnuteľnú časť napíšte „Stornované“ a pokladník zápis potvrdí podpisom. Kmeňové časti zostávajú v knihe. Po použití všetkých potvrdeniek uveďte na registračnej strane RK dátum ukončenia a celkovú sumu úhrad.

Praktické odporúčanie: zodpovedný pracovník má evidovať dátumy a časy výpadkov a sledovať, či sa blíži hranica siedmich pracovných dní. Ak sa napájanie neobnoví v povolenom čase, nepokračujte v úhradách iba na základe kníh; zabezpečte prevádzku zaregistrovanej RRO alebo úhrady zastavte.

Čo urobiť po obnovení elektriny

Ak obchod pracoval s KORO a RK, postupujte podľa bodu 10 oddielu III Postupu používania RRO. Ten určuje kroky po obnovení dodávky elektriny alebo po inštalácii opraveného či záložného prístroja.

1. Pred obnovením evidencie úhrad cez RRO vyplňte stĺpce 6–8 oddielu 2 KORO podľa pravidiel pre cyklus, ktorý trval niekoľko dní.
2. Cez RRO zaevidujte sumy úhrad za obdobie používania RK osobitne podľa každej sadzby dane z pridanej hodnoty, spotrebnej alebo inej dane či poplatku.
3. Ak sa operačná pamäť RRO vymazala, dodatočne obnovte podľa kontrolnej pásky aj sumy za obdobie pred výpadkom. Ak sa pamäť nevymazala, už uložené sumy za toto obdobie netreba zadávať znova.
4. Vytvorte fiškálny denný výkaz, teda Z-výkaz. V zázname KORO k tomuto výkazu uveďte predchádzajúce dátumy, ktorých súčty zahŕňa.
5. V prípade potreby vykonajte „služobný vklad“ vo výške hotovosti, ktorá sa skutočne nachádza na mieste úhrad.

Príklad. Pred výpadkom obchod cez RRO zaevidoval predaj v hodnote 2 400 UAH a podľa potvrdeniek RK ďalších 3 600 UAH. Ak sa pamäť zachovala, po obnovení napájania sa cez RRO zaeviduje 3 600 UAH z knihy. Celkový predaj je 2 400 + 3 600 = 6 000 UAH. Kupujúci už zaplatili, preto tento zápis nevyžaduje opätovné prijatie peňazí ani ďalšie stiahnutie z kariet.

Praktické odporúčanie: odovzdajte účtovníkovi súčty z RK spolu s príslušným Z-výkazom a označením obdobia. Pomôže to zaúčtovať prenesené sumy iba raz. Použité KORO a RK sa podľa bodu 6 článku 3 zákona č. 265/95-VR uchovávajú tri roky od ich uzavretia.

Ako pracovať s PRRO bez internetu

Offline režim sa používa, keď funkčná PRRO nemá spojenie s fiškálnym serverom Štátnej daňovej služby Ukrajiny (DPS). Skontrolujte aj registračnú žiadosť: ak v nej podnikateľ uviedol, že nebude vykonávať úhrady offline, samotné nastavenia programu na začatie takejto práce nestačia. Vopred podajte žiadosť o zmenu týchto údajov. Podľa článku 5 zákona č. 265/95-VR musí program vytvárať elektronické doklady o úhrade a prideľovať im čísla z rozsahu vopred vytvoreného fiškálnym serverom. Bez získaného rozsahu je práca offline zakázaná.

Uloženie ľubovoľného dokumentu vo formáte PDF z neho nerobí fiškálnu účtenku. Pri úhrade musí PRRO vytvoriť riadny doklad s povinnými údajmi, offline číslom a označením offline režimu. Kupujúcemu treba poskytnúť papierový alebo elektronický doklad o úhrade podľa článku 3 zákona.

Skontrolujte lehoty, rezervu čísel a možnosti programu

Všeobecné limity offline prevádzky sú 36 hodín nepretržite a 168 hodín počas kalendárneho mesiaca. Bod 13 oddielu II zákona č. 265/95-VR však povoľuje prekročiť tieto lehoty počas platnosti právneho režimu vojnového alebo núdzového stavu alebo pri okolnostiach vyššej moci. Táto výnimka sa týka lehôt; požiadavka na získaný rozsah fiškálnych čísel zostáva v platnosti.

Osobitne skontrolujte technické obmedzenia svojho softvérového riešenia. Program môže zastaviť transakcie po 36 alebo 168 hodinách aj napriek zákonnému povoleniu prekročiť tieto lehoty. Ak program už nevytvára fiškálne doklady alebo sa minuli nepoužité čísla, pokladník musí zastaviť úhrady alebo prejsť na pripravenú záložnú RRO.

Podľa oddielu V Postupu používania PRRO sa offline čas určuje podľa oznámení o začiatku a ukončení režimu. Do výpočtu sa započítava aj čas medzi dvoma offline reláciami, ak v tomto čase server online nezaregistruje žiadny doklad o úhrade tejto PRRO. Krátkodobé obnovenie internetu preto samo osebe neznamená začiatok nového odpočítavania.

Praktické odporúčanie: pred výpadkami skontrolujte zostávajúci offline čas, dostupné čísla a platnosť certifikátu elektronického podpisu. Ak sa platnosť certifikátu skončí počas dlhého výpadku spojenia, vopred si so zodpovedným pracovníkom dohodnite spôsob podpisovania platným certifikátom, ktorý povoľuje Postup a program. Nespoliehajte sa na to, že offline režim umožňuje používať exspirovaný podpis.

Uzavrite zmenu a odovzdajte doklady v správnom poradí

Ak je čas ukončiť zmenu a spojenie stále chýba, PRRO musí po poslednom doklade o úhrade danej zmeny a pred otvorením ďalšej vytvoriť Z-výkaz offline. Doklady dostávajú po sebe idúce čísla z rozsahu. Výpadok internetu nie je dôvodom nechať zmenu bez výkazu, ak ho funkčná PRRO dokáže vytvoriť.

Po obnovení spojenia vykonajte tieto kroky:

1. Skontrolujte návrat do online režimu. Podľa Postupu sa má PRRO pri obnovení spojenia s fiškálnym serverom automaticky prepnúť na online výmenu údajov.
2. Zabezpečte odoslanie do jednej hodiny. Balík musí obsahovať oznámenie podľa formulára č. 4-PRRO o začiatku a ukončení offline režimu, kópie dokladov o úhrade a kópie fiškálnych denných výkazov vytvorených offline.
3. Dodržte poradie. Kópie offline účteniek treba odoslať pred elektronickým fiškálnym denným výkazom za deň, v ktorom boli vytvorené. Ide o samostatnú požiadavku článku 5 zákona, ktorá platí súčasne s hodinovou lehotou.
4. Počkajte na potvrdenie doručenia. Doklady a kontrolná páska sa uchovávajú v PRRO, kým nepríde potvrdenie od fiškálneho servera. Samotné obnovenie internetu nestačí na dokončenie kontroly.

Príklad. Ak sa spojenie s fiškálnym serverom obnoví o 14:20, balík treba odoslať do jednej hodiny, teda do 15:20. Ak sa výkaz za príslušný deň odosiela skôr, kópie účteniek musia prísť pred ním.

Ak sa spojenie prerušilo priamo počas fiškálnej evidencie a po synchronizácii sa zistia dva doklady k jednej transakcii, skontrolujte ich čísla. Bod 11 oddielu V Postupu stanovuje odstránenie takéhoto zdvojenia operáciou „storno“ s uvedením súvisiacich dokladov. Pred overením stavu transakcie nevytvárajte predaj znova.

Čo robiť, ak je PRRO chybná alebo nemožno vytvoriť Z-výkaz

Ak sa PRRO pokazí, úhrady cez ňu sa zastavia až do odstránenia poruchy alebo pripojenia záložnej RRO. V deň zistenia poruchy musí podnikateľ zaslať oznámenie podľa formulára č. 2-PRRO kontrolnému orgánu, výrobcovi PRRO a/alebo servisnému stredisku, ak existuje. Tento postup stanovuje bod 12 oddielu II Postupu používania PRRO.

Po oznámení poruchy sa na obnovenie prevádzky podáva žiadosť s označením „Obnovenie prevádzky“. Ak táto žiadosť nebude doručená do jedného mesiaca, do registra sa zapíše zrušenie registrácie PRRO. Nahradiť chybnú PRRO ľubovoľnými papierovými zápismi nie je povolené.

Pri poruche hardvérovej RRO platí iný postup oznamovania: servisné stredisko treba informovať počas pracovného dňa, v ktorom bola porucha zistená, a kontrolný orgán do dvoch pracovných dní po tomto dni. Lehoty stanovuje bod 16 článku 3 zákona č. 265/95-VR.

Ak náhly výpadok elektriny objektívne znemožnil vytvorenie Z-výkazu, DPS vysvetľuje, že výkaz treba vytvoriť najneskôr v nasledujúci pracovný deň pred prvými novými úhradami. Odporúča sa uchovať informácie o čase výpadku a okolnostiach, pre ktoré nebolo možné výkaz vytvoriť. Otázka prerušenia práce počas leteckého poplachu je rozobratá v tej istej publikácii; pokladničné úkony nesmú zdržiavať odchod pracovníkov z predajnej plochy.

Pre PRRO neexistuje všeobecné pravidlo, podľa ktorého sa musí zablokovať po 72 hodinách bez spojenia. Offline prevádzka PRRO sa posudzuje podľa článku 5, osobitného bodu 13 zákona a pravidiel konkrétneho softvérového riešenia. Požiadavky na prenos údajov hardvérovými RRO netreba automaticky prenášať na PRRO.

Praktické odporúčanie pre hardvérovú RRO: ak je elektrina, ale internet nefunguje, skontrolujte hlásenie prístroja a pokyny výrobcu týkajúce sa ukladania a odosielania údajov. Ak prístroj zablokoval úhrady, zastavte cez neho transakcie a obráťte sa na servisné stredisko. Po obnovení spojenia skontrolujte, či sa uložené doklady odoslali.

Ako pripraviť PRRO Torgsoft na prácu bez internetu

V systéme Torgsoft funguje fiškálna evidencia cez platenú možnosť „Programová RRO“, ktorá sa platí každý rok za každé zariadenie, na ktorom sa vykonávajú fiškálne operácie. Pred použitím aktivujte túto možnosť, zaregistrujte prevádzkareň, PRRO a pokladníkov a nastavte kvalifikovaný elektronický podpis (KEP). V štandardnom postupe pokladník podpisuje účtenky vlastným kľúčom; ak je zapnuté priradenie predajcu ku každému tovaru, dokumentácia stanovuje použitie spoločného kľúča PRRO. Pred začiatkom práce si overte zvolený postup. Podmienky aktivácie sú uvedené na stránke možnosti „Programová RRO“.

Uistite sa, že nastavenia povoľujú offline režim a že prvé otvorenie zmeny prebehlo úspešne online: podľa dokumentácie Torgsoft o offline prevádzke nemožno zmenu otvoriť prvýkrát bez internetu. Pri strate spojenia počas otvorenej zmeny program automaticky prejde do offline režimu, pridelí dokladom osobitné fiškálne čísla a lokálne ich uloží. Dokumentácia stanovuje technické limity 36 hodín nepretržite a 168 hodín za mesiac a blokovanie pri vyčerpaní čísel alebo prekročení času. Zákonná výnimka týkajúca sa lehôt neznamená, že možno počítať s neobmedzenou prevádzkou tejto možnosti.

Po obnovení spojenia Torgsoft automaticky odošle uložené doklady. Pokladník má skontrolovať stav účteniek v analytike PRRO a potvrdenie ich doručenia; zodpovedný pracovník má dohliadnuť na dodržanie hodinovej lehoty. Ak sa deň skončil bez internetu, program umožňuje vytvoriť Z-výkaz offline a odoslať ho neskôr. Kým sa doručenie nepotvrdí, program neinštalujte znova a nevymazávajte databázu: príručka pre pokladníka upozorňuje na riziko straty neodoslaných účteniek.

Aké pokuty zohľadniť a kedy platí územná výnimka

Podľa bodu 1 článku 17 zákona č. 265/95-VR sa za zaevidovanie úhrady v neúplnej výške, nezaevidovanie cez fiškálnu RRO alebo PRRO, nevydanie riadneho dokladu o úhrade alebo úhradu bez RK v prípadoch, keď je predpísaná, uplatňujú finančné sankcie:

• 100 % sumy predaja, pri ktorom došlo k porušeniu — pri prvom porušení;
• 150 % sumy predaja, pri ktorom došlo k porušeniu — pri každom ďalšom porušení.

Tieto percentá sa vzťahujú výlučne na porušenia uvedené v bode 1. Podľa bodu 3 článku 17 je sankcia vo výške 50 nezdaniteľných miním príjmov občanov (NMDG), ak podnikateľ pri úhradách v prípadoch určených zákonom nepoužíva KORO a/alebo RK, používa knihy bez riadnej registrácie, porušuje stanovený postup ich používania alebo ich neuchováva počas stanovenej lehoty.

Podľa bodu 10 je sankcia vo výške 30 NMDG za nepredloženie výkazov súvisiacich s používaním RRO a RK a kópií dokladov o úhrade a fiškálnych denných výkazov z RRO kontrolným orgánom prostredníctvom káblových alebo bezdrôtových komunikačných kanálov, ak je ich predloženie povinné. Znížené sadzby 25 % a 50 %, ktorých platnosť určoval bod 15 oddielu II, sa už neuplatňujú.

Bod 14 oddielu II zákona stanovuje oslobodenie od zodpovednosti za porušenia pri predaji tovaru alebo poskytovaní služieb na dočasne okupovaných územiach, územiach aktívnych bojov a územiach možných bojových činností. Nevzťahuje sa na porušenia pravidiel úhrad pri predaji tovaru podliehajúceho spotrebnej dani. Oslobodenie závisí od miesta a dátumu porušenia: podľa kategórie územia platí do dátumu ukončenia okupácie, ukončenia bojových činností alebo skončenia možnosti bojových činností.

Praktické odporúčanie: pri overovaní tejto výnimky porovnajte adresu predajne a dátum konkrétnej transakcie s oficiálnym zoznamom území, na ktorý odkazuje bod 14. Uchovajte príslušný záznam s kategóriou územia a dátumami. Samotná registrácia podnikateľa v určitom regióne ani platnosť vojnového stavu nestačia na záver, že sa výnimka uplatňuje.

Podbod 112.8.9 článku 112 Daňového zákonníka Ukrajiny stanovuje oslobodenie od finančnej zodpovednosti, ak k porušeniu došlo v dôsledku okolností vyššej moci. Pri uplatnení tohto dôvodu treba posúdiť súvislosť konkrétnych okolností s konkrétnym porušením. Vojnový stav alebo výpadok samy osebe nedávajú všeobecné povolenie predávať bez dokladov o úhrade.

Čo skontrolovať pred ďalšou zmenou

• Pri hardvérovej RRO: zodpovedný pracovník skontroluje zaregistrované KORO a RK, zásobu potvrdeniek alebo pripravenosť záložného prístroja a uvedenie adresy predajne v jeho osvedčení.
• Pri PRRO: pokladník skontroluje úspešné otvorenie zmeny, povolenie offline prevádzky, získaný rozsah čísel, dostupný čas a platnosť podpisu.
• Pri platbe kartou: pokladník vie, kde samostatne skontrolovať výsledok platby a stav fiškálneho dokladu, aby sa peniaze nestiahli znova.
• Pri uzávierke dňa: určený pracovník kontroluje Z-výkaz, odoslanie offline dokladov a prijatie potvrdení o doručení.
• Pri kontrole účtovníctva: účtovník dostane potvrdenky, denné súčty a výkaz s označením prenesených súm.

Predpisy na overenie pracovného postupu

• Zákon Ukrajiny č. 265/95-VR „O používaní registračných pokladníc v obchode, verejnom stravovaní a službách“: články 3, 5, 17; body 13–15 oddielu II.
• Postup registrácie a používania RRO schválený nariadením Ministerstva financií Ukrajiny č. 547: bod 20 kapitoly 2 oddielu II; body 2 a 10 oddielu III.
• Postup registrácie a vedenia RK a KORO schválený nariadením Ministerstva financií Ukrajiny č. 547: kapitola 4 oddielu II; kapitola 2 oddielu III.
• Postup registrácie, vedenia registra a používania PRRO schválený nariadením Ministerstva financií Ukrajiny č. 317: bod 12 oddielu II; oddiely IV–V.
• Daňový zákonník Ukrajiny: podbod 112.8.9 článku 112 o okolnostiach vyššej moci.