Fulfillment pre obchod: ako vypočítať náklady a odovzdať objednávky

Odovzdanie objednávok fulfillmentovému operátorovi má zmysel, keď jeho celkové náklady a kvalita služieb zodpovedajú potrebám obchodu. Pri rozhodovaní porovnajte náklady za rovnaké obdobie, overte možnosti vlastného skladu a uskutočnite týždňový pilot. Objem objednávok, pri ktorom sa odovzdanie oplatí, závisí od vašich nákladov a podmienok operátora.

Pred odovzdaním všetkého tovaru si dohodnite zoznam služieb, pravidlá príjmu, lehoty odoslania, reportovanie a zodpovednosť za nezrovnalosti. Obchod potrebuje určený postup kontroly zásob, chýb pri kompletizácii a vrátení tovaru.

Čo zahŕňa fulfillment pre obchod

Fulfillment je zabezpečenie skladových operácií s objednávkami obchodu externým operátorom. Operátor prijíma a skladuje tovar, vyberá požadované položky, balí ich a odovzdáva zásielky dopravcovi. Spracovanie vráteného tovaru je súčasťou služby iba v dohodnutom rozsahu.

Určite, kto kontroluje vrátený tovar, fotografuje poškodenia, rozhoduje o možnosti opätovného predaja a informuje obchod. Výber platieb, komunikáciu so zákazníkmi, dodatočné označovanie a špeciálne balenie treba dohodnúť osobitne.

Ako porovnať náklady vlastného skladu a fulfillmentu

Vyberte rovnaké obdobie, napríklad mesiac, a určte porovnávanú jednotku. V nasledujúcom výpočte jedna objednávka znamená jednu odoslanú zásielku s dohodnutým zložením tovaru. Ak má objednávka viacero zásielok alebo veľa položiek, zistite, ako to ovplyvní cenu.

Pri vlastnom sklade spočítajte nájomné, mzdy, energie, vybavenie, obalový materiál a náklady na spracovanie vráteného tovaru. Zohľadnite aj čas majiteľa, ak kompletizuje objednávky. Od operátora si vyžiadajte úplný rozpis: príjem, skladovanie, výber, balenie, materiál, vrátený tovar, minimálnu platbu a dodatočné práce.

Modelový príklad. Vlastný sklad stojí 42 000 UAH mesačne plus 25 UAH za objednávku. Fulfillment stojí 12 000 UAH mesačne plus 85 UAH za objednávku. Ide o predpoklady pre výpočet, nie o cenník konkrétneho operátora. Balenie a bežné skladové operácie sú už zahrnuté v príslušných sumách; nepripočítavajte ich znova.

Vzorce: vlastný sklad = 42 000 + 25 × počet objednávok; fulfillment = 12 000 + 85 × počet objednávok. Náklady sa vyrovnajú pri 500 objednávkach: (42 000 − 12 000) ÷ (85 − 25). Pri 400 objednávkach je fulfillment lacnejší o 6 000 UAH, pri 800 je vlastný sklad lacnejší o 18 000 UAH.

Doručenie kupujúcemu nie je v tabuľke zahrnuté za predpokladu, že jeho cena je pri oboch možnostiach rovnaká. Ak sa tarify líšia, pripočítajte doručenie ku každému výpočtu. Náklady na spustenie vypočítajte osobitne: prepravu zásob, označovanie a nastavenie výmeny údajov. Overte, či sú tieto práce už zahrnuté v ponuke.

Výpočet pre 800 objednávok platí, ak má vlastný sklad dostatok priestoru, skladovacích miest a pracovného času. Práca nadčas, ďalší zamestnanec alebo rozšírenie priestorov výsledok zmenia. Do odhadu nákladov na fulfillment zahrňte aj náklady, ktoré zostanú po odovzdaní.

Ako posúdiť rozdiel v skladových nákladoch

V tomto modelovom príklade prechod na fulfillment pri 400 objednávkach znižuje zahrnuté mesačné náklady o 6 000 UAH. Pri 800 objednávkach je vlastný sklad lacnejší o 18 000 UAH, ak má dostatočnú kapacitu a nevzniknú dodatočné náklady. Tieto sumy vyjadrujú rozdiel v skladových nákladoch pri uvedených predpokladoch. Pri konečnom rozhodnutí pripočítajte náklady na spustenie a náklady obchodu, ktoré zostanú po odovzdaní, pričom žiadnu položku nezapočítajte dvakrát.

Čo dohodnúť pred odovzdaním tovaru

Pripravte zoznam skladových položiek — SKU. Každá veľkosť, farba alebo iný variant musí byť jednoznačne určený produktovým kódom a čiarovým kódom. Doplňte názov, mernú jednotku, množstvo a požiadavky na skladovanie a balenie.

• Príjem. Dohodnite počítanie podľa položiek, zaznamenávanie poškodení, doklad o skutočne prijatom množstve a lehotu na nahlásenie rozdielov.
• Odoslanie. Určte čas uzávierky objednávok pre odoslanie v ten istý deň, ako aj postup počas víkendov a v období špičky.
• Kompletizácia. Stanovte pravidlo: žiadna náhrada tovaru bez súhlasu obchodu. Pri nedostupnej položke určte zodpovednú osobu a čas odpovede.
• Zásoby. Dohodnite report o dostupnom, rezervovanom a poškodenom tovare a o vrátenom tovare. Presnosť kontrolujte porovnaním skutočného a evidovaného množstva pri každej kontrolovanej položke.
• Vrátený tovar. Vyžiadajte si dôvod, fotografie stavu tovaru a obalu a samostatný stav až do rozhodnutia o opätovnom predaji.
• Zodpovednosť. Objasnite podmienky náhrady strát a poškodení, postup pri reklamáciách, limity zodpovednosti, ukončenie spolupráce a odvoz zásob.

Ide o odporúčané podmienky organizácie práce. Písomne ich dohodnite s operátorom podľa špecifík vášho sortimentu.

Ako uskutočniť týždňový pilot fulfillmentu

Odovzdajte obmedzenú dávku tovaru a časť skutočných objednávok. Zahrňte rôzne varianty tovaru, objednávku s viacerými položkami a špeciálne balenie. Overte výnimočné situácie: zrušenie objednávky, chýbajúcu položku, poškodenie a vrátenie tovaru. Ak sa počas týždňa nevyskytnú, dohodnite skúšobnú kontrolu týchto scenárov.

Každý deň porovnávajte odovzdané objednávky, skutočné odoslania, termíny a zásoby. Na konci týždňa porovnajte faktúru s dohodnutým odhadom, skontrolujte chyby a vykonajte výberové spočítanie tovaru. Následne naplánujte týždennú kontrolu rizikových položiek. S úplným odovzdaním začnite po odstránení nezrovnalostí a potvrdení pripravenosti operátora na očakávané pracovné zaťaženie.

Evidencia zásob a presun tovaru v Torgsoft

V Torgsoft umožňuje inventúra porovnať skutočné množstvo tovaru so stavom v evidencii. Počet možno zadať skenovaním alebo ručne. Pri kontrole dávky pred odovzdaním použite návod na inventúru (інструкція з інвентаризації).

Presun medzi účtovnými strediskami sa eviduje ako interný presun. Evidencia tovaru na ceste umožňuje zobraziť ho v zásobách príjemcu po prevzatí. Postup je opísaný v návode na interný presun (інструкція з внутрішньої передачі).

Spôsob evidencie skladu operátora a výmenu údajov dohodnite osobitne. Určte formát objednávok, potvrdení o odoslaní, zásob a vráteného tovaru, frekvenciu prenosu a osobu zodpovednú za chyby. Možnosť integrácie s konkrétnym operátorom je potrebné samostatne overiť a dohodnúť.