Prípravu na zimné sviatky začnite kontrolou zásob, rozpočtu na nákupy a dodacích lehôt. Potom zosúlaďte darčekové balíčky, rozpis zmien, balenie a odosielanie. Ešte pred začiatkom hlavného predajného náporu musí predajňa vedieť, koľko tovaru dokáže predať a koľko objednávok stihne pripraviť.
Odpočítajte osem týždňov od očakávaného začiatku predajného vrcholu. Ak dodávateľ potrebuje viac času, objednávku zadajte skôr. Ku každej úlohe určte zodpovednú osobu, termín a výsledok: potvrdenú objednávku, skontrolované zásoby, hotový vzorový balíček alebo schválený rozpis.
Aké údaje zhromaždiť pred nákupmi
Majiteľ alebo vedúci predajne určí rozpočet a harmonogram príprav. Nákupca zhromaždí podmienky dodávateľov, pracovník skladu skontroluje tovar a vedúci predavač pripraví rozpis. V malej predajni môže tieto úlohy vykonávať jedna osoba, termíny a výsledky si však zaznamenajte osobitne.
- Predaj po týždňoch počas predchádzajúceho sviatočného obdobia: počty kusov, ceny, zľavy a vrátený tovar.
- Skutočné zásoby: predajný tovar, poškodené kusy a už rezervované objednávky.
- Podmienky nákupu: cena, minimálne množstvo v objednávke, dodacia lehota, spôsob platby a možnosť doobjednania.
- Náklady na objednávku: balenie, poplatky za platbu a doručenie, ktoré hradí predajňa.
- Kapacita tímu: dostupné zmeny a čas potrebný na zostavenie balíčkov a prípravu zásielok.
Ak nemáte históriu predaja, naplánujte menšiu prvú dávku a dohodnite možnosť jej doplnenia. Samostatne pripravte opatrný a vyšší scenár dopytu. Neplaťte za celý objem zásob podľa vyššieho scenára bez toho, aby ste vyhodnotili, čo urobíte s nepredaným tovarom.
Plán príprav na 8 týždňov
| Do predajného vrcholu | Úloha a zodpovedná osoba | Čo skontrolovať na konci týždňa |
|---|---|---|
| 8 týždňov | Vedúci analyzuje predaj, určí sviatočný sortiment a rozpočet. | Existuje zoznam tovaru, prognóza v kusoch a suma určená na nákupy. |
| 7 týždňov | Pracovník skladu spočíta vybraný tovar. Nákupca dohodne dodávky. | Rozdiely sú preverené a dodávatelia potvrdili množstvo, cenu a termíny. |
| 6 týždňov | Nákupca zadá hlavné objednávky. Vedúci schváli zloženie a cenu darčekových balíčkov. | Sú známe dátumy dodania a celkové náklady každého balíčka vrátane balenia. |
| 5 týždňov | Tím zostaví vzorové balíčky, otestuje balenie a pripraví fotografie a opisy. | Skutočné zloženie zodpovedá opisu. Zmeral sa čas zostavenia a balenia. |
| 4 týždne | Vedúci predavač zostaví rozpis zmien. Zodpovedná osoba za objednávky určí termíny rezervácie, prípravy a odoslania. | Každá zmena má potrebný počet pracovníkov. Podmienky doručenia a vyzdvihnutia sú zákazníkom zrozumiteľné. |
| 3 týždne | Predavači absolvujú školenie. Vedúci skontroluje ceny, zľavy a cestu objednávky od dopytu po odovzdanie. | Skúšobná objednávka bola zostavená bez chýb v zložení, cene a adrese. |
| 2 týždne | Nákupca preverí potrebu doplnenia zásob. Tím pripraví obaly a dohodnutý počet darčekových balíčkov. | Dodatočné objednávky dorazia včas. Je dostatok obalov a miesta na hotové objednávky. |
| 1 týždeň | Vedúci denne kontroluje zásoby, rad objednávok a vyťaženosť tímu. | Predavači vidia dostupný tovar a zákazníkom oznamujú reálne termíny. |
Ako vypočítať nákup a rezervu
Potrebu počítajte samostatne pre každú položku. Pracovný vzorec: množstvo na nákup = prognóza predaja do ďalšieho doplnenia + bezpečnostná zásoba − dostupné zásoby − potvrdené dodávky v tomto období. Ak je výsledok záporný, podľa tohto výpočtu ďalší nákup netreba.
Dostupné zásoby nezahŕňajú poškodený tovar ani kusy už odložené pre zákazníkov. Prognóza predaja v tomto vzorci nesmie zahŕňať ani objednávky, pre ktoré je tovar už odložený; inak by sa započítali dvakrát. Dodávky započítajte iba vtedy, keď dodávateľ potvrdil množstvo aj termín. Osobitne skontrolujte, či dostupný tovar vystačí do každej dodávky: dodávka na konci obdobia nepokryje objednávky, ktoré treba vybaviť skôr. Bezpečnostnú zásobu určte s ohľadom na možné oneskorenia, dobu použiteľnosti a možnosť predať tovar po sviatkoch.
Ilustračný príklad: do ďalšieho doplnenia predajňa plánuje predať 80 kusov a ponechať si rezervu 15 kusov. Dostupné zásoby sú 25 kusov a potvrdená dodávka predstavuje 20 kusov. Potreba dodatočného nákupu: 80 + 15 − 25 − 20 = 50 kusov. Je to príklad výpočtu, nie odporúčaná veľkosť rezervy.
Skontrolujte aj kalendár platieb. Po zaplatení nákupov musia zostať peniaze na dohodnuté výdavky predajne: mzdy, nájom, balenie a odosielanie. Tovar s pomalým predajom nedoobjednávajte len preto, aby ste zvýšili množstvo tovaru vystaveného počas sviatkov.
Ako pripraviť darčekové balíčky
Pre každý balíček vytvorte kartu: názov, zoznam komponentov, množstvo každého produktu, balenie, cena a možné náhrady. Náhrady dohodnite so zákazníkom pred vyzdvihnutím alebo odoslaním. Fotografia musí zobrazovať presne také zloženie, aké zákazník dostane.
Počet balíčkov obmedzuje komponent s najmenšou dostupnou zásobou. Ilustračný príklad: máte 40 šálok, 30 balení čaju a 50 škatúľ. Ak každý balíček obsahuje po jednom kuse z každej položky, môžete zostaviť 30 balíčkov. Ak sa šálky a čaj predávajú aj samostatne, vopred určite, aké množstvo vyhradíte pre balíčky.
Zostavte vzorový kus a zmerajte čas práce. Skontrolujte, či sa produkty zmestia, vo vnútri sa nepohybujú a či sa dá zloženie pohodlne skontrolovať pred zatvorením škatule. Najprv pripravte dohodnutú dávku. Zvyšok zostavujte podľa skutočných objednávok, ak to sľúbený termín umožňuje.
Ako preveriť zľavu pred akciou
Posúďte, koľko peňazí zostane z predaja po odpočítaní obstarávacej ceny a variabilných nákladov. Variabilné náklady vznikajú pri každom predaji, napríklad balenie alebo poplatok za platbu.
Ilustračný príklad: cena produktu je 1 000 UAH, obstarávacia cena 650 UAH a variabilné náklady 50 UAH. Príspevok z jedného predaja na pokrytie fixných nákladov je 1 000 − 650 − 50 = 300 UAH. Ešte nejde o čistý zisk: fixné náklady a dane v príklade nie sú zahrnuté.
Zľava 10 % zníži cenu na 900 UAH. Ak obstarávacia cena a variabilné náklady zostanú rovnaké, príspevok bude 900 − 650 − 50 = 200 UAH. Na zachovanie celkového príspevku treba predať 1,5-krát viac kusov: 300 ÷ 200 = 1,5. Napríklad 150 kusov namiesto 100. Takýto objem nie je zaručený, preto pred akciou skontrolujte zásoby, kapacitu tímu a dodatočné náklady.
Ako zorganizovať zmeny, balenie a doručenie
Rozpis zostavujte podľa očakávaného vyťaženia v konkrétnych hodinách. Určite, kto radí zákazníkom, kto pracuje pri pokladnici, kto pripravuje online objednávky a kto kontroluje zásielky. Určte náhradu pre prípad neprítomnosti kolegu a dohodnite odovzdávanie nedokončených úloh medzi zmenami.
V praxi si overte, koľko objednávok dokáže tím pripraviť. Ilustračný príklad: balenie jednej objednávky trvá 6 minút a na túto prácu sú vyhradené 3 hodiny. Vypočítaná kapacita je 180 ÷ 6 = 30 objednávok. Skutočný limit nastavte nižšie, aby zohľadňoval kontrolu zloženia, opravy chýb a prestávky.
Pri rezerváciách zapisujte číslo objednávky, tovar, množstvo, zákazníka a termín platnosti rezervácie. Dohodnite, kto rezerváciu potvrdzuje, kto sleduje jej platnosť a ako sa tovar po uplynutí dohodnutého termínu vráti do voľného predaja.
Pred prijatím objednávky oznámte zákazníkovi zloženie balíčka, celkovú cenu, náklady na balenie a doručenie, spôsob platby a termín prípravy. Pri firemných objednávkach osobitne dohodnite množstvo, personalizáciu, vzorku, dokumenty a harmonogram odovzdania jednotlivých dávok. Podmienky zrušenia, náhrad a vrátenia musia byť v súlade so zmluvou a príslušnými požiadavkami.
Odlišujte dátum odoslania od očakávaného dátumu doručenia. Konečný termín prijímania sviatočných objednávok určte podľa času zostavenia, harmonogramu dopravcu a časovej rezervy na oneskorenia. Po tomto termíne ponúkajte len také spôsoby prevzatia, ktoré predajňa dokáže zabezpečiť, napríklad osobné vyzdvihnutie hotového tovaru.
Kontrola zásob a sviatočných akcií v Торгсофт (Torgsoft)
Pred nákupmi otvorte «Склад → Стан складу» (Sklad → Stav skladu) a vyberte požadované účtovné stredisko. Tu si môžete pozrieť množstvo tovaru, predajnú cenu a nákladovú cenu. Na kontrolu fyzických zásob vytvorte inventúrny výkaz pre požadované produkty alebo druhy. Pred počítaním skontrolujte nastavenie «Враховувати кількість товару на складах 3 рівня» (Zohľadňovať množstvo tovaru v skladoch úrovne 3): ak počítate aj tovar z podriadených skladov vrátane rezerv, zapnite ho. Evidovaný stav a fyzické počítanie musia zahŕňať tie isté sklady. Ak predajňa zostáva otvorená, nastavenie «Блокувати товар після першого сканування» (Zablokovať tovar po prvom skenovaní) dočasne zablokuje položku, ktorej počítanie sa už začalo. Po dokončení počítania nastavte jej stav na «Закінчено підрахунок» (Počítanie ukončené) — tovar bude opäť dostupný na predaj.
Pred uzavretím výkazu znova spočítajte položky s rozdielmi a overte, či niektoré nechýbajú. Po uzavretí Torgsoft vytvorí doklady o prebytkoch a mankách a upraví zásoby podľa výsledku počítania. Prázdny výkaz doplnený iba skenovaním nájdeného tovaru nezistí chýbajúce kusy, ktoré sú stále v evidencii. Na úplnú kontrolu je potrebný počiatočný zoznam. Postup je uvedený v návode na inventarizáciu tovaru.
V Torgsoft môžete nastaviť sviatočné akcie podľa obdobia, množstva, sumy alebo konkrétneho tovaru a zvoliť spôsob výpočtu konečnej zľavy. Pred spustením otestujte predaj so zľavami, ktoré budú predavači uplatňovať. Zoznam nástrojov je uvedený na stránke marketingových možností Torgsoft. Príspevok z predaja vypočítajte samostatne so zohľadnením nákladov vašej predajne.
Čo kontrolovať počas sviatočného predaja
Každý deň vedúci alebo poverený pracovník kontroluje dostupné zásoby, potvrdené dodávky, rezervácie a objednávky, ktoré ešte neboli pripravené. Ak sa zásoby alebo kapacita tímu znižujú, bezodkladne upravte dostupné množstvá a termíny uvádzané v ponukách zákazníkom.
- Porovnajte skutočný predaj v kusoch s prognózou.
- Skontrolujte zásoby komponentov balíčkov a obalov.
- Vyhľadajte objednávky, pri ktorých sa blíži sľúbený termín.
- Skontrolujte rezervácie, ktorých platnosť sa končí.
- Porovnajte ceny a zľavy so skutočnými variabilnými nákladmi.
- Overte, že nasledujúca zmena vie o nedokončených objednávkach.
Po sviatkoch spočítajte nepredané zásoby, vrátený tovar a náklady na prípravu. Zaznamenajte, ktorý tovar bolo treba urgentne doobjednať, kde sa oneskorilo balenie a ktoré balíčky si zákazníci vyberali. Tieto údaje využite pri ďalšom pláne nákupov a rozvrhu práce.
Vráťte sa na predchádzajúci krok