Zrušenie prenájmu: ako správne vrátiť zálohu, kauciu a tovar do skladu

V oblasti prenájmu (od karnevalových kostýmov až po stavebné náradie či svadobné šaty) často vznikajú situácie, keď sa plány zákazníka zmenia.

Režim «Prenájom tovaru» v programe Torgsoft je vytvorený práve na evidenciu odovzdania tovaru do prenájmu, kontrolu lehôt, rezervovanie položiek na konkrétne dátumy a automatický výpočet ceny služby a zábezpeky. 

Podnikanie sa však môže stretnúť s nepredvídanými okolnosťami, preto môžu vzniknúť tieto otázky: 

Program má pre takéto situácie jasne nastavený postup.

Nastavenie programu na správne zrušenie prenájmu

Aby zrušenie dohody prebehlo rýchlo a finančné doklady sa vytvorili automaticky, program je potrebné vopred nastaviť.

Prejdite do ponuky Dokument → Predaj s vystavením účtu → karta Prenájom a otvorte «Nastavenia prenájmu». V tomto okne sa nachádza mimoriadne dôležitý parameter — «Vrátiť platbu za prenájom pri jeho zrušení». Ak toto nastavenie aktivujete, Torgsoft pri zmene stavu dokumentu na «Prenájom zrušený» automaticky ponúkne vrátenie peňazí, ktoré zákazník zaplatil ako úhradu (preddavok) za samotnú službu prenájmu.

Ako zrušiť prenájom a vrátiť preddavok (cenu prenájmu)

Keď si zákazník rezervuje tovar vopred, často zaplatí cenu prenájmu hneď pri vytvorení dokumentu ako finančné potvrdenie svojho záujmu. Ak službu neskôr zruší, túto sumu je potrebné správne vrátiť z pokladnice alebo bankového účtu.

Postup:

1. Vyhľadajte príslušný dokument na karte «Prenájom».

2. Zmeňte stav dokumentu kliknutím na tlačidlo «Stav prenájmu» a vyberte možnosť «Prenájom zrušený» (alebo «Prenájom odvolaný»).

3. Program skontroluje, či boli prijaté nejaké platby. Vďaka zabudovaným algoritmom na ochranu pred chybami Torgsoft presne rozpozná, či bola platba za prenájom skutočne prijatá. Ak nebol zaplatený preddavok, okno na vrátenie platby sa nezobrazí, čím sa zabráni náhodnému vydaniu nadbytočných peňazí z pokladnice.

4. Ak zákazník preddavok skutočne zaplatil a máte zapnuté nastavenie «Vrátiť platbu za prenájom pri jeho zrušení», systém automaticky otvorí finančný formulár na vrátenie preddavku k účtu. Budete môcť vytvoriť výdavkový pokladničný doklad alebo vykonať bezhotovostné vrátenie a vrátiť zákazníkovi peniaze za neposkytnutú službu.

Vrátenie zábezpeky: úplné a čiastočné

Zábezpeka je garančná suma, bez ktorej spravidla nie je možné fyzicky odovzdať tovar do prenájmu (zmeniť stav na «Prenájom začatý»), ak ste v číselníku nenastavili nulovú zábezpeku.

Keď zákazník zruší aktívny prenájom alebo vráti predmet po skončení obdobia prenájmu, zábezpeku je potrebné vrátiť. Používa sa na to tlačidlo «Vrátiť zábezpeku» alebo systém automaticky ponúkne jej vrátenie pri zmene stavu dokumentu na «Prenájom ukončený». Zároveň sa vytvorí finančný doklad o vrátení zábezpeky.

Uvoľnenie tovaru z rezervácie a jeho vrátenie na sklad

Ďalším mimoriadne dôležitým aspektom zrušenia prenájmu je pohyb samotného tovaru v systéme. Možnosť prenájmu v programe Torgsoft funguje tak, že pri zmene stavu dokumentu na «Nachádza sa v prenájme» (alebo pri rezervovaní na prenájom) sa tovar fyzicky presunie z hlavného skladu do špeciálneho virtuálneho skladu 3. úrovne (napríklad «Tovar v prenájme»). Tým sa zabezpečí automatická rezervácia: predmet sa spoľahlivo zablokuje a žiadny iný predajca ho nebude môcť omylom predať pri pokladnici.

Čo sa stane pri zrušení alebo ukončení prenájmu? 

Nemusíte vykonávať žiadne manuálne presuny. Hneď ako zmeníte stav prenájmu na «Prenájom zrušený» alebo «Prenájom ukončený», program automaticky vráti tovar zo skladu 3. úrovne späť na váš bežný (hlavný) sklad. Rezervácia sa zruší a tovar bude okamžite dostupný na nové rezervácie pre iných zákazníkov alebo na bežný maloobchodný predaj.

Zrušenie prenájmu v programe Torgsoft je teda plne kontrolovaný proces, pri ktorom jediným kliknutím na tlačidlo «Prenájom zrušený» vyriešite naraz tri úlohy: uvoľníte tovar z rezervácie, automaticky vytvoríte doklady na vrátenie preddavku a bezpečne uzavriete otázku zábezpeky zákazníka.