Výmena tovaru v obchode: správny algoritmus pre vykonávanie v Torgsoft

Podnikatelia v maloobchode sa často stretávajú so situáciami, keď chce kupujúci vymeniť tovar — napríklad mu nesadla veľkosť, farba alebo strih. Hlavný problém spočíva v tom, že majitelia alebo predajcovia hľadajú v evidenčných systémoch jediné „magické“ tlačidlo Výmena a snažia sa jednoducho nahradiť jednu položku inou. Takáto priama „zámena“ bez riadneho finančného a skladového zaevidovania však nevyhnutne vedie k chaosu: vznikajú zámeny v tovare, mínusové zostatky na sklade, rozdiely medzi skutočnou pokladnicou a programom, ako aj problémy s fiškálnym vykazovaním. Tento spôsob práce si vyžaduje jasné pochopenie pohybu tovaru a peňazí.

V systéme Torgsoft je zakotvené základné pravidlo správnej evidencie: taká operácia ako „výmena“ neexistuje; každá výmena je vždy vrátenie pôvodného tovaru a predaj nového. Ak ste omylom predali tovar inej veľkosti alebo ho chce zákazník jednoducho vymeniť, najskôr musíte spracovať vrátenie „nesprávneho“ tovaru a až potom predať tovar požadovanej veľkosti alebo farby. Súvisí to nielen so skladovou disciplínou, ale aj so Zákonom Ukrajiny „O ochrane práv spotrebiteľov“, podľa ktorého má kupujúci právo vymeniť alebo vrátiť tovar zodpovedajúcej kvality do 14 dní, pričom sa deň kúpy nezapočítava.

Nižšie je uvedený kompletný postup krok za krokom, ako správne spracovať túto operáciu v programe Torgsoft.

Etapa 1. Spracovanie vrátenia tovaru od zákazníka

Predtým, ako zákazníkovi vydáte nový tovar, je potrebné vrátiť pôvodný tovar na sklad vášho obchodu a zaevidovať vrátenie peňazí.

1. Otvorenie režimu vrátenia. Prejdite do hlavného menu programu „Dokument“ — „Vrátenie“.

2. Identifikácia dokladu. Ak kupujúci predloží doklad vytlačený z Torgsoft, jednoducho naskenujte jeho čiarový kód do príslušného poľa vo formulári. Dokument vrátenia sa vytvorí automaticky. Ak skener nedokáže čiarový kód prečítať, môžete číselný kód dokladu zadať ručne z klávesnice.

3. Výber tovaru. Po načítaní dokladu sa otvorí okno so zoznamom zakúpeného tovaru. Označte tovar, ktorý chce zákazník vymeniť, zaškrtnutím políčka vľavo od jeho názvu alebo jeho zvýraznením a stlačením tlačidla „Vybrať“ alebo klávesu Medzerník.

4. Úprava množstva. Ak zákazník kúpil viac rovnakých položiek, ale vymieňa iba jednu, stlačte tlačidlo „Zadať množstvo vrátenia“ (F2) a uveďte presné množstvo.

5. Vrátenie tovaru na sklad. Stlačte tlačidlo „Vrátiť tovar“ (kláves Enter).

6. Vrátenie peňazí. Potom vo formulári vrátenia nezabudnite stlačiť tlačidlo „Vrátiť peniaze“ (F6) a v okne potvrďte operáciu tlačidlom „Peniaze boli vrátené“.

7. Forma platby. Je veľmi dôležité vrátiť peniaze v rovnakej forme, v akej bola vykonaná platba za tovar. Ak zákazník platil cez bankový terminál na bežný účet, vo formulári vrátenia je potrebné vybrať možnosť „Vrátiť v rovnakej forme, v akej bola vykonaná platba za tovar“ alebo „Vrátiť všetko z bežného účtu“. Ak bola platba v hotovosti, program vráti peniaze z pokladnice.

8. Tlač dokladu o vrátení. Zaškrtnite políčko „Tlač dokladu o vrátení“, aby ste zákazníkovi vydali dokladové potvrdenie operácie.

Etapa 2. Predaj nového tovaru

Po tom, ako bol pôvodný tovar vrátený na sklad a peniaze boli zákazníkovi nominálne vrátené alebo mu boli skutočne odovzdané, vykonáte bežný nový predaj.

1. Prejdite do menu „Dokument“ — „Predaj“ alebo použite tlačidlo vrátenia priamo z formulára predaja.

2. Naskenujte čiarový kód nového tovaru, ktorý si kupujúci vybral na výmenu.

3. Ak sa cena nového tovaru zhoduje s pôvodným, zákazník vám jednoducho odovzdá peniaze, ktoré práve dostal pri vrátení, a vy uzavriete doklad. Ak je nový tovar drahší — zákazník doplatí rozdiel; ak je lacnejší — vydáte mu zvyšok z vrátenej sumy.

4. Spracujte platbu cez pokladnicu alebo bankový terminál a vydajte zákazníkovi nový fiškálny alebo predajný doklad.

Výnimka: výmena záručného tovaru podľa sériových čísel

Hoci pre štandardný tovar platí pravidlo „Vrátenie + Predaj“, pre zložité zariadenia, ktoré podliehajú prísnej záručnej evidencii podľa sériových čísel, existuje v Torgsoft samostatný režim — „Oprava“.

Ak zákazník prinesie chybný alebo záručný tovar a dohodnete sa na jeho výmene za nový s iným sériovým číslom, postupuje sa takto:

• Tovar prijmete cez menu „Dokument“ — „Oprava“, pričom vyberiete tovar z dokladu o predaji a uvediete jeho sériové číslo.

• V tomto režime je dostupné špeciálne tlačidlo „Výmena tovaru“.

• Po jeho stlačení program požiada o zadanie nového sériového čísla tovaru, ktorý vydávate zákazníkovi zo skladu.

• Systém automaticky na pozadí vytvorí tri prepojené skladové dokumenty: vrátenie pokazeného tovaru od zákazníka, vrátenie tohto starého sériového čísla vášmu dodávateľovi, aby ste neplatili za chybný kus, a nový predaj zákazníkovi tovaru s novým sériovým číslom. Zároveň v pokladnici nevzniká žiadny pohyb peňazí, čo výrazne zjednodušuje prácu servisného manažéra.

Záver: dodržiavanie algoritmu „vrátenie + predaj“ pri výmene zaručuje, že vaše skladové zostatky budú vždy aktuálne na 100 %, v pokladnici nebudú vznikať manká ani nejasné prebytky a daňové výkazníctvo cez PRP sa bude vytvárať bezchybne.