Ako opraviť výdavky a peňažné príkazy pre uzavretý peňažný deň

Ak bola v Torgsoft omylom zaevidovaná výdavková operácia, nesprávna suma pokladničného dokladu alebo zbytočný finančný dokument, chybu možno opraviť aj po ukončení dňa.

Torgsoft neumožňuje meniť finančné dokumenty uzavretého pokladničného dňa. Najskôr je potrebné tento deň dočasne otvoriť, opraviť dokument a potom pokladničné dni znova uzavrieť. Po uzavretí program prepočíta ich súhrny.

Prečo Torgsoft neumožňuje dokument zmeniť okamžite

Pokladničný deň v Torgsoft uchováva pohyb peňazí pre konkrétnu pokladňu: zostatok na začiatku dňa, príjmy, výdavky a zostatok na konci dňa.

Nasledujúce pokladničné dni pokračujú v tomto výpočte. Preto zmena dokumentu za minulý dátum ovplyvní aj zostatky nasledujúcich dní.

Pokladničný deň sa automaticky uzavrie po prvej pokladničnej operácii nasledujúceho dňa. Vo formulári Platba → Súhrny pokladne je uzavretý deň označený zámkom. Finančné operácie sú preň zablokované.

Napríklad dnes je 14. deň a chyba je v dokumente z 12. dňa. Na opravu je potrebné otvoriť aj uzavretý pokladničný deň za 13. deň.

Otvorte Platba → Finančný dokument a nájdite požadovanú operáciu.

Pred zmenou skontrolujte:

• dátum dokumentu;

• pokladňu;

• sumu;

• účel platby;

• či bol dokument skutočne vytvorený omylom.

Ak je problém iba v nesprávnej sume alebo v iných údajoch pokladničného dokladu, dokument bude možné upraviť po otvorení pokladničného dňa.

Ak záznam vôbec nemal existovať, bude ho možné odstrániť.

Dôležité pri platbách za tovar

Ak finančný dokument vznikol v dôsledku platby za tovar, nemožno ho jednoducho odstrániť. Najskôr je potrebné zrušiť príslušnú platbu za tovar a až potom pracovať s finančným dokumentom. Toto pravidlo je priamo uvedené v pomocníkovi Torgsoft.

Prejdite na Platba → Súhrny pokladne.

V hornej časti okna nastavte obdobie tak, aby ste videli dátum, za ktorý je potrebné vykonať opravu.

Uzavreté dni sú označené zámkom.

Ak je potrebné opraviť starší deň, treba ho otvoriť spolu s nasledujúcimi uzavretými pokladničnými dňami. Postupujte takto:

1. Zapnite viacriadkový výber.

2. Vyberte požadovaný deň a nasledujúce uzavreté dni.

3. Kliknite na Zrušiť uzavretie pokladničného dňa.

Potom zámky pri vybraných dátumoch zmiznú a Torgsoft umožní meniť finančné dokumenty týchto dní.

Aktuálny 14. deň nie je potrebné kvôli takejto oprave uzatvárať a znovu otvárať.

Vráťte sa na Platba → Finančný dokument.

Vyberte požadovaný dokument.

Ak sú údaje dokumentu nesprávne, kliknite na Zmeniť. Torgsoft otvorí formulár Pokladničný doklad, v ktorom môžete vykonať zmeny.

Ak bol dokument vytvorený omylom a vôbec nie je potrebný, kliknite na Odstrániť.

Obe akcie sú dostupné iba vtedy, keď je pokladničný deň dokumentu otvorený.

Odstránenie finančného dokumentu Torgsoft zaznamenáva v Súbor → Protokol činností používateľov. V denníku sa uchováva typ dokumentu, číslo, dátum a suma. Majiteľ tak môže overiť samotný fakt odstránenia.

Po oprave sa vráťte na Platba → Súhrny pokladne.

Vyberte otvorené minulé dni, pričom aktuálny deň nechajte otvorený, a kliknite na Uzavrieť pokladničný deň.

Torgsoft prepočíta pokladničné dni a znova ich uzavrie. Pri dátumoch sa zobrazia zámky.

Tento krok je dôležitý, pretože opravený výdavok za starší dátum mení zostatok príslušnej pokladne a môže ovplyvniť súhrny nasledujúcich dní.

V Platba → Súhrny pokladne vyberte požadovanú pokladňu a obdobie.

Pre každý deň Torgsoft zobrazuje:

• sumu na začiatku dňa;

• príjmy za deň;

• výdavky za deň;

• zostatok na konci dňa.

Skontrolujte deň, v ktorom bola chyba, a nasledujúce dni.

Ak bol napríklad omylom zaevidovaný výdavok 2 000 UAH namiesto 200 UAH, po oprave sa rozdiel musí prejaviť v zostatkoch pokladne za nasledujúce dni.

Môžete tiež vytvoriť denný výkaz a skontrolovať pohyb peňazí: predaje, platby dodávateľom, prevádzkové výdavky a ďalšie pokladničné operácie.

Kedy je lepšie obrátiť sa na technickú podporu

Opísaný spôsob je vhodný vtedy, keď existuje bežný finančný dokument so správnym minulým dátumom a je potrebné ho zmeniť alebo odstrániť.

Do databázy by ste nemali zasahovať samostatne, ak:

• požadovaný pokladničný deň nie je možné normálne otvoriť;

• objavili sa pokladničné dni s nesprávnymi dátumami;

• program zobrazuje nelogickú postupnosť pokladničných dní;

• po prepočte zostávajú zostatky nesprávne;

• je potrebné odstrániť alebo opraviť samotné záznamy pokladničných dní.

V reálnych prípadoch technickej podpory sa vyskytli situácie, keď sa špecialista pripojil k databáze, odstránil nesprávne pokladničné dni pomocou SQL dotazu a následne vykonal prepočet a kontrolu. Takúto operáciu by ste nemali vykonávať samostatne.

Bol zaznamenaný aj prípad predaja, ktorý bol omylom vytvorený s dátumom v roku 5020: technická podpora predaj opravila, odstránila nesprávne pokladničné dni a prepočítala aktuálne údaje.

Stručne: postup opravy

Platba → Súhrny pokladne → otvoriť požadované minulé dni → Platba → Finančný dokument → zmeniť alebo odstrániť dokument → Súhrny pokladne → znova uzavrieť minulé dni → skontrolovať zostatky.