Ako denne odsúhlasiť hotovosť v pokladni: zostatok pri vstupe a kontrola dokladu

Denná kontrola hotovosti predávajúceho: ako ju nastaviť a čo kontrolovať

Denná kontrola pokladne je potrebná na porovnanie skutočnej hotovosti s údajmi v Torgsoft a na zaznamenanie výsledku kontroly. Program môže pri prvom prihlásení vyžiadať od predávajúceho zostatok hotovosti, umožňuje prepočítať peniaze podľa nominálnych hodnôt a uchováva históriu takýchto kontrol.

Vedúci tak vidí nielen výslednú sumu, ale aj rozdiel medzi skutočne prepočítanou hotovosťou a zostatkom vypočítaným podľa operácií zaevidovaných v Torgsoft.

Ako funguje kontrola pokladne v Torgsoft

Existujú dva súvisiace mechanizmy.

1 Kontrola zostatku pri prihlásení do programu. Ak je príslušné nastavenie zapnuté, pri prvom prihlásení predávajúceho v daný deň Torgsoft otvorí okno «Zostatok v pokladni». Predávajúci zadá sumu skutočnej hotovosti. Kým suma nie je zadaná, program neumožní pokračovať v práci. Zadaná hodnota sa uloží a vedúci ju môže vidieť v Platba → Súhrn pokladne.

2 Kontrola pokladne podľa nominálnych hodnôt. Namiesto jednej celkovej sumy môže pracovník zadať počet bankoviek každej nominálnej hodnoty. Torgsoft ich spočíta a uloží výsledok kontroly. Kontrolu podľa nominálnych hodnôt možno vykonať aj počas pracovného dňa a pri zatváraní pokladne.

 Je dôležité rozlišovať: zadanie skutočného zostatku počas kontroly zaznamenáva výsledok prepočítania. Nejde o príjmový pokladničný doklad ani o vloženie peňazí do pokladne.

Ako zapnúť kontrolu zostatku pri prihlásení

Prejdite do Nastavenia → Parametre → Prístup a zapnite parameter: «Každý deň pri prvom prihlásení do programu vyžiadať od predávajúceho zostatok v pokladni».

Potom bude Torgsoft každý deň pri prvom prihlásení žiadať od predávajúceho skutočnú sumu v pokladni. Hodnota sa uloží do databázy a následne sa porovnáva s údajmi pokladničného dňa.

Nie je potrebné na to samostatne vytvárať osobitný finančný doklad.

Ako nastaviť kontrolu podľa nominálnych hodnôt

Aby mohol pokladník počítať peniaze podľa nominálnych hodnôt, musí byť v Torgsoft vyplnený zoznam bankoviek. Otvorte Nastavenia → Mena a pre požadovanú menu vyplňte tabuľku «Bankovky».

Po otvorení kontroly podľa nominálnych hodnôt predávajúci zadá počet bankoviek každej nominálnej hodnoty. Ak pre danú menu nie je nastavená žiadna aktívna bankovka, Torgsoft upozorní, že zoznam treba vyplniť.

Po prepočítaní kliknite na «Uložiť». Výsledok možno zobraziť v Platba → Súhrn pokladne → Kontrola podľa nominálnych hodnôt.

Či má predávajúci vidieť, koľko peňazí má byť v pokladni

Pri kontrolnom prepočítaní je užitočné, aby predávajúci najprv samostatne zadal skutočnú sumu.

V Nastavenia → Parametre → Prístup je parameter: «Predávajúci môže vidieť zostatky v pokladni pri odovzdávaní tržby a inkase».

Ak je tento parameter vypnutý, používateľ s rolou Predávajúci počas kontroly podľa nominálnych hodnôt nevidí hodnoty «Spolu v pokladni» a «Suma rozdielu». Spočíta skutočnú hotovosť a Torgsoft uloží výsledok na následnú kontrolu vedúcim.

Takto možno porovnať nezávislé fyzické prepočítanie hotovosti s údajmi evidencie.

Ako skontrolovať pokladňu na konci dňa

Vo formulári predaja akcia «Zatvoriť pokladňu» otvorí «Kontrolu pokladne podľa nominálnych hodnôt». Tento formulár možno použiť na priebežné prepočítanie aj na uzatvorenie pokladničného dňa.

Torgsoft v ňom používa tieto údaje:

• Zostatok v pokladni — výsledok kontroly pri prihlásení alebo poslednej kontroly predchádzajúceho pokladničného dňa;

• Tržba za deň — suma tržby v tejto pokladni;

• Výdavky z pokladne — suma platieb z pokladne;

• Spolu v pokladni — výsledok aktuálneho skutočného prepočítania;

• Suma rozdielu — rozdiel podľa výsledkov aktuálnej kontroly.

Pracovník zadá skutočný počet bankoviek. Pri priebežnej kontrole možno výsledok jednoducho uložiť. Na konci pracovného dňa sa pokladničný deň uzatvorí príslušnou akciou.

Samostatne možno pre rolu určiť, či má predávajúci právo pri zatváraní pokladne otvoriť «Súhrn za deň»: Nastavenia → Parametre → Rola → Kontrola podľa nominálnych hodnôt → Povolené zobrazovať súhrn pokladne za deň pri zatváraní pokladne.

Čo má vlastník kontrolovať každý deň

Hlavný formulár je Platba → Súhrn pokladne.

Torgsoft tu uchováva tri ukazovatele, ktoré sú obzvlášť dôležité na kontrolu. Rozdiel pri kontrole pri prihlásení do programu ukazuje rozdiel medzi zostatkom na začiatku pokladničného dňa a sumou, ktorá bola skutočne zadaná pri prihlásení.

Napríklad podľa údajov Torgsoft malo na začiatku dňa zostať 2 500 UAH, ale predávajúci napočítal 2 300 UAH. Rozdiel je 200 UAH. Je to signál na preverenie príčiny.

Zostatok v pokladni pri kontrole podľa nominálnych hodnôt obsahuje výsledok posledného skutočného prepočítania. Rozdiel pri kontrole podľa nominálnych hodnôt porovnáva tento skutočný výsledok so zostatkom na konci dňa podľa údajov Torgsoft.

Nižšie vo formulári sa uchováva história jednotlivých kontrol. Pri každej z nich je uvedené:

• čas;

• celková suma;

• kto vykonal kontrolu.

Ak je pri operácii určený zamestnanec, Torgsoft ho zobrazí. Ak zamestnanec nie je určený, program zobrazí používateľa, ktorý kontrolu vykonal. Samostatná tabuľka obsahuje nominálne hodnoty bankoviek, ich počet a sumu.

Čo robiť, ak skutočná hotovosť nezodpovedá údajom Torgsoft

Rozdiel znamená jediné: skutočne prepočítaná hotovosť sa nezhoduje s vypočítanými údajmi programu. Príčina ešte nie je známa.

Najprv peniaze prepočítajte ešte raz. Pri výraznom rozdiele je vhodné, aby opakované prepočítanie vykonala iná zodpovedná osoba.

Potom otvorte pohyb peňazí za deň a skontrolujte operácie, ktoré ovplyvňujú pokladňu: predaje, vrátenia, platby, výdavky a ďalšie finančné doklady. V Súhrne pokladne je akcia «Denný prehľad», ktorá vytvorí prehľad pohybu peňazí vrátane predajov, platieb dodávateľom a prevádzkových výdavkov.

Príčinu treba hľadať týmto spôsobom, a nie okamžite vytvárať «opravný» pokladničný doklad.

Skutočná požiadavka na technickú podporu Torgsoft to dobre ilustruje. Klient sa obrátil na podporu s problémom «Pokladňa nesedí». Špecialista skontroloval zaevidované predaje a vrátenia, pohyb tovaru, and súvisiace platby. Po oprave dokladov bola hotovosť znovu prepočítaná a zostatok bol správny.

Príčinou rozdielu teda môžu byť už zaevidované doklady, a nie samotný fyzický pohyb hotovosti.

Ak sa predávajúci pomýlil pri rannom zadávaní

Pokladničný doklad znamená skutočný pohyb peňazí. Ak predávajúci iba nesprávne spočítal hotovosť alebo zadal nesprávnu sumu, vytvorenie fiktívneho pohybu zmení finančnú evidenciu.

Správny postup je znovu skontrolovať skutočnú hotovosť, vykonať kontrolu podľa nominálnych hodnôt a zistiť, či existuje reálny rozdiel. Ak je hotovosť v skutočnosti správna, nesprávna ranná hodnota zostáva iba informáciou o výsledku tejto kontroly.

Ak v takejto situácii nie je jasné, ako správne uzatvoriť pokladničný deň, je lepšie skontrolovať konkrétnu databázu s technickou podporou, než vytvárať finančný doklad bez skutočnej hospodárskej operácie.

Jednoduchý postup pre predajňu

Odporúčaný pracovný postup:

1. Na začiatku dňa predávajúci pri prvom prihlásení do Torgsoft prepočíta skutočnú hotovosť.

2. Ak je potrebná podrobnejšia kontrola, peniaze sa počítajú podľa nominálnych hodnôt pomocou kontroly podľa nominálnych hodnôt.

3. Predávajúcemu možno skryť vypočítaný zostatok a sumu rozdielu, aby sa najprv získal nezávislý skutočný prepočet.

4. Na konci dňa predávajúci pokladňu znovu prepočíta.

5. Vedúci v Súhrne pokladne skontroluje ranný a konečný rozdiel a históriu kontrol.

6. Ak existuje odchýlka, najprv sa skontroluje fyzická hotovosť a doklady za daný deň. Finančná evidencia sa mení až po zistení konkrétnej chybnej operácie.