Opravy, materiály a služby: prečo sa nevygeneruje faktúra

Prečo sa pri oprave nevytvorí faktúra: rozdiely medzi prácami, materiálmi a službami a ako predísť chybám pri platbe

Servisné strediská a dielne pravidelne používajú režim «Oprava» na evidenciu zákaziek, zaznamenávanie porúch a odpisovanie náhradných dielov, ako aj na kontrolu platieb a dlhov.

Podnikatelia sa pri práci často obracajú na pracovníkov technickej podpory s týmito otázkami:

Odpovede na tieto otázky spočívajú v správnom pochopení mechanizmov vytvárania faktúr a rozdielov medzi jednotlivými zložkami ceny opravy.

Rozdiel medzi materiálmi, službami a prácami

Aby sa faktúra za opravu vytvorila správne, zákazka musí obsahovať aspoň jednu z troch položiek, z ktorých sa skladá celková cena opravy. Každá z nich má v programe zásadne odlišnú logiku evidencie:

1. Materiály na opravu. Ide o fyzický tovar, napríklad náhradné diely a súčiastky, ktoré technik odoberá zo skladu na vykonanie opravy. Pri pridaní materiálu do opravy sa materiál vyberie z dostupných zásob a program ho automaticky rezervuje, aby sa zabránilo jeho náhodnému predaju inému zákazníkovi. Pri materiáloch podliehajúcich záručnej evidencii je možné zadávať aj sériové čísla.

2. Služby opravy. Ide o nehmotné položky vyberané z číselníka «Úplný zoznam tovarov a služieb», napríklad expresné doručenie, nalepenie ochranného skla a podobne. Na služby je možné nastaviť zľavy a pridať k nim skladové komponenty, ak služba predstavuje súpravu.

3. Práce (Operácie). Ide o konkrétne úkony technika potrebné na opravu zariadenia, napríklad spájkovanie, čistenie alebo diagnostiku. Práce sa vyberajú z číselníka operácií a majú dve dôležité ceny: cenu pre zákazníka a sumu odmeny pre vykonávateľa, ktorá môže byť pevná alebo percentuálna. Na jej základe môže program vypočítať technikovi úkolovú mzdu.

Celková cena opravy sa vytvára zo súčtu cien pridaných materiálov, služieb a operácií. Ak neboli pridané, program považuje cenu opravy za sumu, ktorú používateľ zadal manuálne pri vytváraní zákazky.

Ako sa vytvára faktúra v režime «Oprava»

Režim «Oprava» je úzko integrovaný s režimom «Predaj s vystavením faktúry». Všetky vzájomné zúčtovania so zákazníkom prebiehajú prostredníctvom automaticky vytvorenej faktúry.

• Faktúra za opravu sa vytvorí alebo aktualizuje automaticky pri pridaní operácií s materiálmi alebo pri zaevidovaní platby od zákazníka.

• Materiály sa do faktúry pridávajú z toho evidenčného strediska, ktoré bolo pri vytváraní opravy určené na odpisovanie materiálov.

• Práce (operácie) sa prenášajú do faktúry podľa vašich nastavení: program môže pridať každú vykonanú prácu ako samostatnú službu vo faktúre s vlastným názvom alebo môže všetky operácie zlúčiť do jednej spoločnej služby s názvom «Opravárenské práce», ktorej cena sa rovná celkovej hodnote všetkých vykonaných úkonov.

• Keď oprava prejde do stavu zodpovedajúceho jej dokončeniu, napríklad «Vydané zákazníkovi», na základe vytvorenej faktúry sa vytvorí výdajka a faktúra sa uzavrie.

Prečo vznikajú chyby «neobsahuje materiály» alebo «neobsahuje tovar»

Podnikatelia sa často stretávajú s tým, že nemôžu zaevidovať platbu alebo aktualizovať faktúru pre dve bežné situácie:

Táto chyba vzniká, ak sa pokúšate zaevidovať platbu alebo aktualizovať faktúru, ale do zákazky nebol pridaný žiadny náhradný diel, služba ani práca. Faktúra nemôže byť prázdna.

 Poznámka: v starších verziách programu, pred verziou 2022.0.25, existovala chyba, pre ktorú sa toto hlásenie zobrazovalo aj vtedy, keď oprava obsahovala práce, ale neobsahovala materiály ani služby. Program nesprávne nezohľadňoval prítomnosť prác. Aktualizácia programu Torgsoft tento problém úplne rieši.

Táto chyba sa zobrazí, ak program už faktúru za opravu úspešne vytvoril, napríklad po predchádzajúcom pridaní náhradného dielu, ale používateľ následne otvoril zákazku a odstránil z nej všetky materiály, služby a práce. Faktúra tak zostane prázdna a program zablokuje pokus o zaevidovanie platby za prázdnu faktúru.

Ako správne zaevidovať opravu s nulovou hodnotou (záručnú opravu)

Ďalšou častou otázkou je, ako spracovať opravu vykonávanú v rámci záruky, za ktorú zákazník nemusí nič platiť.

Pri záručných opravách je možné nastaviť cenu materiálu, služby alebo práce na nulu, takže aj celková cena opravy bude nulová.

Aby sa takáto oprava správne zaevidovala a bolo ju možné uzavrieť, je potrebné skontrolovať dve nastavenia:

1. Zobrazenie prác s nulovou hodnotou vo faktúre. Ak sa operácie zadávajú bez ceny, ale musia sa zaznamenať na výpočet mzdy technika alebo na uchovanie histórie, v nastaveniach režimu «Oprava» je potrebné zapnúť parameter «Zahrnúť do faktúry operácie s nulovou hodnotou». Program ich tak povinne pridá do faktúry.

2. Uzavretie bez platby. Program predvolene vyžaduje úplné zaplatenie faktúry na dokončenie opravy. Ak chcete uzavrieť záručnú opravu alebo opravu, ktorú zákazník odmietol, prejdite do časti «Nastavenia» -> «Upraviť číselník stavov opravy» a pri konečnom stave, napríklad «Vydané», vypnite možnosť «Zakázať vytvorenie stavu bez úplného zaplatenia opravy». Tým sa zruší kontrola platby a zákazku bude možné dokončiť bez toho, aby zákazník uhradil peniaze. Výdajka vytvorená na základe nezaplatenej faktúry pritom zostane neuzavretá.