Pre servisné strediská a predajne, ktoré vykonávajú záručný alebo pozáručný servis techniky, je presná evidencia náhradných dielov mimoriadne dôležitá.
Režim «Oprava» v systéme Torgsoft umožňuje kontrolovať celý životný cyklus zákazky: od prijatia zariadenia až po jeho odovzdanie zákazníkovi. Pri použití drahých náhradných dielov alebo komponentov, ktoré podliehajú prísnej záručnej evidencii, sa však podnikatelia často stretávajú s nezrovnalosťami v evidencii.
«Prečo po odpísaní materiálov použitých pri oprave zostávajú ich sériové čísla „visieť vo vzduchu“ a sú evidované ako nepredané?»,
«Ako skontrolovať, ktoré konkrétne sériové číslo dielu bolo namontované do určitého zariadenia?»,
«Prečo pri odpise náhradných dielov vznikne manko v dielni, ale prebytok v predajni, v ktorej bola zákazka prijatá?», a tiež
«Ako napraviť situáciu, ak sa množstvo odpísaného materiálu počas opravy zmenilo?».
Odpovede na tieto otázky spočívajú v správnom nastavení a pochopení logiky pohybu materiálov v programe.
Prečo môžu sériové čísla náhradných dielov «zostať visieť»?
Problém «visiacich» sériových čísel vzniká vtedy, keď sa materiál odpíše podľa množstva, ale systém nedostane informáciu o tom, ktoré konkrétne jedinečné sériové číslo bolo použité. Diel sa preto odpíše z celkového stavu zásob, ale konkrétne sériové číslo zostane na sklade evidované ako dostupné. To znemožňuje ďalšiu kontrolu jeho záruky a spôsobuje nejasnosti v evidencii.
Aby sa tomu zabránilo, režim «Oprava» obsahuje plnohodnotný mechanizmus evidencie sériových čísel materiálov, ktoré podliehajú záručnej evidencii. Ak je pre druh tovaru, teda náhradný diel, nastavená záručná lehota a vyžaduje sa evidencia podľa sériových čísel, program umožňuje presne zaznamenať ich použitie počas opravy.
Ako správne pridávať a odpisovať materiály so sériovými číslami
Logika odpisovania materiálov v režime «Oprava» úzko súvisí s režimom «Predaj s vystavením účtu». Keď technik pridá náhradný diel na kartu «Materiály opravy», program automaticky vytvorí alebo aktualizuje účet pre danú opravu a rezervuje tento tovar na sklade. K skutočnému odpísaniu zo skladu dôjde pri vytvorení stavu, ktorý zodpovedá dokončeniu opravy — na základe účtu sa vtedy vytvorí výdajka a tovar sa definitívne odpíše.
Aby sa spolu s tovarom správne odpísalo aj jeho sériové číslo, je potrebné dodržať tento postup:
1. Nastavenie systémových výziev.
Aby technici nezabúdali uvádzať sériové čísla dielov, prejdite do nastavení režimu «Oprava» a zapnite možnosť «Ponúknuť zadanie sériového čísla materiálu opravy».
Vďaka tomu program pri každom pridaní nového materiálu opravy alebo zvýšení jeho množstva automaticky otvorí okno na naskenovanie alebo ručné zadanie sériového čísla.
2. Ručné zadanie alebo skenovanie.
Ak toto nastavenie nie je zapnuté, sériové číslo môžete zadať manuálne: na karte «Materiál opravy» označte pridaný náhradný diel a kliknite na tlačidlo «Sériové čísla».
3. Kontrola zmien počas opravy.
Program dôsledne kontroluje zhodu medzi množstvom náhradných dielov a počtom zadaných sériových čísel. Ak technik zníži množstvo materiálu použitého pri oprave, systém ho vyzve na úpravu zoznamu sériových čísel a odstránenie nadbytočných čísel.
Ak je potrebné odstrániť sériové čísla, ale samotný náhradný diel ani jeho množstvo sa nemenia, Torgsoft zobrazí upozornenie na nesúlad medzi množstvom tovaru a počtom zadaných sériových čísel. Program ponúkne dve možnosti: buď ponechať aktuálne množstvo, pričom sériové čísla bude možné doplniť neskôr, alebo operáciu zrušiť — v takom prípade sa množstvo materiálu zníži na počet skutočne ponechaných sériových čísel. Ak odstránite všetky sériové čísla, materiál sa zo zákazky úplne odstráni.
Dôležité pravidlo: jeden náhradný diel nie je možné nahradiť iným dielom, teda iným tovarom, ak už preň boli zadané sériové čísla. Program zobrazí príslušné hlásenie, preto je potrebné najskôr sériové čísla vymazať. Úprava sériových čísel materiálu je navyše dostupná výlučne v režime «Oprava». V súvisiacom účte v režime «Predaj s vystavením účtu» je táto funkcia dostupná iba na prezeranie.
Problém rôznych evidenčných centier: predajňa prijíma zariadenie, dielňa odpisuje diely
Ďalšia častá otázka sa týka miesta, z ktorého sa náhradné diely odpisujú. Zariadenie sa často prijme na opravu v jednej z predajní a následne sa odošle do servisného strediska, ktoré je v programe samostatným evidenčným centrom. Ak sú nastavenia nesprávne, technik pridá náhradný diel a program sa ho pokúsi odpísať z predajne, v ktorej bolo zariadenie prijaté. Výsledkom je manko v predajni, teda záporný stav skladu, zatiaľ čo v servisnom stredisku zostáva diel nepoužitý a eviduje sa ako prebytok.
Na vyriešenie tohto problému umožňuje Torgsoft vybrať evidenčné centrum priamo pri odpise materiálov.
-
Evidenčné centrum, z ktorého sa budú náhradné diely odpisovať, možno určiť pri vytvorení samotnej opravy pracovníkom príjmu alebo neskôr — pri skutočnom odpise materiálu technikom.
Táto funkcia umožňuje zabezpečiť, aby sa drahé náhradné diely so sériovými číslami odpísali práve zo skladu, v ktorom sa fyzicky nachádzajú a z ktorého ich technik skutočne prevzal.
Zákaz zrušenia odpisu po dokončení prác
Na zachovanie finančnej a skladovej disciplíny je dôležité pamätať na to, že po pridelení stavu dokončenej opravy a vytvorení výdajky už nie je možné odpis materiálov opravy zrušiť. Ak sa používateľ pokúsi kliknúť na tlačidlo «Odpísať materiály opravy» alebo zrušiť odpis pri už uzavretej oprave, program zobrazí hlásenie, že nie sú k dispozícii žiadne materiály na odpis alebo že oprava už bola dokončená, a danú operáciu nepovolí. Týmto spôsobom chráni databázu pred manipuláciami a náhodnými zmenami v uzavretých finančných dokladoch.
Používanie opísaných mechanizmov umožňuje servisným strediskám nielen zabrániť vzniku «visiacich» sériových čísel, ale aj uchovávať úplnú a transparentnú históriu každého náhradného dielu: od jeho prijatia od dodávateľa až po montáž do konkrétneho zariadenia zákazníka.
Vráťte sa na predchádzajúci krok