Technická príručka: migrácia databázy z 1C/BAS a Excelu do Torgsoft

Migrácia evidenčného systému je kritická etapa, ktorá si vyžaduje jasné pochopenie architektúry nového programu and správnu prípravu údajov. Tento článok podrobne rozoberá technické aspekty prechodu zo systémov 1C/BAS alebo bežných tabuliek Excel do programu Torgsoft so zameraním na limity prenosu, problémy s kódovaním, chyby pamäte (Out of memory), špecifiká textových artiklov a typické zlyhania.

1. Limity migrácie: čo možno a čo nemožno preniesť z 1C/BAS

Architektúra programu Torgsoft sa zásadne líši od 1C/BAS. Torgsoft je vytvorený na manažérsku, skladovú a finančnú evidenciu, zatiaľ čo 1C/BAS je zameraný na účtovníctvo.

Čo nepodlieha migrácii:

• História operácií a pohyb tovaru. Preniesť celú databázu spolu s históriou objednávok, predtým vytvorenými príjemkami a výdajkami, pokladničnými zmenami či finančnými dokumentmi nie je možné.

• Automatická integrácia. Priama „brána“ ani hotové spracovanie na synchronizáciu medzi 1C a Torgsoft neexistuje.

Čo možno preniesť (migrácia zostatkov):

Jediný správny spôsob migrácie je export potrebných adresárov z 1C do formátu Excel s následným importom do Torgsoft. Môžete preniesť:

1. Nomenklatúru tovaru: názvy, čiarové kódy, artikle, druhy tovaru (kategórie), výrobcov.

2. Počiatočné zostatky a ceny: aktuálne množstvo tovaru v skladoch, nákupné ceny (v cudzej mene alebo hrivnách), maloobchodné a veľkoobchodné ceny.

3. Klientsku databázu: mená a priezviská klientov, ich čiarové kódy (čísla kariet), percentá zliav, telefónne čísla a nazbierané bonusy.

2. Formátovanie súboru Excel a textové artikle

Na úspešné načítanie údajov musí byť súbor správne pripravený. Torgsoft najlepšie pracuje s formátmi .xls (Excel 97-2003).

Problém zmiešaných typov údajov (textové artikle). Častý problém vzniká vtedy, keď stĺpec v Exceli (napríklad „Artikel“ alebo „Čiarový kód“) obsahuje číselné hodnoty (napríklad 440) aj textové hodnoty (napríklad 78549-AP). Ovládače MS Office môžu takýto stĺpec rozpoznať ako číselný, a vtedy sa textové artikle importujú nesprávne alebo sa preskočia.

 Technické riešenie. Bežná zmena formátu buniek na „Textový“ v Exceli nie vždy funguje. Na garantovanú konverziu sa odporúča použiť VBA makro, ktoré pred každú hodnotu nútene pridá apostrof, čím z nej urobí čisto textovú hodnotu. Postup v Exceli:

1. Označte rozsah s artiklami/čiarovými kódmi.

2. Spustite makro: For Each cell In Selection: cell.Value = "'" & cell.Value: Next:.

3. Uložte súbor vo formáte .xls.

3. Problémy s kódovaním a lokalizáciou systému

Pri importe sa môžete stretnúť s výskytom nezrozumiteľných znakov („hieroglyfov“) alebo otáznikov ? namiesto písmen.

• Špecifické znaky. Torgsoft podporuje znakovú sadu Plane 0 Unicode (Basic Multilingual Plane). Ak bol z 1C exportovaný špecifický znak (napríklad neštandardný znak násobenia × namiesto písmena x), program ho nedokáže rozpoznať a nahradí ho znakom ?.

• Systémová lokalizácia Windows. Ak sa pri importe namiesto ukrajinských alebo ruských písmen zobrazujú hieroglyfy, problém je v regionálnych nastaveniach Windows. Je potrebné prejsť do Ovládacieho panela Windows -> Regionálne nastavenia -> Rozšírené a zmeniť parameter „Jazyk programov, ktoré nepodporujú Unicode“ na ukrajinčinu. Tiež sa uistite, že je vypnutá beta funkcia „Používať Unicode UTF-8 na podporu jazyka na celom svete“.

4. Chyba „Out of memory“ a zlyhania ovládača ODBC

Chyba „Out of memory“ počas importu:

Táto chyba nesúvisí s nedostatkom operačnej pamäte v samotnom počítači alebo serveri. Vzniká vtedy, keď používateľ pri príprave súboru Excel (vytváraní pomenovanej oblasti) označí celý hárok alebo tisíce prázdnych riadkov a stĺpcov spolu s údajmi. Program sa pokúša načítať do operačnej pamäte tento obrovský prázdny rozsah, čo vedie k zlyhaniu.

 Riešenie: v Exceli označujte výlučne tabuľku so skutočnými údajmi (bez prázdnych riadkov naspodku) a práve tejto oblasti priraďte názov pre import. Veľké databázy (viac ako 50 000 položiek) sa odporúča rozdeliť na časti, aby bol import stabilný.

Typické chyby ovládača ODBC:

1. «Zadaný modul ACEODBC.DLL sa nenašiel (Chyba 126)»: znamená poškodenie alebo chýbajúce ovládače na prácu s Excelom. Rieši sa preinštalovaním Microsoft Office (najlepšie 32-bitovej verzie) alebo inštaláciou Access Database Engine.

2. «Súbor je už otvorený iným používateľom»: vzniká, ak je súbor otvorený v Exceli a program ho nemôže otvoriť. Pomôže zatvoriť Excel na aktuálnom pracovisku, v ktorom je súbor otvorený.

3. «Connection is busy with results for another hstmt»: chyba dátových tokov k databáze. Rieši sa inštaláciou aktuálneho SQL Server Native Client 11.0/12.0 a reštartovaním počítača.

5. Typické logické chyby používateľov pri migrácii

1. Strata núl na začiatku čiarového kódu. Ak sa vaše čiarové kódy začínajú nulou (napríklad 012345) a po importe nula zmizne, aby ste tomu zabránili, zrušte začiarknutie možnosti «Upravovať čiarové kódy, ktoré sa začínajú nulou» v Nastavenia -> Parametre -> Tovar.

2. Nesprávna štruktúra kategórií (rodičovský uzol). Pri načítaní nových tovarov z Excelu používatelia zabúdajú uviesť „Rodičovský uzol druhu tovaru“ a „Rodičovský uzol výrobcu“ v nastaveniach importu. Ak sa to neurobí, nové kategórie alebo výrobcovia sa vytvoria chaoticky, bez správnej hierarchickej stromovej štruktúry.

3. Duplikovanie alebo nesprávne zlúčenie tovarov. Ak je v súbore importu v jednej bunke uvedených niekoľko čiarových kódov alebo majú čiarové kódy nesprávny formát, program môže zlúčiť rôzne tovary do jednej položky. Ak sa to už stalo, chybu možno opraviť v menu «Tovaroznalectvo -> Diagnostika chýb -> Chyby tovaru» rozdelením alebo opätovným priradením čiarových kódov.

4. Nesúlad cien (DPH).  Buďte pozorní: ak je v nastaveniach importu uvedený spôsob tvorby prirážky z nákupnej ceny a v samotnej príjemke je začiarknutá možnosť „Pridať DPH k nákupnej cene tovaru“, maloobchodná cena sa vytvorí nesprávne (vypočíta sa z ceny bez DPH).

 Záverečná rada. Migrácia je lepšie vykonať metódou „čistého štartu“ (odporúčajú ju účtovníci): najprv vykonajte úplnú fyzickú inventúru, zaznamenajte presné zostatky do šablóny Excel a až potom ich nahrajte ako počiatočné zostatky do Torgsoft. Pomôže to vyhnúť sa prenosu „odpadu“ a mínusových zostatkov zo starého evidenčného systému.