Automatická rezervácia online objednávok: ako sa vyhnúť dvojitému predaju produktu

Predstavte si situáciu: zákazník v kamennej predajni prichádza k pokladni s poslednou veľkosťou tenisiek a niekoľko minút predtým bol ten istý tovar objednaný na vašom webe, Prom.ua alebo Rozetka. Ak systém nezablokuje offline predaj, predáte ten istý tovar dvom rôznym ľuďom, čo nevyhnutne povedie k zrušeniu online objednávky, negatívnej recenzii, poklesu hodnotenia na marketplace a strate lojality zákazníka. 

Práve na riešenie tohto problému je v Torgsoft dostupný režim automatickej rezervácie internetových objednávok. Podnikatelia sa najčastejšie pýtajú, ako tento režim nastaviť, aby sa vyhli dvojitému predaju, prečo sa cena v objednávke niekedy líši od ceny v programe, odkiaľ sa berie dátum ukončenia rezervácie a prečo je po zrušení objednávky niekedy potrebné tovar z rezervy odstrániť ručne.

Nižšie sú uvedené podrobné informácie o tom, ako funguje automatická rezervácia internetových objednávok, ako sa fixujú ceny a ako minimalizovať riziká v omnichannel predaji.

Ako funguje mechanizmus automatickej rezervácie

Hlavným cieľom synchronizácie Torgsoft s internetovými obchodmi a marketplace je jednotné centrum riadenia skladových zásob.

Objednávky vytvorené zákazníkmi na webe sa automaticky načítajú do Torgsoft v režime «Objednávka vzdialeného zákazníka» alebo sa hneď transformujú na faktúru (režim «Predaj s vystavením faktúry»).

V momente, keď objednávka vstúpi do programu, Torgsoft okamžite rezervuje tovar na sklade, aby ho nebolo možné predať v kamennej predajni alebo pridať do inej objednávky. Fyzicky môže byť tovar presunutý do špeciálneho «skladu dočasného uskladnenia (pod zálohou)» alebo môže byť nominálne zablokovaný na hlavnom sklade. Pokladník v kamennej predajni jednoducho nebude môcť pridať tento tovar do predaja, pretože program zobrazí upozornenie o nedostatočnom množstve tovaru na sklade.

Dátum rezervácie: ako dlho bude tovar čakať na kupujúceho

Obdobie, počas ktorého sa tovar považuje za rezervovaný pre zákazníka, je kriticky dôležité nastavenie. Program Torgsoft umožňuje flexibilne spravovať dátum rezervácie. V nastaveniach «Objektu synchronizácie» (na karte «Centrá evidencie») sa nachádza parameter «Rezervovať tovary faktúry».

• Ak internetový obchod odovzdáva v súbore objednávky konkrétny dátum rezervácie, napríklad parameter ReserveDate=28082026, tovar bude automaticky rezervovaný presne do tohto dátumu.

• Ak marketplace alebo web neodovzdáva dátum rezervácie v súbore, rezervácia sa vykoná na počet dní, ktorý ste sami uviedli v nastaveniach objektu synchronizácie Torgsoft.

Ak po uplynutí nastaveného termínu nebude objednávka vykúpená alebo potvrdená, rezervácia môže byť zrušená. Je však dôležité kontrolovať zrušenie objednávok: pri niektorých stavoch alebo chybách zrušenia objednávky sa tovar nemusí automaticky vrátiť na sklad a predajca ho bude musieť z rezervy odstrániť ručne.

Fixácia cien: rozdiely medzi webom a kamennou predajňou

Podnikatelia často spúšťajú online akcie, ktoré neplatia vo fyzickej maloobchodnej predajni. V Torgsoft existuje jasný mechanizmus fixácie cien internetových objednávok. Na karte «Všeobecné» v objekte synchronizácie je nastavenie «Pre tovary faktúry brať ceny z: Torgsoft alebo Internetový obchod».

• Ak vyberiete «Internetový obchod». Torgsoft zafixuje cenu, za ktorú zákazník vytvoril objednávku na webe, aj keď je cena v databáze Torgsoft vyššia. Vo vytvorenej faktúre program automaticky vypočíta rozdiel a uvedie ho ako zľavu. Napríklad, ak tovar v kamennej predajni stojí 1000 UAH a z webu prišla objednávka na 800 UAH, vo faktúre bude uvedená cena 800 UAH so zľavou 20 %.

• Špecifiká Rozetka. Jednou z prísnych požiadaviek marketplace ROZETKA je pevná fixácia cien tovarov v objednávke. Predajca nemá možnosť zmeniť cenu v už vytvorenej objednávke, preto sa pre takéto objekty synchronizácie ceny vždy tvoria výlučne podľa informácií z internetového obchodu.

Riziko dvojitého predaja: prečo vzniká a ako sa mu vyhnúť

Hoci automatická rezervácia chráni podnikanie, riziko dvojitého predaja úplne nezmizne pre technické oneskorenia alebo nesprávne nastavenia. Tu sú hlavné príčiny a spôsoby ochrany:

1. Oneskorenie synchronizácie (timeouty) 

Synchronizácia zvyčajne prebieha podľa plánu, napríklad každých 10 až 15 minút. Počas tohto intervalu môže byť tovar kúpený aj na webe, aj pri pokladni.

• Riešenie: pre internetové obchody vytvorené pomocou doplnkovej možnosti Torgsoft Online Market (TOM) je realizovaná možnosť prijímať objednávky v reálnom čase cez WebSocket. Objednávky sa načítajú okamžite. Ak internet vypadne, objednávka sa automaticky presmeruje na FTP server a bude načítaná tradičným spôsobom podľa plánu, čo zaručuje jej zachovanie.

2. Duplikovanie synchronizačných relácií 

V minulosti vznikali problémy, keď dve kópie programu Torgsoft pod tým istým používateľom súčasne spustili synchronizáciu podľa plánu, čo viedlo k načítaniu duplicitných objednávok a dvojitej rezervácii.

• Riešenie: vývojári pridali mechanizmus, ktorý blokuje spustenie synchronizácie podľa plánu, ak tento proces už vykonáva iná kópia Torgsoft.

3. Predaj «do mínusu» 

Ak je v programe povolený predaj do mínusu, pokladník bude môcť predať aj tovar, ktorý je už rezervovaný pre internetovú objednávku.

• Riešenie: určite aktivujte nastavenie «Zakázať predaj do mínusu» (Nastavenia - Parametre - Evidencia). Pri pokuse pridať rezervovaný alebo nedostupný tovar do účtenky program buď zakáže túto akciu, alebo zobrazí upozornenie o nedostatočnom množstve.

4. Nesprávne zrušenie objednávok 

Ak zákazník odmietol objednávku, operátor ju musí v programe správne zrušiť. Napríklad pre objednávky z Prom.ua alebo Rozetka existuje akcia «Zrušiť objednávku» vo formulári «Objednávka vzdialeného zákazníka». Vďaka tomu sa stav automaticky odošle na marketplace a tovar sa odstráni z rezervy. Ak v Torgsoft jednoducho vymažete faktúru alebo objednávku, systém môže pri ďalšej synchronizácii považovať túto objednávku na webe za "novú" a znovu ju načítať do programu, čím vytvorí opakovanú rezerváciu.