Služobný vklad v PRP a pokladničné doklady: kedy použiť ktorú operáciu

Služobný vklad a služobný výber v RRP a pokladničné doklady Torgsoft: čo, kedy a v akom poradí vykonať

V predajni sa hotovosť pohybuje nielen počas predaja: ráno sa do pokladničnej zásuvky vkladajú peniaze na vydávanie, počas dňa sa môžu vydať peniaze na prevádzkové potreby, časť tržby možno vybrať z pokladne, odovzdať peniaze do kancelárie alebo ich vložiť do banky. Kedy je potrebný «služobný vklad» v RRP, kedy — «služobný výber», čím sa líšia od operácií «Vložiť peniaze do pokladne» a «Vydať peniaze z pokladne» v Torgsoft, ako správne vložiť hotovosť na vydávanie, či je potrebné každý večer vynulovať hotovosť pred Z-reportom a prečo niekedy RRP neumožní vybrať sumu, ktorú pokladník vidí v X-reporte. 

Čo je služobný vklad, služobný výber a pokladničný doklad

Tu fungujú dva systémy evidencie tých istých peňazí.

RRP eviduje pohyb hotovosti na mieste uskutočňovania platieb. Podľa platných pravidiel:

• služobný vklad eviduje hotovosť, ktorá sa nachádza na mieste uskutočňovania platieb pred prvou platobnou operáciou po Z-reporte;

• služobný výber eviduje hotovosť, ktorá sa fyzicky odoberá z miesta uskutočňovania platieb, ak toto odobratie nie je platobnou operáciou.

Daňová služba osobitne uvádza, že služobný vklad a služobný výber samy osebe nie sú platobnými operáciami. Evidujú nepredajný pohyb hotovosti. (ZIR)

Pokladničné operácie Torgsoft slúžia na internú finančnú evidenciu podnikateľa. Program obsahuje okrem iného operácie «Vložiť peniaze do pokladne», «Vydať peniaze z pokladne», «Inkasovanie», «Odovzdať tržbu». Menia interný zostatok príslušnej pokladne a umožňujú zaznamenať, odkiaľ peniaze prišli alebo kam boli použité.

Preto si pri každej situácii treba odpovedať na dve otázky:

1. Čo sa fyzicky stalo s hotovosťou na mieste uskutočňovania platieb?

2. Ako sa má tento pohyb prejaviť vo finančnej evidencii Torgsoft?

Niekedy stačí jedna operácia. V iných prípadoch treba ten istý fyzický pohyb zaznamenať aj v Torgsoft, aj prostredníctvom RRP.

Kedy použiť ktorú operáciu

 Hlavné pravidlo: služobný vklad sa nepoužíva na evidenciu predaja a služobný výber — na bežné vrátenie peňazí zákazníkovi. Predaj a vrátenie sú platobné operácie a evidujú sa príslušnými fiškálnymi dokladmi.

Ako správne vložiť hotovosť na vydávanie na začiatku dňa

Ide o jeden z najbežnejších scenárov.

Napríklad predajňa začína deň s 1 500 UAH v pokladničnej zásuvke, aby mohol pokladník vydávať.

Ak peniaze zostali v pokladni zo včera

Predpokladajme, že večer bol v Torgsoft zaevidovaný zostatok 1 500 UAH. Peniaze fyzicky zostali v zásuvke.

Nasledujúci deň:

1. Pokladník otvorí zmenu RRP.

2. Pred prvým predajom vykoná služobný vklad 1 500 UAH.

3. V Torgsoft nie je potrebné vytvárať samostatný príjem 1 500 UAH, pretože tieto peniaze sú už zahrnuté v zostatku pokladne.

Ak sa v Torgsoft vytvorí nový príjmový doklad na ďalších 1 500 UAH, interný zostatok sa opätovne zvýši bez skutočného príjmu peňazí.

Daňová služba priamo uvádza, že hotovosť, ktorá zostala na mieste uskutočňovania platieb po predchádzajúcom Z-reporte, sa pred nasledujúcou platobnou operáciou eviduje prostredníctvom «služobného vkladu».

Ak bola hotovosť na vydávanie prinesená dnes

Iná situácia: včera bola pokladňa fyzicky vyprázdnená a ráno majiteľ priniesol 1 500 UAH na vydávanie.

Vtedy sa skutočný zostatok zmenil a reálnu udalosť treba zaznamenať v oboch systémoch:

• v Torgsoft — príjem peňazí do príslušnej pokladne;

• v RRP — služobný vklad 1 500 UAH.

Vo formulároch Torgsoft «Vložiť peniaze do pokladne» a «Vydať peniaze z pokladne» je k dispozícii prepínač «Vykonať operáciu cez fiškálny register». Zobrazuje sa, ak je na pracovisku nastavený fiškálny register.

Tento prepínač je určený práve pre situácie, keď treba pokladničnú operáciu Torgsoft vykonať aj cez nastavený fiškálny register.

Je možné vykonať služobný vklad pred otvorením zmeny?

V pracovnom scenári Torgsoft je najskôr potrebné otvoriť zmenu RRP a až potom vykonať služobný vklad.

Ponuka práce s RRP v Torgsoft obsahuje samostatné akcie: otvorenie zmeny, X-report, Z-report, vklad a výber peňazí. Rovnaké poradie je stanovené aj v Torgsoft Hybrid.

Ak program pri vklade oznámi, že je potrebné otvoriť zmenu RRP, skontrolujte:

• či je zmena skutočne otvorená;

• či je vybrané správne RRP;

• či pokladník pracuje pod správnym podnikom;

• či funguje spojenie s RRP.

Nie je vhodné vytvárať bežný pokladničný doklad namiesto služobného vkladu len preto, aby sa takéto hlásenie obišlo: interný dokument Torgsoft nenahrádza fiškálnu služobnú operáciu.

Čo robí operácia «Vložiť peniaze do pokladne» v Torgsoft

V pomocníkovi Torgsoft je táto operácia opísaná ako vloženie peňazí do pokladne, ktoré nesúvisia so skladovými dokladmi. Vo formulári je dostupný prepínač na vykonanie operácie cez fiškálny register.

Takýto dokument je potrebný vtedy, keď v manažérskej evidencii skutočne vznikol nový príjem hotovosti.

Napríklad:

• majiteľ pridal peniaze do pokladne;

• peniaze prišli v rámci internej finančnej operácie;

• klient uhrádza skôr vzniknutý dlh a túto platbu treba prepojiť s jeho zostatkom.

Pre VIP klientov Help opisuje samostatný scenár: vo formulári predaja možno vybrať «Vložiť peniaze do pokladne» → «Prijať peniaze od klienta», vypočítať jeho dlh a príslušnú sumu uhradiť pokladničným dokladom.

Pokladničný doklad Torgsoft sám osebe neurčuje, či je potrebný fiškálny doklad. Ak prijatie peňazí od klienta predstavuje platobnú operáciu podľa zákona č. 265, musí sa zaevidovať príslušným platobným dokladom RRP. Služobný vklad nie je spôsobom fiškalizácie platby zákazníka.

Kedy použiť «Vydať peniaze z pokladne»

Help definuje operáciu «Vydať peniaze z pokladne» ako vydanie finančných prostriedkov:

• na potreby podniku;

• na vyrovnanie s obchodnými partnermi;

• na operácie súvisiace s VIP klientmi.

Aj v tomto formulári je prepínač «Vykonať operáciu cez fiškálny register».

Napríklad pokladník vzal z pokladničnej zásuvky 700 UAH na nákup prevádzkového materiálu.

V Torgsoft treba zaznamenať skutočný výdavok peňazí z pokladne a jeho účel. Ak bolo týchto 700 UAH fyzicky odobratých z miesta uskutočňovania platieb a toto odobratie nesúvisí s platobnou operáciou, cez RRP sa vykoná služobný výber 700 UAH.

Potom:

• interný zostatok Torgsoft sa zníži podľa vykonanej finančnej operácie;

• RRP zaznamená, že skutočná hotovosť na mieste uskutočňovania platieb sa znížila.

Vrátenie peňazí zákazníkovi nie je služobný výber

Tento prípad treba odlíšiť od prevádzkových výdavkov.

Keď zákazník vráti tovar a predajňa mu vráti hotovosť, ide o platobnú operáciu. Vystavuje sa k nej fiškálny doklad o vrátení. Daňová služba priamo zahŕňa vydanie hotovosti za vrátený tovar do definície platobnej operácie.

Ak v zásuvke nie je dostatok hotovosti na vrátenie, podnikateľ môže najskôr fyzicky doplniť potrebné peniaze. Práve tento dodatočný vklad sa zaeviduje ako služobný vklad.

Napríklad v pokladni je 300 UAH a zákazníkovi treba vrátiť 1 000 UAH. Majiteľ doplnil 700 UAH.

Potom:

1. 700 UAH sa fyzicky vloží do pokladne a zaeviduje ako služobný vklad;

2. vrátenie 1 000 UAH sa zaeviduje bežným fiškálnym dokladom o vrátení.

Je potrebné každý večer vykonať služobný výber pred Z-reportom?

Nie, neexistuje univerzálne pravidlo, podľa ktorého by bolo povinné každý deň vynulovať hotovosť pred Z-reportom.

Ide o dôležité spresnenie, pretože v starších návodoch a neoficiálnych vysvetleniach sa často uvádza postup «vybrať všetku hotovosť → vytvoriť Z-report».

Daňová služba to v súčasnosti vysvetľuje inak: ak peniaze zostanú na mieste uskutočňovania platieb a pred prvou platobnou operáciou nasledujúceho pracovného dňa sa zaevidujú prostredníctvom «služobného vkladu», služobný výber na konci predchádzajúceho pracovného dňa nie je potrebné vykonať. 

Je potrebný Z-report, ak boli počas dňa iba služobné operácie?

Ak počas dňa neboli žiadne platobné operácie a vykonávali sa len služobné vklady a služobné výbery, Daňová služba uvádza, že nie je potrebné vytvárať Z-report len kvôli týmto služobným operáciám.

To opäť ukazuje rozdiel medzi predajom a služobným pohybom hotovosti: služobné operácie samy osebe nie sú platobnými operáciami.

«Odovzdať tržbu» a «Inkasovanie» v Torgsoft

Tieto dve operácie odpovedajú na otázku, kam sa peniaze presunuli v manažérskej evidencii Torgsoft.

Odovzdať tržbu

V Torgsoft «Odovzdať tržbu» znamená previesť peniaze z pokladne predajného miesta do centrálnej pokladne.

Napríklad predajca odovzdá 20 000 UAH z predajne do kancelárie.

Pre Torgsoft tieto peniaze naďalej existujú v evidencii: zmenilo sa iba miesto ich uloženia. Preto Help odporúča používať odovzdanie tržby, ak podnikateľ vedie úplnú evidenciu výdavkov.

Ak sa pritom 20 000 UAH fyzicky odoberie z pokladničnej zásuvky pokladníka, v RRP vzniká samostatná udalosť — odobratie hotovosti z miesta uskutočňovania platieb. Na tento účel sa používa služobný výber. 

Inkasovanie

V terminológii Torgsoft «Inkasovanie» znižuje zostatok príslušnej pokladne o zadanú sumu. Help ho opisuje ako výber peňazí majiteľom z pokladne.

Požiadavky na technickú podporu ukazujú, že klienti sa skutočne súčasne pýtajú na fungovanie inkasovania a fiškálneho výberu. V jednom z takýchto prípadov špecialista poskytoval konzultáciu k vykonaniu inkasovania a výberu hotovosti cez fiškálny register a zároveň odstránil nepotrebný doklad o inkasovaní.

Pre podnikateľa to znamená: najskôr určte, kde majú peniaze zostať v evidencii Torgsoft. Ak sa iba presúvajú z predajne do kancelárskej pokladne, na internú evidenciu je vhodné odovzdanie tržby. Ak má operácia znížiť zostatok pokladne bez presunu do inej pokladne Torgsoft, použije sa príslušná operácia inkasovania.

Fyzické odobratie peňazí z miesta uskutočňovania platieb sa samostatne posudzuje z pohľadu služobného výberu RRP.

Na čo slúži prepínač «Vykonať operáciu cez fiškálny register»

V Torgsoft je tento prepínač dostupný vo formulároch:

• «Vložiť peniaze do pokladne»;

• «Vydať peniaze z pokladne».

Je dostupný, ak je na pracovisku nastavený fiškálny register.

Napríklad majiteľ priniesol do pokladne ďalších 3 000 UAH na vydávanie. V Torgsoft treba zvýšiť skutočný zostatok pokladne a v RRP — zaevidovať výskyt tejto hotovosti na mieste uskutočňovania platieb.

Iná situácia: účtovník opravuje internú klasifikáciu finančného dokumentu, ale fyzicky sa peniaze práve nevkladajú ani nevyberajú. Nie je potrebné vytvárať novú služobnú operáciu RRP len kvôli takejto internej oprave.

Prečo RRP zobrazuje hlásenie «Suma výberu je vyššia ako aktuálna suma hotovosti»

Takéto hlásenie sa môže zobraziť, ak suma, ktorú sa používateľ pokúša vybrať z pokladne, presahuje aktuálnu sumu hotovosti zaevidovanú počas otvorenej zmeny v RRP. Chyba môže vzniknúť najmä vtedy, ak sa používateľ pokúša vybrať viac peňazí, než bolo počas tejto zmeny vložených alebo prijatých v hotovosti.

Príčinou však môže byť aj rozdiel medzi údajmi RRP na serveri Daňovej služby a lokálnymi údajmi Torgsoft. Napríklad X-report môže zobrazovať jednu sumu hotovosti, zatiaľ čo v «Analytike podľa softvérovej RP» sa zobrazuje nižšia suma.

Ak takáto situácia nastane:

• vytvorte X-report príslušného RRP;

• otvorte Nastavenia → Softvérová RP → Analytika podľa softvérovej RP;

• skontrolujte, aká suma hotovosti bola počas aktuálnej zmeny vložená a prijatá;

• porovnajte ju so sumou, ktorú sa pokúšate vybrať;

• ak sa údaje X-reportu a lokálnej analytiky nezhodujú, zaznamenajte dátum, číslo RRP, sumu a text hlásenia a odovzdajte tieto údaje technickej podpore.

Nie je potrebné náhodne znižovať sumu výberu ani vytvárať dodatočné pokladničné doklady len preto, aby operácia prešla.

Čo robiť, ak bol služobný vklad alebo výber vykonaný nesprávne

Pre RRP Daňová služba stanovuje konkrétny postup opravy.

Ak bol omylom vykonaný služobný výber, zaeviduje sa služobný vklad v rovnakej výške. Ak bol omylom vykonaný služobný vklad, operácia sa opraví následnou registráciou «storna». Tým sa opravia fiškálne údaje RRP.

Potom samostatne skontrolujte Torgsoft. Ak bol spolu so služobnou operáciou vytvorený aj interný pokladničný doklad, musí zodpovedať pohybu peňazí, ktorý sa skutočne uskutočnil.

Nevytvárajte fiktívny príjmový alebo výdavkový pokladničný doklad len na vyrovnanie sumy. Najskôr zistite:

• či boli peniaze skutočne vložené alebo vybraté;

• aký dokument existuje v Torgsoft;

• aká služobná operácia je zaevidovaná v RRP;

• či je pokladničný deň otvorený.

Pri už uzavretom pokladničnom dni sa používa samostatný postup otvorenia dňa, opravy finančného dokumentu a opätovného prepočtu.

Čo robiť s hotovosťou pri odovzdaní do banky

Ak predajňa vyberie tržbu z pokladničnej zásuvky a odovzdá ju do banky, nastávajú dve udalosti.

V RRP hotovosť fyzicky opúšťa miesto uskutočňovania platieb, preto sa zaeviduje služobný výber.

V Torgsoft treba zobraziť, kde sa tieto peniaze ďalej nachádzajú. Help obsahuje operáciu «Previesť na bežný účet» na prevod peňazí z pokladne na bankový účet. Používa sa okrem iného vtedy, keď podnikateľ odovzdáva tržbu do banky.

Finančná evidencia tak zobrazuje skutočnú trasu peňazí: prestali byť hotovosťou konkrétnej pokladne a stali sa prostriedkami na bankovom účte.

Prečo nemožno služobný vklad používať na «vyrovnanie pokladne»

Predpokladajme, že podľa Torgsoft má byť v pokladni 8 000 UAH, ale pokladník reálne napočítal 7 500 UAH. Vykonať služobný vklad 500 UAH v RRP bez skutočného vloženia peňazí znamená zaevidovať udalosť, ktorá sa nestala. Vytvoriť príjmový pokladničný doklad Torgsoft na 500 UAH bez skutočného príjmu znamená takisto zmeniť internú evidenciu bez hospodárskeho dôvodu.

Najskôr treba zistiť príčinu rozdielu: skontrolovať predaje, vrátenia, výdavky, inkasovanie, odovzdanie tržby, spôsob platby a ďalšie dokumenty dňa.

To zodpovedá aj reálnej praxi technickej podpory: požiadavky týkajúce sa finančných operácií v RRP a Torgsoft sa riešia kontrolou oboch evidencií a skutočného zostatku, nie vytvorením ľubovoľného opravného dokumentu.

Typický pracovný deň pokladníka

Pozrime sa na bežný scenár.

| Ráno

V zásuvke zostalo 2 000 UAH z predchádzajúceho dňa.

Pokladník:

1. otvorí zmenu RRP;

2. vykoná služobný vklad 2 000 UAH;

3. nevytvára nový príjem v Torgsoft, ak sú tieto peniaze už zahrnuté v zostatku pokladne;

4. začne predaj.

| Počas dňa

Z pokladne bolo vydaných 600 UAH na prevádzkové potreby.

V Torgsoft sa vykoná operácia «Vydať peniaze z pokladne» s príslušným účelom. Keďže bolo 600 UAH fyzicky odobratých z miesta uskutočňovania platieb a nejde o platbu zákazníkovi, pohyb sa zaeviduje cez RRP ako služobný výber.

| Večer

V pokladni sa nahromadilo 18 000 UAH. Do kancelárie sa odovzdá 15 000 UAH a 3 000 UAH zostane na prácu nasledujúci deň.

V Torgsoft sa 15 000 UAH prevedie do centrálnej pokladne prostredníctvom operácie «Odovzdať tržbu». Fyzické odobratie týchto 15 000 UAH z miesta uskutočňovania platieb sa zaeviduje cez RRP ako služobný výber.

3 000 UAH zostáva v zásuvke.

Po ukončení platobných operácií sa zmena uzavrie Z-reportom. Nasledujúci pracovný deň sa týchto 3 000 UAH zaeviduje prostredníctvom služobného vkladu pred prvou platobnou operáciou. Nie je potrebné každý večer tieto peniaze umelo vyberať a nasledujúce ráno ich fyzicky vracať.

Krátke pravidlo pre pokladníka

Pred každou operáciou s hotovosťou určte, čo sa stalo so skutočnými peniazmi.

Ak sa peniaze objavili alebo zmizli na mieste uskutočňovania platieb mimo predaja alebo vrátenia peňazí zákazníkovi, skontrolujte potrebu služobného vkladu alebo služobného výberu RRP.

Ak tá istá operácia mení internú pokladňu, dlh, výdavky alebo miesto uloženia finančných prostriedkov podniku, treba ju správne zaevidovať finančným dokumentom Torgsoft.

Pri operáciách «Vložiť peniaze do pokladne» a «Vydať peniaze z pokladne» umožňuje Torgsoft vykonať príslušný pohyb aj cez nastavený fiškálny register pomocou prepínača «Vykonať operáciu cez fiškálny register».