Ako kontrolovať ceny a množstvá pri zaúčtovaní tovaru

Kontrola vstupných cien: ako sa vyhnúť ručným chybám a chrániť maržu

Ak potrebujete pri príjme tovaru znížiť počet chýb v cenách, skontrolovať skutočný príjem a zakázať zmeny už skontrolovaných dokladov, v Torgsoft sú na to k dispozícii viaceré samostatné nástroje. Pomáhajú automaticky dopĺňať ceny pre existujúci sortiment, kontrolovať precenenie, porovnávať množstvo tovaru pri príjme a zaznamenať, kto konkrétne skontroloval doklad.

1. Ako automaticky dopĺňať ceny pri príjme tovaru

Zadávanie tovaru — je proces, pri ktorom najčastejšie vznikajú mechanické chyby: preklepy, nesprávna marža a podobne. Aby ste sa vyhli ručnému zadávaniu cien pri tovare, ktorý už je v sortimente, používa sa funkcia "Hľadať ceny".

• Ako to funguje? Ak je tento prepínač zapnutý priamo v karte tovaru v režime príjmu, program automaticky doplní posledné nákupné a maloobchodné ceny vybraného tovaru, ak už bol tento tovar predtým zaevidovaný.

• Riešenie častých problémov. Používatelia sa často stretávajú so situáciou, keď sa pri príjme tovaru v karte tovaru nedoplní nákupná cena a zobrazí sa 0. Najčastejšou príčinou je práve vypnuté zaškrtávacie pole "Hľadať ceny"; jeho aktivácia problém okamžite vyrieši.

• Ukladanie cien. Vedľa sa nachádza ešte jeden užitočný prepínač — "Uložiť ceny". Po jeho zapnutí si program automaticky zapamätá ceny predchádzajúceho tovaru a doplní ich pri ďalšom tovare pridávanom do dokladu. To výrazne zrýchľuje prácu, ak prijímate rovnaký typ tovaru s rovnakou cenou.

2. Ako zapnúť upozornenie na precenenie tovaru pri príjme

Zmena nákupnej ceny si často vyžaduje prehodnotenie maloobchodnej ceny. Náhodná zmena ceny pri príjme však môže zmeniť hodnotu celého dostupného zostatku na sklade bez vedomia majiteľa.

Aby ste tomu predišli, je potrebné aktivovať nastavenie "Upozorňovať na precenenie tovaru pri príjme". Nájdete ho podľa cesty: Nastavenia — Parametre — Evidencia.

• Princíp fungovania. Ak je prepínač aktívny a používateľ počas príjmu tovaru zmení jeho maloobchodnú cenu, na obrazovke sa povinne zobrazí špeciálne upozornenie. Program informuje, že táto zmena ovplyvní cenu rovnakého tovaru, ktorý sa už nachádzal na sklade.

• Včasná tlač nových cenoviek. Ak je zapnutá funkcia tlače etikiet počas príjmu, okno upozornenia na precenenie ponúkne výber, pre aké množstvo tovaru sa majú vytlačiť aktualizované cenovky: iba pre množstvo v aktuálnom doklade, pre príjem a všetky zostatky na aktuálnom sklade alebo pre príjem a zostatky na všetkých skladoch siete. Tým sa zabezpečí, že na pultoch predajne nezostanú neaktuálne ceny a neprídete o maržu predajom za starú cenu.

3. Ako kontrolovať príjmové doklady podľa množstva a súm

Keď tovar fyzicky dorazí do predajne, jeho množstvo a sumy musia byť dôsledne skontrolované. Na tento účel sa používa režim "Kontrola príjmových dokladov" (sekcia Sklad — Register príjmových dokladov), ktorý slúži na kontrolu dokladov podľa súm a množstiev, ako aj na zákaz ich ďalšej úpravy.

• Proces kontroly. Kontrolu je najefektívnejšie vykonávať pomocou skenera čiarových kódov. Ak aktivujete nastavenie "Požadovať množstvo", po každom skenovaní čiarového kódu program otvorí okno na ručné zadanie skutočne prepočítaného množstva tovaru.

• Kontrola rozdielov. Ak sa počas skenovania zistí, že skutočné množstvo tovaru je menšie alebo väčšie, než je uvedené v doklade, program takýto tovar zvýrazní červenou alebo modrou farbou a z menu Výkaz  bude možné vytlačiť “Výkaz rozdielov”.

• Zablokovanie dokladu: ochrana pred manipuláciami. Po skontrolovaní dokladu je potrebné v registri príjmových dokladov nastaviť príznak "Kontrola vykonaná”. Príjmový doklad s takýmto príznakom nie je možné otvoriť na úpravu ani doň spätne vkladať zmeny.

• Osobná zodpovednosť. V registri príjmových dokladov sa v stĺpci Kontrolór natrvalo zaznamená meno používateľa programu, ktorý vykonal kontrolu a nastavil príznak "Kontrola vykonaná". Túto kontrolu môže zrušiť iba používateľ s príslušnými právami administrátora.