Prečo program neumožňuje vrátenie tovaru dodávateľovi po inventúre?

Režim «Vrátenie tovaru dodávateľovi» v Torgsoft je určený na vybavenie odovzdania neobrátkového, chybného alebo nepredaného tovaru späť dodávateľovi s cieľom upraviť vzájomné zúčtovanie, teda tovarovo-peňažný zostatok, a odpísať zásoby zo skladu. 

Podnikatelia sa niekedy obracajú na technickú podporu s touto situáciou: pri pokuse vrátiť tovar, ktorý fyzicky leží na polici, program zobrazí upozornenie, že tento tovar nebol dodaný daným dodávateľom, alebo sa tovar jednoducho nepridá do výkazu vrátenia. Zvyčajne sa to stáva pri položkách, ktoré sa predtým zúčastnili inventúry, kde bol pri nich najprv zaznamenaný nedostatok a potom — prebytok, alebo naopak, v dôsledku čoho systém «stratí» pôvodného dodávateľa.

Nižšie je uvedené podrobné vysvetlenie, prečo sa to deje, ako funguje logika programu a ako správne vybaviť takéto vrátenie.

Prečo mizne väzba medzi tovarom a dodávateľom?

V ideálnej situácii program presne sleduje pohyb každej jednotky tovaru od momentu príjmu až po moment predaja alebo vrátenia, podľa princípu šaržovej evidencie alebo FIFO. Inventúra však do tohto reťazca vnáša svoje úpravy.

1. Ako funguje inventúra. Keď vykonávate inventúru a zistíte prebytok tovaru, teda skutočné množstvo je väčšie ako v evidencii, po uzatvorení inventúrneho výkazu program automaticky vytvorí príjmový doklad na tento rozdiel.

2. Systémový dodávateľ. Tento automatický príjem sa nevytvorí od vášho skutočného dodávateľa, ale od systémového kontrahenta, ktorý sa nazýva — «PRÍJEM Z INVENTÚRY».

3. Strata «pamäti». Keďže tovar bol fyzicky prijatý ako nájdený počas inventúry, program ho priradí k tomuto systémovému kontrahentovi. Torgsoft preto stratí informáciu o tom, od ktorého skutočného dodávateľa tento tovar pôvodne prišiel.

Práve preto, keď otvoríte dokument «Vrátenie tovaru dodávateľovi», vyberiete svojho skutočného partnera a naskenujete čiarový kód tohto tovaru, program akciu zablokuje alebo zobrazí upozornenie, pretože podľa jeho údajov ste tento tovar nedostali od neho, ale «našli» počas inventúry.

Ako správne vybaviť vrátenie takéhoto tovaru?

Ak ste si na 100 % istí, že tovar nájdený po inventúre skutočne patrí konkrétnemu dodávateľovi a dohodli ste sa na jeho vrátení, musíte obísť štandardnú kontrolu programu. Dá sa to urobiť ručným výberom tovaru.

Postup krokov:

1. Prejdite do menu Dokument — Vrátenie tovaru dodávateľovi a vytvorte nový doklad vrátenia.

2. Uveďte svojho skutočného dodávateľa, ktorému tovar vraciate, a menu.

3. Neskenujte tovar bežným spôsobom. Namiesto toho použite tlačidlo «Vybrať zo skladu» alebo «Vybrať zo zoznamu dodávok».

4. Ak používate výber zo zoznamu dodávok, musíte tento tovar nájsť a vybrať práve z dodávky od systémového kontrahenta «Príjem z inventúry».

5. Ak program zobrazí upozornenie, že tovar nebol dodaný týmto dodávateľom, stále ho budete môcť do dokumentu nútene pridať potvrdením svojej akcie.

Vplyv na vzájomné zúčtovanie, teda zostatok s partnerom

Pri vrátení tovaru týmto spôsobom je dôležité rozumieť finančným dôsledkom:

• Keď bol tovar prijatý od systémového kontrahenta «PRÍJEM Z INVENTÚRY», program vám nevypočítal dlh voči skutočnému dodávateľovi, pretože vzájomné zúčtovanie so systémovými dodávateľmi sa nevedie.

• Keď však tento tovar nútene vrátite skutočnému dodávateľovi, suma vášho dlhu voči nemu sa v programe zníži o sumu vrátenia.

• Nezabudnite skontrolovať stav zostatku. Na výpočet aktuálneho dlhu priamo vo formulári vrátenia dodávateľovi je potrebné stlačiť tlačidlo «Vypočítať dlh». Táto akcia vypočíta zostatok okamžite a nespomaľuje systém pri vytváraní dokumentu.