Príprava na inventúru: kontrolný zoznam informácií, dokumentov, rezerv a zostatkov

Inventarizácia v Torgsoft je porovnanie skutočného množstva tovaru v predajni alebo sklade s evidovanými skladovými zásobami v programe. Po uzavretí inventarizačného výkazu Torgsoft zaeviduje zistené prebytky a odpíše manká, preto chyby v dokladoch pred začiatkom počítania priamo ovplyvňujú výsledok. Podnikatelia sa odborníkov najčastejšie pýtajú, prečo je tovar fyzicky prítomný, ale nie je evidovaný na sklade, či je potrebné dokončiť neaktívne príjmy a interné prevody, ako počítať rezervácie a tovar na ceste, čo robiť so zápornými zásobami, či možno počas inventarizácie predávať a kedy použiť funkciu «Prepočítať množstvo».

Hlavná podmienka správnej inventarizácie

V okamihu začatia počítania musí fyzické umiestnenie tovaru zodpovedať jeho umiestneniu v programe.

To znamená:

• tovar, ktorý už dorazil do predajne, musí byť prijatý na tento sklad;

• tovar odoslaný do inej predajne nesmie zostať v zásobách odosielateľa;

• prijatý interný prevod musí príjemca prijať;

• rezervovaný tovar musí byť evidovaný tam, kde sa bude počítať;

• všetky staré inventarizačné výkazy musia byť skontrolované;

• záporné zásoby a podozrivé rozdiely treba preveriť pred vytvorením nového výkazu.

Ak najskôr vykonáte inventarizáciu a potom aktivujete zabudnutý príjem alebo prijmete interný prevod, rovnaké množstvo sa môže na sklad dostať dvakrát.

1 Určte sklad, čas a rozsah inventarizácie

Pred prácou s dokladmi určte:

• evidenčné centrum alebo sklad, kde sa inventarizácia vykonáva;

• dátum a približný čas začiatku;

• či sa bude počítať celý sklad, jednotlivé druhy tovaru alebo vybrané položky;

• či bude predajňa počas počítania fungovať;

• ktoré fyzické zóny sú zahrnuté do inventarizácie: predajná plocha, pomocné priestory, vitríny, krabice, rezervácie, tovar pri pokladni;

• kto zodpovedá za jednotlivé zóny.

Vo veľkej predajni je bezpečnejšie rozdeliť tovar do skupín alebo zón. Každý pracovník by mal počítať určenú časť, aby sa tovar nevynechal alebo nezapočítal dvakrát. Tento prístup zodpovedá všeobecnej praxi cyklických a čiastočných inventarizácií: čím menej pohybov tovaru prebehne medzi začiatkom a ukončením počítania, tým menšie je riziko chyby.

2 Skontrolujte staré inventarizačné výkazy

Otvorte: Dokument → Inventarizačný výkaz. Skontrolujte výkazy nielen za aktuálny deň, ale aj za predchádzajúce obdobia.

Pri každom neuzavretom výkaze skontrolujte:

• dátum vytvorenia;

• evidenčné centrum;

• opis;

• tovar vo výkaze;

• či bolo zadané skutočné množstvo;

• stav počítania tovaru;

• zvolený spôsob blokovania.

Starý neuzavretý výkaz môže ponechať niektoré položky zablokované. Závisí to od jeho nastavení a stavu tovaru:

• «Blokovať tovar pri pridaní do výkazu» — tovar sa zablokuje okamžite;

• «Blokovať tovar po prvom naskenovaní» — blokovanie sa začne po začatí počítania;

• «Neblokovať tovar» — predaj zostáva dostupný;

• stav «Počítanie ukončené» znovu sprístupní tovar na predaj.

Pravidlá blokovania sú opísané v návode Torgsoft na vytvorenie inventarizačného výkazu.

Čo robiť so starým výkazom

Ak bolo počítanie dokončené, ale výkaz nebol uzavretý

Skontrolujte skutočné množstvo a rozdiely a potom výkaz uzavrite. Neuzatvárajte ho bez kontroly: pri uzavretí program vytvorí príjem na prebytok a odpis na manko.

Ak bol výkaz vytvorený omylom a neobsahuje spoľahlivé výsledky

Je potrebné ho odstrániť alebo zrušiť podľa používateľských práv. Neuzatvárajte prázdny alebo zastaraný výkaz iba kvôli odblokovaniu — neprepočítaný tovar môže byť vyhodnotený ako manko.

Ak sa inventarizácia začala, ale nebola dokončená

Buď ju dokončite pred začatím novej inventarizácie, alebo ju po kontrole zadaných údajov zrušte. Nevytvárajte paralelný výkaz pre rovnaký tovar, kým nebude rozhodnuté, čo urobiť s predchádzajúcim.

Ak sa chyba našla v už uzavretom výkaze

Uzavretie možno zrušiť iba okamžite, pokiaľ pri tomto tovare nedošlo k ďalšiemu pohybu. Ak po inventarizácii už prebehli predaje, príjmy alebo presuny, vytvorte nový výkaz iba pre chybné položky. Pomoc Torgsoft

Neuzatvárajte jeden výkaz súčasne z viacerých pracovísk.

3 Dokončite príjmy skutočne prijatého tovaru

Otvorte: Sklad → Register príjmových dokladov.

Nastavte dostatočne široké obdobie a použite filter «Stav dokladu»:

• «Aktívny» — doklad ovplyvňuje stav skladu;

• «Neaktívny» — tovar z dokladu nie je zahrnutý do skladových zásob.

Neaktívne doklady sa zvyčajne zobrazujú sivou farbou.

Ako postupovať podľa situácie

Ak fyzicky prítomný tovar zostane v neaktívnom príjmovom doklade, program ho neuvidí v evidovanom stave zásob. Počas inventarizácie sa zobrazí ako prebytok. Po uzavretí výkazu Torgsoft vytvorí príjem z inventarizácie a následná aktivácia pôvodného dokladu zdvojnásobí zásobu.

Kontrolujte nielen stav dokladu, ale aj jeho dátum. Príjem s nesprávnym budúcim alebo minulým dátumom môže skresliť zásoby k rozhodujúcemu okamihu.

4 Skontrolujte interné prevody

Otvorte: Sklad → Register interných prevodov.

Pomocou filtra «Stav» skontrolujte:

• odložené prevody;

• aktívne prevody;

• otvorené doklady;

• uzavreté doklady.

Odložený alebo neaktívny interný prevod by sa nemal používať ako potvrdenie už vykonaného fyzického presunu. Aktívny prevod ovplyvňuje stav zásob.

Porovnajte doklad so skutočným umiestnením tovaru

Nemeňte mechanicky všetky nájdené odložené prevody na stav «Aktívny». Najskôr overte, či k príslušnému fyzickému presunu skutočne došlo.

5 Skontrolujte «Tovar na ceste»

Otvorte: Sklad → Tovar na ceste.

Skontrolujte všetky neprijaté doklady. Ak už bol tovar doručený:

1. Vyberte doklad.

2. Kliknite na «Skontrolovať doklad».

3. Zadajte skutočne prijaté množstvo.

4. Ukončite kontrolu dokladu.

5. Kliknite na «Prijať doklad».

Po prijatí sa tovar zobrazí na sklade príjemcu. Podrobný postup je uvedený v návode «Interný presun: režim “Tovar na ceste”».

Ak sa zásielka skutočne ešte prepravuje, neprijímajte ju iba preto, aby ste dokončili prípravu. Takýto tovar sa nemá počítať ani u odosielateľa, ani u príjemcu: fyzicky sa nenachádza na žiadnom z týchto skladov a eviduje sa samostatne.

Jeden doklad nemožno prijímať súčasne z dvoch pracovísk.

6 Skontrolujte rezervácie a sklady tretej úrovne

Medzi sklady tretej úrovne môžu patriť sklady dočasného uskladnenia, tovaru v zálohe, rezervácií a ďalšie podriadené sklady.

V Torgsoft sú možné dva spôsoby rezervácie:

1. Tovar zostáva na hlavnom sklade, ale jeho predaj je obmedzený.

2. Tovar sa interným prevodom presunie na sklad tretej úrovne.

V druhom prípade už tovar nepatrí do bežnej zásoby hlavného skladu, hoci sa fyzicky môže nachádzať v rovnakej miestnosti.

Pred inventarizáciou skontrolujte

• aktívne účty a objednávky s rezerváciou;

• expirované rezervácie;

• čiastočne vydané objednávky;

• tovar, ktorý bol fyzicky vrátený do predajne, ale nebol uvoľnený z rezervácie;

• zásoby na skladoch tretej úrovne;

• či rezervácia zodpovedá konkrétnemu účtu alebo objednávke.

Uplynutie doby rezervácie nevráti tovar vždy automaticky do predaja. Ak zákazník objednávku zrušil, tovar treba uvoľniť z rezervácie príslušnou akciou v doklade. Program následne vytvorí interný prevod späť na hlavný sklad.

Ako funguje nastavenie skladov tretej úrovne

V inventarizačnom výkaze je dostupná možnosť «Zohľadniť množstvo tovaru na skladoch 3. úrovne». Pred začatím práce ju treba skontrolovať a nespoliehať sa na predvolenú hodnotu. Možnosť je dostupná aj pri vytváraní výkazu v mobilnej aplikácii.

Ak je možnosť zapnutá, ale rezervovaný tovar nebol spočítaný, program môže vykázať manko. Ak je možnosť vypnutá, ale tovar zo skladu tretej úrovne bol naskenovaný spolu s hlavným skladom, vznikne prebytok.

Pracovníci preto musia vedieť, ktoré krabice, police a miestnosti patria do aktuálneho výkazu.

Ak je tovar evidovaný na sklade tretej úrovne, ale neexistuje doklad, prostredníctvom ktorého ho možno vrátiť, alebo štandardné uvoľnenie z rezervácie končí chybou, nevytvárajte manuálne doklady na zakrytie problému. Prepojenia dokladov musí skontrolovať pracovník technickej podpory. Viac o zaseknutých rezerváciách

7 Nájdite záporné zásoby a určte ich príčinu

Otvorte: Sklad → Stav skladu. Vo filtri podľa stavu tovaru vyberte: «Iba so záporným množstvom». Záporná zásoba znamená, že podľa dokladov bolo zo skladu vydané viac tovaru, než bolo prijaté.

Najčastejšie príčiny:

• tovar bol predaný pred zaevidovaním príjmu;

• príjmový doklad bol po predaji nastavený ako neaktívny alebo odstránený;

• pri predaji bol vybraný podobný, ale iný tovar;

• omylom bol vytvorený odpis, vrátenie dodávateľovi alebo interný prevod;

• nebolo dokončené prijatie cez sklad «Tovar na ceste»;

• je povolený predaj tovaru do záporného stavu.

Správny postup opravy

1. Označte tovar v «Stave skladu».

2. Otvorte «Pohyb tovaru».

3. Nájdite doklad, po ktorom sa množstvo stalo záporným.

4. Skontrolujte príjmy, predaje, odpisy, vrátenia a presuny.

5. Opravte pôvodný doklad, ak je príčina práve v ňom.

6. Vykonajte prepočet množstva.

7. Až potom zahrňte položku do inventarizácie.

Záporné zásoby by sa nemali vyrovnávať mechanicky. Napríklad ak je evidované množstvo –5 a skutočné množstvo je 0, uzavretie inventarizácie vytvorí príjem na 5 kusov. Ak potom aktivujete zabudnutý pôvodný príjem, na sklade vznikne neopodstatnený prebytok.

Inventarizácia je vhodná vtedy, keď už boli doklady skontrolované, ale skutočné množstvo sa naozaj líši od vypočítaného. V takom prípade uzavretie výkazu vyrovná stav zásob. Príčiny záporných stavov a postup ich vyhľadávania sú podrobne opísané v materiáli «Záporné zásoby na sklade».

8 Kedy je potrebné použiť «Prepočítať množstvo»

Funkcia sa používa, ak sa údaje v «Stave skladu» nemuseli aktualizovať po:

• úprave alebo odstránení starých dokladov;

• hromadných predajoch alebo odpisoch;

• inventarizácii;

• núdzovom ukončení programu;

• výpadku siete alebo počítača;

• spätných zmenách dokladov.

Tlačidlo je dostupné v statickom režime výpočtu skladu: Sklad → Stav skladu → Prepočítať množstvo.

Môžete prepočítať:

• vybraný tovar;

• tovar aktuálneho skladu;

• tovar vo všetkých predajných miestach.

Pomoc Torgsoft

Bezpečný postup prepočtu

1. Dokončite úpravu príjmov, odpisov a presunov.

2. Požiadajte ostatných používateľov, aby dočasne nemenili skladové doklady.

3. Ak je problém systémový alebo sa prepočítavajú všetky sklady, vytvorte záložnú kópiu databázy.

4. Prihláste sa s právami vlastníka alebo administrátora.

5. Najskôr prepočítajte problémový tovar alebo aktuálny sklad.

6. Pri rozdieloch medzi predajňami a «Tovarom na ceste» vykonajte prepočet na všetkých skladoch.

7. Počkajte na dokončenie operácie.

8. Kliknite na «Obnoviť».

9. Skontrolujte množstvo a «Pohyb tovaru».

Prepočet množstva nenahrádza inventarizáciu. Z existujúcich dokladov znovu vytvorí evidovaný stav zásob, ale programu neoznámi, koľko tovaru je fyzicky prítomného. Ak v dokladoch chýba príjem, funkcia ho nemôže vytvoriť; ak je podľa dokladov stav –5, po prepočte zostane –5.

Ak sa tovar po prepočte nezobrazil, skontrolujte aktívne filtre, evidenčné centrum, stav karty tovaru, «Tovar na ceste» a sklady tretej úrovne. Postup kontroly chýbajúceho tovaru

9 Vyberte bezpečný režim blokovania tovaru

Predajňa je počas inventarizácie zatvorená

Použite: «Blokovať tovar pri pridaní do výkazu». Tovar bude okamžite po pridaní nedostupný na predaj.

Predajňa zostáva otvorená

Použite: «Blokovať tovar po prvom naskenovaní».

Pred začatím počítania možno tovar predávať. Po prvom naskenovaní program zaznamená evidované množstvo a položku zablokuje. Po nastavení stavu «Počítanie ukončené» bude tovar znovu dostupný na predaj. Torgsoft odporúča tento režim na presné počítanie počas prevádzky predajne.

Tovar sa neblokuje

Režim «Neblokovať tovar» vyžaduje prísnu kontrolu poradia operácií:

• po zadaní skutočného množstva treba nastaviť stav «Počítanie ukončené»;

• ak k predaju došlo pred zadaním skutočného množstva, do výkazu treba zadať množstvo, ktoré bolo pred predajom;

• pracovníci musia kontrolovať každý pohyb tovaru počas počítania.

Vzhľadom na vysoké riziko chronologických chýb je bezpečnejšie použiť jeden z režimov blokovania.

10 Nastavte správanie pre tovar, ktorý nie je vo výkaze

Pri vytváraní výkazu môžete v poli «Ak tovar nebol nájdený vo výkaze» vybrať:

• «Zobraziť chybu» — program nepridá položku, ktorá do výkazu nepatrí;

• «Pridať tovar do výkazu» — naskenovaný tovar sa pridá automaticky.

Prvá možnosť je vhodná pre presne vymedzenú inventarizáciu určitej skupiny. Druhá — pre úplné prepočítanie, keď sa v priestoroch môže nájsť tovar, ktorý nebol v pôvodnom výbere.

Pred pridaním skontrolujte:

• či tovar patrí do aktuálneho evidenčného centra;

• či nie je rezervovaný alebo na ceste;

• či preň nebola vytvorená duplicitná karta;

• či bol čiarový kód správne načítaný;

• či nejde o tovar iného dodávateľa, zákazníka alebo skladu.

Záverečný kontrolný zoznam pred vytvorením výkazu

1. Boli určené evidenčné centrum, dátum, čas a rozsah inventarizácie.

2. Bola skontrolovaná predajná plocha, pomocné priestory, vitríny, krabice a ďalšie skladovacie miesta.

3. Boli nájdené všetky staré neuzavreté výkazy.

4. Pri starých výkazoch bolo rozhodnuté: dokončiť, zrušiť alebo odstrániť.

5. Bolo overené, že tovar nezostal zablokovaný predchádzajúcou inventarizáciou.

6. Boli skontrolované neaktívne príjmové doklady.

7. Všetky skutočne prijaté dodávky boli správne zaevidované.

8. Boli skontrolované odložené, aktívne a otvorené interné prevody.

9. Všetky skutočne prijaté doklady z režimu «Tovar na ceste» boli prijaté.

10. Tovar, ktorý sa skutočne prepravuje, bol vylúčený z počítania skladu odosielateľa aj príjemcu.

11. Boli skontrolované rezervácie a objednávky po termíne.

12. Bolo určené, či sa budú zohľadňovať sklady tretej úrovne.

13. Fyzické zóny počítania zodpovedajú nastaveniu skladov tretej úrovne.

14. Boli nájdené záporné zásoby a skontrolovaný pohyb problémového tovaru.

15. Chyby v pôvodných dokladoch boli opravené pred inventarizáciou.

16. V prípade potreby bola vykonaná funkcia «Prepočítať množstvo».

17. Po prepočte boli skontrolované zásoby a pohyb tovaru.

18. Bol zvolený vhodný spôsob blokovania tovaru.

19. Bolo určené, čo urobiť s tovarom, ktorý nie je v pôvodnom výkaze.

20. Pracovníkom boli pridelené zóny a bolo im zakázané presúvať už spočítaný tovar medzi nimi.

21. V poli «Opis inventarizácie» boli uvedené sklad, skupiny tovaru a rozsah kontroly.