Inventúra tovaru so skenerom

Inventúra tovaru pomocou skenera: blokovanie predaja, desatinné množstvo a duplicitné čiarové kódy

Inventúra pomocou skenera v Torgsoft je režim, v ktorom pracovník skenuje čiarové kódy tovaru a program zaznamenáva skutočné množstvo a porovnáva ho s evidovaným stavom. Slúži na kontrolu predajne alebo skladu bez manuálneho vyhľadávania každej položky v inventúrnom súpise. Podnikatelia sa odborníkov najčastejšie pýtajú, či možno počas inventúry pokračovať v predaji, ktorý režim blokovania zvoliť, ako skryť evidované stavy pred pracovníkmi, ako zadať hmotnosť alebo iné desatinné množstvo, prečo jeden čiarový kód vyhľadá viacero položiek, prečo dochádza k dvojitému skenovaniu a čo robiť, ak Torgsoft nerozpozná kód s nulou na začiatku.

Ako prebieha inventúra pomocou skenera

Na počítanie pomocou počítača sa najskôr vytvorí inventúrny súpis a pridá sa doň tovar, ktorý je potrebné skontrolovať. Môže ísť o celý sklad alebo samostatnú skupinu, napríklad jeden druh tovaru, výrobcu alebo dodávateľa. Potom sa súpis otvorí a prejde sa do režimu «Inventúra tovaru».

Skutočné množstvo možno zadať tromi spôsobmi:

• skenovať každý kus tovaru — pri aktívnom režime «Zvýšiť množstvo» (Ctrl + 1) každé načítanie pridá jednu jednotku;

• zapnúť «Vyžiadať množstvo» (Ctrl + Q) — po naskenovaní program otvorí okno na zadanie množstva;

• označiť položku a kliknúť na «Zmeniť» alebo stlačiť F3, aby ste skutočný stav zadali manuálne.

Pri vytváraní súpisu je potrebné určiť aj to, čo sa má vykonať, ak sa naskenovaný tovar v súpise nenachádza:

• «Zobraziť chybové hlásenie» — program nebude pridávať položky mimo zoznamu. Tento variant je vhodnejší na kontrolné počítanie podľa vopred určeného zoznamu;

• «Pridať tovar do súpisu» — položka nájdená v databáze bude zahrnutá do aktuálnej inventúry. Tento variant je vhodný, keď je potrebné zohľadniť všetok tovar, ktorý sa fyzicky nachádza v oblasti počítania.

Pred začiatkom práce je vhodné skener otestovať v bežnom Poznámkovom bloku Windows. Po jednom naskenovaní by sa mal zobraziť jeden čiarový kód a kurzor by mal prejsť na nový riadok. Takto možno vopred odhaliť chýbajúci príkaz Enter, nadbytočné znaky, dvojité odoslanie kódu alebo nesprávny režim zariadenia.

Je možné predávať tovar počas inventúry

Predajňu nie je nevyhnutné úplne zatvoriť, ale rovnaká položka by sa nemala súčasne počítať a predávať bez zaznamenania okamihu počítania. Inak nie je možné určiť, či už bola predaná jednotka zahrnutá do skutočného množstva.

Torgsoft ponúka štyri režimy blokovania.

Pre predajňu, ktorá počas inventúry pokračuje v prevádzke, je najlepšie kontrolovateľným scenárom «Blokovať tovar po prvom naskenovaní» a počítať po menších úsekoch. Pracovník dokončí jednu policu alebo skupinu tovaru, znovu skontroluje rozdiely, nastaví položkám stav «Počítanie ukončené» a až potom prejde k ďalšiemu úseku.

Stavy tovaru v súpise majú praktický význam:

• «Nebolo počítané» — položka je stále dostupná na predaj;

• «Počítanie začaté» — položka je zablokovaná a evidovaný stav sa zaznamená v okamihu začiatku počítania;

• «Počítanie ukončené» — počítanie je dokončené a tovar možno opäť predávať.

Ako vykonať slepé počítanie a nezobrazovať pracovníkovi skladové stavy

Ak pracovník vidí evidované množstvo, môže nevedomky prestať kontrolovať v okamihu, keď sa fyzický výsledok zhoduje s číslom na obrazovke, alebo môže zadávanú hodnotu prispôsobiť. Preto je vhodné oddeliť počítanie od analýzy výsledkov.

V ponuke «Nastavenia → Parametre → Prístup» sa nachádza parameter «Obmedziť inventúrny súpis na vykonávanie inventúry predajcom». Predajcovi skryje:

• množstvo tovaru na sklade v čase inventúry;

• veľkoobchodnú cenu;

• možnosť tlačiť dokumenty s výsledkami inventúry.

Samostatne možno v «Nastavenia → Parametre → Rola» aktivovať «Skryť množstvo na sklade pre tovar v inventúre». Toto obmedzenie sa uplatňuje na určenú rolu a skryje skladové množstvo tovaru, ktorý je práve inventarizovaný.

Pracovníci by sa mali do programu prihlasovať pomocou osobných používateľských účtov. V «Denníku inventúry» potom možno zistiť, kto tovar skenoval alebo manuálne menil množstvo. «Denník tovaru» zobrazuje činnosti iba pre vybranú položku.

Ako správne zadať desatinné množstvo

Bežné postupné skenovanie je vhodné pre kusový tovar: jeden signál skenera zvýši skutočné množstvo o jednu jednotku. Pri váženom tovare, látkach, kábloch, stavebných zmesiach a ďalších položkách evidovaných v častiach jednotky je potrebné zadať skutočnú hodnotu.

Zapnite «Vyžiadať množstvo» (Ctrl + Q). Po naskenovaní sa otvorí okno, v ktorom môžete uviesť napríklad 2,450 kg, 0,75 m alebo iné skutočné množstvo podľa mernej jednotky tovaru. To isté možno vykonať cez «Zmeniť» alebo F3.

Pred hromadným počítaním na jednej položke skontrolujte, ako program prijíma desatinný oddeľovač pri aktuálnych regionálnych nastaveniach Windows. Predídete tak situácii, keď sa hodnota 2,5 interpretuje inak, než používateľ očakáva.

Pri balenom váženom tovare dokáže Torgsoft rozpoznať množstvo zakódované v čiarovom kóde etikety. Pre príslušný druh tovaru musí byť nastavená možnosť «Čiarový kód tovaru obsahuje množstvo» a parametre prefixu, počet znakov a koeficient množstva musia zodpovedať nastaveniam váhy.

Ak je koeficient nastavený nesprávne, hodnota v gramoch môže byť interpretovaná ako kilogramy. Preto je pred inventúrou potrebné naskenovať kontrolnú etiketu so známou hmotnosťou a porovnať výsledok v programe s údajom na etikete.

Čo sa stane, keď má viacero položiek rovnaký čiarový kód

Rovnaký čiarový kód sa môže objaviť v dvoch rôznych situáciách:

1. ten istý tovar bol omylom vytvorený v databáze viackrát;

2. rôznym položkám bol pridelený rovnaký kód — v dôsledku chyby pri zadávaní, importe, výmene údajov medzi predajnými miestami alebo preto, že dodávateľ používa jeden kód pre viacero variantov tovaru.

Ak Torgsoft počas skenovania nájde viacero zodpovedajúcich položiek, program otvorí formulár «Tovar s rovnakým čiarovým kódom». Je potrebné vybrať konkrétnu kartu podľa názvu, kódu tovaru, vlastností, ceny alebo fotografie. Nevyberajte automaticky prvý riadok: skener odosiela iba kód a nedokáže určiť, ktorý z duplikátov sa fyzicky nachádza pred pracovníkom.

Rovnaké kódy v číselníku je lepšie opraviť ešte pred inventúrou cez «Tovaroznalectvo → Diagnostika chýb»:

• ak ide o duplicitné karty jednej položky, ponechajte správnu kartu a zlúčte s ňou omylom vytvorený tovar;

• ak ide o rôzny tovar, zmeňte čiarový kód jednej položky, v prípade potreby vytvorte vlastný kód a tovar znovu označte;

• ak sa rovnaký výrobný kód používa pre varianty, ktoré je potrebné evidovať samostatne, každý variant by mal dostať jednoznačný interný čiarový kód.

Pred zlúčením kariet skontrolujte ich skladové stavy, pohyb tovaru, vlastnosti a ceny. Zlúčenie mení štruktúru evidenčných údajov, preto ho musí vykonať zodpovedná osoba, ktorá vie, ktorá karta má zostať zachovaná.

Ako sa duplicitné čiarové kódy líšia od dvojitého skenovania

Duplicitné čiarové kódy v databáze znamenajú, že jeden kód je priradený k viacerým kartám tovaru. Dvojité skenovanie znamená, že jedna fyzická jednotka bola započítaná dvakrát alebo skener dvakrát odoslal rovnaký kód. Spôsob opravy závisí od príčiny.

Skontrolujte spodnú časť formulára «História skenovania tovaru» a «Denník tovaru». Opravte skutočné množstvo cez F3 a potom položku znovu prepočítajte. Pri oblastiach s veľkým množstvom rovnakého tovaru je vhodnejšie raz naskenovať kód s aktívnym režimom «Vyžiadať množstvo» a zadať overený súčet, než opakovane skenovať rovnakú etiketu.

Vykonajte test v Poznámkovom bloku:

• jeden kód v jednom riadku — skener odosiela údaje správne;

• dva rovnaké riadky po jednom stlačení — problém je potrebné hľadať v nastaveniach alebo poruche skenera;

• dva kódy sa spojili do jedného riadka — skontrolujte ukončovací znak Enter;

• spolu s číslicami sa zobrazujú nadbytočné znaky — vymažte prefixy a sufixy podľa návodu konkrétneho modelu.

V prípade potreby obnovte skener na výrobné nastavenia, prepnite ho do režimu USB HID Keyboard, vymažte Prefix/Suffix a znovu nastavte iba terminátor Enter. Servisné čiarové kódy pre tieto úkony je potrebné použiť z návodu presne pre váš model.

Skontrolujte, či pracovník neskenuje rovnakú jednotku opakovane, či nestláča tlačidlo skenovania viackrát a či je kurzor správne umiestnený. V Torgsoft zapnite zobrazovanie iba chýb v histórii skenovania a porovnajte časy operácií v denníku. Ak jeden signál skenera vytvorí v Poznámkovom bloku jeden správny riadok, ale v súpise sa množstvo pravidelne pridáva dvakrát, zaznamenajte konkrétny príklad a odošlite ho technickej podpore spolu s modelom skenera a snímkou denníka.

Prečo Torgsoft nenájde čiarový kód s nulou na začiatku

Niektoré skenery odosielajú kód bez úvodnej nuly alebo bez kontrolnej číslice. Čiarový kód na etikete, kód v karte tovaru a reťazec, ktorý počítač skutočne prijme, sa preto môžu líšiť.

Správny postup diagnostiky:

1. naskenujte etiketu do Poznámkového bloku;

2. porovnajte získaný reťazec s číslicami na etikete;

3. porovnajte ho s čiarovým kódom v karte tovaru;

4. skontrolujte, či skener odosiela kontrolnú číslicu EAN-13;

5. skontrolujte parameter «Upravovať čiarové kódy začínajúce nulou» v «Nastavenia → Parametre → Čiarový kód».

Parameter úpravy bol vytvorený na kompatibilitu s určitými formátmi a staršími verziami. Môže brániť rozpoznávaniu už zadaných neštandardných kódov, preto ho neprepínajte bez kontroly na testovacom tovare. Ak je rozdiel skutočne spôsobený úvodnou nulou, nastavenia je potrebné zosúladiť so skutočnými kódmi v databáze; pred hromadnou zmenou kariet alebo etikiet je vhodné kontaktovať technickú podporu.

Typické problémy počas inventúry pomocou skenera

Ako skontrolovať výsledky pred uzavretím súpisu

Pred uzavretím inventúry je potrebné:

1. vyfiltrovať tovar s mankom a prebytkom;

2. znovu prepočítať všetky významné rozdiely;

3. skontrolovať položky, ktoré neboli spočítané;

4. prezrieť chyby v histórii skenovania;

5. skontrolovať manuálne zmeny v denníku;

6. uistiť sa, že pri dokončených položkách je nastavený stav «Počítanie ukončené»;

7. samostatne skontrolovať tovar s rovnakými čiarovými kódmi a vážené položky.

Po kliknutí na «Uzavrieť súpis» Torgsoft upraví stav skladu podľa skutočného množstva: pri prebytku vytvorí príjmový doklad a pri manku doklad odpisu. Ak sa chyba zistí okamžite, uzavretie možno zrušiť, pokiaľ po inventúre nedošlo k pohybu tovaru. Ak už prebehli predaje, príjmy alebo iné operácie, bezpečnejšie je vytvoriť nový súpis iba pre chybné položky a zadať správne skutočné množstvo.

Stručný postup inventúry pomocou skenera

 Pred začiatkom: určite zónu a zodpovednú osobu, vytvorte súpis, vyberte režim blokovania, nastavte práva predajcu, otestujte skener v Poznámkovom bloku a vyskúšajte jednu kusovú a jednu váženú položku.

 Počas počítania: postupujte systematicky podľa políc, nevracajte už spočítaný tovar do nekontrolovanej zóny, kontrolujte aktívne vstupné pole, okamžite riešte hlásenia o rovnakých alebo neznámych čiarových kódoch a dokončite počítanie každej skontrolovanej položky.

 Pred uzavretím: znovu prepočítajte manká a prebytky, prezrite denník, skontrolujte desatinné hodnoty a duplicitné kódy, následne uzavrite súpis a skontrolujte vytvorené príjmové doklady a doklady odpisu.