Čiastočný prepočet bez zastavenia predaja

Vykonávanie čiastočnej inventúry v Torgsoft: výber tovaru, nastavenie prístupu, práca s terminálmi na zber údajov a riešenie rozdielov

V maloobchode a veľkoobchode vedie prerušenie prevádzky predajne kvôli prepočítaniu celého sortimentu k prestojom a strate zisku, preto podnikatelia využívajú režim čiastočnej inventúry podľa vybraných kategórií, značiek alebo regálov. 

Tento režim umožňuje kontrolovať skutočnú dostupnosť tovaru po častiach bez úplného zastavenia predaja. Podnikatelia sa najčastejšie pýtajú: ako vykonať inventúru bez zastavenia predaja, ako rýchlo vybrať tovar na počítanie tak, aby nebola vynechaná žiadna skupina, ako skryť evidované zásoby pred personálom, čo robiť s tovarom s rovnakými čiarovými kódmi, ako načítať údaje z terminálu na zber údajov alebo mobilného smartfónu, ako sa vypočítava zámena sortimentu a prečo vznikajú rozdiely medzi stavom skladu a inventúrnym súpisom. V tomto článku sú uvedené podrobné odpovede na tieto otázky a algoritmy práce v programe Torgsoft.

Spôsoby výberu tovaru a kontrola vynechaných kategórií

Na začatie inventúry je potrebné vytvoriť súpis a pridať doň cieľový zoznam tovaru. V Torgsoft je to možné dvoma hlavnými spôsobmi:

1. Prostredníctvom Stavu skladu. V položke ponuky «Sklad» – «Stav skladu» sa pomocou tlačidla «Filtre» (F12) zadá požadovaná skupina tovaru (druh tovaru, výrobca, sezóna atď.). Po použití filtra sa tovar označí a prenesie do dokumentu pomocou tlačidla «Pridať tovar do inventúrneho súpisu».

2. Prostredníctvom pridania druhov tovaru do súpisu. Pri vytváraní nového súpisu (položka «Dokument» – «Inventúrny súpis») sa používa akcia «Pridať tovar podľa vybraných druhov».

Aby sa pri cyklických kontrolách nevynechala žiadna kategória, vo formulári výberu druhov tovaru sú k dispozícii filtre «Obdobie» a «Inventúra druhu tovaru za obdobie». Ak boli vo vybranom období pre určité druhy tovaru vytvorené inventúry, tieto druhy sa zvýraznia žltou farbou. Sivou farbou je označený druh tovaru, ktorý už bol pridaný do aktuálneho súpisu, a zelenou — druh označený na pridanie.

Okrem toho je možné vo formulári «Stav skladu» zobraziť stĺpec «Dátum inventúry», v ktorom sa zaznamenáva dátum poslednej inventúry konkrétneho tovaru v danom sklade. To umožňuje identifikovať položky, ktoré neboli dlhší čas kontrolované.

Režimy blokovania tovaru: ako nezastaviť predaj

Na zabezpečenie nepretržitého predaja počas inventúry je pri vytváraní súpisu dôležité správne nastaviť parameter «Blokovanie tovaru»:

• Blokovať tovar po prvom naskenovaní — optimálny režim pre predajňu, ktorá zostáva v prevádzke. Tovar sa zablokuje na predaj až v okamihu jeho skutočného spočítania a zadania do súpisu.

• Blokovať tovar pri pridaní do súpisu — používa sa, ak je predajňa počas inventúry zatvorená. Tovar sa stane nedostupným na predaj ihneď po jeho pridaní do dokumentu.

• Neblokovať tovar — predaj sa vôbec nezastaví, ale na správne vykonanie počítania musí používateľ po zadaní skutočného množstva tovaru ručne označiť akciou «Počítanie dokončené».

• Blokovať tovar pre ručné počítanie — automaticky nastaví skutočné množstvo tovaru na hodnotu evidovaného množstva na sklade. Tento režim používajú majitelia na urýchlenie inventúry, pretože stačí upraviť iba položky, pri ktorých existujú rozdiely.

Obmedzenie prístupu a skrytie zásob pred predajcami

Aby sa zabránilo možnosti prispôsobiť výsledky inventúry evidovanému množstvu, Torgsoft poskytuje nastavenia prístupu pre personál:

• V ponuke «Nastavenia» – «Parametre» – «Prístup» sa zapne parameter «Obmedziť inventúrny súpis pre vykonanie inventúry predajcom». Predajca v súpise neuvidí evidované zásoby, rozdiely ani veľkoobchodné ceny a nebude môcť vytlačiť výkazy o manku alebo prebytku.

• V ponuke «Nastavenia» – «Parametre» – «Rola» sa zapne parameter «Skryť množstvo na sklade pre tovar v inventúre». Tým sa pred predajcom skryjú zásoby takéhoto tovaru vo všetkých vizuálnych formulároch («Stav skladu», «Dostupnosť tovaru»), čím sa zabráni manipulácii zo strany personálu.

Riešenie konfliktov duplicitných čiarových kódov a zámeny sortimentu

Ak sú v programe evidované rôzne druhy tovaru s rovnakým čiarovým kódom, pri naskenovaní takéhoto čiarového kódu v inventúrnom súpise Torgsoft zobrazí osobitný formulár na výber konkrétneho tovaru zo zoznamu. Na usporiadanie sortimentu a odstránenie duplicít je potrebné zlúčiť duplicitné karty tovaru. Vykonáva sa to vo formulári «Stav skladu» pomocou tlačidiel «Vybrať tovar na následné zlúčenie» a «Zlúčiť s vybraným tovarom». Hromadné zlučovanie a výmenu čiarových kódov je možné pohodlne vykonať aj prostredníctvom ponuky «Tovaroznalectvo» – «Diagnostika chýb».

Rozdiely zistené počas inventúry v rámci jedného modelu (napríklad manko čiernych ponožiek a prebytok hnedých ponožiek za rovnakú cenu) program vypočíta ako zámenu sortimentu. Pri zámene sortimentu sa prebytky a manká automaticky vzájomne započítajú, čím sa znižuje celková finančná hodnota manka.

Alternatívne spôsoby počítania: terminály na zber údajov, Mobilná aplikácia a ručné počítanie

Tovar nie je potrebné počítať priamo pri počítači pomocou káblového skenera.

1. Terminály na zber údajov (TZÚ) s operačným systémom Android. Na prácu s TZÚ sa používajú bezplatné aplikácie, napríklad «Evidencia a Sklad» alebo «Barcode Harvester». V Torgsoft sa vytvorí databáza tovaru a exportuje sa do súboru CSV do terminálu. Zamestnanec naskenuje tovar v sklade, následne sa výsledky exportujú späť do súboru CSV a načítajú do inventúrneho súpisu pomocou tlačidla «Získať informácie z terminálu».

2. Mobilná aplikácia Torgsoft. Umožňuje vykonávať inventúru pomocou smartfónu alebo TZÚ pripojeného priamo k databáze. Funguje aj bez nepretržitého prístupu na internet: súpis sa stiahne do pamäte zariadenia (tlačidlo «Stiahnuť»), spojenie so serverom sa vypne, počítanie sa vykoná napríklad v suteréne, následne sa spojenie obnoví a údaje sa odošlú na server (tlačidlo «Odoslať»).

3. Ručné počítanie. Z programu sa vytlačí «Súpis pre ručné počítanie» (bez uvedenia množstva), do ktorého skladník ručne zapíše skutočné zásoby. Tieto údaje sa následne zadajú do počítača pomocou tlačidla «Zadať skutočné množstvo tovaru».

Inventúra špecifického tovaru (Škatule a Sériové čísla)

• Škatule na sezónne skladovanie. Ak chcete prepočítať zabalený tovar, pri vytváraní súpisu sa v poli «Typ dokladu» vyberie «Tovar v škatuli». Po naskenovaní čiarového kódu samotnej škatule program automaticky pridá do súpisu celý jej obsah.

• Záručná evidencia podľa sériových čísel. Pri vytváraní súpisu sa v poli «Kategória» vyberie «Podľa sériových čísel». Počítanie sa vykonáva skenovaním každého jedinečného sériového čísla. Ak sa zistí zámena (v databáze je evidované jedno sériové číslo, ale fyzicky sa nachádza iné), použije sa osobitná akcia «Výmena sériového čísla» na správne vyrovnanie zásob bez narušenia záručnej histórie.

Uzavretie súpisu, príčiny rozdielov a prepočet súm

Po dokončení počítania je potrebné súpis uzavrieť. Pri uzavretí Torgsoft automaticky vytvorí skladové dokumenty: príjem z inventúry (pre tovar s prebytkom) a likvidačný/odpisový doklad (pre tovar s mankom). Ak sa po uzavretí zistí chyba, je potrebné okamžite kliknúť na tlačidlo «Zrušiť uzavretie», ktoré odstráni opravné dokumenty a vráti súpis do režimu úprav. Zrušenie je možné iba dovtedy, kým nenastane nový pohyb inventarizovaného tovaru.

Podnikatelia často nerozumejú, prečo skutočné množstvo v súpise nezodpovedá očakávaniam. Hlavné príčiny sú:

• Vykonanie zmien v starých skladových dokumentoch v otvorených obdobiach, ktoré zmenia historické zásoby, ale neaktualizujú evidované množstvo už zaznamenané v existujúcom inventúrnom súpise.

• Ignorovanie nastavenia «Zohľadniť množstvo v skladoch 3. úrovne». Ak prepínač nie je aktivovaný, program nepridá do evidovaných zásob tovar, ktorý sa nachádza v rezervácii alebo v preprave medzi predajňami, čo vedie k nesprávne vykázaným mankám.

V prípade núdzového ukončenia programu alebo prerušenia zložitých výpočtov počas uzatvárania veľkého súpisu sa dokumentu priradí stav «Je potrebné prepočítať sumy». Používateľ musí takýto súpis označiť a ručne kliknúť na tlačidlo «Prepočítať sumy», aby program správne vypočítal finančné výsledky manka a prebytku a opravil vlastné náklady.