Inventúra záručného tovaru podľa sériových čísel

Inventarizácia tovaru podľa sériových čísel v Torgsoft: ako nájsť a opraviť zámenu

Pri predaji elektroniky, domácich spotrebičov, náradia a iného vybavenia nestačí kontrolovať iba celkové množstvo tovaru. Je potrebné vedieť, ktoré konkrétne zariadenie bolo prijaté, kde sa nachádza, komu bolo predané a či sa naň ešte vzťahuje záruka.

Na takúto evidenciu sa v Torgsoft používa doplnková možnosť «Evidencia záručného tovaru podľa sériových čísel». Umožňuje zaznamenávať sériové číslo alebo IMEI každej jednotky v dokladoch príjmu, predaja, interného presunu, odpisu, vrátenia a vrátenia dodávateľovi.

Počas inventarizácie program kontroluje nielen množstvo tovaru, ale aj zhodu konkrétnych sériových čísel so skutočným stavom zásob. Tak možno odhaliť situáciu, keď bolo v doklade o predaji uvedené jedno číslo, ale zákazník v skutočnosti dostal iné zariadenie.

Ako funguje prísna záručná evidencia

Po aktivácii možnosti otvorte Tovaroznalectvo → Druh tovaru, vyberte požadovaný druh a v poli «Evidencia podľa sériových čísel» nastavte jeden z režimov:

• Viesť záručnú evidenciu — sériové čísla možno registrovať, ale program neuplatňuje prísne kontroly pri pohybe tovaru;

• Viesť prísnu záručnú evidenciu — sériové číslo je povinné pre každú jednotku a program kontroluje jeho pohyb;

• Bez sériových čísel — záručná lehota sa eviduje, ale sériové čísla sa pri pohybe tovaru nezadávajú.

Pri prísnej záručnej evidencii Torgsoft neumožní:

• prijať sériové číslo, ktoré je už evidované na sklade;

• zadať menej sériových čísel, než je počet jednotiek tovaru v príjme;

• predať tovar so sériovým číslom, ktoré sa nenachádza vo vybranom sklade;

• prijať od zákazníka späť sériové číslo, ktoré je už evidované v skladových zásobách.

Ide konkrétne o stav sériového čísla na sklade. Ak bol napríklad tovar predtým vrátený dodávateľovi, rovnaké sériové číslo možno opätovne prijať. Evidencia záručného tovaru podľa sériových čísel.

Ako vykonať inventarizáciu podľa sériových čísel

Pre záručný tovar je potrebné vytvoriť samostatný inventarizačný výkaz:

1. Otvorte režim vytvorenia inventarizačného výkazu.

2. V poli «Kategória» vyberte «Podľa sériových čísel».

3. Do výkazu pridajte tovar, ktorý je potrebné skontrolovať.

4. V poli «Sériové číslo» naskenujte alebo zadajte čísla všetkých jednotiek, ktoré sa fyzicky nachádzajú na sklade.

  5.  Po dokončení počítania skontrolujte sériové čísla s mankom a prebytkom.

Pri takejto inventarizácii sa každá jednotka identifikuje podľa vlastného sériového čísla. Rovnaké celkové množstvo tovaru ešte neznamená, že evidencia je správna: fyzicky sa na sklade môžu nachádzať iné zariadenia, než sú evidované v programe. Inventarizácia podľa sériových čísel

Čo robiť, ak sériové číslo nie je v programe evidované na sklade

Najskôr je potrebné určiť, o akú situáciu ide.

Ak je číslo registrované v databáze, ale nie je evidované v aktuálnom sklade, mohlo byť:

• predané;

• presunuté do iného evidenčného centra;

• vrátené dodávateľovi;

• odpísané;

• omylom uvedené v inom výdajovom doklade.

Pohyb čísla môžete skontrolovať cez Sklad → Záručná evidencia alebo pomocou akcie «História sériového čísla» v inventarizačnom výkaze.

Ak sa sériové číslo v histórii Torgsoft vôbec nenachádza, je potrebné skontrolovať správnosť skenovania a doklady o jeho príjme. Takéto číslo by sa nemalo prijímať bežným príjmom z inventarizácie bez zistenia jeho pôvodu: najskôr je potrebné nájsť alebo opraviť príslušnú príjmovú faktúru.

Ako vzniká zámena sériových čísel

Typickou príčinou zámeny je situácia, keď predajca v predaji uvedie jedno sériové číslo, ale zákazníkovi fyzicky vydá iné.

Napríklad pred predajom boli na sklade dve rovnaké zariadenia:

• sériové číslo A;

• sériové číslo B.

Predajca pridal do dokladu o predaji číslo A, ale zákazníkovi vydal zariadenie B.

Po predaji vznikne nasledujúca situácia:

Celkové množstvo tovaru sa môže zhodovať, ale história pohybu sériových čísel bude nesprávna. To môže neskôr spôsobiť problémy pri vrátení, záruke, oprave a určovaní nákladovej ceny konkrétnej jednotky.

Prečo Torgsoft neumožňuje uzavrieť výkaz

Bežná inventarizácia vyrovnáva množstvo automatickým vytvorením príjmu prebytku a odpisu manka. Pri sériových číslach je takýto spôsob neprípustný.

Ak jednoducho prijmete číslo A a odpíšete číslo B, program stratí správne prepojenie medzi:

• príjmovou faktúrou;

• konkrétnou jednotkou tovaru;

• dokladom o predaji;

• zákazníkom;

• nákupnou cenou;

• záručnou lehotou.

Preto Torgsoft neumožňuje uzavrieť výkaz, kým v ňom zostávajú neopravené nezrovnalosti v sériových číslach.

Ako nahradiť sériové číslo

Ak je príčinou nezrovnalosti nesprávne uvedené číslo vo výdajovom doklade:

1. Vo výkaze kliknite na «Nahradenie sériového čísla».

2. Otvorí sa okno «Nahradenie sériového čísla pri zámene».

3. Vyberte sériové číslo s prebytkom a zodpovedajúce číslo s mankom.

4. V dolnej časti okna skontrolujte pohyb oboch čísel.

5. Kliknite na «Nahradiť sériové číslo».

Program nájde posledný výdajový doklad a nahradí v ňom číslo s prebytkom číslom s mankom. V uvedenom príklade bude v doklade namiesto čísla A uvedené číslo B — teda zariadenie, ktoré zákazník skutočne dostal.

Po opravení všetkých párov zámen možno výkaz uzavrieť.

Túto akciu by ste nemali používať automaticky. Ak bolo číslo presunuté, vrátené dodávateľovi alebo odpísané, najskôr si prezrite históriu pohybu a uistite sa, že chyba je skutočne v poslednom výdajovom doklade.

Ako odstrániť číslo, ktoré bolo skutočne predané, ale stále je evidované na sklade

Ak sa zároveň nájde iné číslo rovnakého tovaru, ktoré je evidované ako predané, ale fyzicky zostáva na sklade, ide o zámenu. Je potrebné ju opraviť pomocou «Nahradenie sériového čísla».

Ak príslušný pár neexistuje:

1. Prezrite si históriu sériového čísla.

2. Skontrolujte predaje, interné presuny, odpisy a vrátenia dodávateľovi.

3. Nájdite chýbajúci alebo chybný doklad.

4. Opravte operáciu, ktorá mala zachytiť skutočný pohyb tovaru.

Nie je potrebné:

• meniť druh tovaru z prísnej evidencie na bežnú;

• vykonávať bežnú inventarizáciu;

• vytvárať ľubovoľný odpis namiesto opravy predaja;

• odstraňovať sériové číslo z histórie skladu.

Takéto kroky môžu vyrovnať množstvo, ale história predaja a záručného servisu zostane nesprávna.

Prečo program hlási, že číslo neexistuje, hoci je tovar na sklade

Pri prísnej evidencii Torgsoft nekontroluje celkové množstvo daného modelu, ale dostupnosť konkrétneho sériového čísla.

Napríklad na sklade môže byť päť rovnakých telefónov, ale sériové číslo šiesteho už bolo predané alebo presunuté. Dostupnosť ostatných piatich jednotiek neumožňuje predať číslo, ktoré sa v tomto sklade nenachádza.

Je potrebné skontrolovať:

• či bolo číslo správne naskenované;

• či patrí k vybranému tovaru;

• či už nebolo predtým predané;

• či nebolo presunuté do iného evidenčného centra;

• či nebolo vykonané vrátenie dodávateľovi alebo odpis;

• či je v programe vybraný správny sklad.

Chýbajúca záručná lehota môže ovplyvniť záručné doklady, ale nevysvetľuje hlásenie o nedostupnosti konkrétneho čísla na sklade.

Pre súpravy platí osobitná logika: vytvorená súprava by nemala mať prísnu záručnú evidenciu. Sériové čísla sa evidujú pre jej komponenty a samotná súprava musí patriť k druhu tovaru bez prísnej evidencie. Kompletizácia tovaru

Ako vykonať záručnú výmenu

Pre úplný proces záručnej výmeny musia byť aktivované dve možnosti:

• «Evidencia záručného tovaru podľa sériových čísel»;

• «Opravy a záručný servis».

Operácia sa vykonáva cez Dokument → Oprava:

1. Prijmite tovar od zákazníka na opravu s uvedeným záručným číslom.

2. Po získaní záveru nastavte stav «Záručný tovar nie je možné opraviť».

3. Kliknite na «Výmena tovaru».

4. Zadajte sériové číslo novej jednotky, ktorá je na sklade.

5. Kliknite na «Uložiť».

Torgsoft automaticky vytvorí:

• vrátenie pôvodného tovaru od zákazníka;

• vrátenie pôvodného sériového čísla dodávateľovi;

• predaj nového sériového čísla zákazníkovi.

Pri takejto výmene nedochádza k pohybu peňazí v pokladni. Opravy a záručný servis

Ako viesť záručnú evidenciu bez sériových čísel

Ak má tovar záruku, ale výrobca nepoužíva individuálne čísla, v nastaveniach druhu tovaru vyberte «Bez sériových čísel».

Pre takýto tovar:

• sa v karte uvádza záručná lehota;

• sa pri príjme, presune a predaji nezadávajú sériové čísla;

• možno nastaviť tlač záručného listu.

Ide o samostatný režim, ktorý si netreba zamieňať s nastavením «Neviesť záručnú evidenciu».

Ako vytlačiť etikety so sériovými číslami

Otvorte Sklad → Záručná evidencia → Zostatky záručného tovaru, vyberte požadované položky a kliknite na «Tlač etikiet».

Na etiketu možno vytlačiť čiarový kód sériového čísla, aby sa dal neskôr skenovať pri predaji, presune, vrátení alebo inventarizácii. Tlač etikiet so sériovými číslami

V ktorých licenciách je možnosť dostupná

Možnosť «Evidencia záručného tovaru podľa sériových čísel» je kompatibilná s licenciami:

• Torgsoft Start;

• Torgsoft Ultra;

• Torgsoft Terminal.

Pred zakúpením je možné možnosť «Evidencia záručného tovaru podľa sériových čísel» bezplatne aktivovať na 30 dní, aby ste si mohli jej možnosti vyskúšať v praxi.