Ako zobraziť parameter pre účtovanie skladov úrovne 3 a kontrolu presunov, rezerv a dočasného skladovania

Inventarizácia a sklady 3. úrovne: nastavenie parametrov, príčiny fiktívnych mank a kontrola dokumentov

Počas prevádzky obchodného podniku sa tovar neustále presúva medzi predajňami, rezervuje pre objednávky zákazníkov alebo odovzdáva na doručenie. Na evidenciu takýchto prechodných stavov sa používajú sklady 3. úrovne — pomocné sklady, na ktoré sa tovar dočasne zaeviduje. Prečo množstvo tovaru v inventarizačnom súpise nezodpovedá množstvu na sklade k aktuálnemu dátumu, prečo sa do súpisu dostáva tovar z boxov sezónneho skladovania, prečo po inventarizácii vznikajú manká pri tovare, ktorý je fyzicky k dispozícii, a ako správne postupovať pri nedokončených presunoch? V tomto materiáli je podrobne vysvetlená súvislosť medzi skladmi 3. úrovne a procesom inventarizácie, ako aj postupy na predchádzanie fiktívnym mankám.

Čo sú sklady 3. úrovne v systéme evidencie

Sklady 3. úrovne program vytvára automaticky pre každé hlavné evidenčné centrum pri používaní príslušných pracovných režimov. Patria sem: «Tovar na ceste», «Rezervný sklad», «Sklad dočasného uskladnenia» a sklady pre boxy sezónneho skladovania. Keď sa tovar presunie z hlavného skladu na sklad 3. úrovne, odpočíta sa z hlavného zostatku predajne, ale zostáva v evidencii podniku v stave prepravy alebo rezervácie.

Parameter zohľadnenia skladov 3. úrovne

Pri vytváraní nového inventarizačného súpisu sa v nastaveniach dokumentu nachádza parameter «Zohľadniť množstvo na skladoch 3. úrovne». Táto možnosť je predvolene aktívna a jej stav sa ukladá individuálne pre každého používateľa: ak bol parameter v predchádzajúcom súpise vypnutý, v novom bude tiež neaktívny.

Práve tento parameter vysvetľuje jednu z najčastejších otázok používateľov: prečo sa pri pridávaní tovaru do inventarizácie načíta množstvo, ktoré nezodpovedá aktuálnemu zostatku na hlavnom sklade. Ak je parameter zapnutý, program sčíta množstvo tovaru v hlavnom evidenčnom centre a vo všetkých jeho podriadených skladoch 3. úrovne.

Podnikatelia sa tiež pýtajú, prečo sa do inventarizačného súpisu dostáva tovar z boxov dočasného skladovania. Je to preto, že všetok tovar, ktorý sa nachádza v obehu v skladoch a nebol vyradený z evidencie, podlieha inventarizácii na potvrdenie jeho skutočnej prítomnosti.

Príčiny vzniku fiktívneho manka

Fiktívne manko je situácia, keď tovar fyzicky existuje alebo sa nachádza v procese presunu, ale po uzavretí inventarizačného súpisu program vytvorí doklad o odpise. Hlavné príčiny tohto javu súvisia s nesprávnou prácou so skladmi 3. úrovne:

1. Nedokončené presuny («Tovar na ceste») pri vypnutom parametri. Ak bol tovar odoslaný interným presunom na sklad «Tovar na ceste», ale príjemca ho ešte neprijal, eviduje sa na sklade 3. úrovne. Ak je počas inventarizácie parameter «Zohľadniť množstvo na skladoch 3. úrovne» vypnutý, program očakáva nulový zostatok tohto tovaru na hlavnom sklade. Keďže sa tovar fyzicky neskenuje (je na ceste), program ho odpíše a vznikne fiktívne manko.

2. Nesprávne nastavenie súpisu. Ak bol súpis vytvorený so zapnutým parametrom zohľadnenia skladov 3. úrovne, ale presúvaný tovar nebol počas inventarizácie fyzicky naskenovaný, program zaznamená rozdiel a odpíše ho. Tento parameter nie je možné zmeniť v už vytvorenom a vyplnenom súpise. Ak bola možnosť zapnutá omylom, je potrebné vytvoriť nový inventarizačný súpis bez tohto označenia.

3. Ručné zásahy a duplicita tovaru. V minulosti vznikali situácie, keď sa používatelia pokúšali pridať ten istý tovar do súpisu samostatne z hlavného skladu a z rezervného skladu, čo viedlo k zobrazeniu tovaru iba v množstve z jedného zo skladov. Program tieto údaje spracúva automaticky, ak je parameter zohľadnenia skladov 3. úrovne zapnutý, preto systém blokuje ručné pridanie tej istej položky z rôznych úrovní skladu, aby sa predišlo chybám.

4. Zdvojenie dokladov interného presunu. Manká a rozdiely môžu vzniknúť v dôsledku chybných úkonov používateľov, keď sa vytvoria interné presuny z evidenčného centra do toho istého evidenčného centra. Tým sa naruší stav skladu, pretože dokument je súčasne príjmovým aj výdajovým dokladom pre to isté miesto.

5. Neuzavreté rezervácie. Tovar môže zostať na sklade dočasného uskladnenia (3. úrovne), ak bola objednávka zákazníka vybavená iným režimom (napríklad bežným predajom), ale pôvodná objednávka nebola uzavretá.

Kontrola dokumentov pred inventarizáciou

Aby sa predišlo fiktívnym mankám, pred začiatkom inventarizácie je potrebné vykonať prípravnú kontrolu dokumentov:

• Kontrola registra interných presunov. Je potrebné otvoriť príslušný register a skontrolovať odložené (neaktívne) interné presuny a doklady so stavom «Tovar na ceste». Všetky presuny musia byť buď dokončené (prijaté príjemcom), alebo zrušené. Čiastočné prijatie dokladu zo skladu «Tovar na ceste» nie je možné, preto sa v prípade rozdielov musí doklad prijať v plnom rozsahu a následne sa vytvoria opravné dokumenty.

• Analýza rezervovaného tovaru. Je potrebné skontrolovať tovar v rezervných skladoch a skladoch dočasného uskladnenia. Ak existujú objednávky, ktoré boli reálne vybavené, ale v programe neboli uzavreté, je potrebné ich uzavrieť alebo zrušiť rezerváciu.

• Odstránenie chybných presunov. Je potrebné skontrolovať pohyb tovaru na výskyt cyklických presunov (presun na to isté miesto) alebo duplicitných presunov do skladu Tovar na ceste. Ak sa takéto dokumenty nájdu, musia sa odstrániť pred začiatkom počítania tovaru.

Aktuálnosť všetkých skladových dokumentov a správny výber parametra zohľadnenia skladov 3. úrovne pri vytváraní súpisu sú nevyhnutnými podmienkami na vykonanie presnej inventarizácie bez vzniku fiktívnych rozdielov.