Schimbarea sediului social: cum se mută biroul, magazinul sau depozitul

Dacă o companie mută biroul din care conducerea gestionează zilnic activitatea și ține evidența contabilă, trebuie să își schimbe sediul în Registrul de Stat Unic (RSU). Dacă se mută doar un magazin sau un depozit, iar biroul de conducere rămâne, este posibil să nu fie necesară schimbarea adresei companiei în RSU. Totuși, contabilul trebuie să informeze Serviciul Fiscal de Stat (SFS) despre modificările obiectivelor de activitate prin formularul nr. 20-OPP și, înainte de începerea vânzărilor în noul magazin, să verifice înregistrarea casei de marcat și licențele.

Procedura este destinată companiilor comerciale ucrainene care dețin magazine; aspectele privind actul constitutiv și votul sunt prezentate folosind ca exemplu un SRL. Organizațiile nonprofit și persoanele juridice străine se supun unor reguli separate, care nu sunt tratate în acest articol.

Înainte de mutare, administratorul stabilește ce spații părăsește compania și pe care începe să le folosească. Apoi desemnează angajații care vor pregăti documentele, vor informa SFS și vor configura casa de marcat. Fiecare angajat responsabil își îndeplinește sarcina în termenul stabilit: contabilul declară obiectivele indiferent de data modificării RSU, iar persoana responsabilă de casa de marcat finalizează reînregistrarea acesteia înainte de efectuarea operațiunilor de încasare în noul magazin.

Ce adresă trebuie schimbată

Potrivit articolului 93 din Codul civil, sediul unei persoane juridice este locul efectiv în care își desfășoară activitatea sau biroul din care compania este condusă și în care se ține evidența. În limbajul curent, această adresă este numită sediu social. Adresa fiscală a persoanei juridice este sediul înscris în RSU.

Magazinul, depozitul și biroul pot fi, de asemenea, obiective despre care compania informează SFS prin formularul nr. 20-OPP. Aceasta este o evidență separată a spațiilor și a altor obiective prin care funcționează afacerea. Ea nu înlocuiește datele companiei din RSU.

Exemplu ipotetic: un SRL are un birou și două magazine. Un magazin se mută într-un alt spațiu, iar directorul și contabilul continuă să lucreze la biroul existent. Mutarea magazinului, singură, nu înseamnă că societatea și-a schimbat sediul. Contabilul declară separat modificările obiectivelor comerciale și ale casei de marcat a acelui magazin.

Ce trebuie pregătit înainte de mutare

Administratorul trebuie să verifice adresa exactă a noului spațiu și documentul în baza căruia compania îl va folosi, de exemplu, contractul de închiriere sau documentul care atestă dreptul de proprietate. Stabiliți data începerii folosinței, predarea spațiului și încetarea activității la vechea adresă. Aceste date vă vor ajuta să determinați evenimentele relevante pentru formularul nr. 20-OPP.

Pentru un SRL, verificați actul constitutiv: cine poate decide asupra mutării și dacă actul include adresa. Nu orice mutare impune modificarea actului constitutiv. Legea nr. 2275-VIII nu include sediul printre informațiile obligatorii din actul constitutiv al unui SRL, însă membrii l-ar fi putut înscrie acolo.

Dacă adresa trebuie schimbată în actul constitutiv, hotărârea este adoptată de adunarea generală a membrilor. Regula generală este de trei pătrimi din voturile tuturor membrilor cu drept de vot asupra acestei chestiuni; actul constitutiv poate stabili un alt număr de voturi permis de lege. Dacă actul constitutiv nu se modifică, verificați competența directorului și a adunării potrivit actului. Directorul poate acționa numai în limitele atribuțiilor sale.

Ce documente se depun pentru schimbarea adresei în RSU

Pentru o persoană juridică ucraineană obișnuită, dosarul depinde de faptul dacă se schimbă doar adresa din RSU sau și actul constitutiv. Partea a patra a articolului 17 din Legea nr. 755-IV prevede următoarele documente relevante pentru mutare:

• Cererea de înregistrare de stat a modificărilor datelor despre persoana juridică.
• Dovada achitării taxei administrative, dacă nu există un temei legal pentru scutire.
• Actul constitutiv în noua redactare, dacă se modifică informațiile înscrise în acesta.
• Exemplarul original sau copia legalizată notarial a hotărârii organului competent, atunci când depunerea ei este necesară pentru modificările respective.
• Exemplarul original sau copia legalizată notarial a documentului care atestă împuternicirea reprezentantului, dacă aceasta nu este înscrisă în RSU. Dacă societatea împuternicește un reprezentant prin procură, procura pentru această operațiune de înregistrare trebuie autentificată notarial.

Pentru simpla schimbare a sediului, punctul 2 din partea a patra a articolului 17 prevede o excepție: hotărârea organului competent nu face parte din dosarul obligatoriu de înregistrare. Totuși, compania trebuie să respecte propria procedură de adoptare a deciziei privind mutarea. Dacă modificați actul constitutiv, această excepție nu înlătură necesitatea hotărârii privind noua redactare.

Contractul de închiriere nu este un document obligatoriu în acest dosar pentru o schimbare obișnuită a sediului. Păstrați-l ca document care atestă dreptul de folosință asupra spațiului, dar nu îl includeți în lista documentelor obligatorii pentru înregistrare fără un temei legal aplicabil.

Semnături, modalitatea de depunere și termenul

Directorul sau angajatul însărcinat cu pregătirea dosarului întocmește documentele în limba ucraineană, lizibil, fără corecturi care nu sunt menționate expres și fără erori. Hotărârea pe suport de hârtie depusă pentru înregistrare trebuie să fie cusută și numerotată. Potrivit articolului 15 din Legea nr. 755-IV, aceasta este semnată de membri, de persoanele împuternicite de aceștia sau de președintele și secretarul adunării generale, dacă legea nu stabilește o altă procedură. Notarul certifică autenticitatea semnăturilor de pe hotărâre folosind formulare notariale speciale. Pentru noua redactare a actului constitutiv al unui SRL, partea a treia a articolului 11 din Legea nr. 2275-VIII stabilește o cerință separată: aceasta este semnată de membrii care au votat pentru modificări sau de persoana împuternicită de organul care a adoptat hotărârea, dacă actul constitutiv prevede acest lucru. Noua redactare pe suport de hârtie trebuie, de asemenea, cusută și numerotată, iar notarul certifică autenticitatea semnăturilor. Excepțiile pentru documentele create prin servicii electronice de stat sunt prezentate mai jos.

Pentru o hotărâre creată pe portalul serviciilor electronice sau prin Portalul Web Unic de Stat al Serviciilor Electronice și semnată cu o semnătură electronică calificată (SEC), articolul 15 prevede o excepție de la certificarea notarială a semnăturilor. Pentru actul constitutiv creat prin aceste servicii, legea prevede semnarea printr-un mijloc de identificare electronică cu nivel ridicat de încredere. O scanare a unui document pe hârtie nu îndeplinește, prin ea însăși, aceste condiții.

Directorul sau reprezentantul împuternicit depune documentele pe hârtie personal ori le trimite prin poștă autorității de înregistrare de stat care oferă acest serviciu. Înainte de depunere, verificați la centrul administrativ de servicii publice (CASP) ales sau la notarul care acționează ca registrator de stat dacă acceptă documente pentru operațiunea dvs. de înregistrare. La depunerea personală, solicitantul prezintă un act de identitate. La trimiterea prin poștă, notarul trebuie să certifice autenticitatea semnăturii solicitantului de pe cerere. Solicitantul depune documentele electronice printr-un serviciu de stat, dacă acesta permite operațiunea de înregistrare necesară. Pentru dosarul pe hârtie, obțineți un opis cu data primirii și codul de acces la rezultat.

Termenul obișnuit de examinare este de 24 de ore de la primirea documentelor, fără a include zilele de weekend și sărbătorile legale. Registratorul poate refuza, de exemplu, dacă solicitantul nu are împuternicire, dosarul este incomplet, documentele contravin legii sau există o interdicție judecătorească privind operațiunea de înregistrare. După înregistrare, verificați adresa în RSU și păstrați documentele care confirmă rezultatul.

Cum se calculează taxa administrativă

Taxa obișnuită pentru modificarea datelor unei persoane juridice este de 0,3 din minimul de subzistență pentru persoanele apte de muncă stabilit la 1 ianuarie al anului depunerii. Suma se rotunjește la cel mai apropiat multiplu de 10 grivne. Pentru înregistrarea pe baza documentelor electronice, legea stabilește 75% din taxa aplicabilă; această opțiune poate fi folosită dacă depunerea electronică corespunzătoare este disponibilă pentru operațiunea dvs.

Calcul orientativ: dacă minimul de subzistență la 1 ianuarie ar fi fost 3 200 UAH, taxa obișnuită ar fi fost 3 200 × 0,3 = 960 UAH. Acesta este un exemplu de formulă, nu suma de plată. Înainte de plată, verificați suma aplicabilă și datele de plată.

Schimbarea adresei ca urmare a redenumirii străzii sau a modificării structurii administrativ-teritoriale este scutită de taxă în condițiile articolului 36. Mutarea efectivă într-un alt spațiu nu conferă, prin ea însăși, această scutire. În caz de refuz, taxa nu se restituie, însă redepunerea pentru înregistrarea respectivă în termen de o lună de la refuz nu necesită o nouă taxă.

Ce trebuie comunicat SFS după mutare

SFS primește din RSU informațiile despre schimbarea sediului și efectuează modificările necesare în evidența fiscală. O persoană juridică obișnuită, ale cărei date se află în RSU, nu depune formularul nr. 1-OPP doar pentru că s-a schimbat această adresă. Alte modificări, de exemplu schimbarea persoanei responsabile de evidența contabilă sau fiscală, au propria procedură de notificare.

Contabilul depune formularul nr. 20-OPP la locul principal de evidență fiscală în termen de 10 zile lucrătoare de la înregistrarea, crearea sau deschiderea obiectivului. Aceeași procedură și același termen se aplică la schimbarea tipului, denumirii, sediului, tipului de drept sau stării obiectivului.

Contabilul stabilește începutul termenului pe baza documentelor privind spațiul. Pentru un spațiu nou închiriat, folosește data la care compania a dobândit dreptul de folosință potrivit contractului și documentelor de predare-primire. Această dată poate preceda deschiderea magazinului pentru clienți. Pentru modificarea datelor unui obiectiv existent, contabilul folosește data modificării respective. Dacă societatea încetează să folosească vechiul magazin închiriat și deschide altul, declarați închiderea vechiului obiectiv și deschiderea celui nou. Dacă se modifică datele aceluiași obiectiv, păstrați identificatorul său — numărul de evidență din formularul nr. 20-OPP. În caz de schimbare a destinației sau reprofilare, Procedura nr. 1588 prevede două rânduri: închiderea obiectivului anterior și deschiderea unuia nou, cu identificator modificat.

Contabilul indică codul tipului de informație furnizată: „1” pentru un obiectiv nou, „3” pentru modificarea datelor unui obiectiv existent și „6” pentru închiderea acestuia. Selectează tipul obiectivului din nomenclatorul SFS, iar starea și tipul dreptului se stabilesc potrivit folosirii efective a spațiului și documentelor de proprietate sau folosință. Codul de închidere a obiectivului și codul stării sale sunt câmpuri diferite ale formularului. Nu declarați închis un spațiu propriu doar pentru că magazinul s-a mutat: compania poate să îl dețină în continuare sau să îl dea în chirie.

Dacă societatea deschide un obiectiv într-o zonă în care încă nu este înregistrată fiscal, contabilul depune formularul nr. 17-OPP în termen de 10 zile lucrătoare de la deschidere pentru înregistrare la un loc secundar de evidență fiscală. Îl poate depune la SFS de la locul principal de evidență sau la SFS de la sediul obiectivului.

O altă variantă este să bifați coloana 16 din formularul nr. 20-OPP în dreptul obiectivului relevant. Pe baza acestei mențiuni, SFS înregistrează compania la un loc secundar de evidență fiscală la adresa obiectivului; în acest caz nu se depune separat formularul nr. 17-OPP. Contabilul păstrează recipisele și verifică obiectivele și locurile de evidență fiscală în secțiunea privată a Cabinetului Electronic.

Unde se plătesc impozitele după schimbarea adresei

Contabilul trebuie să verifice dacă s-au schimbat autoritatea de control și codul comunității teritoriale conform KATOTTG — codificatorul de stat al teritoriilor. Mutarea în interiorul aceleiași comunități și mutarea într-o altă comunitate pot avea consecințe diferite asupra evidenței fiscale.

După schimbarea sediului și înregistrarea companiei ca plătitor de impozite la noua adresă, până la sfârșitul anului curent contabilul plătește la vechiul loc de înregistrare două categorii de obligații: impozite și taxe locale, precum și impozite și taxe naționale repartizate între bugetul de stat și bugetele locale. Regula este stabilită la punctul 10.2 din Procedura nr. 1588. Pentru celelalte plăți, contabilul verifică separat locul de plată și datele de plată actuale pentru fiecare obligație.

• Pentru fiecare impozit, verificați separat locul de plată și datele bugetare de plată valabile.
• După transferul companiei la evidența fiscală pentru noul sediu, contabilul plătește contribuția socială unică (CSU) la noul loc principal de înregistrare a plătitorului de CSU. Înainte de plată, verifică contul corespunzător pentru CSU. Temeiul este punctul 1 din partea a doua a articolului 6 din Legea nr. 2464-VI; procedura după mutare este explicată de SFS în îndrumarea din 27 august 2026.
• Pentru impozitul pe venitul persoanelor fizice (IVPF), țineți cont de punctul 168.4 din Codul fiscal. Impozitul aferent veniturilor angajaților unei subdiviziuni separate se virează la sediul subdiviziunii, inclusiv atunci când plata este făcută de persoana juridică principală.
• Pentru taxa pe valoarea adăugată (TVA), țineți cont de contul electronic din sistemul de administrare electronică: acesta nu trebuie confundat cu un cont bugetar aferent vechii adrese.

Schimbarea adresei, în sine, nu necesită cererea nr. 1-PDV pentru reînregistrarea ca plătitor de TVA. În schimb, o persoană juridică plătitoare a impozitului unic din grupa a treia depune cererea corespunzătoare când se schimbă adresa fiscală sau locul de desfășurare a activității, cel târziu în ultima zi a trimestrului în care au avut loc modificările.

Cum se organizează un RRO sau PRRO pentru un magazin nou

RRO este un aparat hardware de înregistrare a operațiunilor de casă, iar PRRO este varianta sa software. Dacă magazinul rămâne pe loc, iar mutarea biroului schimbă numai locul principal de evidență fiscală al companiei, SFS reînregistrează automat RRO și PRRO la noua autoritate de control în termen de două zile lucrătoare de la transferul plătitorului. Pentru un RRO hardware, certificatul anterior de înregistrare rămâne valabil până când se modifică datele înscrise în el.

Dacă aparatul de casă se mută într-un alt magazin, declarați mai întâi obiectivul prin formularul nr. 20-OPP și verificați că acesta apare în evidența SFS. Apoi reînregistrați aparatul. Finalizați aceste acțiuni înainte de efectuarea operațiunilor de încasare la noua adresă.

• Pentru RRO, depuneți cererea nr. 1-RRO cu mențiunea „Reînregistrare” și certificatul de înregistrare. Dacă dosarul este corespunzător și nu există motive de refuz, SFS reînregistrează RRO și eliberează un certificat nou în cel mult două zile lucrătoare de la depunerea cererii.
• Pentru PRRO, casierul transmite ultimul bon fiscal de raportare și închide ultima tură. După aceea, directorul sau persoana împuternicită depune cererea electronică nr. 1-PRRO cu mențiunea „Reînregistrare” prin Cabinetul Electronic sau printr-o altă modalitate de transmitere electronică prevăzută de Procedura nr. 317. Dacă cererea este primită până la ora 16:00 într-o zi lucrătoare, SFS trimite rezultatul în aceeași zi; dacă este primită mai târziu, cel târziu în următoarea zi lucrătoare. Verificați recipisa de reînregistrare cu succes înainte de a începe vânzările la noua adresă. Numărul fiscal al PRRO se păstrează.

Verificați rezultatul în certificat sau recipisă, denumirea și adresa unității comerciale și datele bonului. Modificarea adresei numai în șablonul de tipărire nu înlocuiește reînregistrarea casei de marcat.

Ce trebuie făcut cu licența pentru alcool sau produse din tutun

Pentru comerțul cu amănuntul de alcool, produse din tutun și lichide pentru țigări electronice, faceți distincție între schimbarea sediului companiei și deschiderea unui nou loc de comercializare. Nu considerați că datele licenței se schimbă automat după înscrierea în RSU.

Când se schimbă sediul titularului licenței, articolul 34 din Legea nr. 3817-IX impune depunerea unei cereri de modificare a datelor în termen de 30 de zile calendaristice de la evenimentul care a determinat modificarea. Pentru schimbarea sediului înregistrat, evenimentul este înregistrarea de stat corespunzătoare. Cererea se depune la autoritatea de licențiere de la noul sediu al titularului. Schimbarea listei caselor de marcat de la locul de comercializare necesită, de asemenea, o cerere potrivit procedurii stabilite.

Pentru mutarea fizică a unui magazin cu amănuntul, obțineți licența pentru noul loc de comercializare înainte de a vinde produse licențiate. Lista modificărilor prevăzută de articolul 34 nu permite transferarea licenței de comerț cu amănuntul într-un alt spațiu printr-o simplă cerere de schimbare a adresei titularului licenței. Dacă activitatea comercială în vechiul spațiu s-a încheiat, tratați separat încetarea licenței pentru acel loc.

Autoritatea de licențiere examinează cererea de modificare a datelor în termen de cinci zile lucrătoare și transmite un extras sau o decizie de refuz. Redenumirea unei străzi sau a unui alt element toponimic și schimbarea codului teritorial corespunzător nu necesită o astfel de cerere, în baza excepției prevăzute de articolul 34.

Articolul 46 prevede încetarea licenței, inclusiv în cazul în care, în timpul unui control, este consemnată neconcordanța dintre datele din registru și situația reală sau este stabilită în mod corespunzător absența titularului licenței de la sediul declarat. Legea prevede excepții pentru redenumiri și cerințe privind consemnarea încălcării. Licența încetează în baza unei decizii a autorității de licențiere, nu automat ca urmare a mutării în sine.

Cum se schimbă adresa companiei în Torgsoft

În Torgsoft, deschideți „Setări → Companie”, selectați compania dorită și apăsați „Modificare”. Completați câmpurile „Adresa juridică” și „Adresa efectivă” conform destinației lor. Torgsoft inserează în factură adresele juridică și efectivă din datele companiei selectate de utilizator la crearea facturii. Creați o factură nouă și verificați adresa în documentul tipărit.

Pentru fiscalizarea vânzărilor prin PRRO în Torgsoft, activați opțiunea suplimentară „RRO software”. Aceasta funcționează cu licențele Torgsoft Start, Ultra și Terminal; se activează pentru fiecare post de lucru la care se fiscalizează vânzările. După mutare, comparați setările cu datele înregistrate actuale din evidența SFS și cu rezultatul reînregistrării PRRO. Înainte de primele vânzări, casierul verifică conexiunea la internet și deschide prima tură PRRO în modul online, pentru ca programul să primească datele necesare unei eventuale funcționări offline. La sfârșitul zilei de lucru, dacă au avut loc operațiuni de încasare, casierul generează raportul Z și verifică închiderea turei. Procedura este descrisă în instrucțiunile Torgsoft pentru deschiderea și închiderea turei.

Modificarea câmpurilor companiei în Torgsoft nu înlocuiește formalitățile de înregistrare în RSU, notificările către SFS sau cererile privind licențele. De asemenea, nu presupuneți că toate documentele create anterior se actualizează automat: verificați separat facturile și șabloanele necesare.

Cui trebuie să i se comunice și cum se verifică finalizarea mutării

Administratorul sau angajatul responsabil informează banca, furnizorii, locatorii și serviciile de livrare potrivit procedurii stabilite în contracte. Actualizați datele de pe site, adresele pentru ridicare, retur și livrare, șabloanele documentelor noi și informațiile pentru cumpărătorii din magazin. Contractele încheiate anterior nu devin automat nule ca urmare a schimbării adresei; verificați condițiile lor privind notificările și actele adiționale.

Ce răspundere poate interveni

Punctul 117.1 din Codul fiscal prevede pentru persoana juridică o amendă de 1 020 UAH pentru încălcări relevante ale evidenței fiscale: nedepunerea cererilor necesare, depunerea cu întârziere, erori sau informații incomplete. Dacă încălcarea nu este remediată sau aceleași fapte se repetă în decurs de un an de la aplicarea amenzii, amenda este de 2 040 UAH. Aceste sume nu reprezintă o amendă universală pentru orice întârziere la schimbarea adresei în RSU. Înainte de aplicarea amenzii, SFS trebuie să stabilească exact ce cerere sau informații trebuia să depună compania și cum a încălcat această obligație. Dacă legea prevede o exonerare de răspundere pentru circumstanțele companiei, SFS trebuie să o ia în considerare. Contabilul ar trebui să păstreze recipisele de depunere și documentele care dovedesc temeiurile exonerării.

O adresă greșită pe bon nu înseamnă automat aplicarea aceleiași amenzi pentru fiecare greșeală de tipar. Totuși, casierul trebuie să emită bonul cu datele corecte ale unității comerciale înregistrate. Dacă se constată o neconcordanță, identificați unde a apărut — în înregistrarea fiscală, setările casei de marcat sau șablonul de tipărire — și corectați datele respective.

Surse oficiale

• Codul civil al Ucrainei nr. 435-IV — articolul 93: sediul persoanei juridice.
• Legea Ucrainei „Cu privire la societățile cu răspundere limitată și suplimentară” nr. 2275-VIII — articolele 11, 30, 34: actul constitutiv, competența adunării și votul.
• Legea Ucrainei privind înregistrarea de stat nr. 755-IV — articolele 14–15, partea a patra a articolului 17, articolele 26, 28, 36: documente, formalități, termene, refuz și taxă.
• Procedura de evidență a contribuabililor și plătitorilor de taxe, aprobată prin Ordinul Ministerului Finanțelor nr. 1588 — punctele 8.1–8.8, 10.1–10.13: obiective, formularul nr. 20-OPP și schimbarea locului de evidență.
• Codul fiscal al Ucrainei nr. 2755-VI — punctele 45.2, 66.1–66.5, 117.1, 168.4, 183.15, 298.6: adresă fiscală, evidență, răspundere, IVPF, TVA și impozit unic.
• Procedura de înregistrare și utilizare a RRO, aprobată prin Ordinul Ministerului Finanțelor nr. 547 — capitolul 3 din secțiunea II: reînregistrarea RRO.
• Procedura de înregistrare, ținere a registrului și utilizare a PRRO, aprobată prin Ordinul Ministerului Finanțelor nr. 317 — punctele 2, 8–11 din secțiunea II: numărul PRRO, reînregistrarea și schimbarea autorității de control.
• Legea Ucrainei privind reglementarea de stat a producției și circulației produselor accizabile nr. 3817-IX — articolele 34, 46: modificarea datelor licenței și încetarea acesteia.

Legea Ucrainei „Cu privire la colectarea și evidența contribuției unice la asigurarea socială obligatorie de stat” nr. 2464-VI: articolele 5–6 — evidența și obligațiile plătitorilor de CSU.

Regulamentul privind înregistrarea plătitorilor de TVA, aprobat prin Ordinul Ministerului Finanțelor nr. 1130 din 14.11.2014: secțiunea IV — reînregistrarea plătitorului de TVA.

Îndrumarea SFS privind plata impozitelor și CSU după schimbarea sediului.