Alertă aeriană la închiderea magazinului: când se generează raportul Z

Dacă alerta aeriană a cuprins ora planificată pentru închiderea magazinului, vânzătorii trebuie să oprească vânzările și să părăsească sala de vânzare pentru a merge la adăpost. Nu întârziați plecarea pentru ultimul client, numărarea numerarului sau generarea bonului fiscal de raportare (raportului Z). Potrivit explicațiilor Serviciului Fiscal de Stat al Ucrainei (SFS), dacă alerta face imposibilă generarea raportului, acesta trebuie generat cel târziu în următoarea zi lucrătoare, înainte de începerea unor noi operațiuni de încasare.

După întoarcerea în siguranță, angajatul responsabil verifică starea casei, ultimele bonuri și schimbul anterior, finalizează transmiterea documentelor și generează raportul amânat. Managerul ar trebui să păstreze informațiile despre alertă, ora obișnuită de închidere a magazinului, impedimentul concret și rezultatul închiderii schimbului. Procedura descrisă se aplică magazinelor din Ucraina care utilizează un registrator al operațiunilor de decontare (RRO) sau un registrator software al operațiunilor de decontare (PRRO).

Ce trebuie să facă operatorul casei când alerta începe înainte de închidere

SFS leagă în mod expres procedura de amânare a raportului Z de oprirea vânzărilor de bunuri și de ieșirea angajaților din sala de vânzare. Obligația antreprenorului de a organiza măsuri de protecție civilă, evacuarea și instruirea angajaților este prevăzută și de articolul 20 din Codul ucrainean al protecției civile.

Pentru ca operatorul casei să poată acționa fără aprobări suplimentare, recomandăm să stabiliți din timp în instrucțiunile magazinului următoarea ordine:

1. Opriți acceptarea plăților și noile vânzări. Nu serviți clienții aflați la rând în timp ce ieșiți și nu rămâneți pentru a emite încă un bon.
2. Mergeți la adăpost pe ruta stabilită. Nu așteptați finalizarea tipăririi, răspunsul serverului sau numărarea încasărilor. Un mesaj al programului care solicită închiderea schimbului nu trebuie să vă întârzie plecarea.
3. Anunțați managerul dintr-un loc sigur. Precizați la ce casă a rămas schimbul deschis și dacă a existat vreo operațiune al cărei rezultat nu ați apucat să-l verificați.
4. După întoarcerea în siguranță, verificați starea reală a documentelor. Dacă raportul a fost deja generat, verificați datele de identificare și confirmarea înainte de a repeta comanda de închidere.

Pentru operațiunea întreruptă de alertă, clarificați separat două rezultate: dacă plata a fost efectuată și dacă bonul fiscal a fost înregistrat. Lipsa bonului tipărit, în sine, nu justifică debitarea repetată a banilor sau înregistrarea din nou a vânzării.

Când este obligatoriu raportul Z și ce termen se aplică după alertă

Punctul 9 al articolului 3 din Legea Ucrainei nr. 265/95-VR „Cu privire la utilizarea registratoarelor operațiunilor de decontare în comerț, alimentație publică și servicii” impune generarea zilnică a bonurilor fiscale de raportare, dacă au avut loc operațiuni de decontare. Acest punct prevede o excepție pentru automatele de vânzare a bunurilor și serviciilor. Raportul Z conține totalurile operațiunilor efectuate; generarea lui înregistrează aceste totaluri în memoria fiscală a RRO sau, în cazul PRRO, pe serverul fiscal.

În explicația oficială, SFS tratează separat situația în care alerta a durat în intervalul planificat pentru închiderea obiectivului comercial și a împiedicat generarea raportului. În acest caz, termenul-limită este următoarea zi lucrătoare, înainte de primele operațiuni noi de decontare. SFS aplică o abordare similară în cazul unei pene accidentale de curent care face imposibilă generarea raportului.

Așadar, luați în considerare programul real al magazinului. Formularea SFS nu înseamnă că trebuie să vă întoarceți la casă la miezul nopții sau neapărat în următoarea zi calendaristică. Totuși, o alertă care s-a încheiat cu mult înainte de ora planificată pentru închidere și nu a împiedicat raportarea nu justifică, prin ea însăși, amânarea raportului.

Exemplu ipotetic. Magazinul este deschis până la ora 20:00, alerta începe la 19:50 și durează până la 21:10. În ziua următoare alertei, magazinul este închis conform programului, iar redeschiderea are loc în a doua zi după alertă, la ora 10:00. Potrivit procedurii descrise de SFS, raportul trebuie generat cel târziu în acea următoare zi lucrătoare, înainte de prima operațiune nouă de decontare. Este recomandabil ca managerul să desemneze pe cineva să verifice casa înainte de deschiderea magazinului, astfel încât clienții să nu aștepte finalizarea schimbului anterior.

Generați documentul cu data și ora reale. Nu schimbați ceasul dispozitivului și nu încercați să întocmiți raportul Z cu o dată anterioară: circumstanțele și documentele păstrate explică motivul întârzierii.

Dacă nu au avut loc operațiuni de decontare

Obligația de a genera zilnic raportul Z în temeiul punctului 9 al articolului 3 din Legea nr. 265 apare numai dacă au avut loc operațiuni de decontare. Dacă magazinul nu a funcționat și nu au existat astfel de operațiuni, acest punct nu impune generarea unui raport doar pentru că a început o nouă zi.

Verificați însă dacă schimbul PRRO a rămas deschis. Potrivit punctelor 3 și 5 din secțiunea IV a Procedurii aprobate prin Ordinul nr. 317 al Ministerului Finanțelor al Ucrainei, poate fi deschis un singur schimb odată, iar unul nou se deschide după închiderea celui anterior. Pentru închidere, operatorul casei generează bonul fiscal de raportare și îl trimite spre înregistrare. Înainte de deschiderea următorului schimb, operatorul trebuie să-l închidă pe cel anterior, chiar dacă nu au avut loc vânzări. În condiții obișnuite, operatorul trebuie să închidă schimbul PRRO în cel mult 24 de ore de la deschiderea lui. SFS indică această durată maximă a schimbului în explicațiile despre închiderea schimbului PRRO. Înainte de reluarea activității, verificați ora la care a fost deschis schimbul anterior. Dacă alerta a cuprins ora planificată pentru închiderea magazinului și a împiedicat generarea raportului, aplicați procedura SFS descrisă mai sus: generați raportul cel târziu în următoarea zi lucrătoare, înainte de noi operațiuni de decontare. Nu întârziați plecarea la adăpost pentru a respecta termenul.

Explicațiile SFS stabilesc termenul pentru generarea unui raport amânat din motive independente de voința operatorului, atunci când alerta sau o pană accidentală de curent a împiedicat generarea la timp. În condiții obișnuite, dacă au avut loc operațiuni de decontare pe parcursul zilei, operatorul trebuie să genereze raportul Z zilnic; închiderea schimbului doar înaintea următoarei vânzări nu înlocuiește această obligație. Înainte de reluarea operațiunilor de decontare, operatorul trebuie să închidă schimbul anterior și să-l deschidă pe următorul în mod corespunzător. Dacă programul blochează închiderea, păstrați mesajul de eroare și contactați serviciul de asistență pentru a finaliza schimbul fără să reînregistrați operațiunile deja înregistrate.

Cum închideți schimbul anterior înainte de reluarea vânzărilor

Recomandăm să desemnați un singur angajat responsabil de verificare. Dacă fiecare operator repetă comenzile pe cont propriu, va fi mai greu să stabiliți care documente au fost deja înregistrate.

1. Verificați casa și schimbul. Verificați numărul fiscal al dispozitivului, numărul schimbului deschis, operatorul și cel mai recent raport Z. Dacă magazinul are mai multe case, verificați-le pe fiecare separat.
2. Verificați ultimele operațiuni. Identificați documentele pentru care s-au întrerupt tipărirea, alimentarea cu energie sau conexiunea. Comparați numerele fiscale, stările și rezultatele plăților.
3. Stabiliți dacă există documente netransmise. Pentru PRRO, verificați coada documentelor offline și mesajele privind livrarea lor. Respectați ordinea de transmitere a bonurilor și raportului.
4. Încheiați schimbul anterior. Dacă raportul Z nu a fost încă generat, generați-l. Dacă a fost deja generat, verificați transmiterea și rezultatul închiderii înainte de a decide dacă este necesară repetarea comenzii.
5. Păstrați rezultatul verificării. Notați numărul și ora reală a raportului Z, confirmarea serverului și erorile care nu au fost încă soluționate.
6. Pregătiți casa pentru reluarea operațiunilor de decontare. Pentru PRRO, verificați închiderea schimbului anterior și deschiderea celui nou. Dacă după raportul Z rămâne numerar în casă, inclusiv bani pentru rest, înainte de prima operațiune de decontare înregistrați suma prin operațiunea de depunere de numerar în casă („службове внесення”). Punctul 9 din secțiunea IV a Procedurii nr. 317 prevede această operațiune pentru evidența numerarului de la locul desfășurării operațiunilor de decontare după raportul Z. Înainte de a accepta plăți, asigurați-vă că programul este pregătit să genereze bonuri fiscale.

Dacă rezultatul ultimei vânzări nu este cunoscut, nu efectuați automat o returnare, o anulare și o vânzare repetată. Verificați mai întâi documentul inițial. Punctul 11 din secțiunea V a Procedurii nr. 317 prevede un mecanism separat pentru remedierea unei dublări, atunci când serverul a înregistrat deja bonul online, dar PRRO nu a primit răspunsul și a finalizat operațiunea offline. Aplicați mecanismul numai după ce ați constatat că a avut loc o astfel de dublare.

Ce trebuie făcut dacă se întrerupe și curentul sau internetul

Mai întâi, acționați pentru a ieși în siguranță. Stabiliți modalitatea tehnică de încheiere a schimbului după întoarcere: aceasta depinde de ce anume nu este disponibil — alimentarea dispozitivului, conexiunea la server sau registratorul în sine.

Cum se generează și se transmite offline raportul Z al PRRO

Potrivit punctului 7 din secțiunea V a Procedurii nr. 317, dacă termenul pentru generarea raportului survine în timpul funcționării offline, PRRO îl generează după ultimul document de decontare al schimbului și înaintea notificării privind deschiderea următorului schimb. Documentelor li se atribuie numere consecutive din intervalul rezervat.

La trecerea în regim offline, PRRO trebuie să genereze notificarea în formularul nr. 4-PRRO, cu mențiunea că a început acest regim. După restabilirea conexiunii, PRRO generează notificarea de încheiere a regimului offline și un pachet care conține aceste notificări și documentele acumulate. Pachetul se semnează cu semnătura electronică a operatorului casei sau cu sigiliul electronic al antreprenorului ori companiei pe numele căreia este înregistrat PRRO și se transmite serverului fiscal în termen de o oră de la restabilirea conexiunii. Când verificați transmiterea, asigurați-vă că programul a trimis și notificările de început și de încheiere a regimului offline. Copiile documentelor de decontare se transmit înaintea raportului Z pentru ziua în care au fost generate aceste documente. Documentele se păstrează în PRRO până la primirea confirmării de livrare. Aceste cerințe sunt prevăzute de articolul 5 din Legea nr. 265 și de punctele 4 și 8 din secțiunea V a Procedurii nr. 317.

În practică, asta înseamnă să asigurați alimentarea cu energie și conexiunea, să permiteți programului să transmită documentele salvate și să verificați confirmarea. Nu ștergeți datele locale și nu reinstalați programul cât timp există bonuri netransmise.

Articolul 5 din Legea nr. 265 stabilește limitele generale ale funcționării offline: 36 de ore consecutive și 168 de ore pe parcursul unei luni calendaristice. Totuși, punctul 13 din secțiunea II a acestei legi permite depășirea termenelor pe durata aplicării legii marțiale sau a stării de urgență ori pe durata unor împrejurări de forță majoră. Această normă specială privește durata funcționării offline și utilizarea numerelor. Rămâne valabilă cerința de a avea un interval de numere fiscale primit de la organul fiscal.

Verificați separat funcțiile programului concret: acesta poate bloca tehnic activitatea după atingerea limitelor setate în el. Permisiunea legală de a depăși termenul nu modifică setările programului. Luați în considerare și regula de la punctul 10 din secțiunea V a Procedurii nr. 317: dacă între încheierea unei perioade offline și începutul următoarei serverul nu a înregistrat online niciun document de decontare, și acest interval se adaugă la timpul de funcționare offline. Prin urmare, o restabilire scurtă a internetului nu înseamnă, prin ea însăși, că timpul a început să se calculeze de la zero; verificați timpul rămas afișat de PRRO sau în Cabinetul electronic.

Când sunt necesare un RRO de rezervă și un carnet de decontare

Pentru RRO hardware, articolul 5 din Legea nr. 265 prevede efectuarea operațiunilor de decontare cu ajutorul registrului operațiunilor de decontare și al carnetului de decontare întocmite corespunzător sau al unui RRO de rezervă înregistrat, pe durata defecțiunii și a reparației, precum și în cazul întreruperii temporare a alimentării cu energie electrică pentru cel mult șapte zile lucrătoare. Dacă antreprenorul a notificat, la înregistrarea RRO, că va opri operațiunile de decontare în astfel de împrejurări, nu are dreptul să le continue fără soluția de rezervă prevăzută.

În cazul unei defecțiuni a PRRO, operațiunile de decontare prin acesta se opresc. Potrivit punctului 12 din secțiunea II a Procedurii nr. 317, în ziua constatării defecțiunii, antreprenorul trimite notificarea în formularul nr. 2-PRRO organului fiscal, producătorului PRRO și/sau centrului de service, dacă există unul. După remedierea defecțiunii, antreprenorul depune o cerere cu mențiunea „Reluarea funcționării”. Dacă această cerere nu este depusă în termen de o lună, se va înscrie în registru o mențiune privind anularea înregistrării PRRO. O simplă pierdere a conexiunii la internet nu trebuie raportată automat ca defecțiune a PRRO: pentru această situație există o procedură offline.

O notă scrisă de mână despre încasări, un tabel sau un fișier de raport creat de sine stătător nu înlocuiesc raportul fiscal Z. Carnetul de decontare se utilizează, de asemenea, numai potrivit procedurii prevăzute de lege.

Ce informații trebuie să păstreze managerul magazinului

SFS explică faptul că împrejurarea trebuie să împiedice în mod obiectiv îndeplinirea obligației. De aceea, recomandăm să întocmiți o notă internă despre incident după ce angajații sunt în siguranță. Aceasta ar trebui să includă:

• adresa magazinului, data și ora obișnuită de închidere;
• ora de început și de sfârșit a alertei în zona respectivă și sursa acestor informații;
• numele operatorului casei, numărul fiscal al RRO sau PRRO și numărul schimbului;
• momentul opririi vânzărilor și motivul pentru care raportul nu a putut fi generat la ora planificată;
• dacă au existat pene de curent, pierderi de conexiune sau defecțiuni și ce mesaje de eroare au fost păstrate;
• data, ora și numărul efective ale raportului Z generat, rezultatele transmiterii documentelor și ale verificării închiderii schimbului;
• cine a verificat casa înainte de reluarea operațiunilor de decontare.

Anexați notei confirmările disponibile: notificări despre alertă, programul de lucru, capturi ale erorilor din program, jurnale de schimb de date, solicitări către serviciul de asistență tehnică și răspunsuri de la server. Dacă raportul nu a putut fi generat nici în următoarea zi lucrătoare, consemnați separat motivul întârzierii ulterioare și măsurile luate pentru remediere. O simplă trimitere la alerta anterioară nu explică orice întârziere ulterioară.

În cazul unei defecțiuni reale a RRO hardware, se aplică și termenele de notificare prevăzute la punctul 16 al articolului 3 din Legea nr. 265: centrul de service trebuie notificat în ziua lucrătoare în care a fost constatată defecțiunea, iar organul fiscal — în termen de două zile lucrătoare după acea zi.

Cum se evaluează răspunderea pentru întârzierea raportului

O alertă aeriană nu exonerează, prin ea însăși, de răspundere pentru toate încălcările legate de funcționarea casei. Subpunctul 112.8.9 al articolului 112 din Codul fiscal al Ucrainei prevede exonerarea de răspundere financiară dacă fapta a fost consecința unor împrejurări de forță majoră. În fiecare situație concretă trebuie stabilită legătura dintre eveniment și imposibilitatea de a îndeplini obligația. O notă internă sau un certificat nu determină exonerarea automată de sancțiuni.

Nu atribuiți oricărui raport Z întârziat o amendă egală cu valoarea vânzărilor. Punctul 1 al articolului 17 din Legea nr. 265 prevede sancțiuni de 100% din suma vânzării pentru prima încălcare și de 150% pentru fiecare încălcare ulterioară, în cazurile pe care le enumeră, inclusiv neînregistrarea operațiunii printr-un registrator fiscal sau neeliberarea unui document de decontare corespunzător. Punctul 10 al aceluiași articol stabilește separat o sancțiune pentru nedepunerea raportării obligatorii și a copiilor documentelor — 30 de unități de venituri minime neimpozabile ale cetățenilor.

Temeiul răspunderii se stabilește în funcție de încălcarea constatată efectiv. Separat, articolul 26 din Legea nr. 265 prevede, conform legii, răspunderea administrativă a persoanelor cu funcții de conducere și a angajaților din comerț pentru încălcarea cerințelor acesteia. Prin urmare, evaluarea consecințelor întârzierii raportului nu se limitează la sancțiunile financiare aplicate antreprenorului sau companiei.

Punctul 14 din secțiunea II a Legii nr. 265 prevede exonerarea teritorială de răspundere pentru încălcări comise în timpul vânzării de bunuri și prestării de servicii în teritoriile temporar ocupate și în teritoriile cu ostilități active sau posibile, în limitele perioadelor stabilite pentru acestea. Exonerarea nu se aplică încălcării regulilor de decontare la vânzarea bunurilor accizabile. Pentru a stabili dacă norma se aplică, trebuie verificat statutul teritoriului concret și datele corespunzătoare din lista oficială. Declararea alertei într-o altă localitate nu conferă această exonerare teritorială.

Cum se închide schimbul PRRO în Torgsoft după o alertă

Opțiunea contra cost „Registrator software al operațiunilor de decontare” se plătește anual pentru fiecare dispozitiv pe care se fiscalizează vânzările. Funcționează cu licențele Torgsoft Start, Ultra și Terminal. Activați din timp „Conectarea registratorului software al operațiunilor de decontare” din meniul „Setări”, înregistrați unitatea economică, PRRO-ul și operatorii casei și verificați valabilitatea semnăturii electronice calificate (SECal). De regulă, operatorul se identifică folosind ecusonul sau alegându-și numele din listă și lucrează cu propria cheie. Dacă asociați vânzările cu vânzătorul în modul „Pentru fiecare produs”, programul utilizează cheia comună PRRO; asigurați accesul la aceasta numai persoanelor autorizate. După întoarcerea în siguranță, verificați ultimul raport Z, starea bonurilor și documentele netransmise. Potrivit instrucțiunilor pentru operator, în formularul „Vânzare” deschideți „Bon fiscal” → „Tipărire raport Z” și verificați mesajul privind închiderea schimbului.

Documentația privind modul offline permite generarea raportului Z fără conexiune: Torgsoft păstrează documentele local și le trimite automat după restabilirea conexiunii. Prima deschidere a schimbului necesită internet. Înainte de noi vânzări, verificați încheierea schimbului anterior și pregătirea celui următor. Dacă conexiunea a fost restabilită, verificați livrarea documentelor și confirmarea serverului; dacă nu există conexiune, verificați permisiunea de lucru offline și timpul și numerele rămase. Programul blochează activitatea offline când sunt depășite 36 de ore consecutive sau 168 de ore într-o lună calendaristică ori când se epuizează numerele; excepția prevăzută de lege nu elimină aceste limite tehnice. Nu reinstalați programul și nu ștergeți baza de date cât timp există bonuri netransmise. Dacă rezultatul fiscalizării nu este cunoscut, clarificați situația cu administratorul sau serviciul de asistență înainte de a repeta acțiunea.

Norme și explicații oficiale pentru verificarea procedurii

• Legea Ucrainei nr. 265/95-VR privind utilizarea registratoarelor operațiunilor de decontare: articolul 2 — definiția raportului; punctele 7, 9 și 16 ale articolului 3 — transmiterea documentelor, raportul zilnic și defecțiunile; articolul 5 — procedura de rezervă și cea offline; articolul 17 — sancțiunile financiare; punctele 13 și 14 din secțiunea II — condiții speciale.
• Procedura de înregistrare, ținere a registrului și utilizare a registratoarelor software ale operațiunilor de decontare, aprobată prin Ordinul nr. 317 al Ministerului Finanțelor al Ucrainei: punctul 12 din secțiunea II — defecțiuni; punctele 3 și 5 din secțiunea IV — deschiderea și închiderea schimbului; secțiunea V — documentele offline și transmiterea lor.
• Codul ucrainean al protecției civile nr. 5403-VI: articolele 20 și 21 — obligațiile antreprenorului și regulile de conduită pentru cetățeni.
• Codul fiscal al Ucrainei nr. 2755-VI: articolul 112, inclusiv subpunctul 112.8.9 — condițiile răspunderii financiare și împrejurările de forță majoră.
• Explicațiile SFS privind raportul Z atunci când alerta a cuprins ora planificată pentru închiderea magazinului — termenul până în următoarea zi lucrătoare, înainte de noi operațiuni de decontare.