PFA în 2026: taxe, CM/PCM, documente, angajați, licențe și amenzi

Persoană fizică autorizată în 2026: impozite, CM/PCM, documente, angajați, licențe și amenzi

Riscurile financiare pentru o Persoană fizică autorizată apar atunci când activitatea desfășurată efectiv nu corespunde sistemului de impozitare ales, venitul obținut depășește limita stabilită, operațiunea de decontare nu este efectuată prin CM/PCM, marfa nu este confirmată prin documente, un angajat este admis la muncă fără formalizarea raporturilor de muncă sau activitatea este desfășurată fără licența necesară. Consecințele pot include aplicarea cotei de 15% a impozitului unic pentru anumite venituri, trecerea la sistemul general de impozitare, amenzi de 100% sau 150% din valoarea operațiunilor, o amendă egală cu valoarea mărfurilor neînregistrate, o sancțiune de 86 470 UAH pentru un angajat neînregistrat și încetarea valabilității licenței.

Un model sigur de activitate presupune controlul grupei fiscale și al codurilor KVED, plata la timp a impozitelor și a contribuției sociale unice, fiscalizarea tuturor operațiunilor de decontare, existența documentelor primare pentru marfă, formalizarea corectă a personalului, înregistrarea unităților economice și obținerea licențelor specifice domeniului. Legea marțială prevede anumite facilități, însă majoritatea acestora se aplică doar în condițiile stabilite de lege și nu reprezintă o scutire generală de impozite, raportare sau utilizarea CM.

Principalii indicatori fiscali pentru o Persoană fizică autorizată în 2026

Salariul minim este de 8 647 UAH pe lună, iar minimul de existență pentru o persoană aptă de muncă este de 3 328 UAH. De acești indicatori depind cuantumul impozitului unic, taxei militare, contribuției sociale unice, sancțiunilor de muncă și anumitor sancțiuni legate de licențiere.

Pentru grupele 1 și 2 sunt indicate cotele maxime. Cuantumul concret al impozitului unic este stabilit de autoritatea locală competentă și, prin urmare, poate fi mai mic. Persoanele fizice autorizate din grupele 1 și 2 achită impozitul unic și taxa militară prin plăți anticipate lunare, indiferent dacă au obținut venit, dacă nu există o facilitate legală.

În sistemul general nu este impozitată întreaga încasare, ci diferența dintre venitul obținut și cheltuielile documentate, direct legate de activitatea economică. Cheltuielile fără documente corespunzătoare nu reduc baza impozabilă.

Ce activități permit grupele de impozit unic

Grupa 1

Grupa 1 este destinată Persoanelor fizice autorizate fără angajați care:

• vând mărfuri din locuri comerciale din piețe;

• prestează populației servicii gospodărești, al căror registru este stabilit de Codul fiscal;

• nu depășesc limita anuală de venit.

Comerțul printr-un magazin obișnuit, magazin online sau într-un spațiu separat situat în afara unui loc comercial din piață nu corespunde condițiilor grupei 1.

Grupa 2

Grupa 2 permite:

• producerea și vânzarea de mărfuri;

• activități de alimentație publică;

• prestarea de servicii populației și plătitorilor impozitului unic;

• utilizarea muncii a cel mult 10 angajați simultan.

Prestarea de servicii întreprinderilor și Persoanelor fizice autorizate aflate în sistemul general, ca regulă generală, nu corespunde condițiilor grupei 2. Restricția se referă anume la servicii. Vânzarea de mărfuri unui cumpărător aflat în sistemul general nu este interzisă în sine.

Grupa 3

Grupa 3 nu are o limitare separată privind numărul de angajați sau categoria contrapărților, însă Persoana fizică autorizată trebuie:

• să respecte limita de venit;

• să nu desfășoare activități interzise pentru sistemul simplificat;

• să efectueze decontările în formă bănească;

• să aibă activitățile corespunzătoare înscrise în registrul plătitorilor de impozit unic.

Condițiile de aplicare a sistemului simplificat, restricțiile privind tipurile de activitate și procedura de decontare sunt stabilite prin articolele 291–299 din Codul fiscal al Ucrainei.

Codurile KVED și registrul plătitorilor de impozit unic

Înregistrarea unui cod KVED în Registrul unic de stat și informațiile din registrul plătitorilor de impozit unic îndeplinesc funcții diferite.

Înainte de a începe un nou domeniu de activitate, Persoana fizică autorizată trebuie:

1. să adauge codul KVED corespunzător în Registrul unic de stat;

2. să depună la Serviciul Fiscal de Stat o cerere pentru includerea activității în registrul plătitorilor de impozit unic;

3. să verifice extrasul primit din registru;

4. să se asigure că activitatea este permisă pentru grupa aleasă;

5. să obțină, dacă este necesar, licența sau autorizația specifică domeniului.

Existența unui cod KVED nu înlocuiește licența. De exemplu, un cod KVED pentru comerțul cu amănuntul al băuturilor alcoolice nu conferă dreptul de a vinde alcool fără licență.

Când se aplică cota de 15% a impozitului unic

Cota de 15% nu se aplică automat întregului venit al unei Persoane fizice autorizate. Aceasta se aplică unei sume concrete de venit obținute cu încălcarea regulilor sistemului simplificat, inclusiv:

• suma cu care a fost depășită limita anuală;

• venitul din activități care nu sunt indicate în registrul plătitorilor de impozit unic;

• venitul din activități interzise pentru sistemul simplificat;

• venitul din activități care nu corespund condițiilor grupei 1 sau 2;

• venitul obținut printr-o metodă de decontare nebănească interzisă de punctul 291.6 al Codului fiscal al Ucrainei.

Pe lângă plata cotei de 15%, antreprenorul trebuie să treacă la altă grupă sau la sistemul general în termenele stabilite de Codul fiscal. Dacă încălcarea este identificată de Serviciul Fiscal de Stat, înregistrarea ca plătitor al impozitului unic poate fi anulată prin decizia organului de control.

Decontări care creează riscuri pentru plătitorul impozitului unic

Plătitorii din grupele 1–3 trebuie să efectueze decontările pentru mărfuri, lucrări și servicii în formă bănească — numerar sau fără numerar. Riscul apare în cazul:

• barterului;

• compensării creanțelor reciproce omogene;

• transmiterii de mărfuri în locul plății;

• stingerii datoriei prin alte bunuri;

• utilizării cambiilor sau altor forme de decontare nebănească, dacă legea nu permite în mod expres operațiunea respectivă.

Plata cu întârziere a impozitelor: ce sancțiuni se aplică

Pe lângă amendă, în conformitate cu articolul 129 din Codul fiscal al Ucrainei, se poate calcula penalitate. Datoria fiscală poate duce la transmiterea unei somații fiscale, apariția unui gaj fiscal și executarea silită asupra fondurilor sau bunurilor în modul stabilit de articolele 59 și 87–95 din Codul fiscal al Ucrainei.

Înainte de efectuarea plății trebuie verificate conturile bugetare actuale și destinația plății. Un transfer către un cont incorect nu este întotdeauna considerat îndeplinirea la timp a obligației fiscale corespunzătoare.

Contribuția socială unică: obligație, facilități și răspundere

Contribuția minimă de asigurări sociale pentru o lună este de 1 902,34 UAH, iar pentru un trimestru — 5 707,02 UAH. Plata contribuției sociale unice minime asigură o lună de stagiu de cotizare, cu condiția achitării integrale și la timp.

Legea prevede scutirea de la plata contribuției sociale unice pentru sine pentru anumite categorii, cu respectarea condițiilor stabilite, inclusiv:

• pensionarii pentru limită de vârstă sau vechime în muncă care primesc pensie;

• persoanele cu dizabilități care primesc pensie sau ajutor social;

• Persoanele fizice autorizate care lucrează simultan în baza unui contract individual de muncă, dacă angajatorul a achitat pentru luna respectivă o contribuție cel puțin egală cu contribuția minimă;

• antreprenorii mobilizați, în cazurile prevăzute de lege;

• alte persoane prevăzute în mod expres de articolul 4 din Legea nr. 2464.

Pentru o Persoană fizică autorizată aflată în sistemul general, baza de calcul a contribuției sociale unice este legată de venitul net. Dacă într-o anumită lună nu există venit net, antreprenorul are dreptul să nu stabilească baza contribuției pentru sine sau să achite voluntar contribuția în limitele prevăzute de lege.

Pentru neplata sau plata cu întârziere a contribuției sociale unice se aplică o amendă de 20% din suma neachitată la timp. Penalitatea este de 0,1% din restanță pentru fiecare zi de întârziere, începând cu ziua următoare termenului-limită și până în ziua plății efective inclusiv. Datoria poate fi transmisă spre executare silită.

Raportarea fiscală a Persoanei fizice autorizate

Plătitorii impozitului unic din grupele 1 și 2 depun declarația anual, iar plătitorii din grupa 3 — trimestrial. Antreprenorii aflați în sistemul general depun anual declarația privind situația patrimonială și veniturile, împreună cu anexele corespunzătoare.

Persoanele fizice autorizate care sunt angajatori sau alți agenți fiscali depun în 2026 Calculul fiscal consolidat privind impozitul pe venitul persoanelor fizice, taxa militară și contribuția socială unică trimestrial, cu defalcarea indicatorilor pentru fiecare lună a trimestrului. Calculul pentru trimestrul al doilea al anului 2026 trebuie depus cel târziu la 10 august 2026. Dacă rapoartele au fost deja depuse pentru anumite luni ale trimestrului, formularul trimestrial se completează numai pentru lunile pentru care datele nu au fost încă depuse: informațiile deja acceptate nu trebuie duplicate.

Înainte de depunerea raportării trebuie verificat:

• formatul electronic actual al formularului;

• corectitudinea numărului fiscal;

• codurile veniturilor;

• numărul de angajați;

• datele angajării și concedierii;

• sumele impozitului pe venitul persoanelor fizice, taxei militare și contribuției sociale unice;

• existența recipisei nr. 2 privind acceptarea raportului.

Recipisa privind expedierea documentului nu confirmă acceptarea acestuia. Confirmarea este recipisa pozitivă nr. 2.

Cum să corectați singur o eroare fiscală

Eroarea trebuie corectată înainte de începerea controlului prin depunerea unei declarații rectificative sau prin reflectarea corectării în raportarea curentă — în funcție de formularul și regulile impozitului respectiv.

Pe durata legii marțiale, subpunctul 69.38 din subsecțiunea 10 a secțiunii XX din Codul fiscal al Ucrainei scutește contribuabilul de amenda de 3% sau 5% prevăzută la punctul 50.1 din Codul fiscal și de penalitate dacă acesta corectează în mod independent obligația fiscală subevaluată, cu respectarea procedurii, cerințelor și limitărilor prevăzute de articolul 50 din Codul fiscal. Impozitul sau taxa subevaluată trebuie totuși achitată.

Această normă nu înseamnă că orice încălcare este automat scutită de răspundere. Ea se referă exclusiv la corectarea voluntară a erorilor fiscale în conformitate cu articolul 50 din Codul fiscal și nu anulează sancțiunile pentru încălcarea legislației privind CM, munca, licențierea sau circulația produselor accizabile.

Documente primare: ce trebuie să păstreze o Persoană fizică autorizată

Persoana fizică autorizată trebuie să țină evidența veniturilor, cheltuielilor și operațiunilor economice pe baza documentelor. Pentru un plătitor de impozit unic, cheltuielile de regulă nu reduc valoarea impozitului unic, însă documentele sunt necesare pentru confirmarea:

• originii și achiziției mărfurilor;

• recepției efective a mărfurilor;

• cantității și valorii acestora;

• transferurilor între magazine și depozite;

• retururilor către furnizor sau efectuate de cumpărător;

• casării, deteriorării sau lipsurilor;

• legalității utilizării unei mărci comerciale sau a programelor software;

• obligațiilor de garanție;

• decontărilor reciproce cu contrapărțile;

• cheltuielilor unei Persoane fizice autorizate aflate în sistemul general.

Documentele pot include contracte, facturi, avize de însoțire și documente de transport, procese-verbale de predare-primire, acte de executare a lucrărilor, bonuri, instrucțiuni de plată, extrase bancare, declarații vamale, inventare, acte de casare, certificate și declarații de conformitate.

Documentul primar trebuie să conțină suficiente informații pentru identificarea operațiunii: denumirea documentului, data, datele părților, conținutul și volumul operațiunii, unitatea de măsură, persoanele responsabile, semnătura sau un alt identificator prevăzut de legislație.

Pentru majoritatea documentelor obișnuite ale unei Persoane fizice autorizate, perioada minimă de păstrare este de cel puțin 1 095 de zile, conform articolului 44 din Codul fiscal al Ucrainei. Pentru anumite operațiuni, legea stabilește termene mai lungi. Documentele nu pot fi distruse până la încheierea unui control sau a unei contestații administrative ori judiciare, chiar dacă termenul principal de păstrare a expirat deja.

Cine este obligat să țină evidența stocurilor de mărfuri

Formularul de evidență a stocurilor de mărfuri prevăzut de Ordinul Ministerului Finanțelor nr. 496 trebuie ținut, în special, de:

• Persoanele fizice autorizate aflate în sistemul general care vând mărfuri și efectuează operațiuni de decontare;

• Persoanele fizice autorizate plătitoare de impozit unic, înregistrate ca plătitoare de TVA;

• Persoanele fizice autorizate care vând produse tehnice complexe de uz casnic supuse reparației în garanție;

• vânzătorii de medicamente și dispozitive medicale;

• vânzătorii de bijuterii și articole de uz casnic din metale și pietre prețioase.

Marfa trebuie introdusă în evidență înainte de începerea vânzării. Înregistrările se fac pe baza documentelor privind recepția, transferul și ieșirea mărfurilor. Documentele primare sau accesul la copiile lor electronice trebuie să fie disponibile la locul vânzării.

Pentru vânzarea mărfurilor neînregistrate sau neprezentarea în timpul controlului a documentelor care confirmă evidența acestora la locul vânzării, articolul 20 din Legea nr. 265 prevede o amendă egală cu valoarea acestor mărfuri la prețurile de vânzare, dar nu mai puțin de 10 venituri minime neimpozabile ale cetățenilor — 170 UAH. Această sancțiune nu se aplică plătitorilor de impozit unic care nu sunt plătitori de TVA, cu excepția vânzătorilor de produse accizabile, produse tehnice complexe de uz casnic, medicamente, dispozitive medicale și bijuterii.

Documentele prezentate doar după începerea controlului pot să nu înlăture încălcarea dacă, la momentul controlului, marfa se afla deja la locul de vânzare fără confirmarea documentară corespunzătoare.

CM/PCM: când bonul fiscal este obligatoriu

CM sau PCM se utilizează în timpul unei operațiuni de decontare, inclusiv la:

• încasarea numerarului;

• plata cu cardul prin terminal POS;

• plata cu cardul pe site;

• achiziția online;

• plata prin link de plată sau cod QR de plată;

• încasarea plății de către curierul propriu;

• restituirea banilor către cumpărător pentru o marfă cumpărată anterior.

Terminalul de plată nu înlocuiește CM. Chitanța terminalului confirmă operațiunea bancară, iar bonul fiscal — vânzarea mărfii sau serviciului.

CM poate să nu fie utilizat, în special:

• de Persoanele fizice autorizate din grupa 1;

• în cazul plății exclusiv prin transfer bancar din contul cumpărătorului în contul curent al vânzătorului, pe baza datelor IBAN, fără utilizarea cardului sau a serviciilor de acquiring;

• în cazurile prevăzute expres de articolul 9 din Legea nr. 265;

• în cazurile utilizării registrelor de decontare și KORO în conformitate cu articolul 10 din Legea nr. 265 și Hotărârea Cabinetului de Miniștri nr. 1336.

Antreprenorul trebuie să evalueze nu denumirea plății din extrasul bancar, ci mecanismul efectiv prin care aceasta a fost inițiată. Plata cu cardul prin acquiring nu devine un transfer bancar obișnuit doar pentru că banii sunt creditați în contul vânzătorului.

Amenzi pentru neutilizarea CM/PCM

Pentru neefectuarea operațiunii de decontare, efectuarea acesteia pentru o sumă incompletă sau neeliberarea către cumpărător a documentului de decontare corespunzător, punctul 1 al articolului 17 din Legea nr. 265 prevede:

• 100% din valoarea mărfurilor, lucrărilor sau serviciilor vândute cu încălcarea cerințelor — pentru prima încălcare constatată;

• 150% din valoare — pentru fiecare încălcare ulterioară.

Cotele reduse care s-au aplicat temporar anumitor Persoane fizice autorizate au încetat să se aplice la 31 iulie 2025.

Prima și următoarele încălcări sunt stabilite nu în funcție de data controlului, ci în ordinea operațiunilor confirmate. Dacă în urma controlului sunt identificate mai multe vânzări nefiscalizate, sancțiunea poate fi aplicată separat pentru fiecare operațiune: 100% pentru prima și 150% pentru următoarele.

Ce trebuie să conțină bonul fiscal

Bonul trebuie să conțină elementele obligatorii prevăzute de Regulamentul nr. 13, inclusiv:

• denumirea și adresa unității economice;

• datele Persoanei fizice autorizate și numărul fiscal;

• denumirea mărfii sau serviciului;

• cantitatea, prețul și valoarea totală;

• forma și mijlocul de plată;

• cotele și valorile TVA sau accizei — atunci când se aplică;

• data și ora operațiunii;

• numărul fiscal al bonului;

• datele CM sau PCM;

• codul QR și alte elemente prevăzute de formular;

• codul UKT ZED și datele timbrului de acciz pentru mărfurile pentru care acestea sunt obligatorii.

Denumirea mărfii trebuie să permită identificarea produsului vândut. Denumiri generale precum «marfă», «serviciu», «îmbrăcăminte» sau «produse» pot să nu corespundă cerințelor dacă nu permit identificarea obiectului operațiunii. Pentru plătitorii de impozit unic care nu sunt plătitori de TVA și nu vând produse cu risc special prevăzute de lege, este permisă indicarea unei denumiri care reflectă caracteristicile de consum și grupa de produse.

Lipsa unui element obligatoriu poate avea drept consecință nerecunoașterea documentului drept document de decontare. În același timp, nu orice inexactitate tehnică atrage automat o amendă de 100%: sunt relevante natura erorii, caracterul obligatoriu al elementului respectiv și circumstanțele efective ale operațiunii.

Schimburi, retururi și închiderea zilei de casă

Schimbul PCM nu trebuie să dureze mai mult de 24 de ore. La sfârșitul zilei de lucru în care au fost efectuate operațiuni de decontare se generează raportul Z zilnic.

Restituirea banilor se efectuează prin CM/PCM prin emiterea unui bon de restituire sau efectuarea operațiunii corespunzătoare de anulare — în funcție de situație și de momentul identificării erorii. Simpla ștergere a vânzării din programul de evidență a mărfurilor nu este suficientă.

Magazine online, livrare și plata ramburs

Vânzătorul trebuie să stabilească în prealabil cine este partea operațiunii de decontare, cine încasează banii, ce document primește cumpărătorul și în ce moment apare obligația de emitere a bonului. Contractul cu transportatorul trebuie să corespundă modelului real de încasare a plății ramburs.

Pe site, marketplace sau pagina din rețelele sociale, vânzătorul trebuie să publice informațiile despre sine prevăzute de Legea «privind comerțul electronic», inclusiv denumirea sau numele complet al Persoanei fizice autorizate, adresa, datele de contact, numărul fiscal, informațiile privind licența, condițiile de plată, livrare și retur și prețul final.

Unitatea economică, spațiul și formularul nr. 20-OPP

Magazinul, depozitul, biroul, chioșcul, salonul, atelierul sau alt obiect prin intermediul căruia este desfășurată activitatea trebuie să fie înregistrat în mod corespunzător.

Antreprenorul trebuie să dețină:

• un document privind dreptul de proprietate, chirie sau alt temei legal pentru utilizarea spațiului;

• notificarea conform formularului nr. 20-OPP;

• un CM/PCM înregistrat pentru această unitate economică;

• documente pentru firmă sau publicitate exterioară, dacă sunt necesare;

• o licență cu adresa corectă și datele CM/PCM — pentru comerțul licențiat;

• documente privind securitatea la incendiu, protecția muncii, cerințele sanitare sau alimentare — în funcție de activitate;

• documente pentru cântare și alte echipamente de măsurare, dacă acestea sunt supuse controlului metrologic.

CM sau PCM nu se înregistrează pentru un obiect inexistent sau neînregistrat. Mai întâi trebuie notificat Serviciul Fiscal de Stat cu privire la unitatea economică prin formularul nr. 20-OPP, după care poate fi înregistrată casa de marcat.

Licențe și autorizații

Pentru comerțul obișnuit cu amănuntul al produselor nealimentare nu există o «licență comercială» universală. Licența este necesară pentru anumite tipuri de activitate stabilite de lege.

Înainte de începerea activității trebuie verificată nu doar Legea «privind licențierea tipurilor de activitate economică», ci și legea specială și condițiile de licențiere aplicabile domeniului concret.

Vânzarea alcoolului, tutunului, lichidelor pentru țigări electronice și combustibilului

În domeniul comerțului cu produse accizabile trebuie controlate simultan:

• valabilitatea licenței;

• adresa locului de comercializare;

• lista CM/PCM incluse în registrul de licențiere;

• documentele privind originea mărfurilor;

• marcarea cu timbre de acciz;

• codurile UKT ZED din bon;

• prețurile stabilite de lege;

• restricțiile de vârstă;

• stocurile de mărfuri;

• termenele de valabilitate și condițiile de păstrare;

• plățile periodice pentru licență.

Pentru vânzătorii cu amănuntul de alcool, produse din tutun și lichide pentru țigări electronice se aplică cerințe privind salariul mediu lunar al angajaților sau venitul impozabil lunar al Persoanei fizice autorizate fără angajați:

• 17 294 UAH — indicatorul general, egal cu două salarii minime;

• 12 970,50 UAH — pentru locurile de comercializare situate în afara centrelor regionale, Kievului și Sevastopolului, la o distanță de peste 50 km și cu o suprafață comercială de până la 500 m², cu respectarea tuturor condițiilor Legii nr. 3817.

Nerespectarea acestei cerințe timp de trei luni calendaristice complete consecutive, constatată în timpul controlului, constituie temei pentru încetarea licenței.

Alte motive pentru încetarea licenței pot include:

• cererea titularului licenței;

• neachitarea unei plăți periodice;

• vânzarea produselor nemarcate, atunci când marcarea este obligatorie;

• depozitarea sau vânzarea produselor accizabile neînregistrate peste limita stabilită de lege;

• comerțul repetat în decurs de 365 de zile printr-un CM/PCM neînregistrat în registru sau fără CM/PCM;

• încetarea înregistrării de stat a antreprenorului;

• alte circumstanțe enumerate expres în articolul 46 din Legea nr. 3817.

Pentru alcoolul, produsele din tutun sau lichidele pentru țigări electronice neînregistrate, temeiul pentru încetarea licenței este depășirea a 0,5% din volumul produsului respectiv vândut în ziua precedentă prin toate CM/PCM ale locului de comercializare respectiv.

Marcarea, calitatea și păstrarea mărfurilor

Marfa trebuie să respecte reglementările tehnice și cerințele speciale aplicabile categoriei corespunzătoare de produse. Antreprenorul trebuie să verifice:

• existența informațiilor în limba ucraineană;

• denumirea și caracteristicile principale ale produsului;

• producătorul sau importatorul;

• compoziția și modul de utilizare — atunci când este necesar;

• data fabricației, termenul de valabilitate și condițiile de păstrare;

• avertismentele privind riscurile;

• marca de conformitate cu reglementările tehnice;

• certificatul, declarația de conformitate sau alt document, dacă este obligatoriu;

• documentele de garanție;

• marcarea cu timbre de acciz sau alți identificatori.

Vânzătorul nu trebuie să comercializeze produse expirate, periculoase, deteriorate, marcate incorect sau retrase de pe piață. Condițiile de depozitare trebuie să corespundă cerințelor producătorului și legislației sectoriale. Pentru produsele alimentare, medicamente, cosmetice, substanțe chimice, produse pentru copii și echipamente se aplică reguli speciale.

Formalizarea angajaților

Un angajat nu poate fi admis la muncă până când nu sunt îndeplinite simultan două condiții:

1. este încheiat contractul individual de muncă și este emis ordinul sau dispoziția de angajare;

2. este transmisă Serviciului Fiscal de Stat notificarea privind angajarea lucrătorului.

Această regulă se aplică și rudelor antreprenorului dacă acestea îndeplinesc efectiv atribuțiile unui vânzător, casier, administrator, curier, tehnician, bucătar sau altui angajat.

Semnele unui raport de muncă pot include munca regulată conform unui program, respectarea regulilor antreprenorului, îndeplinirea unei funcții de muncă permanente, utilizarea echipamentelor angajatorului și remunerarea sistematică. Un contract civil nu protejează împotriva răspunderii dacă persoana lucrează în fapt ca un angajat permanent.

Principalele amenzi pentru încălcări ale legislației muncii în 2026

Pentru plătitorii impozitului unic din grupele 1–3, articolul 265 din Codul muncii al Ucrainei prevede, pentru prima încălcare privind admiterea efectivă la muncă fără contract individual de muncă, un avertisment în locul sancțiunii financiare. Aceasta nu înlătură obligația de a formaliza angajarea, de a calcula suplimentar impozitele și contribuția socială unică și nu exclude răspunderea administrativă a persoanei responsabile.

Cum se desfășoară controalele efective

Un control efectiv poate viza:

• utilizarea CM/PCM și eliberarea bonurilor;

• disciplina de casă;

• existența licențelor;

• circulația produselor accizabile;

• evidența mărfurilor;

• formalizarea angajaților.

Controlul poate fi efectuat fără notificare prealabilă, dar numai în temeiurile prevăzute de articolul 80 din Codul fiscal al Ucrainei. Înainte de începerea controlului, funcționarii trebuie să prezinte sau să furnizeze documentele prevăzute de articolul 81 din Codul fiscal: delegația pentru control, copia ordinului și legitimațiile de serviciu.

Antreprenorul are dreptul:

• să verifice datele documentelor;

• să facă copii sau fotografii ale acestora;

• să implice un avocat;

• să ofere explicații scrise;

• să depună obiecții la procesul-verbal;

• să conteste decizia fiscală pe cale administrativă sau judiciară.

Refuzul accesului la control fără un temei juridic corespunzător poate crea riscuri suplimentare, de aceea decizia privind nepermiterea controlului trebuie luată numai după evaluarea juridică a documentelor și temeiurilor controlului.

Are autoritatea fiscală acces automat la toate extrasele bancare?

Informațiile privind conturile și operațiunile clientului constituie secret bancar. Serviciul Fiscal de Stat nu are acces discreționar nelimitat la toate fluxurile de bani ale fiecărui antreprenor.

În același timp:

• banca informează Serviciul Fiscal de Stat despre deschiderea și închiderea conturilor Persoanei fizice autorizate;

• antreprenorul este obligat să informeze banca despre statutul său de Persoană fizică autorizată;

• în timpul unui control documentar, Serviciul Fiscal de Stat poate solicita antreprenorului extrasele bancare legate de obiectul controlului;

• informațiile bancare pot fi divulgate în cazurile și în modul prevăzut de articolul 62 din Legea «privind băncile și activitatea bancară»;

• Serviciul Fiscal de Stat compară declarațiile, datele CM/PCM, raportarea fiscală, registrele, licențele și alte informații fiscale.

Persoana fizică autorizată nu trebuie să utilizeze contul personal pentru decontările aferente activității economice. Amestecarea fondurilor personale și comerciale îngreunează confirmarea naturii încasărilor și apărarea poziției contribuabilului în timpul controlului.

Facilități și reguli speciale în timpul legii marțiale

Imposibilitatea de a îndeplini obligația fiscală

Subpunctul 69.1 din subsecțiunea 10 a secțiunii XX din Codul fiscal al Ucrainei nu stabilește o scutire automată de răspundere pentru toți antreprenorii. Persoana fizică autorizată care, în mod obiectiv, nu poate depune rapoarte, plăti impozite sau îndeplini alte obligații din cauza circumstanțelor de război trebuie să confirme această imposibilitate în conformitate cu Ordinul Ministerului Finanțelor nr. 225.

Sunt necesare o cerere și documente care confirmă circumstanțele concrete: distrugerea sau pierderea bunurilor și documentelor, ocupația, acțiunile militare, evacuarea, lipsa accesului la sisteme bancare sau electronice și alte circumstanțe prevăzute de procedură. După restabilirea posibilității, obligațiile trebuie îndeplinite în termenele speciale stabilite.

Concediul și boala de lungă durată ale Persoanei fizice autorizate din grupa 1 sau 2

O Persoană fizică autorizată din grupa 1 sau 2, fără angajați, poate să nu achite impozitul unic și taxa militară fixă:

• pentru o lună calendaristică pe an în legătură cu concediul;

• pentru perioada unei boli cu durata de 30 sau mai multe zile calendaristice, confirmată prin documentele corespunzătoare.

Concediul trebuie declarat prin cerere înainte de începerea acestuia. Facilitatea nu se aplică automat și nu se extinde asupra contribuției sociale unice dacă nu există un temei separat pentru scutirea de această contribuție.

Antreprenori mobilizați

Persoanele fizice autorizate înregistrate înainte de recrutare sau încheierea unui contract de serviciu militar sunt, cu respectarea condițiilor prevăzute de Codul fiscal al Ucrainei, scutite de calcularea, plata și raportarea impozitelor pentru sine pe perioada serviciului militar. Obligațiile angajatorului față de angajați nu încetează automat: impozitul pe venitul persoanelor fizice, taxa militară și contribuția socială unică aferente plăților către angajați trebuie gestionate de antreprenor sau de o persoană împuternicită, conform procedurii speciale.

Teritorii de luptă și teritorii ocupate temporar

Pentru anumite Persoane fizice autorizate din grupele 1 și 2 cu adresa fiscală pe teritorii de luptă sau teritorii ocupate temporar, Codul fiscal al Ucrainei prevede dreptul special de a nu achita plățile fixe pentru anumite perioade și în condițiile stabilite.

În plus, începând cu 1 octombrie 2023, nu se aplică răspunderea pentru anumite încălcări ale Legii nr. 265 comise pe teritorii ocupate temporar sau în zone de lupte active ori posibile, până la datele stabilite de lege. Excepția o constituie încălcările legate de vânzarea produselor accizabile. Această scutire de răspundere nu trebuie interpretată ca o anulare generală a obligației de utilizare a CM/PCM.

Listă de verificare pentru activitatea sigură a Persoanei fizice autorizate

Impozite și statut

• Verificați grupa fiscală, cotele și limita anuală.

• Verificați codurile KVED în Registrul unic de stat și registrul plătitorilor de impozit unic.

• Nu utilizați forme interzise de decontare nebănească.

• Verificați lunar situația decontărilor cu bugetul în Cabinetul electronic.

• Achitați impozitele numai în conturile bugetare actuale.

• Monitorizați apropierea de limita anuală de venit înainte de sfârșitul anului.

CM/PCM

• Înregistrați unitatea economică prin formularul nr. 20-OPP.

• Înregistrați CM/PCM și casierii.

• Fiscalizați fiecare operațiune de decontare pentru suma integrală.

• Indicați corect marfa, forma și mijlocul de plată.

• Nu confundați chitanța terminalului POS cu bonul fiscal.

• Procesați retururile prin CM/PCM.

• Închideți schimbul și generați raportul Z.

• Verificați transmiterea bonurilor către serverul fiscal.

Mărfuri și documente

• Nu acceptați marfă fără document privind originea.

• Înregistrați recepția mărfurilor înainte de începerea vânzării.

• Păstrați documentele pentru fiecare furnizor și lot.

• Documentați transferurile, casările, retururile și inventarierea.

• Asigurați accesul la documente direct la locul vânzării.

• Controlați marcarea, certificatele, termenele de valabilitate și condițiile de păstrare.

Personal

• Încheiați contractul individual de muncă și emiteți ordinul de angajare.

• Notificați Serviciul Fiscal de Stat înainte de începerea efectivă a muncii.

• Țineți evidența timpului de muncă.

• Calculați salariul cel puțin la nivelul garanțiilor minime prevăzute de lege.

• Achitați la timp impozitul pe venitul persoanelor fizice, taxa militară și contribuția socială unică.

• Nu înlocuiți raporturile de muncă cu un contract civil.

Licențe

• Verificați termenul și statutul fiecărei licențe.

• Efectuați la timp plățile periodice.

• Includeți toate CM/PCM și locurile de desfășurare a activității în registrele corespunzătoare.

• Nu mutați activitatea licențiată la altă adresă fără formalizarea corespunzătoare.

• Controlați cerințele speciale privind salariile, veniturile, marcarea și evidența mărfurilor.

Cum ajută Torgsoft la controlul bonurilor fiscale, documentelor de marfă, stocurilor și acțiunilor casierilor

În Torgsoft, vânzarea mărfii este legată de evidența stocurilor și de operațiunea de decontare. Dacă este conectat un CM sau PCM, programul permite efectuarea vânzărilor și retururilor fiscale, alegerea formei de plată, tipărirea sau generarea bonului, lucrul cu schimburile de casă și controlul rezultatelor fiscalizării. Conectarea unui terminal bancar reduce riscul introducerii manuale a unei sume sau forme de plată incorecte.

Recepția mărfurilor, retururile, transferurile interne, casările și inventarierea sunt documentate prin documente separate de depozit. Programul include evidența mișcării mărfurilor, registre ale documentelor de intrare, stocuri de depozit, tipărirea etichetelor, parametri de marcare, evidența certificatelor de calitate și funcția suplimentară «Formular de evidență a stocurilor de mărfuri». Aceasta permite corelarea stocului efectiv cu documentele privind intrarea și ieșirea mărfurilor.

Pentru protejarea activelor companiei, în Torgsoft pot fi diferențiate drepturile utilizatorilor, configurate rolurile, ținut un jurnal al acțiunilor și al modificărilor documentelor de depozit și financiare, controlată casa, extrasele bancare și operațiunile vânzătorilor. Aceste jurnale ajută la stabilirea persoanei care a modificat o vânzare, un retur, o plată sau un document de marfă și momentului modificării. Programul nu înlocuiește documentele primare, înregistrarea corectă a CM/PCM sau formalizarea juridică a operațiunilor economice, dar ajută la controlul sistematic al executării acestora.

Exemplu din practică

Autoritățile fiscale aplică în mod regulat sancțiuni nu doar pentru neeliberarea bonului, ci și pentru lipsa evidenței mărfurilor. În timpul acestor controale este evaluată întreaga marfă aflată la locul vânzării fără documente sau care nu este reflectată în evidența prevăzută. Prin urmare, amenda poate fi calculată nu din valoarea unei singure achiziții de control, ci din valoarea cu amănuntul a întregului stoc neconfirmat. Explicațiile oficiale ale Serviciului Fiscal de Stat subliniază separat că documentele trebuie să fie disponibile deja la începutul controlului.

Surse oficiale

1. Codul fiscal al Ucrainei din 02.12.2010 nr. 2755-VI — articolele 44, 50, 51, 59, 75, 80, 81, 87–95, 120–124, 129, 167, 177, 291–299; punctul 16¹ și punctul 69 din subsecțiunea 10 a secțiunii XX.

2. Legea Ucrainei «privind bugetul de stat al Ucrainei pentru anul 2026» nr. 4695-IX — articolele 7–8.

3. Legea Ucrainei «privind utilizarea aparatelor de marcat pentru operațiuni de decontare în domeniul comerțului, alimentației publice și serviciilor» nr. 265/95-VR — articolele 3, 9, 10, 17, 20 și secțiunea II.

4. Ordinul Ministerului Finanțelor al Ucrainei din 21.01.2016 nr. 13 — Regulamentul privind forma și conținutul documentelor de decontare.

5. Ordinul Ministerului Finanțelor al Ucrainei din 03.09.2021 nr. 496 — Procedura de ținere a evidenței stocurilor de mărfuri pentru Persoanele fizice autorizate.

6. Ordinul Ministerului Finanțelor al Ucrainei din 14.06.2016 nr. 547 — procedurile de înregistrare a CM, KORO și PCM.

7. Hotărârea Cabinetului de Miniștri al Ucrainei din 23.08.2000 nr. 1336 — lista formelor și condițiilor de activitate în care se permite utilizarea registrelor de decontare și KORO fără CM.

8. Legea Ucrainei «privind colectarea și evidența contribuției unice pentru asigurările sociale obligatorii de stat» nr. 2464-VI — articolele 4, 7, 9, 25.

9. Codul muncii al Ucrainei — articolele 21, 24, 265.

10. Hotărârea Cabinetului de Miniștri al Ucrainei din 17.06.2015 nr. 413 — notificarea privind angajarea unui lucrător.

11. Codul Ucrainei privind contravențiile administrative — articolele 41, 155¹, 163⁴, 165¹.

12. Legea Ucrainei «privind contabilitatea și raportarea financiară în Ucraina» nr. 996-XIV — articolul 9.

13. Legea Ucrainei nr. 3817-IX privind reglementarea de stat a producției și circulației alcoolului, produselor din tutun, lichidelor pentru țigări electronice și combustibilului — articolele 39, 42, 46, 65–73.

14. Legea Ucrainei «privind licențierea tipurilor de activitate economică» nr. 222-VIII — articolul 7 și prevederile privind obținerea și încetarea licențelor.

15. Legea Ucrainei «privind comerțul electronic» nr. 675-VIII — articolele 7, 11–13.

16. Legea Ucrainei «privind protecția drepturilor consumatorilor» nr. 1023-XII — articolele 4, 8, 9, 15.

17. Legea Ucrainei «privind protecția datelor cu caracter personal» nr. 2297-VI — articolele 6, 8, 12, 24.

18. Legea Ucrainei «privind băncile și activitatea bancară» nr. 2121-III — articolele 60–62.

19. Legea Ucrainei «privind supravegherea de stat a pieței și controlul produselor nealimentare» nr. 2735-VI — cerințe privind distribuitorii de produse, controalele și măsurile corective.

20. Legea Ucrainei «privind principiile și cerințele de bază privind siguranța și calitatea produselor alimentare» nr. 771/97-VR — articolele 20, 23, 25.

21. Ordinul Ministerului Finanțelor al Ucrainei din 07.05.2026 nr. 243 — modificări ale formularului și procedurii de depunere a Calculului fiscal.

22. Ordinul Ministerului Finanțelor al Ucrainei din 29.07.2022 nr. 225 — procedura de confirmare a posibilității sau imposibilității îndeplinirii obligațiilor fiscale pe durata legii marțiale.