Cum corectați o eroare într-un bon fiscal PRRO

Un bon fiscal înregistrat de casa de marcat software (PRRO) nu poate fi modificat sau șters. Mai întâi, casierul trebuie să găsească bonul greșit, să verifice dacă după acesta au fost înregistrate alte documente și să stabilească modul în care cumpărătorul a plătit efectiv cumpărăturile. Dacă bonul greșit este ultimul, este posibilă stornarea — anularea printr-un document fiscal separat. Dacă după acesta a fost deja înregistrat un alt document, inclusiv un raport Z — bonul fiscal de raportare pentru închiderea turei, suma greșită se anulează printr-un bon de restituire.

După închiderea turei, documentele necesare se întocmesc în următoarea tură deschisă, cu data și ora efective. Proprietarul magazinului sau contabilul verifică rezultatul în raport cu banii încasați efectiv și mărfurile predate. Dacă cumpărătorul a plătit deja, înregistrarea din nou a vânzării nu necesită o nouă plată.

Mai întâi, verificați dacă bonul a fost deja înregistrat

Această procedură se aplică magazinelor din Ucraina, inclusiv persoanelor fizice care desfășoară activitate de întreprinzător (FOP) și înregistrează operațiuni de plată prin PRRO. Utilizarea PRRO pentru comerțul cu ridicata sau cu amănuntul cu carburanți este interzisă prin punctul 1 al articolului 3 din Legea nr. 265/95-ВР. Pentru casele de marcat fizice (RRO), unele reguli sunt diferite.

Fiscalizarea înseamnă înregistrarea unui document de plată cu atribuirea unui număr fiscal. Potrivit articolului 2 din Legea Ucrainei „Privind utilizarea caselor de marcat pentru înregistrarea operațiunilor de plată în comerț, alimentație publică și servicii” din 06.07.1995 nr. 265/95-ВР, funcțiile fiscale ale PRRO presupun păstrarea informațiilor și imposibilitatea modificării datelor totalizatoare. Modificarea fișierului bonului sau ștergerea copiei sale pe hârtie ori în format electronic nu anulează operațiunea.

Înainte de corectare, păstrați numărul și copia bonului greșit și stabiliți produsele cumpărate efectiv și metoda de plată. Dacă cumpărătorul a plătit deja cu cardul, păstrați confirmarea operațiunii de plată. Pe baza acestor date, casierul va putea stabili dacă eroarea privește doar bonul sau și debitarea banilor.

Când poate fi stornat ultimul bon PRRO

Pentru anularea unei sume greșite se aplică punctul 8 al secțiunii IV din Procedura de înregistrare, ținere a registrului și utilizare a PRRO, aprobată prin Ordinul Ministerului Finanțelor al Ucrainei din 23.06.2020 nr. 317. Documentul de stornare se înregistrează separat, primește propriul număr fiscal și conține numărul fiscal al documentului anulat.

Potrivit explicației Serviciului Fiscal de Stat al Ucrainei (DPS), ultimul bon poate fi stornat înainte de înregistrarea următorului document prin același PRRO, inclusiv a unui alt bon fiscal sau a unui raport Z. Prin urmare, casierul trebuie să țină cont de succesiunea documentelor chiar și într-o tură deschisă.

1. Opriți temporar înregistrarea următoarelor operațiuni prin acest PRRO și deschideți informațiile despre ultimul bon.
2. Comparați numărul, suma și produsele de pe acesta cu vânzarea înregistrată greșit.
3. Efectuați stornarea și asigurați-vă că documentul de stornare a fost înregistrat.
4. Dacă achiziția a avut loc, emiteți un bon corect cu produsele, prețurile, cantitățile și metoda de plată efective și înmânați-l cumpărătorului.

Dacă nu a existat nicio vânzare, după anularea operațiunii greșite nu este necesar un nou bon de vânzare. Dacă magazinul a primit deja banii pentru o achiziție reală, casierul emite documentul corect fără a încasa din nou acești bani.

Cum corectați prețul, cantitatea sau produsul selectat greșit

Casierul trebuie să stabilească ce produs a cumpărat clientul, câte unități a primit, ce preț se aplica și câți bani a încasat magazinul. De aceste împrejurări depinde dacă este suficientă corectarea documentelor sau dacă trebuie convenită cu cumpărătorul și o plată suplimentară ori restituirea unor bani.

Dacă bonul greșit nu mai este ultimul, efectuați anularea printr-o sumă negativă, cu emiterea unui bon de restituire. Acesta este un document fiscal pentru înregistrarea eliberării de bani, utilizat și pentru acest tip de anulare. Modelul bonului fiscal de eliberare a fondurilor nr. ФКЧ-2 este stabilit în secțiunea III din Regulamentul privind forma și conținutul documentelor de plată/documentelor electronice de plată, aprobat prin Ordinul Ministerului Finanțelor al Ucrainei din 21.01.2016 nr. 13.

Pentru a facilita verificarea rezultatului, puteți anula integral operațiunea greșită și înregistra corect vânzarea efectivă. Casierul corelează documentele în evidență, iar contabilul compară suma inițială, suma anulată și suma corectă cu plata încasată efectiv. La motivul anulării, indicați eroarea pe care o corectați. Dacă cumpărătorul nu a returnat marfa, nu descrieți operațiunea ca pe un retur efectiv de marfă.

Exemplu ipotetic. Cumpărătorul a achiziționat două unități de produs la prețul de 240 UAH fiecare și a plătit 480 UAH, dar casierul a indicat trei unități, în valoare de 720 UAH. După anularea sumei de 720 UAH și emiterea bonului corect de 480 UAH, rezultatul acestor documente va fi 720 − 720 + 480 = 480 UAH. În această situație nu este necesară o plată suplimentară și nici eliberarea către cumpărător a 720 UAH în numerar.

Dacă cumpărătorul a plătit efectiv mai mult decât trebuia, proprietarul sau angajatul autorizat convine cu acesta restituirea diferenței și documentează plata. Dacă magazinul a încasat mai puțin decât suma datorată, plata suplimentară se convine cu cumpărătorul. Bonul corectat nu confirmă, în sine, că acesta a plătit deja diferența.

Cum procedați dacă metoda de plată este indicată greșit

Casierul trebuie să stabilească modul în care magazinul a primit efectiv banii. Pentru numerar, verificați suma încasată și restul dat. Pentru card, verificați starea operațiunii în terminal sau la acceptator — instituția care asigură acceptarea plăților cu cardul. Comparați informația comunicată de cumpărător despre debitare cu datele operațiunii de plată a magazinului.

Apoi, proprietarul sau contabilul stabilește modul de anulare a documentului greșit: pentru ultimul bon — posibilitatea stornării; dacă există documente ulterioare — anularea printr-un bon de restituire. Dacă se utilizează un bon de restituire, casierul anulează suma folosind metoda de plată indicată greșit în bonul inițial, iar vânzarea corectă o înregistrează cu metoda de plată efectivă. Contabilul verifică separat totalurile pentru numerar și pentru plățile fără numerar: suma greșită trebuie anulată în categoria corespunzătoare, iar plata efectivă trebuie reflectată o singură dată. Această corectare a documentelor nu necesită, în sine, eliberarea sau încasarea din nou a banilor.

Exemplu ipotetic. Cumpărătorul a plătit cu cardul 850 UAH, dar în bon este indicat numerarul. Dacă plata a reușit și achiziția rămâne valabilă, după corectarea documentelor fiscale trebuie să rămână o singură vânzare de 850 UAH, cu metoda de plată corectă. Pentru aceasta nu sunt necesare o nouă debitare a cardului cu 850 UAH și nici eliberarea a 850 UAH din sertarul casei.

Stornarea bonului fiscal nu confirmă, în sine, anularea plății bancare. Dacă este necesară restituirea efectivă a banilor sau anularea operațiunii cu cardul, angajatul responsabil de plată o efectuează separat, potrivit procedurii acceptatorului, păstrează confirmarea și verifică starea finală. Când starea plății este contestată sau necunoscută, clarificați-o mai întâi cu acceptatorul, pentru a evita o nouă debitare sau o restituire nejustificată.

Ce faceți dacă sunt greșite codul produsului, impozitul sau un element al bonului

Proprietarul sau contabilul stabilește mai întâi dacă elementul respectiv — un câmp distinct al bonului — este obligatoriu pentru acel vânzător, produs și mod de efectuare a plății. Punctele 2–9 ale secțiunii II din Regulamentul nr. 13 stabilesc elementele generale și condițiile de afișare a acestora. De exemplu, datele operațiunii de plată din rândurile 12–17 se completează la utilizarea cardului printr-un terminal conectat sau integrat cu RRO ori PRRO. Elementele fiscale depind de statutul vânzătorului și de operațiune.

• Produs greșit sau denumire greșită în mod semnificativ. Casierul identifică produsul predat efectiv, iar angajatul responsabil de nomenclatorul de produse din program îi corectează fișa înainte de următoarea vânzare. Bonul înregistrat se corectează prin operațiuni fiscale separate.
• Cod УКТ ЗЕД greșit. Acesta este codul subcategoriei de mărfuri conform Clasificării ucrainene a mărfurilor pentru activitatea economică externă. Punctul 11 al articolului 3 din Legea nr. 265/95-ВР impune programarea acestuia pentru produsele accizabile — produsele pentru care se aplică accize. Angajatul responsabil de nomenclatorul de produse verifică codul produsului concret și corectează setările. Apoi, casierul efectuează corectarea corespunzătoare a operațiunii.
• Cotă greșită a taxei pe valoarea adăugată (TVA) sau a accizei. Contabilul stabilește impozitarea corectă. Angajatul cu acces la setări modifică grupa fiscală a produsului — setarea pe baza căreia programul aplică impozitul. Contabilul stabilește și ce înregistrări din evidența fiscală trebuie corectate din cauza acestei erori.
• Denumirea vânzătorului sau adresa magazinului este greșită. Proprietarul compară setările cu datele de înregistrare. Dacă se modifică denumirea vânzătorului sau adresa magazinului în registrul PRRO, casierul generează și transmite ultimul raport Z și închide tura. Proprietarul sau angajatul autorizat depune cererea pe formularul nr. 1-ПРРО, cu mențiunea «Перереєстрація» (Reînregistrare), potrivit punctelor 8–10 ale secțiunii II și punctului 4 al secțiunii IV din Procedura nr. 317. Înainte de emiterea bonurilor cu datele modificate, acesta primește recipisa privind rezultatul procesării cererii și se asigură că modificările au fost înscrise în registru.
• Dată sau oră greșită ori lipsa unui element obligatoriu. Casierul informează proprietarul, iar angajatul responsabil de setări elimină cauza. Nu este permisă rescrierea manuală a datei sau a numărului în copia unui bon înregistrat.

Înainte de anularea unui bon din cauza unei greșeli de scriere în denumire, proprietarul sau contabilul trebuie să evalueze dacă produsul vândut poate fi identificat și dacă operațiunea de plată este reflectată corect. Punctul 3 al secțiunii I din Regulamentul nr. 13 permite erori și inexactități tocmai în denumirea produsului, dacă acestea nu denaturează informațiile despre operațiune.

Persoanele fizice care desfășoară activitate de întreprinzător (FOP), plătitoare de impozit unic și neînregistrate ca plătitoare de TVA, pot utiliza o denumire simplificată potrivit punctului 2 al articolului 3 din Legea nr. 265/95-ВР. Aceasta trebuie să reflecte caracteristicile de utilizare ale produsului și să îi identifice grupa de mărfuri.

Acest drept nu se aplică produselor accizabile, bunurilor de uz casnic complexe din punct de vedere tehnic, supuse reparațiilor în garanție, medicamentelor, dispozitivelor medicale, bijuteriilor și articolelor de uz casnic din metale prețioase, pietre prețioase, pietre prețioase de origine organogenă și pietre semiprețioase.

Potrivit punctului 2 al secțiunii I din Regulamentul nr. 13, denumirea simplificată trebuie să identifice fără echivoc apartenența produsului la o grupă de produse conform Clasificatorului de stat al produselor și serviciilor ДК 016:2010. Înainte de a utiliza o astfel de denumire, proprietarul sau contabilul trebuie să o compare cu grupa corespunzătoare și să țină cont de restricțiile enumerate.

Cum corectați o operațiune după raportul Z

După înregistrarea raportului Z, bonul anterior nu mai poate fi stornat ca ultim bon. Pentru anularea operațiunii greșite, emiteți un bon de restituire — această metodă este prevăzută de DPS atunci când există documente ulterioare.

1. Proprietarul sau contabilul găsește bonul inițial și consemnează data depistării erorii.
2. Casierul autorizat deschide următoarea tură conform procedurii stabilite. Punctul 5 al secțiunii IV din Procedura nr. 317 permite deschiderea unei noi ture în cursul aceleiași zile, după închiderea celei precedente.
3. Casierul emite un bon de restituire pentru anularea operațiunii greșite și, dacă a existat o vânzare reală, un bon corect.
4. Contabilul corelează documentele din ture diferite în evidența internă și compară suma inițială, anularea și vânzarea corectă. Din aceste înregistrări trebuie să reiasă de ce s-au modificat valorile.

Toate documentele noi se întocmesc cu data și ora efective. Raportul Z anterior nu se rescrie, iar valorile sale nu se înlocuiesc cu cifre corectate.

Pentru controlul intern, proprietarul poate introduce un registru al corectărilor, cu numerele bonului inițial, bonului de restituire și bonului nou. Aceasta este o recomandare organizatorică pentru magazin, nu un formular obligatoriu separat de raportare PRRO.

Cum înregistrați un retur efectiv de marfă

Când cumpărătorul returnează marfa achiziționată, casierul identifică produsele și cantitățile, găsește informațiile despre vânzare și emite un bon de restituire pentru operațiunea respectivă. În cazul unui retur parțial, documentul cuprinde produsele returnate. Un nou bon de vânzare este necesar numai dacă există o nouă achiziție.

Angajatul care primește marfa înregistrează returnarea efectivă a acesteia în evidența mărfurilor. Angajatul responsabil de plată restituie banii și păstrează confirmarea. Casierul înmânează cumpărătorului documentul de plată corespunzător, potrivit punctului 2 al articolului 3 din Legea nr. 265/95-ВР. Modelul bonului de restituire este stabilit în secțiunea III din Regulamentul nr. 13.

Indicați în documente motivul real al operațiunii. Dacă marfa a rămas la cumpărător, corectarea erorii nu trebuie să creeze o înregistrare a returnării efective a acesteia.

Ce proces-verbal întocmiți pentru o eroare PRRO

Pentru controlul intern, proprietarul poate introduce un proces-verbal sau o notă explicativă pentru fiecare corectare semnificativă efectuată prin PRRO. Casierul descrie împrejurările, iar proprietarul sau contabilul compară bonul inițial, documentele de corectare, plata și mișcarea mărfurilor. Procesul-verbal păstrează explicația acestor evenimente; anularea fiscală și bonul corect se întocmesc separat.

În documentul intern indicați:

• data și locul întocmirii, datele FOP, ale magazinului și ale casierului;
• numerele fiscale ale PRRO și bonului inițial, data, ora și suma operațiunii;
• ce s-a indicat greșit și care sunt datele corecte;
• banii încasați sau restituiți efectiv, metoda de plată și mișcarea efectivă a mărfurilor;
• numerele documentelor de anulare și ale vânzării corecte, confirmările operațiunilor bancare, dacă există;
• cauza erorii și semnăturile casierului și persoanei care a verificat corectarea.

Păstrați aceste informații împreună cu bonurile corelate și confirmările de plată, pentru a putea reconstitui succesiunea evenimentelor. Conținutul documentului și semnăturile indicate reprezintă o modalitate practică de control intern. Nu există un formular universal aprobat pentru un astfel de proces-verbal intern privind PRRO.

Cum întocmiți un proces-verbal pentru PRRO ținând cont de cerința DPS

La anularea unei sume sau a unei metode de plată greșite prin PRRO, proprietarul organizează întocmirea unui proces-verbal de către casier sau angajatul cu răspundere materială — angajatul responsabil de păstrarea banilor ori mărfurilor încredințate. În procesul-verbal se indică suma greșită și datele bonului inițial. Această procedură pentru PRRO este prezentată în explicația DPS privind procesele-verbale; punctul 8 al secțiunii III din Procedura nr. 547 reglementează direct casele de marcat fizice RRO.

La returnarea efectivă a mărfii prin PRRO, dacă i se restituie cumpărătorului peste 100 UAH, pentru îndeplinirea acestei cerințe DPS, casierul sau angajatul cu răspundere materială întocmește un proces-verbal de eliberare a fondurilor. Acesta cuprinde datele documentului de identitate al cumpărătorului, informațiile despre marfă, suma restituită, numărul, data și ora bonului inițial.

Proprietarul asigură păstrarea ambelor tipuri de procese-verbale timp de trei ani, împreună cu documentele operațiunii respective, și prezentarea acestora organului de control în timpul verificării.

Ce procese-verbale sunt obligatorii pentru o casă de marcat fizică RRO

Dacă magazinul utilizează o casă de marcat fizică RRO, aplicați punctele 7–8 ale secțiunii III din Procedura de înregistrare și utilizare a RRO, aprobată prin Ordinul Ministerului Finanțelor al Ucrainei din 14.06.2016 nr. 547. Potrivit acestor norme, suma greșită se anulează printr-o sumă negativă, iar operațiunea «сторно» (stornare) este interzisă în acest scop. Această interdicție privește casele de marcat fizice RRO și nu se extinde automat asupra PRRO.

Pentru o casă de marcat fizică RRO, procesul-verbal de eliberare a fondurilor este obligatoriu când suma restituită depășește 100 UAH. Acesta trebuie să cuprindă datele documentului de identitate al cumpărătorului, informații despre marfă, suma plătită și datele bonului inițial.

Separat, punctul 8 prevede un proces-verbal la anularea unei sume sau a unei metode de plată greșite. În acesta se indică suma greșită și datele documentului. Aceste procese-verbale se păstrează trei ani și se prezintă în timpul verificării.

Cum corectați o introducere sau o retragere de numerar de serviciu

Introducerea și retragerea de numerar de serviciu reflectă mișcările de numerar care nu sunt legate de plata unei cumpărături. De exemplu, prin introducerea de numerar de serviciu se înregistrează suma aflată la locul efectuării plăților înainte de prima operațiune de plată de după raportul Z. Scopul acestor operațiuni este definit la punctul 9 al secțiunii IV din Procedura nr. 317.

Casierul corectează o operațiune de serviciu PRRO greșită potrivit procedurii explicate de DPS:

• o operațiune greșită «службова видача» (retragere de numerar de serviciu) — prin «службове внесення» (introducere de numerar de serviciu) pentru aceeași sumă;
• o operațiune greșită «службове внесення» (introducere de numerar de serviciu) — prin următoarea operațiune «сторно» (stornare), cu înregistrare pe serverul fiscal.

Apoi, casierul numără numerarul, iar proprietarul compară suma efectivă cu soldul din evidență și cu documentele privind mișcarea banilor. Pentru anularea unei vânzări greșite sau restituirea efectivă a banilor către cumpărător trebuie întocmite documentele de plată corespunzătoare; operațiunile de serviciu au alt scop.

Ce faceți dacă se întrerupe conexiunea în timpul fiscalizării

Un mesaj de eroare privind conexiunea nu înseamnă încă faptul că serverul nu a înregistrat bonul. Casierul restabilește mai întâi conexiunea, obține informațiile despre document de pe server prin funcțiile PRRO și le compară cu jurnalul operațiunilor din program. Înregistrarea din nou a vânzării sau debitarea banilor înainte de clarificarea stării poate crea o dublare.

Dacă serverul a atribuit deja un număr, dar răspunsul nu a ajuns la PRRO, iar operațiunea s-a încheiat offline cu alt număr, se aplică procedura specială de eliminare a dublării prin stornare, potrivit punctului 11 al secțiunii V din Procedura nr. 317. Documentul trebuie să conțină numerele bonului care se stornează și bonului duplicat de acesta. Înainte de anulare, casierul trebuie să identifice ambele numere.

Ce condiții sunt necesare pentru funcționarea offline

Offline este modul de funcționare fără conexiune la serverul fiscal, cu utilizarea unui interval de numere fiscale obținut în prealabil. Limitele generale prevăzute la articolul 5 din Legea nr. 265/95-ВР sunt de 36 de ore consecutive și 168 de ore într-o lună calendaristică. Punctul 13 al secțiunii II din această lege permite depășirea acestor termene pe durata legii marțiale, a stării de urgență sau a împrejurărilor de forță majoră. Limitele tehnice ale programului concret trebuie luate în considerare separat: excepția legală nu asigură, în sine, funcționarea nelimitată a programului.

Proprietarul sau angajatul responsabil de PRRO trebuie să urmărească timpul permis rămas prin funcțiile PRRO sau ale Cabinetului electronic al contribuabilului. Potrivit punctului 10 al secțiunii V din Procedura nr. 317, în timpul de funcționare offline se include și intervalul dintre încheierea unei perioade offline și începutul următoarei, dacă între acestea nu a fost înregistrat pe server niciun document de plată în modul online. Simpla restabilire a conexiunii nu înseamnă că timpul începe să fie calculat din nou de la zero.

Pentru operațiunile de plată offline este necesar un interval obținut de numere fiscale neutilizate. Dacă proprietarul a declarat, în cererea de înregistrare sau în timpul utilizării PRRO, că renunță la operațiunile de plată offline, trebuie mai întâi să schimbe această decizie prin cererea corespunzătoare. Până atunci, în lipsa conexiunii, nu se efectuează operațiuni de plată prin acest PRRO.

Proprietarul trebuie să asigure și valabilitatea certificatelor semnăturilor electronice cu care sunt semnate documentele. Potrivit punctului 3 al secțiunii V din Procedura nr. 317, programul trebuie să avertizeze cu privire la expirarea certificatului cu cel puțin 168 de ore înainte. Dacă certificatul casierului expiră în timpul funcționării offline, programul trebuie să permită semnarea documentelor corespunzătoare sau a pachetului de transmis cu cheia valabilă a casierului principal ori a conducătorului. Angajatul responsabil de PRRO verifică din timp cum poate fi utilizată o astfel de cheie în program și asigură înscrierea datelor certificatului acesteia în registrul PRRO.

Casierul trebuie să se asigure că fiecare bon creat fără conexiune la serverul fiscal conține mențiunea privind funcționarea offline. Aceasta este cerută de punctul 16 al articolului 3 din Legea nr. 265/95-ВР și de punctul 5 al secțiunii V din Procedura nr. 317.

Dacă tura trebuie închisă în timpul funcționării offline, casierul generează raportul Z după ultimul bon de plată al acestei ture. Înainte de prima operațiune din tura următoare, generează notificarea privind deschiderea acesteia. Lipsa conexiunii nu înlătură obligația de a genera raportul pentru tura în care au fost efectuate operațiuni de plată. Casierul verifică dacă documentele turei precedente și ale celei următoare au fost generate în această ordine, potrivit punctelor 7–9 ale secțiunii V din Procedura nr. 317.

După restabilirea conexiunii, angajatul responsabil de funcționarea PRRO trebuie să verifice transmiterea documentelor:

1. Asigurați-vă că PRRO a transmis serverului, în termen de o oră, pachetul cu notificările pe formularul nr. 4-ПРРО privind începutul și sfârșitul modului offline și cu documentele create offline.
2. Verificați transmiterea bonurilor offline înainte de transmiterea raportului fiscal electronic sau a bonului fiscal de raportare pentru ziua în care au fost generate — această ordine este stabilită de articolul 5 din Legea nr. 265/95-ВР.
3. Până la primirea confirmării de livrare, asigurați păstrarea documentelor în PRRO.

Ce faceți dacă PRRO însuși este defect

1. Proprietarul sau angajatul autorizat transmite, în cursul zilei în care este depistată defecțiunea, o notificare pe formularul nr. 2-ПРРО către organul de control, producătorul PRRO și/sau centrul de asistență tehnică, dacă există.
2. Casierul oprește operațiunile de plată prin PRRO defect. Pentru acestea se poate utiliza o casă de marcat de rezervă RRO înregistrată corespunzător.
3. După remedierea defecțiunii, proprietarul depune cererea pe formularul nr. 1-ПРРО cu mențiunea «Відновлення роботи» (Reluarea funcționării) și verifică rezultatul procesării acesteia.

Potrivit punctului 12 al secțiunii II din Procedura nr. 317, dacă cererea de reluare a funcționării nu este primită în termen de o lună de la notificarea defecțiunii, în registru se va înscrie anularea înregistrării PRRO.

Cum verificați bonul fiscal și rezultatul corectării

Deschideți serviciul DPS de căutare a bonurilor fiscale sau utilizați codul QR al bonului. Pentru căutare, pregătiți numărul fiscal al documentului, numărul fiscal al casei de marcat, data, ora și suma. Comparați datele găsite cu operațiunea magazinului.

Pentru un document offline, țineți cont de transmiterea acestuia după restabilirea conexiunii. Dacă documentul complet nu apare încă în căutare înainte de finalizarea transmiterii, verificați mai întâi starea transmiterii. Nu repetați imediat vânzarea pentru că documentul lipsește din rezultatele căutării. Chiar dacă bonul a fost găsit, corectitudinea elementelor sale trebuie evaluată separat.

După corectare, proprietarul sau contabilul compară bonurile corelate, confirmările de plată și înregistrările din evidența mărfurilor. Asigurați-vă că:

• a fost anulată exact operațiunea greșită și s-a păstrat legătura dintre documente;
• bonul corect reflectă achiziția efectivă și a fost înmânat cumpărătorului;
• pentru aceeași achiziție nu există o a doua vânzare valabilă sau o nouă debitare a banilor;
• documentele explică sumele efective de numerar, plățile cu cardul și restituirile;
• cantitatea de marfă din evidență corespunde predării și returnării efective;
• a fost eliminată cauza erorii din nomenclatorul de produse sau din setări.

Cum stornați un bon greșit în PRRO Torgsoft

«Програмний РРО» (Casă de marcat software) este o opțiune suplimentară contra cost a Torgsoft, cu plată anuală separată pentru fiecare post de lucru de fiscalizare; condițiile comerciale actuale pot fi consultate la link. Opțiunea este compatibilă cu licențele «Старт» (Start), «Ультра» (Ultra) și «Термінал» (Terminal). Înainte de începerea activității, proprietarul asigură activarea opțiunii, o semnătură electronică calificată valabilă (КЕП) pentru semnarea documentelor electronice, înregistrarea PRRO și a casierilor, configurarea produselor și a impozitelor. Setările pentru funcționarea offline se pregătesc în prealabil. Limitele tehnice ale opțiunii sunt de 36 de ore pe sesiune și 168 de ore pe lună; acestea trebuie luate în considerare și atunci când legea permite depășirea termenelor generale de funcționare offline.

În Torgsoft, stornarea bonului este disponibilă într-o tură deschisă numai pentru ultimul bon de plată înregistrat. Casierul efectuează următorii pași:

1. Deschideți «Налаштування — Програмний РРО — Операції з чеками — Сторнування чека» (Setări — Casă de marcat software — Operațiuni cu bonuri — Stornarea bonului). Această acțiune este disponibilă și în grupul «Фіскальний реєстратор» (Registrator fiscal) al formularului «Реалізація» (Vânzare) — fereastra de înregistrare a vânzării.
2. În fereastra de confirmare, comparați informațiile cu operațiunea greșită și apăsați «Так» (Da).
3. Deschideți fila «Аналітика з програмного РРО» (Analiza datelor din casa de marcat software). Bonul inițial trebuie să primească starea de anulare, iar următoarea înregistrare să reflecte stornarea.
4. Verificați numărul fiscal al documentului separat de stornare și trimiterea acestuia la bonul anulat.
5. În formularul «Аналіз продажів фіскального товару» (Analiza vânzărilor de mărfuri fiscalizate), găsiți documentul stornat: acesta este marcat «Немає чека» (Fără bon).

Cum înregistrați din nou vânzarea dacă cumpărătorul a plătit deja cu cardul

După stornare, proprietarul sau contabilul compară plata și înregistrările mărfurilor cu mișcarea efectivă a banilor și mărfurilor din centrul de evidență corespunzător — magazinul sau depozitul din Torgsoft. Înainte de înregistrarea din nou, trebuie stabilit ce înregistrări inițiale au rămas în evidență și necesită corectare, pentru a nu dubla plata și scăderea mărfii din stoc. Pentru schimbul de date dintre Torgsoft și terminalul bancar sunt necesare opțiunea separată contra cost «Інтеграція з банківським терміналом» (Integrare cu terminalul bancar) și o conexiune configurată.

Opțiunea se plătește anual, separat pentru fiecare computer sau dispozitiv; condițiile comerciale actuale sunt indicate la link. Înainte de conectare, proprietarul verifică la bancă modelul și protocolul terminalului, iar la Torgsoft — compatibilitatea echipamentului și setările necesare. Dacă cumpărătorul a plătit deja prin terminalul conectat, casierul modifică parametrii de plată din formularul «Реалізація» (Vânzare), pentru ca programul să nu trimită o nouă solicitare de debitare:

1. Dacă este activată setarea «Автоматична оплата на розрахунковий рахунок» (Plată automată în contul curent), dezactivați-o în formularul «Реалізація» (Vânzare), prin meniul «Додатково» (Suplimentar), pentru a deschide selecția parametrilor de plată.
2. În fereastra «Оплата» (Plată), dezactivați conexiunea cu terminalul.
3. Înainte de înregistrarea din nou, contabilul trebuie să stabilească modul de corectare a înregistrărilor inițiale ale plății și scăderii mărfii din stoc. Dacă procedura din program nu este clară, proprietarul contactează asistența tehnică Torgsoft, indicând numerele documentelor corelate și întrebând cum poate emite bonul corect fără o nouă înregistrare a plății și o nouă scădere a mărfii din stoc.
4. După stabilirea și efectuarea corectărilor necesare în evidență, emiteți bonul corect cu metoda de plată efectivă și conexiunea cu terminalul dezactivată. Contabilul compară rezultatul cu confirmarea inițială a plății: evidența trebuie să reflecte o singură plată și cantitatea de marfă predată efectiv.
5. Înainte de următoarea vânzare obișnuită, restabiliți conexiunea cu terminalul bancar dacă magazinul îl utilizează pentru debitarea banilor.
6. Readuceți setarea «Автоматична оплата на розрахунковий рахунок» (Plată automată în contul curent) în starea necesară magazinului.

Când poate o eroare să atragă o amendă

Pentru a evalua riscul unei amenzi, proprietarul sau contabilul trebuie să stabilească exact ce încălcare a avut loc: înregistrarea operațiunii de plată pentru o sumă mai mică decât valoarea integrală, neînregistrarea operațiunii prin RRO sau PRRO corespunzător, neînmânarea documentului de plată corespunzător sau altă încălcare. Punctul 1 al articolului 17 din Legea nr. 265/95-ВР prevede, pentru încălcările definite acolo, o sancțiune de 100% din suma vânzării afectate de încălcare pentru prima abatere și de 150% pentru fiecare abatere ulterioară.

Pentru evaluarea operațiunii, țineți cont de obligațiile vânzătorului prevăzute la punctele 1, 2, 7, 9, 11 și 16 ale articolului 3 din Legea nr. 265/95-ВР. Aceste sancțiuni nu se aplică automat oricărei greșeli de scriere. Potrivit punctului 3 al secțiunii I din Regulamentul nr. 13, lipsa unui element obligatoriu sau nerespectarea destinației documentului influențează recunoașterea acestuia ca document de plată. Pentru inexactitățile din denumirea produsului care nu denaturează informațiile despre operațiune este prevăzută o excepție separată.

Dacă eroarea privește un produs accizabil, contabilul trebuie să evalueze separat respectarea cerințelor privind programarea denumirii, a codului subcategoriei de mărfuri și a prețului, precum și evidența cantității. Pentru efectuarea operațiunilor fără programarea corespunzătoare a acestor date, punctul 7 al articolului 17 stabilește o sancțiune de 300 de minime neimpozabile ale veniturilor cetățenilor. Aceasta este o valoare de referință stabilită prin lege pentru calcularea sancțiunii.

Punctul 14 al secțiunii II din Legea nr. 265/95-ВР prevede exonerarea de răspundere pentru încălcările cerințelor sale la vânzarea de bunuri sau prestarea de servicii, comise începând cu 1 octombrie 2023: în teritoriile temporar ocupate — până la data încheierii ocupației; în teritoriile cu ostilități active — până la data încheierii ostilităților; în teritoriile cu posibile ostilități — până la data încetării posibilității de desfășurare a ostilităților. Exonerarea nu se aplică încălcărilor procedurii operațiunilor de plată la vânzarea produselor accizabile. Contabilul trebuie să identifice teritoriul magazinului în lista oficială și să compare data încălcării cu data-limită stabilită pentru categoria corespunzătoare, pentru a determina dacă exonerarea acoperă această operațiune.

Corectarea documentată și procesul-verbal intern ajută la explicarea împrejurărilor reale, dar nu garantează, în sine, exonerarea de răspundere pentru o încălcare deja comisă.

Acte normative și explicații oficiale

• Legea Ucrainei „Privind utilizarea caselor de marcat pentru înregistrarea operațiunilor de plată în comerț, alimentație publică și servicii” din 06.07.1995 nr. 265/95-ВР: articolul 2, punctele 1, 2, 7, 9, 11 și 16 ale articolului 3, articolul 5, punctele 1 și 7 ale articolului 17, punctele 13–14 ale secțiunii II „Dispoziții finale”.
• Procedura de înregistrare, ținere a registrului și utilizare a caselor de marcat software pentru înregistrarea operațiunilor de plată, aprobată prin Ordinul Ministerului Finanțelor al Ucrainei din 23.06.2020 nr. 317: punctele 7–12 ale secțiunii II, punctele 2–9 ale secțiunii IV, secțiunea V.
• Regulamentul privind forma și conținutul documentelor de plată/documentelor electronice de plată, aprobat prin Ordinul Ministerului Finanțelor al Ucrainei din 21.01.2016 nr. 13: punctele 2–3 ale secțiunii I, punctele 2–9 ale secțiunii II, secțiunea III.
• Procedura de înregistrare și utilizare a caselor de marcat pentru înregistrarea operațiunilor de plată aferente vânzării de bunuri (prestării de servicii), aprobată prin Ordinul Ministerului Finanțelor al Ucrainei din 14.06.2016 nr. 547: punctele 7–8 ale secțiunii III.
• Explicațiile DPS: stornarea ultimului bon și anularea printr-un bon de restituire, restituirea banilor și întocmirea proceselor-verbale, corectarea introducerii și retragerii de numerar de serviciu.

Începeți prin găsirea bonului greșit: casierul trebuie să noteze numărul fiscal al acestuia, să verifice dacă după el există alte documente și să verifice plata efectivă. Aceste informații vor permite alegerea metodei de anulare, înregistrarea vânzării corecte dacă este necesar și compararea rezultatului cu banii și mărfurile magazinului.