RRO și PRRO fără electricitate și internet: cum continui vânzările și transmiți bonurile

Dacă magazinul este obligat să utilizeze un registrator al operațiunilor de decontare (RRO) sau un registrator software al operațiunilor de decontare (PRRO), o întrerupere a electricității sau a internetului nu permite, prin ea însăși, vânzarea fără documentul de decontare corespunzător. Pentru un RRO hardware, pregătiți din timp o carte de evidență a operațiunilor de decontare (KOРО) și o carte de decontare (RK) înregistrate sau un RRO de rezervă înregistrat corespunzător. Pentru PRRO, verificați dacă poate funcționa offline și dacă are un interval de numere fiscale obținut în prealabil.

Când apare o întrerupere, casierul trebuie să stabilească mai întâi cauza: lipsa alimentării cu energie, lipsa conexiunii cu serverul fiscal sau defectarea PRRO propriu-zis. Procedura depinde de cauză. Regulile de mai jos se referă la comerțul cu amănuntul din Ucraina pentru care fiscalizarea este obligatorie; ele nu anulează scutirile legale distincte de la utilizarea RRO și PRRO. Dacă vindeți combustibil, rețineți că punctul 1 al articolului 3 din Legea nr. 265/95-VR interzice utilizarea PRRO pentru comerțul angro și cu amănuntul cu combustibil.

Stabiliți ce anume nu mai funcționează

Terminalul bancar de plată, numit și terminal POS, acceptă plăți cu cardul prin acquiring, serviciul de acceptare a plăților. RRO sau PRRO înregistrează operațiunea de decontare și creează un document fiscal. Chiar dacă aceste funcții sunt reunite într-un singur dispozitiv sau programele fac schimb de date, plata cu cardul reușită nu înlocuiește fiscalizarea. În temeiul punctelor 1–2 ale articolului 3 din Legea nr. 265/95-VR, vânzătorul trebuie să înregistreze operațiunea pentru suma integrală și să îi ofere cumpărătorului documentul de decontare corespunzător.

Recomandare practică: când apare o problemă de funcționare, casierul trebuie să verifice separat rezultatul plății și rezultatul fiscalizării. Dacă banii au fost deja debitați, nu trebuie relansată plata prin terminal pentru a obține bonul. Mai întâi trebuie verificată starea documentului în programul de casă.

Cum pregătiți RRO hardware pentru întreruperi

Articolul 5 din Legea nr. 265/95-VR permite ca, în timpul unei întreruperi temporare a electricității care nu depășește șapte zile lucrătoare, decontările să se efectueze folosind KOРО și RK sau un RRO de rezervă înregistrat corespunzător. Cărțile se folosesc de la începutul decontărilor fără RRO-ul principal. Cele șapte zile lucrătoare reprezintă limita întreruperii temporare pentru această procedură, nu o perioadă de așteptare înainte de trecerea la chitanțe.

Antreprenorul poate alege să lucreze fără KOРО și RK și să notifice acest lucru la înregistrarea RRO. În acest caz, certificatul de înregistrare menționează că, în timpul unei defecțiuni sau al unei întreruperi a electricității, nu se efectuează operațiuni de decontare. Acestea pot fi reluate după restabilirea alimentării cu energie sau conectarea corespunzătoare a unui RRO de rezervă. Un caiet obișnuit, o notă scrisă de mână în orice formă sau promisiunea de a emite bonul mai târziu nu înlocuiesc o RK înregistrată.

Pentru un RRO de rezervă, verificați certificatul de înregistrare: acesta trebuie să conțină mențiunea „Резервний” („De rezervă”) și datele punctului de vânzare unde va fi folosit. Aparatul se înregistrează în aceeași procedură ca RRO-ul principal. Înainte de utilizare, antreprenorul trebuie să informeze organul de control despre fiecare punct de vânzare unde va fi folosit un RRO de rezervă, ca obiect de impozitare, conform punctului 63.3 al articolului 63 din Codul fiscal al Ucrainei. Aceste cerințe sunt stabilite la punctul 20 din capitolul 2, secțiunea II, al Procedurii de înregistrare și utilizare a RRO, aprobate prin Ordinul nr. 547 al Ministerului Finanțelor al Ucrainei.

Cum înregistrați vânzările prin KOРО și RK

Înainte de prima vânzare fără RRO-ul principal, casierul trebuie să se asigure că aceste cărți sunt înregistrate și corespund acelui RRO. La fiecare loc de efectuare a decontărilor se folosește o RK separată, împreună cu KOРО pentru care a fost înregistrată. Folosiți succesiv cărțile de decontare înregistrate pentru această KOРО, în ordinea numerelor lor, până la epuizarea completă a chitanțelor din fiecare carte. Înainte de utilizare, verificați dacă toate chitanțele au rubricile obligatorii completate. Regulile detaliate sunt prevăzute în capitolul 4 al secțiunii II și capitolul 2 al secțiunii III din Procedura de înregistrare și ținere a RK și KOРО.

1. Înregistrați începutul activității. Înainte de utilizare, înscrieți datele corespunzătoare pe pagina de titlu a KOРО și pe pagina de înregistrare a RK, dacă aceste cărți nu au fost folosite anterior. Înainte de a începe lucrul cu RK, completați coloanele 1–5 din secțiunea 2 a KOРО.
2. Înregistrați numerarul aflat la punctul de decontare. Numerarul aflat la punctul de decontare în momentul întreruperii se înscrie în cotorul chitanței de decontare cu mențiunea „Службове внесення” („Depunere de serviciu”). Înregistrați în același fel numerarul depus suplimentar la punctul de decontare de către antreprenor în timpul lucrului cu RK, inclusiv banii pentru rest. Retragerea numerarului în timpul lucrului cu cartea se înregistrează în cotor cu mențiunea „Службова видача” („Ridicare de serviciu”).
3. Eliberați o chitanță pentru fiecare operațiune. Completați mai întâi cotorul, apoi partea detașabilă. Sumele totale ale decontării trebuie să coincidă în ambele părți. Înmânați partea detașabilă cumpărătorului cel târziu la încheierea decontării. La cererea cumpărătorului, înscrieți suplimentar în aceasta toate rubricile sau rubricile solicitate dintre cele prevăzute de formular: denumirea produsului, prețul unitar, cotele de impozitare aplicabile plătitorilor, valoarea produselor pentru fiecare denumire, data și semnătura casierului. Faceți înscrierile cu pix cu bilă și pastă de culoare închisă.
4. Păstrați defalcarea fiscală a sumelor. Dacă magazinul este plătitor de taxă pe valoarea adăugată, acciză sau alt impozit ori altă taxă, înscrieți în cotor sumele impozabile corespunzătoare, potrivit regulilor din Procedură. La vânzarea băuturilor alcoolice și a produselor din tutun, denumirea, valoarea, cota și suma impozitului prevăzute de Procedură sunt obligatorii în ambele părți ale chitanței.
5. Înregistrați separat retururile. Suma restituită se înscrie cu semnul minus. Dacă suma rambursării depășește 100 de grivne, casierul sau persoana cu răspundere materială trebuie să întocmească un proces-verbal de restituire a banilor. Acesta trebuie să includă datele documentului de identitate al cumpărătorului, informații despre produs, suma restituită și numărul chitanței care confirmă cumpărarea. Transmiteți procesul-verbal departamentului de contabilitate și păstrați-l timp de trei ani. Dacă nu există departament de contabilitate, atașați-l la ultima pagină a KOРО corespunzătoare.
6. Calculați totalurile în fiecare zi. Dacă un ciclu de utilizare a RK se întinde pe mai multe zile lucrătoare, faceți câte o înscriere separată pentru fiecare zi în secțiunea 2 a KOРО. Completați coloanele 1–2 doar în prima zi, iar coloana 8 — în ultima. În fiecare zi completați secțiunea 1 pe baza chitanțelor; pentru prima zi includeți sumele corespunzătoare din banda de control, de la începutul zilei până la întrerupere.

O chitanță completată greșit nu se corectează și nu se reutilizează: pe cotor și pe partea detașabilă se înscrie mențiunea „Анульовано” („Anulată”), pe care casierul o certifică prin semnătură. Cotoarele rămân în carte. După folosirea tuturor chitanțelor, înscrieți pe pagina de înregistrare a RK data încheierii și suma totală a decontărilor.

Recomandare practică: angajatul responsabil trebuie să țină evidența datelor și orelor întreruperilor și să urmărească apropierea de limita de șapte zile lucrătoare. Dacă alimentarea nu este restabilită în termenul permis, nu continuați decontările doar cu ajutorul cărților; asigurați funcționarea unui RRO înregistrat sau opriți operațiunile de decontare.

Ce trebuie să faceți după restabilirea electricității

Dacă magazinul a lucrat cu KOРО și RK, aplicați punctul 10 al secțiunii III din Procedura de utilizare a RRO. Acesta stabilește ordinea acțiunilor după restabilirea alimentării cu energie sau instalarea unui aparat reparat ori de rezervă.

1. Înainte de reluarea înregistrării decontărilor prin RRO, completați coloanele 6–8 din secțiunea 2 a KOРО, ținând cont de regulile pentru ciclurile care s-au întins pe mai multe zile.
2. Înregistrați prin RRO sumele decontărilor efectuate în timpul utilizării RK, separat pentru fiecare cotă de taxă pe valoarea adăugată, acciză sau alt impozit ori altă taxă.
3. Dacă memoria operativă a RRO s-a șters, recuperați suplimentar, pe baza benzii de control, sumele din perioada de dinaintea întreruperii. Dacă memoria nu s-a șters, nu este nevoie să reintroduceți sumele deja păstrate pentru acea perioadă.
4. Generați bonul fiscal de raportare — raportul Z. În înscrierea din KOРО pentru acest raport, indicați datele anterioare ale perioadei acoperite de raport.
5. Dacă este necesar, efectuați o „depunere de serviciu” pentru numerarul care se află în realitate la punctul de decontare.

Exemplu orientativ. Înainte de întrerupere, magazinul a înregistrat prin RRO vânzări de 2 400 UAH, iar pe baza chitanțelor RK — încă 3 600 UAH. Dacă memoria s-a păstrat, după restabilirea alimentării se înregistrează prin RRO cei 3 600 UAH din carte. Totalul vânzărilor este 2 400 + 3 600 = 6 000 UAH. Cumpărătorii au plătit deja, așadar această înregistrare nu presupune încasarea din nou a banilor sau debitarea din nou a cardurilor.

Recomandare practică: transmiteți contabilului totalurile din RK împreună cu raportul Z corespunzător și indicarea perioadei. Astfel, sumele reportate vor fi înregistrate o singură dată. Conform punctului 6 al articolului 3 din Legea nr. 265/95-VR, KOРО și RK utilizate se păstrează timp de trei ani după încheierea lor.

Cum lucrați cu PRRO fără internet

Modul offline se folosește atunci când un PRRO funcțional nu are conexiune la serverul fiscal al Serviciului Fiscal de Stat al Ucrainei (DPS). Verificați și cererea de înregistrare: dacă antreprenorul a notificat în cerere că nu va efectua decontări offline, simpla configurare a programului nu este suficientă pentru a începe lucrul în acest mod. Depuneți din timp o cerere pentru modificarea acestor date. Conform articolului 5 din Legea nr. 265/95-VR, programul trebuie să creeze documente electronice de decontare și să le atribuie numere dintr-un interval generat în prealabil de serverul fiscal. Este interzisă activitatea offline fără un interval obținut.

Salvarea unui document oarecare în format PDF nu îl transformă într-un bon fiscal. La decontare, PRRO trebuie să creeze un document corespunzător, cu rubricile obligatorii, numărul offline și mențiunea că funcționează în modul offline. Cumpărătorului trebuie să i se furnizeze un document de decontare pe hârtie sau în format electronic, conform articolului 3 din Lege.

Verificați termenele, rezerva de numere și capacitățile programului

Limitele generale pentru lucrul offline sunt de 36 de ore consecutive și 168 de ore într-o lună calendaristică. Totuși, punctul 13 al secțiunii II din Legea nr. 265/95-VR permite depășirea acestor limite pe durata regimului juridic al legii marțiale sau al stării de urgență ori în situații de forță majoră. Excepția privește termenele; obligația de a avea un interval de numere fiscale obținut rămâne în vigoare.

Verificați separat și limitările tehnice ale soluției software. Programul poate opri operațiunile la pragul de 36 sau 168 de ore, chiar dacă legea permite depășirea termenului. Dacă programul nu mai creează documente fiscale sau s-au epuizat numerele neutilizate, casierul trebuie să oprească decontările sau să treacă la un RRO de rezervă pregătit.

Conform secțiunii V din Procedura de utilizare a PRRO, timpul offline se stabilește pe baza notificărilor de începere și încheiere a modului. Intervalul dintre două sesiuni offline se include, de asemenea, în calcul dacă, între timp, pe server nu a fost înregistrat online niciun document de decontare emis de acel PRRO. Prin urmare, o restabilire scurtă a internetului nu înseamnă, de la sine, începerea unei noi perioade de calcul.

Recomandare practică: înainte de întreruperi, verificați timpul offline rămas, numerele disponibile și valabilitatea certificatului de semnătură electronică. Dacă certificatul expiră în timpul unei întreruperi îndelungate a conexiunii, stabiliți din timp împreună cu angajatul responsabil metoda de semnare cu un certificat valabil, prevăzută de Procedură și de program. Nu presupuneți că modul offline permite folosirea unei semnături expirate.

Închideți tura și transmiteți documentele în ordinea corectă

Dacă a venit momentul încheierii turei, dar conexiunea lipsește în continuare, PRRO trebuie să genereze offline un raport Z după ultimul document de decontare al turei respective și înainte de deschiderea turei următoare. Documentele primesc numere consecutive din interval. Lipsa internetului nu justifică lăsarea turei fără raport dacă PRRO funcțional îl poate crea.

După restabilirea conexiunii, efectuați următoarele acțiuni:

1. Verificați revenirea în modul online. Conform Procedurii, PRRO trebuie să reia automat schimbul online în momentul restabilirii conexiunii cu serverul fiscal.
2. Asigurați transmiterea în decurs de o oră. Pachetul trebuie să conțină notificarea în formularul nr. 4-PRRO privind începerea și încheierea modului offline, copiile documentelor de decontare și ale bonurilor fiscale de raportare generate offline.
3. Respectați ordinea. Copiile bonurilor offline trebuie transmise înaintea bonului fiscal electronic de raportare pentru ziua în care au fost create. Aceasta este o cerință distinctă a articolului 5 din Lege, care se aplică împreună cu termenul de o oră.
4. Așteptați confirmarea livrării. Documentele și banda de control se păstrează în PRRO până la primirea confirmării de la serverul fiscal. Simpla apariție a conexiunii la internet nu este suficientă pentru încheierea verificării.

Exemplu orientativ. Dacă legătura cu serverul fiscal s-a restabilit la ora 14:20, pachetul trebuie transmis într-o oră, până la 15:20. Dacă raportul pentru ziua respectivă se transmite mai devreme, copiile bonurilor trebuie să ajungă înaintea lui.

Dacă legătura s-a întrerupt chiar în timpul fiscalizării și, după sincronizare, au fost identificate două documente pentru aceeași operațiune, verificați numerele acestora. Punctul 11 al secțiunii V din Procedură prevede eliminarea duplicatului prin operațiunea „сторно” („stornare”), cu indicarea documentelor asociate. Nu creați din nou o vânzare fără a-i verifica starea.

Ce faceți dacă PRRO este defect sau nu se poate genera raportul Z

Dacă PRRO s-a defectat, operațiunile de decontare prin acesta se opresc până la remedierea defecțiunii sau conectarea unui RRO de rezervă. În ziua în care a fost constatată defecțiunea, antreprenorul trebuie să trimită notificarea în formularul nr. 2-PRRO organului de control, producătorului PRRO și/sau centrului de service, dacă există unul. Procedura este stabilită la punctul 12 al secțiunii II din Procedura de utilizare a PRRO.

După notificarea defecțiunii, pentru reluarea activității se depune o cerere cu mențiunea „Відновлення роботи” („Reluarea activității”). Dacă această cerere nu este primită în decurs de o lună, în registru se introduce o mențiune privind anularea înregistrării PRRO. Înlocuirea PRRO defect cu însemnări pe hârtie în orice format nu este prevăzută.

Pentru defecțiunea unui RRO hardware se aplică o altă procedură de notificare: centrul de service trebuie anunțat în ziua lucrătoare în care a fost constatată defecțiunea, iar organul de control — în cele două zile lucrătoare de după acea zi. Termenele sunt stabilite la punctul 16 al articolului 3 din Legea nr. 265/95-VR.

Dacă o întrerupere accidentală a electricității a făcut imposibilă în mod obiectiv generarea raportului Z, DPS explică că raportul trebuie generat cel târziu în următoarea zi lucrătoare, înaintea primelor operațiuni noi de decontare. În practică, este util să păstrați informațiile despre ora întreruperii și împrejurările care au împiedicat generarea raportului. Aceeași publicație tratează oprirea activității în timpul unei alerte aeriene; operațiunile de casă nu trebuie să întârzie ieșirea angajaților din sala de vânzare.

Nu există o regulă universală conform căreia un PRRO se blochează obligatoriu după 72 de ore fără conexiune. Lucrul offline cu PRRO se evaluează în baza articolului 5, a punctului special 13 din Lege și a regulilor soluției software respective. Cerințele de transmitere a datelor pentru RRO hardware nu trebuie aplicate automat la PRRO.

Recomandare practică pentru RRO hardware: dacă există electricitate, dar internetul a căzut, verificați mesajele aparatului și instrucțiunile producătorului privind acumularea și transmiterea datelor. Dacă aparatul a blocat decontările, opriți operațiunile prin acesta și contactați centrul de service. După restabilirea conexiunii, verificați dacă documentele acumulate au fost transmise.

Cum pregătiți PRRO Torgsoft pentru lucru fără internet

În Torgsoft, fiscalizarea se face prin opțiunea plătită „Програмний РРО” („RRO software”), achitată anual pentru fiecare dispozitiv pe care se efectuează operațiuni fiscale. Înainte de utilizare, activați opțiunea, înregistrați unitatea economică, PRRO și casierii și configurați semnătura electronică calificată (KEP). În scenariul standard, casierul semnează bonurile cu propria cheie; dacă este activată asocierea vânzătorului cu fiecare produs, documentația prevede folosirea unei chei comune a PRRO. Verificați scenariul ales înainte de începerea activității. Condițiile de conectare sunt prezentate pe pagina opțiunii „Програмний РРО”.

Asigurați-vă că setările permit modul offline și că prima deschidere a turei a reușit online: conform documentației Torgsoft privind lucrul offline, nu este posibilă prima deschidere a turei fără internet. Când se pierde conexiunea în timpul unei ture deja deschise, programul trece automat în modul offline, atribuie documentelor numere fiscale speciale și le stochează local. Documentația stabilește limite tehnice de 36 de ore consecutive și 168 de ore pe lună, precum și blocarea la epuizarea numerelor sau la depășirea duratei. Excepția legală privind termenele nu justifică presupunerea că această opțiune permite funcționarea nelimitată.

După restabilirea conexiunii, Torgsoft transmite automat documentele acumulate. Este recomandat ca persoana de la casă să verifice starea bonurilor în secțiunea de analiză PRRO și confirmarea primirii lor de către serverul fiscal, iar angajatul responsabil să urmărească respectarea termenului de o oră. Dacă ziua s-a încheiat fără internet, programul permite generarea offline a raportului Z și transmiterea lui ulterioară. Până la confirmarea livrării, nu reinstalați programul și nu ștergeți baza de date: instrucțiunile pentru casier avertizează că bonurile netransmise se pot pierde.

Ce amenzi trebuie luate în calcul și când se aplică scutirea teritorială

În temeiul punctului 1 al articolului 17 din Legea nr. 265/95-VR, pentru înregistrarea operațiunii la o valoare mai mică decât suma integrală, neînregistrarea operațiunii printr-un RRO sau PRRO fiscal, nefurnizarea către cumpărător a documentului de decontare corespunzător sau decontarea fără RK în cazul prevăzut se aplică sancțiuni financiare:

• 100% din valoarea vânzării pentru care s-a comis încălcarea — la prima încălcare;
• 150% din valoarea vânzării pentru care s-a comis încălcarea — pentru fiecare încălcare ulterioară.

Aceste procente se aplică doar încălcărilor enumerate la punctul 1. Conform punctului 3 al articolului 17, sancțiunea este de 50 de venituri minime neimpozabile ale cetățenilor (NMDG) dacă, în cazurile prevăzute de Lege, operatorul economic care efectuează decontări nu utilizează KOРО și/sau RK, utilizează cărți neînregistrate corespunzător, încalcă procedura stabilită de utilizare sau nu le păstrează pe durata prevăzută.

Conform punctului 10, sancțiunea este de 30 NMDG pentru netransmiterea către organele de control a raportărilor privind utilizarea RRO și RK, precum și a copiilor documentelor de decontare și ale bonurilor fiscale de raportare din RRO prin canale de comunicație cu fir sau fără fir, atunci când transmiterea este obligatorie. Cotele reduse de 25% și 50%, a căror perioadă de aplicare era stabilită la punctul 15 al secțiunii II, nu mai sunt în vigoare.

Punctul 14 al secțiunii II din Lege prevede scutirea de răspundere pentru încălcări comise la vânzarea de bunuri sau prestarea de servicii în teritorii temporar ocupate, teritorii cu ostilități active și teritorii cu posibile ostilități. Scutirea nu se aplică încălcării procedurii de decontare la vânzarea bunurilor accizabile. Scutirea depinde de locul și data încălcării: în funcție de categoria teritoriului, se aplică până la data încheierii ocupației, a ostilităților sau a posibilității de ostilități.

Recomandare practică: pentru a verifica aplicarea acestei scutiri, comparați adresa magazinului și data operațiunii concrete cu Lista oficială la care face trimitere punctul 14. Păstrați înregistrarea relevantă, cu categoria teritoriului și datele. Simpla înregistrare a antreprenorului într-o anumită regiune sau existența regimului legii marțiale nu sunt suficiente pentru a concluziona că se aplică scutirea.

Subpunctul 112.8.9 al articolului 112 din Codul fiscal al Ucrainei prevede scutirea de răspundere financiară dacă încălcarea s-a produs ca urmare a unor împrejurări de forță majoră. Pentru aplicarea acestui temei, trebuie evaluată legătura dintre împrejurările concrete și încălcarea concretă. Regimul legii marțiale sau întreruperea alimentării cu energie nu constituie, în sine, o permisiune generală de a vinde fără documente de decontare.

Ce să verificați înaintea următoarei ture

• Pentru RRO hardware: angajatul responsabil verifică KOРО și RK înregistrate, rezerva de chitanțe sau starea de pregătire a aparatului de rezervă, precum și prezența adresei magazinului în certificatul acestuia.
• Pentru PRRO: casierul verifică deschiderea cu succes a turei, permisiunea de lucru offline, intervalul de numere obținut, timpul disponibil și valabilitatea semnăturii.
• Pentru plata cu cardul: casierul știe unde să verifice separat rezultatul plății și starea documentului fiscal, pentru a evita o nouă debitare.
• Pentru încheierea zilei: angajatul desemnat urmărește raportul Z, transmiterea documentelor offline și primirea confirmărilor de livrare.
• Pentru reconcilierea evidențelor: contabilul primește chitanțele, totalurile zilnice și raportul care indică sumele reportate.

Documente normative pentru verificarea procedurii de lucru

• Legea Ucrainei nr. 265/95-VR „Privind utilizarea registratoarelor operațiunilor de decontare în domeniul comerțului, alimentației publice și serviciilor”: articolele 3, 5, 17; punctele 13–15 ale secțiunii II.
• Procedura de înregistrare și utilizare a RRO, aprobată prin Ordinul nr. 547 al Ministerului Finanțelor al Ucrainei: punctul 20 al capitolului 2 din secțiunea II; punctele 2 și 10 ale secțiunii III.
• Procedura de înregistrare și ținere a RK și KOРО, aprobată prin Ordinul nr. 547 al Ministerului Finanțelor al Ucrainei: capitolul 4 al secțiunii II; capitolul 2 al secțiunii III.
• Procedura de înregistrare, ținere a registrului și utilizare a PRRO, aprobată prin Ordinul nr. 317 al Ministerului Finanțelor al Ucrainei: punctul 12 al secțiunii II; secțiunile IV–V.
• Codul fiscal al Ucrainei: subpunctul 112.8.9 al articolului 112 privind împrejurările de forță majoră.