În activitatea de comerț cu amănuntul sau cu ridicata, orice magazin se confruntă inevitabil cu pierderi de stocuri. Acestea pot apărea din cauza deteriorării produselor în timpul transportului sau expunerii, a expirării termenului de valabilitate sau a utilizării produselor pentru necesitățile proprii ale magazinului, precum rechizite de birou și produse de curățenie.
Pentru o evidență financiară exactă, simpla retragere a acestor produse din depozit nu este suficientă — proprietarul trebuie să înțeleagă structura pierderilor. Prin urmare, apar frecvent următoarele întrebări:
«Cum poate fi configurat programul astfel încât vânzătorii să indice clar, la casarea produsului, ce anume s-a întâmplat cu acesta?»,
«Cum putem afla valoarea produselor pierdute anume din cauza deteriorării și valoarea produselor utilizate pentru necesitățile proprii ale biroului?»,
«Este posibil ca într-un singur raport să fie afișate subtotaluri separate pentru fiecare motiv de casare?», și
«Cum putem vedea cantitatea totală cumulată a unui anumit produs casat, fără raportare la fiecare dată în parte?».
În continuare vom explica în detaliu cum să configurați motivele de casare în programul Torgsoft și cum să utilizați «Raportul privind casarea mărfurilor» pentru o analiză detaliată a pierderilor.
1. Pregătirea: cum se configurează motivele de casare (condițiile)
Pentru ca programul să poată diferenția produsele deteriorate de cele utilizate pentru necesitățile proprii, aceste motive trebuie create în prealabil. În Torgsoft, motivele de casare sunt realizate prin intermediul partenerilor încadrați într-o categorie specială.
În mod implicit, programul conține deja categoriile de bază: «Casare» (generală) și «Casare în urma inventarierii». Totuși, acestea nu sunt suficiente pentru o analiză detaliată.
Cum se extinde lista motivelor:
La crearea unui document nou de casare (meniul Document → Casarea mărfurilor din depozit → Casare nouă), în câmpul «Casare» trebuie să apăsați butonul «Nomenclator». Se va deschide formularul partenerilor, în care este fixată categoria «Casare». Aici puteți adăuga parteneri noi care reprezintă motivele casării, de exemplu:
-
«Deteriorarea produsului»
-
«Alterare / Expirare»
-
«Necesitățile proprii ale magazinului»
-
«Defect (nu poate fi returnat)»
Din acest moment, atunci când un vânzător sau un gestionar va înregistra retragerea produselor, acesta va trebui să selecteze din listă un motiv concret (partenerul) pentru care produsul este casat. Acest pas creează baza pentru analiza ulterioară.
2. Analiza pierderilor: raportul privind casarea mărfurilor și subtotalurile
Pentru a determina valoarea pierderilor pentru fiecare motiv, se utilizează un instrument analitic special — Raportul privind casarea mărfurilor (meniul Raport → Raport privind casarea mărfurilor).
În acest raport, utilizatorul trebuie mai întâi să selecteze centrul de evidență (magazinul sau depozitul) și să indice perioada analizată. Tabelul generat va oferi informații complete despre fiecare produs casat: denumirea, data casării, codul articolului, codul de bare, cantitatea, prețul cu amănuntul, valoarea totală la prețurile cu amănuntul și, cel mai important pentru proprietar, — costul produsului casat. Ultima coloană indică pierderile financiare reale ale întreprinderii.
Totaluri în funcție de motiv:
Valoarea principală a acestui raport pentru proprietar constă în faptul că sistemul grupează automat produsele casate după aceleași motive (parteneri) care au fost indicate la crearea documentelor. Astfel, raportul afișează subtotaluri pentru fiecare grupă.
Veți vedea în mod clar blocuri centralizate precum:
-
Total pentru grupa «Alterare»: 15 unități, cu un cost total de 2.500 UAH.
-
Total pentru grupa «Necesități proprii»: 5 unități, cu un cost total de 450 UAH.
-
Total pentru grupa «Deteriorare»: 3 unități, cu un cost total de 1.200 UAH.
O astfel de grupare vizuală îi permite managerului să evalueze imediat amploarea problemei într-o anumită zonă și să ia măsurile de administrare necesare. De exemplu, poate fi consolidat controlul regimului de temperatură dacă valorile din categoria «Alterare» cresc semnificativ. Raportul poate fi tipărit sau exportat în Excel pentru prelucrare ulterioară.
3. Gruparea după produs: cum se cumulează cantitățile pozițiilor identice
Foarte des, antreprenorii sunt interesați nu doar de cronologia casărilor, ci și de cantitatea totală a unui anumit material pierdut, de exemplu, câți metri de cablu sau câte kilograme de zahăr au fost casate în total într-o lună.
În acest scop, formularul de configurare a raportului conține opțiunea «Grupează după produs». Dacă aceasta este activată, raportul va fi reformatat: datele casărilor individuale vor fi ascunse, iar produsele identice vor fi reunite într-un singur rând, cu calcularea cantității și valorii totale.
Interacțiunea cu alte filtre (pentru utilizatorii modulului de producție):
Pentru întreprinderile care utilizează opțiunea de producție, raportul oferă funcții suplimentare — afișarea casării materialelor pentru actele de producție sau operațiunile de asamblare. Dacă utilizatorul încearcă să activeze simultan opțiunile «Grupează după produs» și «Grupează după actul de producție», programul va afișa un mesaj informativ corespunzător și va dezactiva automat opțiunea incompatibilă, deoarece cumularea simultană a datelor după aceste două entități diferite este imposibilă din punct de vedere logic.
Utilizarea partenerilor în calitate de «Motive ale casării», împreună cu funcționalitatea «Raportului privind casarea mărfurilor», îi oferă proprietarului afacerii control complet asupra produselor care dispar din depozit. Astfel, pot fi separate cheltuielile justificate pentru necesitățile proprii de pierderile directe provocate de alterare sau deteriorare, pentru calcularea corectă a profitului net.
Reveniți la pasul anterior