Anularea unei comenzi preplătite: rambursarea corectă a banilor și a bunurilor

Regimurile de lucru cu comenzile («Comanda clientului pentru un produs» și «Comerț cu emiterea facturii») sunt esențiale pentru magazinele care lucrează după schema livrării amânate sau confecționează produse la comandă. 

Aceste regimuri permit primirea unui avans de la client, rezervarea produsului în depozit sau mutarea acestuia într-un depozit de stocare temporară până la achitarea completă și predare. 

Totuși, antreprenorii se confruntă des cu o problemă: când clientul refuză întreaga comandă sau o parte din aceasta, simpla ștergere a documentului sau anularea vânzării duce la haos în evidență. Produsul poate rămâne «blocat» în rezervă sau într-un depozit virtual, suma din casă nu mai corespunde cu cea reală, iar soldul clientului afișează o datorie sau o plată în plus incorectă. Principala dificultate constă în faptul că, în astfel de comenzi, mișcarea banilor și mișcarea produsului sunt separate în timp și în documente, de aceea anularea lor necesită un algoritm clar de acțiuni: banii trebuie returnați printr-un document financiar separat, iar produsul trebuie scos din rezervă manual sau prin statusuri speciale.

Mai jos este prezentat un algoritm complet de acțiuni pentru anularea corectă a unei comenzi cu plată anticipată.

1. Regula de bază: banii separat, produsul separat

În sistemul de evidență Torgsoft, plata anticipată este fixată printr-un document financiar, iar rezerva sau livrarea — printr-un document de depozit. De aceea, simpla ștergere a comenzii sau a facturii nu duce la returnarea automată a banilor din casă către cumpărător. Anularea constă întotdeauna din două procese paralele:

1. Eliberarea produsului: scoaterea din rezervă sau returnarea din depozitul temporar în cel principal.

2. Returnarea banilor, adică a avansului, către cumpărător.

2. Lucrul cu produsul: scoaterea corectă din rezervă

În funcție de regimul în care ați lucrat, produsul poate fi doar rezervat sau mutat fizic în «Depozitul de stocare temporară», numit și depozit de produse sub garanție.

• Scoaterea manuală din rezervă (Comerț cu emiterea facturii). Dacă produsul a fost doar rezervat pe baza facturii, la anularea comenzii produsul rezervat nu întotdeauna revine automat în stocul liber al depozitului; de multe ori acest lucru trebuie făcut manual. Pentru aceasta, accesați fila «Rezervă», selectați produsele corespunzătoare și scoateți-le din rezervă.

• Returnarea din depozitul temporar (Comanda clientului pentru un produs). Dacă comanda este anulată complet în starea «Activă» sau «Modificarea unei comenzi închise», programul formează automat o factură de transfer intern și returnează produsul din depozitul de stocare temporară în depozitul principal din care a fost luat.

• Anularea parțială: butonul «Închide». Dacă doar o parte a comenzii a fost predată clientului, de exemplu clientul a luat un produs din trei și a refuzat restul, comanda nu poate fi pur și simplu ștearsă. Pentru astfel de cazuri, în forma «Comenzile clienților» din Vânzări există butonul «Închide». La apăsarea acestuia, toate produsele rămase în depozitul de stocare temporară sunt returnate automat în centrul principal de evidență, iar comanda trece în statusul «Finalizată».

3. Lucrul cu banii: returnarea plății anticipate

Banii pe care clientul i-a achitat ca avans trebuie returnați printr-o acțiune specială, astfel încât aceștia să fie scăzuți corect din casa sau din contul dumneavoastră curent.

• Cum se returnează banii? În regimul de lucru cu comenzile, utilizați butonul «Returnarea plății anticipate». Se va deschide fereastra «Returnarea banilor pentru produs», unde trebuie să apăsați «Banii au fost returnați».

• Suma returnării. Plata anticipată poate fi returnată integral, dacă comanda este anulată complet, sau parțial. Returnarea parțială se calculează după formula:

Suma plății anticipate minus suma produselor deja livrate.

• Alegerea sursei fondurilor. Banii trebuie returnați în aceeași formă în care a fost efectuată plata: în numerar — din casă, fără numerar — pe cardul sau în contul curent al cumpărătorului. Dacă plata anticipată a fost efectuată în contul curent, bifați obligatoriu «Suplimentar», alegeți «Returnați totul din contul curent» și indicați contul necesar. Dacă selectați «Returnați în aceeași formă în care a fost efectuată plata», programul va returna automat banii în forma corespunzătoare: numerar sau fără numerar.

4. Capcana editării unei comenzi active

Una dintre cele mai frecvente probleme apare când clientul a achitat 100% din plată anticipată, comanda a devenit «Activă», iar apoi cumpărătorul a decis să renunțe la unul dintre produsele din listă.

Dacă pur și simplu treceți comanda în starea de editare și ștergeți un produs, suma totală a comenzii se va reduce, dar suma plății anticipate deja achitate va rămâne neschimbată și va depăși acum valoarea comenzii. În acest caz, programul va bloca predarea produsului și va afișa eroarea: «Suma plății anticipate utilizate trebuie să fie în intervalul...».

 Soluția corectă: înainte de a preda restul comenzii, trebuie să efectuați acțiunea «Returnarea plății anticipate» pentru suma produsului la care clientul a renunțat. Doar după ce îi returnați clientului avansul «în plus», predarea produselor pentru această comandă va fi deblocată. La închiderea parțială a comenzii prin butonul «Închide», programul va verifica singur dacă există un sold neutilizat al plății anticipate și va propune returnarea acestuia.

5. Anularea plății anticipate și CM software (РCM)

Dacă, la primirea avansului, ați tipărit un bon fiscal pentru plata anticipată, procesul de anulare trebuie însoțit obligatoriu de acțiuni fiscale.

• Conform regulilor de lucru cu РCM, dacă cumpărătorul a refuzat produsul, antreprenorul trebuie să anuleze întregul lanț de bonuri create pentru această tranzacție.

• Bifați obligatoriu «Tipărire bon de retur» în fereastra de returnare a banilor, pentru ca bonul să fie transmis către autoritatea fiscală, iar suma avansului să fie scăzută din soldul dumneavoastră fiscal.

Rezumat

Pentru a evita stocurile negative, rezervele «eterne» și lipsurile în casă la anularea comenzilor cu plată anticipată, respectați întotdeauna această ordine:

1. Reduceți cantitatea de produse din comandă sau închideți/anulați complet comanda pentru a elibera stocul din depozit.

2. Întocmiți obligatoriu documentul financiar de returnare a plății anticipate, integral sau pentru diferență, alegând casa sau contul corect.

3. Dacă plata anticipată a fost fiscalizată — tipăriți bonul fiscal de retur.