Fiscalizarea plăților anticipate: cum se pot evita erorile și discrepanțele din cecuri în cadrul PCM

Conform cerințelor legislației, în comerțul online, lucrul pe bază de comandă sau vânzarea produselor în rate, antreprenorii sunt obligați să fiscalizeze nu doar faptul transmiterii produsului, ci și primirea avansului. 

Regimul de fiscalizare a plăților în avans în Torgsoft creează lanțul corect de bonuri: de la bonul «Plată în avans» (cu indicarea părții achitate din produs) până la bonul «Calcul final» (cu trimitere la numărul fiscal al primei plăți și afișarea soldului datoriei). 

Totuși, în practică, acest proces este unul dintre cele mai dificile pentru utilizatori. Antreprenorii se adresează cel mai des suportului tehnic cu problema în care PCM respinge bonul de plată în avans sau postplată cu eroarea DocumentValidationError (cod 9) din cauza diferențelor de sume până la copeici, imposibilității de a efectua o plată mixtă, apariției unei forme fantomă «Plată anterioară» în bonurile obișnuite sau dificultăților la încercarea de a returna avansul.

Acest material analizează detaliat cauzele tehnice ale erorilor în timpul fiscalizării plăților în avans și metodele de evitare a acestora.

Cum funcționează algoritmul de fiscalizare a plăților în avans în Torgsoft

Deoarece nu există un standard unic aprobat de Serviciul Fiscal de Stat pentru formarea bonurilor de plată parțială, Torgsoft a implementat un mecanism bazat pe explicațiile oficiale ale autorității fiscale.

• Bonul de plată în avans. La introducerea unui avans pentru o factură sau comandă, cantitatea produsului din bon se calculează proporțional — ca raport dintre suma plății în avans și suma totală a bonului. Înaintea denumirii produsului se adaugă automat expresia «Plată în avans pentru».

• Bonul plății următoare / Calcul final. La plățile următoare se formează un bon care conține numărul fiscal al primului bon de plată în avans. În acesta se indică valoarea și cantitatea totală a produsului, însă spre plată se afișează doar suma contribuției curente sau soldul datoriei.

Erori tipice și soluțiile lor (Troubleshooting)

1. Eroarea DocumentValidationError (cod 9): suma pe rânduri nu este egală cu suma totală din document

Aceasta este cea mai frecventă eroare care blochează tipărirea bonului de plată în avans sau a calculului final. Ea înseamnă că suma valorii produselor din fișierul XML al bonului nu coincide cu suma totală a plăților trimisă către Serviciul Fiscal de Stat. Principalele cauze sunt:

• Cantitate fracționară a produsului și reduceri neîntregi. Dacă în factură există produse cu cantitate fracționară, de exemplu produse cântăribile, iar asupra lor se aplică reduceri complexe sau rotunjiri, la calcularea proporției pentru plata în avans putea apărea o abatere din cauza căreia suma pe rânduri diferea de suma documentului.

• Soluție: această problemă a fost corectată global în actualizările Torgsoft, începând cu versiunile 2022.0.57 și 2022.4.10, prin creșterea preciziei de calcul al prețurilor. Programul trebuie actualizat.

• Produs fiscal și nefiscal în aceeași factură. Dacă expediați un produs fiscal și un serviciu nefiscal, de exemplu livrarea, Torgsoft încearcă să împartă proporțional suma plății în avans între partea fiscală și cea nefiscală. La rotunjiri, mai ales în cazul plăților parțiale sau mixte numerar+card, acest lucru ducea adesea la eroare.

• Soluție: actualizați programul la versiunea actuală. Ca măsură preventivă, se recomandă emiterea unor facturi separate pentru pozițiile fiscale și nefiscale sau marcarea tuturor produselor/serviciilor din baza de date ca fiscale.

• Plată în avans pentru o factură în valută străină. PCM funcționează exclusiv cu moneda națională, grivna. Dacă factura este creată într-o valută, de exemplu USD sau KZT, iar plata în avans se face în grivne, din cauza conversiei cursului apar diferențe la nivel de copeici, iar suma plății parțiale devine mai mare sau mai mică decât suma documentului.

• Soluție: dezvoltatorii au dezactivat posibilitatea formării directe a bonurilor fiscale din plăți care nu sunt în moneda națională. Pentru a evita erorile, decontările care trebuie fiscalizate trebuie efectuate exclusiv în grivne.

• Problema rotunjirii numerarului. Dacă suma datoriei pe factură nu este multiplu de 10 copeici, iar plata se face în numerar, la formarea bonului de calcul final sau de supraplată poate apărea o diferență.

• Soluție: Torgsoft a anulat rotunjirea automată la 10 copeici pentru bonurile PCM dacă în formele de plată ale documentului nu există numerar.

2. În bon apare brusc rândul «Plată anterioară» pentru câțiva copeici

Antreprenorii observă uneori că în bonurile fiscale obișnuite sau la formarea facturii de ieșire apare o formă de plată neclară «Plată anterioară» (de exemplu, pentru 1 sau 59 de copeici), care mărește suma totală a bonului.

• Cauza 1 (Modificarea prețului). Utilizatorul a creat o factură, a acceptat pentru aceasta o plată în avans, apoi a modificat prețul de vânzare al produsului în factură, de exemplu l-a mărit cu 1 UAH, și a creat factura de ieșire achitând diferența.

• Cauza 2 (Plata cu bonusuri). La plata unei vânzări cu bonusuri, dacă suma bonusurilor a acoperit complet valoarea uneia dintre poziții, mecanismul de rotunjire putea face ca programul să considere că produsul a fost achitat cu bonusuri într-o sumă mai mare decât valoarea lui. Această diferență apărea în PCM ca «Plată anterioară».

• Soluție: nu modificați prețurile, cantitatea sau reducerile din factură după ce pentru aceasta a fost deja emis un bon fiscal de plată în avans. Eroarea legată de bonusuri a fost corectată în versiunile noi.

3. Eroarea «Nu este definit numărul fiscal al documentului pentru care se efectuează returul»

Apare la încercarea de a returna clientului plata în avans în regimul «Comerț cu emiterea facturii».

• Cauză. Se încearcă tipărirea unui bon fiscal pentru returnarea avansului, deși bonul pentru primirea acestui avans nu a fost tipărit (sau a fost procesat ca nefiscal).

• Soluție: PCM nu poate returna o plată fiscală în avans care nu există în registrele autorității fiscale. În acest caz, returul trebuie efectuat fără tipărirea bonului fiscal.

4. Sume negative în bonul fiscal de plată în avans

În versiunile vechi ale programului, de exemplu 2022.0.3, la formarea bonului pentru o factură de ieșire pentru care exista o plată în avans, dacă bonul conținea 2 unități ale aceluiași produs, bonul genera o sumă negativă a plăților și o cantitate negativă.

• Soluție: actualizați programul Torgsoft.

Reguli principale pentru lucrul fără erori cu avansurile

1. Ordinea acțiunilor. Algoritmul corect de lucru cu comenzile online: Creați factura -> Introduceți plata în avans cu tipărirea bonului -> Creați factura de ieșire -> Apăsați «Plată pentru factura de ieșire în contul plății în avans» -> Tipăriți bonul pentru soldul datoriei.

2. Fără modificări «retroactive». Dacă pentru un document (comandă sau factură) a fost deja introdusă o plată fiscală în avans, este interzis să adăugați/ștergeți produse, să modificați cantitatea sau prețul acestora. Acest lucru va duce inevitabil la faptul că, în timpul calculului final, sumele nu vor coincide (eroarea DocumentValidationError). Dacă comanda s-a schimbat, trebuie mai întâi să efectuați returul fiscal al plății în avans pentru suma integrală, să modificați documentul și abia apoi să emiteți din nou avansul.

3. Nu ștergeți plățile parțiale. Ștergerea plăților pentru care a fost deja tipărit un bon fiscal nu este recomandată categoric, deoarece bonurile rămân la Serviciul Fiscal de Stat. Utilizați întotdeauna mecanismul de returnare a plății în avans.