Greșeli tipice pe care le fac vânzătorii în vânzări, scanare și introducerea cantităților

Expert în automatizarea tranzacțiilor la Torgsoft

Cum vânzătorii pot strica accidental evidența: greșeli tipice în vânzare, scanare și introducerea cantității

La casă, o eroare apare adesea nu din cauza logicii complicate a programului, ci din grabă: vânzătorul scanează în câmpul greșit, introduce greșit greutatea, vinde alt produs, schimbă greșit Persoană fizică autorizată sau anulează produsul din bon după plată. În Torgsoft, astfel de acțiuni se transformă rapid în probleme mari de evidență: sume nerealiste în bon, dispariția produsului, depozit greșit, erori de cost și lipsuri la inventariere. De aceea, acest articol trebuie privit ca o listă de verificare a celor mai tipice greșeli ale vânzătorului în vânzare și a metodelor de localizare rapidă a acestora.

Nu corectați astfel de erori la întâmplare. Dacă în bon apare o cantitate nerealistă, produsul se vinde sub o altă denumire, vânzarea a fost făcută din alt depozit sau după plată produsul a dispărut din vânzare, mai întâi trebuie să găsiți documentul concret și să înțelegeți ce s-a întâmplat exact: eroare de scanare, greutate incorectă, problemă în setările casei, confuzie cu codurile de bare sau anularea produsului din bon. Dacă faceți imediat o recepție nouă, o casare, un retur sau o corectare manuală a soldurilor, puteți strica și mai mult evidența, costul și analiza casei. Mai întâi — cauza, apoi — corectarea. Dacă aveți nevoie de ajutorul suportului tehnic — contactați-ne.

Achiziționați Contractul de service

Mai jos sunt adunate cele mai tipice situații cu care se confruntă proprietarii și administratorii, precum și algoritmii pentru rezolvarea și prevenirea lor rapidă.

Cazul 1. Greutatea produsului cântărit a fost introdusă greșit

Simptom. În bonul de vânzare, produsul este cântărit incorect: programul omite zero și calculează cantitatea nu ca 0,437 kg, ci ca 437 kg. Prin urmare, suma de plată devine enormă, iar din stoc se scade o greutate uriașă.

Motiv. Vânzătorul nu folosește cântărirea automată prin cântar, ci introduce greutatea manual de la tastatură și face o greșeală la ordinul cifrelor sau la separatorii zecimali.

Cum să verificați. Verificați mișcarea produsului în "Starea stocului". Găsiți vânzarea cu o cantitate anormal de mare a produsului cântărit.

Cum să remediați. Anulați/ștergeți această vânzare sau faceți returul produsului de la client, după care vindeți produsul cu greutatea corectă.

Cum să preveniți repetarea:

Configurați cântarele electronice pentru transmiterea directă a greutății în Torgsoft (opțiune suplimentară 098). Acest lucru elimină complet greșelile accidentale sau intenționate ale casierului la introducerea manuală a greutății.
În setările rolului de vânzător, dezactivați funcția de introducere manuală a greutății.

Cazul 2. Produse diferite se vând sub aceeași denumire

Simptom. La scanarea codurilor de bare ale unor produse complet diferite, acestea sunt adăugate în vânzare sub aceeași denumire, de exemplu, jumătate din depozit a început brusc să se vândă ca "Kvas Taras".

Motiv. Utilizatorul, adesea merceologul sau administratorul, a unit accidental greșit produsele în formularul "Diagnosticarea erorilor" sau, la recepție, a adăugat codul de bare al altui produs ca suplimentar în fișa altui produs.

Cum să verificați. Deschideți fișa produsului care se vinde constant, în cazul nostru — "Kvas Taras", și verificați lista codurilor de bare suplimentare, butonul "Adăugați codul de bare al producătorului la produs".

Cum să remediați. Ștergeți codurile de bare greșite din fișa "Kvas Taras". Dacă este necesar — creați din nou sau restabiliți fișele pentru produsele pierdute.

Cum să preveniți repetarea. În setările rolurilor ("Setări" → "Utilizatori" → "Setări acces"), interziceți utilizatorilor obișnuiți accesul la formularul "Diagnosticarea erorilor" și interziceți unirea produselor.

Cazul 3. Vânzarea a fost făcută din depozitul greșit sau pe Persoană fizică autorizată greșită

Simptom. În raportul de casă, sumele nu coincid cu analiza pCM. În raportul Z al unei Persoană fizică autorizată, suma este mai mare/mai mică decât suma reală din casă. Sau produsul a fost scăzut din Centrul de evidență "Magazin 1", deși vânzarea a avut loc în "Magazin 2".

Motiv:

1. Casierul a schimbat accidental întreprinderea, Persoană fizică autorizată, în formularul "Plată" și a uitat să o schimbe înapoi. Drept urmare, plata în numerar a mers către Persoană fizică autorizată corectă, iar plata fără numerar — către cea cu care s-a lucrat ieri.

2. Vânzătorul, în formularul "Vânzare (suplimentară)", a ales un alt angajat, în fișa căruia este legată o altă casă ("Casa №2" în loc de "Casa №1").

Cum să verificați. Deschideți "Plată" → "Analiza vânzărilor de produse fiscale". Comparați vânzările cu documentele financiare din "Raportul casei pe zi". Găsiți bonurile care au fost trecute pe întreprinderea greșită. Verificați "Protocolul acțiunilor utilizatorului" pentru schimbarea caselor.

Cum să remediați:

Faceți stornarea ultimului bon pCM greșit sau returul fiscal al produselor.
După retur, efectuați din nou vânzările, OBLIGATORIU selectând întreprinderea corectă, Persoană fizică autorizată, și Centrul de evidență corect.

Cum să preveniți repetarea:

În setările rolului "Vânzător", activați interdicția: "Permisă schimbarea întreprinderii la plata vânzării" — debifați.
Verificați setările locurilor de muncă: legați pCM și conturile de decontare de case concrete.

Cazul 4. Produsul a fost șters din bon după primirea banilor (lipsă ascunsă)

Simptom. Clientul a plătit, dar vânzarea nu a fost înregistrată în sistem, iar produsul nu a fost scăzut din stoc. Casierul poate spune că "programul s-a blocat" sau "terminalul nu a răspuns". Ulterior, la inventariere apar lipsuri mari.

Motiv. După ce produsul a fost scanat și banii au fost primiți, vânzătorul elimină, anulează, produsele din formularul de vânzare. Produsul revine în stoc, iar vânzătorul își însușește banii.

Cum să verificați: Accesați meniul "Depozit" → "Produse anulate din vânzări" sau "Fișier" → "Protocolul acțiunilor utilizatorilor". Găsiți toate cazurile de ștergere a produselor din bon de către acest vânzător.

Cum să remediați. Dacă aceasta a fost o eroare din cauza unei probleme SQL, interblocare, găsiți tranzacția "blocată" și ștergeți-o/reprocesați-o manual. Dacă este o fraudă — rezolvați problema cu personalul și corectați soldurile.

Cum să preveniți repetarea:

Accesați "Setări" → "Parametri" → "Acces".
Bifați "Vânzătorul nu poate șterge produsul din vânzare". Acum, pentru ștergerea produsului va fi necesar un administrator.
Sau activați "Înregistrarea ștergerii produsului din vânzare" cu opțiunile "Introducerea motivului" și "Scanarea ecusonului persoanei responsabile". Acest lucru descurajează psihologic fraudele și fixează toate acțiunile.
Emiterea bonului fiscal/de marfă către cumpărător este obligatorie.

Întrebări frecvente

Cum se interzice introducerea manuală a greutății?

Pentru a evita erorile accidentale sau intenționate la introducerea manuală a greutății, este recomandat să utilizați cântare electronice cu transfer direct de date către program (opțiune suplimentară „Conectarea cântarelor electronice”, cod 098). Aceasta vă permite să transferați automat greutatea exactă pe bon, blocând complet factorul uman. Dacă cântarul se defectează sau lucrați fără conexiunea directă a acestuia, vânzătorul poate introduce greutatea de la tastatură folosind funcția „Setare manuală greutate” din formularul de cântărire. Pentru a împiedica vânzătorul să utilizeze această funcție, este necesar să dezactivați posibilitatea introducerii manuale a greutății în setările de acces pentru rolul său.

Cum se limitează editarea cantității în vânzare?

Pentru a împiedica vânzătorul să modifice arbitrar cantitatea de mărfuri din bonul generat, este necesar să configurați corect drepturile sale. Acest lucru se poate face prin intermediul elementului de meniu principal „Setări” - „Setări rol”, unde accesul la formularul pentru editarea cantității de mărfuri din vânzare este limitat pentru rolul vânzătorului. De asemenea, puteți interzice introducerea manuală a codurilor de bare prin eliminarea permisiunii de modificare a setării „Solicitați cantitatea produsului”, ceea ce va obliga casierul să introducă produsul exclusiv cu un scaner. Pentru un control suplimentar, merită activată setarea „Vânzătorul nu poate șterge produsul din vânzări”, astfel încât anularea articolelor să aibă loc doar cu participarea administratorului pentru a introduce motivul și persoana responsabilă pentru anulare.

De ce a vândut vânzătorul produsul din depozitul greșit?

Această situație apare de obicei dacă permisiunea de a vinde produse din toate punctele de vânzare din formularul „Vânzări” este activată în setările programului („Setări” - „Parametri” - „Contabilitate”). Dacă același produs se află în mai multe centre contabile, programul va întreba vânzătorul unde anume să îl radieze, iar casierul poate alege din greșeală depozitul altcuiva. Un alt motiv este atunci când vânzătorul din formularul suplimentar de vânzări selectează un alt angajat pentru a înregistra vânzarea, al cărui card este legat de casa de marcat a unui alt magazin. Pentru a evita acest lucru, administratorul trebuie să limiteze strict accesul vânzătorului în setările rolului: să lase disponibil doar centrul său contabil curent pentru selecție și vânzare și să interzică schimbarea companiei la plată.

Cum se poate reduce numărul de erori la casa de marcat?

Principala modalitate de a minimiza factorul uman la casa de marcat este maximizarea integrării echipamentelor de tranzacționare. Conectarea unui terminal POS bancar pentru transferul automat al sumei de plată elimină erorile casieriei la introducerea manuală a numerelor. Utilizarea cântarelor electronice cu transfer automat al masei produsului face imposibilă introducerea greșită a greutății. Pe lângă echipamentul tehnic, este important să configurați corect drepturile de acces. Pentru rolul de „Vânzător”, ar trebui să interziceți vânzarea de bunuri „la minus”, să dezactivați posibilitatea de a elimina bunuri din vânzări fără a corecta motivul și să interziceți introducerea manuală a numerelor cardurilor de reducere de la tastatură, permițând doar scanarea.

Програма обліку товару для інтернет-магазинів, крамниць, торгових точок, складів та виробництва

Vă mulțumim pentru feedback! Acesta va fi publicat după verificarea de către un moderator.

Articole similare

Nume de familie și prenume
Numar de telefon
Alte informații de contact
Tip de bază de date
Ai nevoie de un apel și de consultanță de la un angajat al companiei? Asa de Nu Alegeți una dintre opțiuni
Sunt de acord cu Politica de confidențialitate a Torgsoft. Vă rugăm să consultați Politica de confidențialitate a Torgsoft. Dacă sunteți de acord, vă rugăm să confirmați mai jos.