Vânzarea de bunuri dintr-un alt centru contabil

Vânzarea mărfii dintr-un alt centru de evidență în Torgsoft: transferuri automate, căutarea vânzărilor asociate și algoritmul de anulare

În comerțul cu mai multe magazine sau depozite apar frecvent situații în care clientul dorește să cumpere un produs care momentan nu este disponibil la casa curentă, dar se află într-un alt depozit sau într-un alt magazin al rețelei. Pentru a nu pierde clientul, programul permite vânzarea acestui produs direct de la locul de lucru curent. "Cum să vindeți un produs care se află fizic într-un alt magazin?", "De unde au apărut în registrul documentelor transferurile interne automate pe care nu le-am creat?" și "De ce programul afișează o eroare atunci când încercăm să ștergem un astfel de transfer intern și cum trebuie anulată corect această operațiune?". Acest mod simplifică semnificativ vânzările omnicanal, însă necesită înțelegerea logicii documentelor automate și a algoritmului corect de remediere a erorilor.

Cum să configurați vânzarea din toate punctele comerciale

Pentru ca vânzătorul să poată adăuga în bon un produs dintr-un alt depozit, această funcție trebuie activată în setările programului. Pentru aceasta, accesați meniul Setări — Parametri — Document. Începând cu versiunile Torgsoft din anul 2022, setarea generală de permisiune a fost împărțită în două setări independente pentru diferite moduri de vânzare:

1. Permiteți vânzarea din toate punctele comerciale în formularul "Vânzare".

2. Permiteți vânzarea din toate punctele comerciale în formularul "Comerț cu emiterea facturii".

Dacă aceste opțiuni sunt activate și produsul necesar se află în mai multe centre de evidență, programul va solicita utilizatorului, în momentul adăugării produsului în bon, să aleagă depozitul din care trebuie scăzut produsul. Pentru fiecare dintre aceste formulare este disponibilă și setarea subordonată "Tipărirea documentelor de expediere a mărfii", care permite, după efectuarea plății, tipărirea unui document pentru magazionerul din celălalt depozit, astfel încât acesta să poată elibera produsul clientului.

De unde provin documentele create automat?

Atunci când casierul adaugă în "Vânzare" un produs dintr-un alt centru de evidență și efectuează vânzarea, programul trebuie să păstreze corectitudinea evidenței stocurilor. Produsul nu poate fi vândut fără a exista în stoc. De aceea, Torgsoft creează automat un document de transfer intern din centrul de evidență în care se afla efectiv produsul către centrul de evidență în care se efectuează vânzarea. Tocmai de aceea, proprietarii afacerii sau magazionerii pot observa ulterior în "Registrul transferurilor interne" documente create pe care nu le-au întocmit personal. Acesta este un comportament normal al sistemului, care asigură scăderea corectă a stocurilor.

Eroare la ștergerea transferului asociat: de ce apare?

O problemă frecventă apare atunci când magazionerul sau administratorul vede un astfel de transfer automat și încearcă să îl șteargă, de exemplu considerându-l eronat. La încercarea de ștergere apare o fereastră informativă cu eroarea: "Transferul intern este asociat unei vânzări" (sau o eroare SQL privind conflictul instrucțiunii DELETE cu restricția REFERENCE).

Această restricție a fost introdusă special în sistemul de siguranță Torgsoft. Programul interzice ștergerea documentului de transfer deoarece produsul transferat prin acest document a fost deja vândut clientului și înregistrat într-un document financiar (bon). Ștergerea unui astfel de transfer ar "rupe" lanțul evidenței și ar provoca diferențe între stocurile depozitelor.

Ordinea corectă de anulare a operațiunii

Dacă vânzarea dintr-un alt depozit a fost efectuată din greșeală, de exemplu casierul a selectat accidental depozitul greșit sau clientul a renunțat imediat la cumpărare, operațiunea trebuie anulată de la sfârșitul lanțului — începând cu vânzarea.

Pasul 1. Găsiți vânzarea asociată.

Trebuie să găsiți bonul prin care a fost vândut acest produs. Puteți face acest lucru din meniul Depozit — Lista cheltuielilor, filtrând documentele după dată sau produs, ori direct din formularul Vânzare, apăsând acțiunea "Selectați vânzarea" (sau "F11").

Pasul 2. Anulați plata și ștergeți produsul (dacă este o eroare a casierului).

Dacă bonul tocmai a fost emis din greșeală:

1. Deschideți vânzarea găsită.

2. Apăsați butonul Anulați plata pentru a anula documentul financiar și a restitui banii în casa programului.

3. Selectați produsul adăugat din greșeală și apăsați Ștergeți.  Notă: dacă aveți activată evidența strictă, programul poate solicita indicarea motivului pentru ștergerea produsului din vânzare sau scanarea ecusonului administratorului.

4. Numai după ce produsul este șters din bon, legătura dintre documente este întreruptă. Acum puteți accesa Depozit — Registrul transferurilor interne, găsi același transfer automat și îl puteți șterge fără restricții. Produsul va reveni în depozitul inițial.

Scenariu alternativ: înregistrarea returului.

Dacă nu este o eroare a vânzătorului, iar clientul a returnat efectiv produsul în ziua următoare sau mai târziu, nu trebuie să ștergeți nimic. Creați documentul standard Retur (Document — Retur). Scanați bonul sau selectați vânzarea, indicați produsul și restituiți banii clientului.

Accent pe control: cum să evitați vânzările eronate din alte depozite

Pentru ca vânzătorii să nu vândă accidental produse din alte depozite și să nu creeze haos prin transferurile interne automate, este necesar să configurați corect drepturile de acces.

Dacă nu doriți ca un casier din "Magazinul 1" să vadă și să poată vinde produsele din "Magazinul 2", efectuați următoarele acțiuni:

1. Accesați Setări — Utilizatori și selectați rolul/utilizatorul (Vânzător).

2. Debifați opțiunea "Permite vizualizarea stocurilor din depozite" (sau configurați vizibilitatea numai pentru depozitul propriu).

3. În câmpul "Restricționarea accesului la centrele de evidență", apăsați butonul cu trei puncte și selectați numai centrul de evidență în care lucrează fizic vânzătorul respectiv. Activați această restricție. Astfel, vânzătorul nu va putea din punct de vedere tehnic să selecteze un produs dintr-un alt centru de evidență în timpul vânzării, ceea ce va elimina complet apariția transferurilor automate nedorite.