Vânzări în regim de draft: cum să nu pierzi chitanța în caz de eșecuri și să amâni vânzarea

În procesul de vânzare apar adesea situații neprevăzute: în timpul formării unui bon mare în magazin, se poate întrerupe brusc curentul, calculatorul se poate bloca, poate apărea o eroare de conexiune cu terminalul bancar sau cu serverul autorității fiscale (pCM). Se poate întâmpla și ca un client să își amintească faptul că și-a uitat portofelul în mașină sau să decidă să se întoarcă în sala de vânzare pentru a alege încă un produs.

Pentru ca vânzătorul-casier să nu fie nevoit să scaneze din nou toate produsele, mai ales dacă sunt zeci de poziții, în programul Torgsoft sunt prevăzute mecanisme pentru salvarea bonurilor nefinalizate. În funcție de setările programului, astfel de vânzări "amânate" sau "întrerupte" ajung în două secțiuni diferite: «Ciorne de vânzări» sau «Vânzări neplătite ale clienților obișnuiți».

Mai jos găsiți o instrucțiune completă despre cum să lucrați cu aceste instrumente pentru a economisi timpul vânzătorului-casier și pentru a asigura acuratețea evidenței.

Unde ajung bonurile "blocate"? Setarea principală

Locul în care programul va trimite produsele scanate în cazul unei erori sau al unei vânzări amânate depinde de o singură setare.

Accesați meniul Setări — Parametri — Document.  Acordați atenție comutatorului «Scoate produsul din stoc la adăugarea acestuia în formularul "Vânzare"»:

1. Dacă comutatorul este DEZACTIVAT (produsul nu este scos imediat din stoc). La orice oprire de urgență a activității (s-a întrerupt curentul, s-a oprit calculatorul etc.), produsele din bonul nefinalizat sunt salvate automat în modul Fișier — Ciorne de vânzări.
   
   

2. Dacă comutatorul este ACTIVAT (produsul este rezervat imediat). De îndată ce produsul ajunge în formularul «Vânzare», acesta este scos imediat din stoc. Dacă apare o eroare sau calculatorul se oprește brusc, acest bon ajunge în secțiunea Plată — Vânzări neplătite ale clienților obișnuiți. Vânzarea este considerată neplătită dacă datoria aferentă acesteia este mai mare de 0,09 UAH.

Scenariul 1. Calculatorul s-a oprit sau s-a blocat (restabilire din «Ciorne»)

Dacă setarea de scoatere imediată din stoc este dezactivată, toate vânzările întrerupte vă vor aștepta în ciorne. Este un instrument util dacă în timpul plății a apărut o eroare pCM, conexiunea la internet s-a întrerupt sau calculatorul pur și simplu s-a repornit.

Instrucțiune pas cu pas pentru restabilire:

1. Accesați punctul din meniul principal Fișier — Ciorne de vânzări.

2. În fereastra care se deschide, veți vedea lista bonurilor întrerupte. Pentru comoditate, aici există coloanele «Vânzător» și «Modificat de», care ajută la identificarea casierului care a vândut produsul și a persoanei care a făcut modificări în vânzare.

3. Selectați ciorna necesară și apăsați butonul «Restabilește vânzarea».

4. După aceasta, treceți la formularul de vânzare. Veți putea continua vânzarea selectând vânzarea neplătită restabilită din lista vânzărilor existente.

5. Finalizați vânzarea în mod standard: introduceți plata și tipăriți bonul fiscal/bonul de vânzare.

Exemplu practic din partea serviciului de suport Torgsoft:

Există situații în care plata prin terminalul bancar trece cu succes, dar din cauza unei erori de conexiune a calculatorului sau a pCM, bonul nu este înregistrat în program. În acest caz, specialiștii restabilesc bonul anume din «Ciorne de vânzări» și efectuează plata acestuia în formularul vânzărilor neplătite, pentru a echilibra evidența.

Scenariul 2. Clientul a plecat după bani sau mai alege produse (lucrul cu «Vânzările neplătite»)

Dacă aveți activată scoaterea imediată a produsului din stoc, bonurile întrerupte ajung în vânzările neplătite. Acest lucru este comod dacă un client a cerut să fie "pusă deoparte" marfa scanată la casă, în timp ce merge la mașină după card sau se întoarce în sala de vânzare pentru încă un produs. Casierul poate închide formularul de vânzare pentru a deservi următorii cumpărători din rând.

Instrucțiune pas cu pas pentru finalizarea unei vânzări amânate:

1. Când clientul se întoarce, accesați punctul de meniu Plată — Vânzări neplătite ale clienților obișnuiți.

2. Se va deschide formularul «Controlul plății vânzărilor pentru clienții obișnuiți», unde este afișată lista tuturor bonurilor neplătite.

3. Găsiți bonul clientului dumneavoastră.

4. Apăsați butonul «Plătește». Programul va propune introducerea sumei, după care statutul bonului se va schimba în plătit și veți putea tipări bonul fiscal.

Cum curățați lista dacă clientul nu s-a întors?

Dacă clientul nu s-a mai întors sau dacă vânzătorul-casier, din neștiință, a scanat toate produsele din nou într-un bon nou, iar cel vechi a rămas "blocat" în sistem, această vânzare neplătită trebuie obligatoriu ștearsă. Pentru aceasta, selectați bonul blocat și apăsați butonul «Șterge». Dacă nu faceți acest lucru, produsul va fi considerat vândut/scos din stoc de două ori, ceea ce va duce la lipsuri și la apariția unor stocuri negative.

Ascunderea vânzărilor neplătite:

Dacă aveți vânzări neplătite vechi care, din anumite motive, nu pot fi șterse, acestea pot fi ascunse. Pentru aceasta, selectați vânzarea și apăsați butonul «Ascunde». Astfel de bonuri nu vor fi afișate în lista generală. Pentru a le vedea din nou, activați comutatorul «Afișează ascunse»: acestea vor fi evidențiate cu gri și text tăiat. Dacă este necesar, pot fi readuse la starea obișnuită cu butonul «Restabilește».

Rezumat pentru vânzători-casieri și administratori

• Nu scanați niciodată produsele din nou dacă în timpul plății a apărut o eroare: s-a întrerupt curentul, eroare pCM, sau calculatorul s-a "blocat". Bonul dumneavoastră este salvat!

• În funcție de setări, căutați-l în Fișier -> Ciorne de vânzări sau în Plată -> Vânzări neplătite ale clienților obișnuiți.

• Ștergeți întotdeauna bonurile-dubluri "blocate" pentru a nu crea "minusuri" în stoc.