Plăți neidentificate: cum să găsești o plată, să o asociezi cu un cont și să elimini datoria

În comerțul angro și online, cumpărătorii transferă frecvent bani pentru mărfuri prin viramente bancare într-un cont curent (IBAN) sau pe carduri de plată. În timpul procesării zilnice a extraselor bancare, antreprenorii și contabilii se confruntă adesea cu situații în care banii au intrat în cont, dar în descrierea plății nu este indicat numărul facturii sau numele de familie al plătitorului nu corespunde datelor clientului. 

Pentru soluționarea acestor situații, sistemul de gestiune Torgsoft dispune de funcția specială Plăți neidentificate în modulul Comerț pe bază de factură. Acest instrument permite înregistrarea încasării banilor într-un cont bancar fără asocierea imediată cu o comandă, separarea procesului de înregistrare inițială a extraselor de identificarea ulterioară a plătitorului și menținerea unui sold corect al decontărilor cu clienții. Cum puteți identifica rapid plătitorul pe baza detaliilor din extrasul bancar? Cum se repartizează corect un singur transfer bancar între mai multe facturi de ieșire? De ce, după asocierea plății cu factura, rămâne o datorie de câteva grivne sau copeici? Și ce trebuie să faceți dacă plata a fost înregistrată într-un centru de evidență sau la o întreprindere greșită?

Concepte de bază și modul de funcționare

Evidența corectă a încasărilor fără numerar în Torgsoft se bazează pe separarea clară a operațiunilor de înregistrare a banilor de repartizarea acestora pe documentele de livrare.

• Plată neidentificată — un document financiar care înregistrează încasarea banilor într-un cont bancar sau în casierie, fără indicarea unei anumite facturi sau comenzi a clientului în momentul creării documentului.

• Comerț pe bază de factură (CBF) — un modul special Torgsoft pentru comerțul angro și online, în care procesul de vânzare este împărțit în emiterea facturii, încasarea plății (sau a avansului) și generarea facturii de ieșire pentru livrarea mărfurilor.

• Asocierea plății — procedura de corelare a unei plăți neidentificate cu o anumită factură a clientului, în urma căreia banii sunt înregistrați ca avans aferent facturii sau acoperă automat datoriile pentru facturile de ieșire.

De ce o plată devine neidentificată: principalele cauze în comerț

În activitatea de comerț cu amănuntul și angro există câteva situații frecvente în urma cărora o încasare bancară este clasificată drept plată neidentificată:

1. Lipsa numărului facturii în detaliile plății. Cumpărătorul achită comanda printr-un terminal de autoservire sau prin aplicația de mobile banking și indică doar numele de familie sau un comentariu general (de exemplu, «pentru marfă»), fără numărul facturii.

2. Plată efectuată de o terță persoană. Comanda a fost plasată de o anumită persoană fizică sau juridică, dar transferul bancar a fost primit de la altă persoană (o rudă, un reprezentant sau un partener comercial).

3. Importul automat al extraselor bancare. La utilizarea opțiunii suplimentare Extrase bancare (de exemplu, cu Privat24 pentru afaceri sau monobank), toate tranzacțiile de intrare sunt importate în Torgsoft sub formă de plăți neidentificate, pentru a fi procesate ulterior de manager.

4. Separarea responsabilităților în cadrul companiei. Casierul sau contabilul înregistrează la începutul zilei încasările pe baza extrasului bancar, iar managerii de vânzări repartizează ulterior aceste plăți pe comenzile lor.

5. Plată prin achiziție online sau terminal bancar. Banii încasați prin băncile acceptatoare (de exemplu, plata by mono sau PrivatBank) sunt creditați după reținerea comisionului bancar. Din acest motiv, suma din extras diferă de valoarea inițială a facturii emise.

Cum să identificați o plată neidentificată în Torgsoft

Pentru găsirea și identificarea încasărilor bancare neasociate încă unui client, Torgsoft oferă mai multe instrumente utile de analiză și filtrare.

Deschideți meniul Document -> Comerț pe bază de factură și accesați fila Plăți clienți -> tabelul Plăți neidentificate. Aceste date pot fi accesate și prin meniul Plată -> Extrase din conturi bancare.

În tabelul plăților neidentificate, acordați atenție următoarelor coloane importante:

• Data și suma plății. Indică momentul exact și valoarea transferului primit.

• Informații despre contul expeditorului. Afișează IBAN-ul, codul EDRPOU/numărul de identificare fiscală sau numărul cardului plătitorului (inclusiv pentru extrasele Privat24 ale persoanelor juridice și monobank).

• Descriere / Detaliile plății. Textul complet al comentariului transmis de bancă.

• Oraș și angajat. Informații suplimentare despre localizarea geografică a plății și operatorul responsabil.

Pentru o căutare rapidă, utilizați filtrul propriu de perioadă al tabelului Plăți neidentificate (care funcționează independent de filtrul general CBF), precum și filtrele după cont bancar, întreprindere și sumă.

Instrucțiuni pas cu pas: cum să asociați corect o plată cu o factură sau un document de livrare

După identificarea plătitorului, plata trebuie asociată cu documentul corespunzător din sistem.

1. În tabelul Plăți neidentificate, selectați rândul cu plata necesară.

2. Apăsați butonul Asociază plata cu factura.

În fereastra Facturi neachitate care se deschide, programul filtrează automat facturile a căror valoare corespunde sumei plății. Dacă este necesar, ajustați filtrele:

• Setați intervalul dorit al datelor de emitere a facturilor.

• Specificați intervalul exact al valorii datoriei.

• Verificați Centrul de evidență și Contul bancar selectate.

Selectați factura necesară și apăsați butonul Selectează.

La confirmarea asocierii, Torgsoft efectuează următoarele operațiuni:

1. Pentru factura selectată se creează un avans în valoarea plății neidentificate.

2. Dacă pentru această factură au fost deja create facturi de ieșire (livrări de marfă), sistemul repartizează automat suma încasată între facturile de ieșire neachitate, începând cu cea mai veche după dată.

3. Dacă suma plății acoperă datoriile aferente facturilor de ieșire, acestea trec automat în starea Achitate integral și se închid.

4. Dacă pentru o anumită factură nu există facturi de ieșire și apare o plată excedentară, suma poate rămâne ca supraplată pe factura respectivă. De exemplu, dacă factura este de 100 UAH, iar plata neidentificată primită este de 150 UAH, factura va avea pur și simplu o supraplată de 50 UAH. Acești 50 UAH nu pot fi transferați automat către alte facturi sau facturi de ieșire.

Răspunsuri practice la întrebările antreprenorilor: soluționarea situațiilor complexe

De ce, după asocierea plății, rămâne o datorie de câteva grivne sau copeici pe factură ori pe factura de ieșire?

 Cauza. Cel mai frecvent, situația este legată de reținerea comisionului bancar de procesare a plăților (comision de achiziție) pentru plățile online sau transferurile bancare. De exemplu, cumpărătorul achită 1.000 UAH pentru o comandă prin intermediul site-ului, dar banca creditează în cont doar 985 UAH, după reținerea unui comision de 1,5%. Dacă extrasul este importat fără luarea în considerare a comisionului de achiziție, Torgsoft creează o plată neidentificată de 985 UAH. După asocierea acesteia cu factura de 1.000 UAH, pentru comandă rămâne o datorie de 15 UAH.

 Cum să înregistrați corect. În setările programului (Setări -> Parametri -> Funcții suplimentare -> Extrase din conturi bancare), verificați starea opțiunii Ține cont de comisionul de achiziție la crearea plății. Când această opțiune este activată, Torgsoft creează automat un document financiar pentru suma integrală achitată de client (1.000 UAH) și un document financiar separat de cheltuieli pentru comisionul bancar (15 UAH), la categoria Achiziție. 

Dacă plata este introdusă sau modificată manual în fereastra Plată neidentificată, asigurați-vă că setările comisionului pentru contul bancar sunt corecte sau debifați opțiunea Nu ține cont de comisionul de achiziție dacă este vorba despre un transfer IBAN direct, fără comision.

Cum să repartizați o singură plată neidentificată dacă mărfurile aferente facturii au fost livrate prin mai multe facturi de ieșire?

 Cauza. Clientul a efectuat un singur transfer bancar de valoare mare pentru o factură, însă mărfurile au fost livrate în mai multe tranșe, pe baza a 2–3 facturi de ieșire.

 Cum să înregistrați corect. Nu este necesar să împărțiți manual plata neidentificată. La asocierea acesteia cu factura principală, Torgsoft utilizează algoritmul de repartizare automată succesivă: sistemul stinge mai întâi datoria aferentă primei facturi de ieșire, apoi direcționează suma rămasă către a doua factură de ieșire și așa mai departe. Dacă facturile de ieșire au fost create după înregistrarea plății, utilizați funcția Repartizează avansul din fila Avansul facturii, astfel încât sistemul să poată aloca soldul disponibil noilor documente de livrare.

De ce o plată neidentificată este asociată cu factura, dar în «Raportul zilnic al casei» suma apare la alt magazin?

 Cauza. În rețelele comerciale cu mai multe puncte de vânzare (centre de evidență) și un singur cont bancar comun, extrasul bancar este importat în centrul de evidență în care lucra operatorul în momentul preluării extraselor. Drept urmare, documentul financiar al plății neidentificate apare inițial în raportul casei Magazinului nr. 1.

 Cum să înregistrați corect. Versiunile actualizate ale Torgsoft includ un mecanism automat de corectare: atunci când o plată neidentificată fără numerar este asociată cu o factură, centrul de evidență al documentului financiar de plată se modifică automat în Centrul de evidență al facturii. Dacă plata asociată continuă să apară la o altă casă, verificați în fișa contului bancar (Setări -> Rețea comercială -> Cont bancar) dacă sunt asociate corect casele și întreprinderile cu centrele de evidență corespunzătoare.

Ce trebuie să faceți dacă factura este emisă într-o valută străină (USD/EUR), dar plata neidentificată este primită în grivne (UAH)?

 Cauza. Clientului i-a fost emisă o factură într-o valută străină, dar plata se efectuează într-un cont bancar în grivne, la cursul Băncii Naționale a Ucrainei sau la cursul convenit de companie.

 Cum să înregistrați corect. Torgsoft permite asocierea plăților neidentificate în grivne cu facturi emise în valută străină. La asociere, valoarea transferului în grivne este convertită în moneda facturii la cursul curent sau la cursul stabilit în factura respectivă (dacă este activată opțiunea Fixează cursul valutar pentru plată). Dacă după conversie apare o diferență minoră de câteva copeici din cauza rotunjirii cursului valutar, aceasta poate fi corectată cu ajutorul butonului de ajustare a sumei sau prin stingerea soldului rămas printr-o operațiune corespunzătoare de ajustare a soldului.