Postpaid și NovaPay: configurarea „Controlului Plăților” și fiscalizarea plăților divizate

Procesarea plății ramburs și a „Controlului plății” Nova Poshta: de la crearea TTN până la fiscalizarea soldului

În comerțul online, expedierea mărfurilor cu plată parțială în avans și plată ramburs este o practică standard, însă tocmai acest proces ridică cele mai multe întrebări pentru antreprenori. Suportul tehnic Torgsoft primește frecvent întrebări precum: "De ce Nova Poshta afișează o eroare că plata fără numerar sau plata ramburs nu este disponibilă?", "Cum se activează simultan plata ramburs și controlul plății?" sau "Cum se emite corect prin pCM bonul pentru avans, iar apoi — bonul pentru soldul primit de la NovaPay?". Problema constă în faptul că Nova Poshta a schimbat regulile de lucru cu transferurile de bani pentru Persoană fizică autorizată, iar autoritatea fiscală cere respectarea strictă a algoritmului de fiscalizare a plăților divizate (plată în avans + credit/plată ramburs).

Acest articol vă va ajuta să înțelegeți cum să configurați corect "Controlul plății" în locul plății ramburs obișnuite, cum să creați TTN fără erori și cum să fiscalizați legal astfel de vânzări în Torgsoft.

1. Ce este «Controlul plății» și de ce plata ramburs obișnuită nu este potrivită pentru Persoană fizică autorizată?

«Controlul plății» este un serviciu suplimentar separat al Nova Poshta, disponibil exclusiv pentru clienții (persoane juridice și Persoană fizică autorizată) care au încheiat un contract cu compania. Acesta presupune controlul plății în numerar sau cu cardul pentru expedierea primită, după care banii sunt transferați direct în contul curent (IBAN) al expeditorului în ziua următoare.

Antreprenorii confundă adesea acest serviciu cu «Plata ramburs» obișnuită (livrarea inversă a banilor). Este important să cunoașteți două lucruri:

• Interdicția plății ramburs în numerar pentru afaceri. Nova Poshta nu mai permite Persoană fizică autorizată să folosească plata ramburs obișnuită cu decontare în numerar; pentru aceasta este necesară încheierea unui contract și utilizarea serviciului «Controlul plății».

• Servicii care se exclud reciproc. Funcția «Controlul plății» dublează funcționalitatea plății ramburs. Acestea nu trebuie activate simultan la crearea TTN. Dacă pentru expeditor este activat «Controlul plății», acesta nu poate folosi tipul de livrare «Plată ramburs» și invers.

2. Crearea TTN cu «Controlul plății» în Torgsoft

Pentru lucrul cu serviciul «Controlul plății» în Torgsoft se folosește opțiunea suplimentară «Integrare cu Nova Poshta». Dacă această opțiune este conectată, programul ajută la crearea TTN direct din Torgsoft și la lucrul cu parametrii livrării inverse.

În formularul de creare a TTN Nova Poshta, serviciul «Controlul plății» a fost mutat în câmpul «Tip livrare» din blocul «Livrare inversă». Acest lucru permite alegerea variantei necesare de plată în timpul procesării expedierii și evitarea confuziei dintre plata ramburs obișnuită și controlul plății.

Completarea automată în TTN

Dacă formați o comandă și în cont este setat marcajul «Plată ramburs», iar conform facturii mai există o datorie (aceasta nu este achitată integral), Torgsoft va activa automat serviciul «Controlul plății» la crearea TTN, cu condiția ca acesta să fie disponibil pentru cheia API. Dacă serviciul nu este conectat în contractul dumneavoastră cu Nova Poshta, programul va selecta automat opțiunea standard «Plată ramburs».

Acest algoritm funcționează corect și la crearea TTN după șablon: dacă în șablonul dumneavoastră este salvat implicit serviciul «Controlul plății», programul îl va folosi. Marcajul contului «Plată ramburs» va fi activat sau dezactivat automat după crearea TTN, în funcție de serviciul utilizat.

Configurarea expeditorului (evitarea erorilor)

Pentru a evita eroarea de la serverul Nova Poshta "Plata prin decontare fără numerar nu este disponibilă pentru tipul de plătitor Expeditor", asigurați-vă că contrapartea-expeditor din baza Torgsoft nu este configurată ca «Persoană fizică». La expeditor trebuie să fie indicată o persoană juridică (Persoană fizică autorizată sau SRL) cu un cont curent asociat, iar cheia API trebuie să fie generată din cabinetul de business Nova Poshta.

3. Fiscalizarea soldului (NovaPay) și a plății în avans prin pCM

Autoritatea fiscală subliniază: dacă antreprenorul primește plata în părți (plată în avans pe card + plată ramburs prin NovaPay), pentru fiecare astfel de operațiune trebuie emis un bon fiscal separat. Autoritatea fiscală nu limitează numărul de bonuri pentru o singură comandă.

Iată algoritmul corect de acțiuni în programul Torgsoft:

Pasul 1: Fiscalizarea plății în avans (avansului)

1. Antreprenorul creează un cont pentru client și adaugă produsele în acesta.

2. Cu ajutorul butonului "Introducere plată în avans" se introduce suma avansului, de exemplu, în contul curent sau pe card.

3. Programul va propune tipărirea bonului. În bonul fiscal pCM va fi indicat că acesta este un bon de Plată în avans, iar la începutul denumirii produsului va apărea prefixul «Plată în avans pentru...» (acest text poate fi configurat suplimentar).

4. Bonul pentru plata în avans poate fi pus în colet împreună cu marfa sau trimis clientului prin SMS, Viber sau E-mail.

Pasul 2: Expedierea mărfii. Creați TTN Nova Poshta cu serviciul «Controlul plății»

Când clientul vine la oficiu pentru a ridica marfa, acesta achită soldul. În același timp, serviciul poștal (NovaPay) este obligat să îi emită clientului propriul bon care confirmă că acesta a achitat plata ramburs către compania de transport (pentru transferul banilor).

Pasul 3: Fiscalizarea decontării finale (închiderea datoriei)

1. În ziua următoare, banii de la NovaPay ajung în contul curent al Persoană fizică autorizată.

2. Deschideți Torgsoft, creați o factură de ieșire pentru acest cont (sau o găsiți pe cea deja creată la expediere) și introduceți plata suplimentară.

3. Programul va întreba despre tipărirea bonului. Tipăriți bonul.

4. În acest bon va fi afișată valoarea totală și cantitatea mărfii, suma plății în avans introduse anterior (avansul) și suma plății suplimentare pe care o introduceți acum.

Ce «Mijloc de plată» trebuie ales pentru NovaPay?

În Torgsoft se pot configura flexibil mijloacele de plată pentru pCM. Deoarece banii de la Nova Poshta ajung în contul dumneavoastră curent, alegeți forma de plată «Fără numerar» (În contul curent). Pentru ca totul să se afișeze corect în raportarea fiscală, puteți crea sau selecta din nomenclator un mijloc special de plată, de exemplu, «Plată prin integratorul NovaPay» sau «Transfer în contul curent».

Erori tipice și soluțiile acestora

1. Eroare Nova Poshta. "Serviciul transmis Plată ramburs nu este disponibil".

• Cauză: încercați să expediați marfa ca Persoană fizică autorizată cu plata ramburs obișnuită.
• Soluție: folosiți serviciul «Controlul plății» (programul îl activează automat dacă aveți contract încheiat).

2. Eroare Torgsoft. "Suma pe rânduri nu este egală cu suma totală din document" la pCM.

• Cauză: de obicei apare dacă ați modificat manual componența comenzii după ce ați efectuat deja fiscalizarea plății în avans sau ați indicat incorect tipul de plată (numerar în loc de fără numerar).
• Soluție: dacă clientul a modificat comanda, mai întâi faceți returnarea plății în avans fiscalizate, modificați componența comenzii, apoi efectuați din nou plata.

3. În bonul pCM se afișează "Card bancar" în loc de "Fără numerar" la plata în contul curent.

• Cauză: în versiunile vechi sau la o configurare pCM incorectă, programul putea generaliza plățile fără numerar.
• Soluție: începând cu versiunile noi ale programului, puteți delimita clar plățile  cu ajutorul mijloacelor de plată: dacă plata a trecut prin terminal POS — este «Card bancar», dacă banii au ajuns pe IBAN (inclusiv de la NovaPay) — este «Fără numerar» (sau alt mijloc de plată configurat de dumneavoastră).

După configurarea serviciului «Controlul plății» și a schemei corecte de repartizare a documentelor financiare în Torgsoft, veți putea procesa rapid sute de comenzi din magazinul online și veți avea ordine în raportarea către autoritatea fiscală.