Mutarea kitului și seturilor între depozite

Transferul kiturilor și seturilor între depozite: cum să evitați stocurile negative. Reguli de lucru cu kiturile cu asamblare automată și cu «Marfa în tranzit»

În comerțul cu amănuntul, în special în magazinele de materiale de construcții, electronice, piese auto sau mobilier, vânzarea produselor sub formă de seturi și transferul acestora între punctele comerciale reprezintă un proces obișnuit, dar complex din punct de vedere tehnic. 

Regimurile de asamblare și de transfer intern au fost create pentru ca proprietarul să poată controla circulația produsului asamblat de la depozitul central până la cumpărătorul final, fără a pierde din vedere nicio componentă. 

Cu toate acestea, în timpul utilizării acestor regimuri, antreprenorii se confruntă frecvent cu întrebări practice. Cele mai frecvente întrebări sunt: 

În continuare vom analiza în detaliu logica de funcționare a programului pentru a oferi răspunsuri complete la aceste întrebări și pentru a organiza o evidență fără întreruperi.

1. Particularitățile evidenței produselor asamblate: kituri și kituri cu asamblare automată

În programul Torgsoft există mai multe tipuri de kituri: kit obișnuit, kit cu numere de serie și kit cu asamblare automată.

Kitul cu asamblare automată este un instrument comod care se asamblează automat în cantitatea necesară direct în momentul vânzării, la apăsarea butonului «Achită», dacă în depozit nu există suficiente kituri gata asamblate, dar sunt disponibile suficiente componente.

Răspunsuri la întrebările frecvente despre kituri:

• Cum pot afla câte kituri cu asamblare automată mai pot fi asamblate din componentele disponibile?

Antreprenorii trebuie adesea să evalueze rapid dacă există suficiente componente pentru asamblarea unui set. În acest scop, în fișa produsului, în fila «Asamblare», este disponibilă acțiunea «Disponibilitate...». La apăsarea acesteia se deschide un formular care afișează: numărul kiturilor gata asamblate existente în depozit, numărul kiturilor care pot fi asamblate pe baza componentelor disponibile și informații detaliate despre fiecare componentă.

• Poate un kit cu asamblare automată să fie scos din stoc cu sold negativ?

Vânzarea unui kit cu asamblare automată respectă setările generale ale programului: dacă vânzarea cu stoc negativ este interzisă, iar componentele disponibile nu sunt suficiente pentru asamblare, kitul nu va fi asamblat. 

2. Transferul între depozite: recepționarea «Mărfii în tranzit»

Atunci când magazinele sunt amplasate la distanță unul de celălalt, pentru controlul transferurilor se utilizează regimul «Marfa în tranzit». Expeditorul creează un transfer intern și îl marchează drept marfă în tranzit, iar destinatarul trebuie să verifice fizic marfa și să accepte documentul în sistem.

Răspunsuri la întrebările frecvente despre «Marfa în tranzit»:

• Cum funcționează opțiunea «Păstrarea expeditorului pentru marfa în tranzit»?

Dacă această opțiune este activată la recepționarea documentului, programul funcționează conform următorului algoritm: creează un document invers din depozitul «Marfa în tranzit» către depozitul expeditorului, apoi creează un document direct de la expeditor către destinatarul final. În acest caz, nu sunt create documente de corectare pentru surplusuri sau lipsuri: marfa este returnată expeditorului conform documentului inițial, după care este transferată destinatarului numai în cantitatea verificată efectiv.

• De ce se dublează transferul intern?

Aceasta este una dintre cele mai frecvente probleme și poate provoca dezordine în stocuri. Dublarea apare cel mai des din cauza factorului uman:

1.  Expeditorul creează transferul, iar destinatarul îl recepționează.
2.  Ulterior, expeditorul decide să «modifice» transferul: deschide documentul deja închis, îl deblochează și adaugă marfă.

1.  Ca urmare, o parte din marfă a fost deja recepționată, iar marfa adăugată ulterior nu a fost recepționată. Recepționarea parțială a documentului nu este posibilă, astfel încât apare dublarea. Problema se rezolvă prin anularea recepționării documentului și recepționarea repetată a acestuia.

3. Cum să evitați stocurile negative ale componentelor și seturilor gata asamblate

Pentru ca transferul kiturilor și al mărfurilor obișnuite să nu afecteze evidența managerială, respectați următoarele reguli:

1. Interziceți vânzarea și transferul cu stoc negativ. Verificați setarea: Setări - Parametri - Evidență - Ce trebuie făcut dacă în depozit nu există suficientă marfă. Selectați «Interzicerea vânzării cu stoc negativ». 

2. Utilizați verificarea dublă a documentelor. Pentru reducerea furturilor și a diferențelor de sortiment ale kiturilor în timpul operațiunilor logistice, Torgsoft permite efectuarea unei verificări duble a documentului. Mai întâi, documentul este verificat de gestionarul-expeditor în timpul pregătirii mărfii, iar apoi — de magazin în timpul recepționării. După verificare, accesul la verificarea repetată poate fi blocat, astfel încât angajații de rea-credință să nu poată modifica retroactiv cantitatea de marfă recepționată.

3. Nu modificați retroactiv datele documentelor. Dacă ați creat un transfer intern activ și ulterior i-ați schimbat data cu una viitoare, calculul static al stocului nu va afișa cantitatea corectă de marfă până la data respectivă. În astfel de cazuri, utilizați întotdeauna transferuri interne amânate, inactive, care nu scad marfa din depozit până la efectuarea lor efectivă.

4. Sincronizați recalcularea costului. Dacă transferați componente sau materiale pentru producție ori asamblare, țineți cont de metoda FIFO. După fiecare intrare nouă de componente, accesați Depozit - Starea depozitului și recalculați costul. Acest lucru influențează direct calcularea corectă a costului kitului final. Dacă recalcularea nu este efectuată, stocurile negative din perioadele anterioare pot denatura datele analitice.