Dacă, după un transfer intern de marfă între magazine sau depozite, cantitatea din «Starea depozitului F1» nu corespunde valorii așteptate, aceasta nu înseamnă neapărat că transferul intern a fost întocmit incorect.
Cauza poate fi particularitatea evidenței F1–F2: atributul F1 este stabilit la recepția mărfii și nu se transferă automat împreună cu documentul de transfer intern.
De aceea, după transfer trebuie verificat separat stocul total al mărfii și cantitatea acesteia din «Starea depozitului F1». Dacă distribuirea F1 între centrele de evidență nu corespunde valorilor necesare, aceasta poate fi corectată.
Cum funcționează evidența F1 la transferul intern
Opțiunea «Evidența de depozit F1–F2» permite evidențierea separată a cantității de marfă contabilizate cu atributul F1.
În «Starea depozitului» obișnuită, Torgsoft afișează cantitatea totală de marfă.
În formularul: Depozit → Starea depozitului F1 este afișată separat cantitatea aceleiași mărfi conform F1.
Atributul F1 este asociat cu recepția mărfii. Atunci când marfa este ulterior transferată între centrele de evidență printr-un transfer intern, Torgsoft transferă cantitatea de marfă, însă documentul de transfer intern nu transmite atributul F1.
Tocmai de aceea, după un astfel de transfer, stocul total al depozitului poate fi corect, iar distribuirea F1 între magazine sau depozite separate poate necesita verificare.
Exemplu
În magazinul A există 10 unități de marfă.
În «Starea depozitului» obișnuită: 10 buc.
În «Starea depozitului F1»: 6 buc.
Patru unități de marfă sunt transferate din magazinul A în magazinul B.
Transferul intern va modifica cantitatea totală de marfă în ambele magazine. Însă, pe baza documentului de transfer în sine, Torgsoft nu stabilește ce parte din cele patru unități transferate trebuie contabilizată conform F1.
De aceea, după transfer trebuie verificat care trebuie să fie cantitatea F1:
-
în magazinul A;
-
în magazinul B.
Dacă datele din «Starea depozitului F1» nu corespund distribuirii necesare, acestea pot fi corectate.
Cum să verificați stocul F1 după un transfer intern
Mai întâi deschideți formularul obișnuit: Depozit → Starea depozitului și verificați cantitatea totală de marfă în fiecare centru de evidență.
Dacă stocul total este incorect, mai întâi trebuie să stabiliți cauza acestei diferențe: verificați transferul intern, documentele de intrare și ieșire, precum și alte operațiuni cu marfa.
Dacă cantitatea totală este corectă, deschideți: Depozit → Starea depozitului F1.
Selectați centrul de evidență necesar și găsiți marfa.
Comparați:
-
cantitatea totală de marfă din «Starea depozitului»;
-
cantitatea din «Starea depozitului F1»;
-
documentele de transfer intern;
-
cum trebuie distribuit F1 între centrele de evidență după transfer.
Abia după aceasta este recomandat să modificați manual cantitatea F1.
Cum să determinați ce cantitate F1 trebuie stabilită
Nu este recomandat să egalizați pur și simplu valorile din cele două formulare.
Stocul total și stocul F1 sunt indicatori diferiți.
De exemplu, dacă în magazin există efectiv 15 unități de marfă, aceasta nu înseamnă că și în «Starea depozitului F1» trebuie să fie 15.
Înainte de corectare trebuie stabilit ce parte din stocul curent trebuie contabilizată conform F1 anume în acest centru de evidență.
Pentru aceasta, verificați recepțiile anterioare ale mărfii, mișcarea acesteia între magazine și corectările F1 efectuate deja.
Cum să corectați manual stocul F1
Dacă, după verificare, ați stabilit cantitatea corectă:
-
Deschideți Depozit → Starea depozitului F1.
-
Selectați centrul de evidență necesar.
-
Găsiți marfa.
-
Selectați-o.
-
Apăsați Ctrl + Shift + Alt + E folosind aspectul englez al tastaturii.
-
Se va deschide formularul «Modificarea cantității mărfii în depozitul F1».
-
Indicați cantitatea necesară.
-
Apăsați «Salvare».
Corectarea modifică exact cantitatea din «Starea depozitului F1».
În același timp, transferul intern, factura de intrare și celelalte documente de depozit nu se modifică.
Cum să verificați cine a modificat stocul F1
Torgsoft păstrează istoricul corectărilor manuale.
În acesta puteți verifica:
-
data și ora modificării;
-
marfa;
-
cantitatea anterioară;
-
modificarea introdusă;
-
noua cantitate;
-
utilizatorul care a efectuat corectarea.
De aceea, dacă valoarea F1 s-a modificat în mod neașteptat, este recomandat să verificați mai întâi istoricul: este posibil ca stocul să fi fost deja corectat manual anterior.
Dacă modificarea a fost efectuată din greșeală, aceasta poate fi ștearsă separat, cu restabilirea valorii anterioare.
Când nu trebuie să corectați imediat F1
Combinația Ctrl + Shift + Alt + E — este un instrument pentru corectarea unui stoc stabilit, nu o metodă universală pentru eliminarea oricărei diferențe.
Nu este recomandat să modificați imediat F1 dacă:
-
nu corespunde cantitatea totală de marfă din «Starea depozitului» obișnuită;
-
nu este clar după ce document a apărut diferența;
-
transferul intern nu este încă finalizat sau acceptat;
-
stocul a fost deja corectat manual anterior, dar motivul nu este cunoscut;
-
nu este clar care trebuie să fie cantitatea F1 corectă.
Mai întâi trebuie identificată cauza și abia apoi corectată valoarea.
Dacă opțiunea F1–F2 nu a fost utilizată de la începutul lucrului cu baza de date
Stocurile trebuie verificate separat și dacă opțiunea «Evidența de depozit F1–F2» a fost conectată după ce în Torgsoft exista deja un istoric al mișcărilor de marfă.
În bază pot exista operațiuni anterioare cu marfa, pentru care starea inițială F1 nu a fost formată anterior.
Din această cauză, după începerea utilizării opțiunii, în «Starea depozitului F1» pot apărea valori neclare, inclusiv negative.
Într-o astfel de situație trebuie determinat stocul inițial F1 corect și, dacă este necesar, acesta trebuie corectat manual.
Dacă diferența nu a apărut după un transfer intern
Transferurile interne nu sunt singura situație care trebuie verificată.
Formarea F1 poate fi influențată și de scenarii în care vânzarea este întocmită prin documente asociate, inclusiv:
-
«Comanda clientului»;
-
«Comanda clientului pentru produs».
Dacă diferența a apărut după o astfel de operațiune, trebuie verificat întregul lanț de documente prin care au fost întocmite vânzarea și expedierea mărfii.
Și în acest caz, corectarea manuală F1 trebuie efectuată numai după identificarea cauzei.
Dar dacă «Starea depozitului F1» pur și simplu se deschide greu
Aceasta este deja o altă problemă.
Pentru «Starea depozitului F1», Torgsoft prevede metode dinamice și statice de colectare a datelor. Metoda statică permite formarea mai rapidă a stării depozitului în bazele de date mari.
O puteți verifica în: Setări → Parametri → Depozit → Metoda de colectare a depozitului F1.
Însă schimbarea metodei de colectare nu corectează distribuirea F1 după transferul intern.
Adică:
-
dacă «Starea depozitului F1» se deschide greu — verificați metoda de colectare;
-
dacă după transfer cantitatea F1 nu corespunde — verificați mișcarea mărfii și distribuirea F1 între centrele de evidență.
Ce trebuie făcut dacă F1 nu corespunde după un transfer intern
Ordinea acțiunilor este următoarea:
-
Verificați cantitatea totală de marfă în «Starea depozitului» obișnuită.
-
Asigurați-vă că transferul intern a fost întocmit și finalizat corect.
-
Deschideți «Starea depozitului F1» separat pentru fiecare centru de evidență necesar.
-
Verificați istoricul corectărilor anterioare.
-
Stabiliți care trebuie să fie stocul F1 corect în fiecare centru.
-
Dacă este necesară o corectare — modificați cantitatea prin Ctrl + Shift + Alt + E.
Important este să nu corectați F1 doar pentru că valorile par incorecte. Mai întâi trebuie să înțelegeți după ce operațiune a apărut diferența și care trebuie să fie rezultatul corect. Astfel, corectarea manuală va modifica exact stocul F1, fără a masca o problemă din documentele de depozit.
Reveniți la pasul anterior